Apa Itu Analisis Pekerjaan: Definisi Dan Manfaat

Saat menyusun proses perekrutan karyawan berkinerja tinggi, salah satu tugas pertama adalah menentukan pekerjaan. Terkadang ini disebut sebagai analisis pekerjaan atau job analyst dalam bahasa Ingggris.

Jika belum, melakukan analisis pekerjaan, maka Anda harus menjadikannya bagian dari proses pra-kerja Anda.

Analisis pekerjaan mengidentifikasi kandidat pekerjaan dengan potensi tertinggi untuk menjadi yang berkinerja terbaik

Analisis pekerjaan adalah cara paling komprehensif untuk memahami dua komponen spesifik, yakni “dapat melakukan” dan “akan melakukan” dalama pekerjaan yang berhubungan dengan layanan, penjualan, dan dukungan.

Dengan bantuan analisis pekerjaan, Anda dapat secara akurat mengidentifikasi kandidat pekerjaan dengan potensi tertinggi untuk menjadi yang berkinerja tinggi. Dengan menggunakan analisis pekerjaan untuk membangun fondasi pemilihan talenta yang kokoh, perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat yang mencakup kepuasan pelanggan yang lebih tinggi, pendapatan per panggilan yang lebih tinggi, pengurangan tahap awal yang lebih rendah, dan budaya perusahaan yang lebih baik.

Pengertian Analisis Pekerjaan Adalah

Bagaimana Anda mendefinisikan analisis pekerjaan? “Pengujian dan Penilaian: Panduan Pemberi Kerja untuk Praktik yang Baik”, yang diterbitkan oleh Departemen Tenaga Kerja AS memberikan definisi analisis pekerjaan sebagai berikut:

Dikatakan “analisis pekerjaan adalah proses sistematis yang digunakan untuk mengidentifikasi tugas, kewajiban, tanggung jawab dan kondisi kerja yang terkait dengan pekerjaan dan pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lain yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. ” Ini adalah salah satu cara untuk mendefinisikan analisis pekerjaan dan menggambarkan fungsinya dengan baik.

George Thornton III, dalam bukunya Assessment Centres in Human Resource Management, memberikan beberapa output yang dapat dihasilkan perusahaan dari analisis pekerjaan.

Apa Tujuan Dari Analisis Pekerjaan Dan Apa Yang Disediakan Oleh Analisis Pekerjaan?

Dari perspektif tujuan yang dimaksudkan, apa itu analisis pekerjaan? Analisis pekerjaan menghasilkan banyak informasi tentang pekerjaan tertentu.

Setelah menyelesaikan pengumpulan data untuk analisis, kompetensi pekerjaan diidentifikasi dan didefinisikan dengan jelas dan dapat digunakan di seluruh tahapan proses talenta mulai dari perekrutan hingga penilaian pra-perekrutan hingga pelatihan karyawan.

Contoh Analisis Pekerjaan

Informasi apa yang termasuk dalam proses analisis pekerjaan?

Informasi yang termasuk dalam proses analisis pekerjaan:

• Daftar kompetensi yang perlu dinilai
• Contoh perilaku individu yang memperjelas kompetensi
• Saran tentang jenis latihan yang menyerupai situasi kerja
• Saran untuk konten masalah yang akan digunakan dalam latihan
• Sebuah indikasi mengenai tingkat kemahiran yang dibutuhkan untuk berpartisipasi dalam sebuah kompetensi
• Standar untuk menilai kinerja pelamar dalam latihan
• Dokumentasi terkait pekerjaan dalam proses penilaian (Untuk digunakan jika terjadi gugatan)

Pada dasarnya, analisis pekerjaan memungkinkan perusahaan untuk mengukur sebanyak mungkin karakteristik yang relevan dengan pekerjaan, sehingga mereka tidak mengabaikan karakteristik penting yang diperlukan untuk memprediksi kesuksesan karyawan dan berpotensi memperoleh keuntungan yang lebih rendah dari proses pra-perekrutan. Namun, pentingnya analisis pekerjaan meluas ke proses manajemen bakat dari awal hingga akhir.

Apa Manfaat Analisis Pekerjaan

Tidak ada keraguan bahwa analisis pekerjaan memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan. Manfaatnya termasuk:

• Memperoleh data terkait pekerjaan tangan pertama yang solid tentang tugas-tugas tertentu yang terkait dengan pekerjaan itu
• Identifikasi risiko yang terkait dengan tanggung jawab pekerjaan
• Identifikasi keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan dengan baik
• Identifikasi kompetensi kritis yang diperlukan untuk sukses
• Pengambilan keputusan yang lebih baik selama proses perekrutan dan perekrutan
• Keputusan penggantian yang lebih baik ketika karyawan keluar dari perusahaan
• Deskripsi pekerjaan yang lebih spesifik dan akurat
• Posting pekerjaan yang lebih akurat
• Penilaian tentang kepentingan relatif pekerjaan terhadap pekerjaan lain
• Promosi penilaian kinerja yang ditingkatkan
• Berkontribusi dalam mengembangkan rencana kompensasi yang lebih adil
• Mendorong persyaratan pelatihan melalui pengetahuan yang lebih baik tentang setiap tugas pekerjaan
• Bantuan dengan objektivitas dengan memungkinkan pemisahan perasaan pribadi tentang seseorang dari persyaratan pekerjaan
• Kemampuan untuk menawarkan penilaian karyawan pra-rekrut berdasarkan bukti dan tepat

Manfaat analisis pekerjaan ada banyak, namun ada beberapa hal yang harus dilakukan perusahaan agar berhasil melaksanakan analisis pekerjaan sehingga berhasil dan dapat dipertahankan secara hukum.

Langkah-langkah Mengenai Bagaimana Melakukan Analisis Pekerjaan

Proses analisis pekerjaan membutuhkan pendekatan langkah demi langkah yang terstruktur. Proses tersebut menghasilkan banyak data yang mengarah pada konstruksi daftar kompetensi yang dibutuhkan seseorang untuk menangani pekerjaan dengan sukses.

1) Rencanakan proses, sumber daya, dan kerangka waktu Anda

Perencanaan awal untuk analisis pekerjaan penting untuk kesuksesan. Tetapkan langkah-langkah spesifik untuk diikuti, orang-orang dan sumber daya lain untuk berkomitmen pada proses dan kerangka waktu penyelesaian.

Merencanakan proses, sumber daya, dan kerangka waktu menambah efisiensi proses dan memastikan analisis pekerjaan dilakukan secara menyeluruh dan akurat.

2) Kumpulkan dan analisis semua informasi terkini tentang pekerjaan yang tersedia di organisasi (deskripsi pekerjaan, iklan, materi pelatihan, rencana kinerja) dan dapat diakses secara eksternal

Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan detail tugas pekerjaan melalui berbagai sumber. Sumber informasi internal termasuk deskripsi pekerjaan yang ada, iklan pekerjaan yang diposting di masa lalu, rencana kinerja, materi pelatihan karyawan dan dokumentasi Sumber Daya Manusia yang tersedia.

Informasi tentang pekerjaan juga tersedia dari data industri, ahli materi pelajaran, standar kinerja, sumber daya kepegawaian online, iklan pekerjaan dan studi pekerjaan. Dengan kata lain, setiap dan semua bentuk sumber daya yang berlaku digunakan. Kembangkan kriteria standar untuk evaluasi pekerjaan.

3) Pilih sampel perwakilan dari pemegang pekerjaan

Pilih sekelompok karyawan yang sedang melakukan jenis pekerjaan yang harus dikelola oleh karyawan baru. Penting untuk menggunakan kriteria atau rujukan standar yang dikembangkan berdasarkan informasi yang dikumpulkan sebelumnya. Ukuran sampel bervariasi tergantung pada kompleksitas pekerjaan.

4) Kumpulkan data demografis tentang pemegang pekerjaan

Data demografis dikumpulkan dengan berbagai cara. Pemegang pekerjaan sampel dapat diminta untuk menyimpan catatan kinerja untuk penilaian, mencatat bagaimana hal-hal seperti pengalaman masa lalu telah berguna dalam situasi tertentu.

Pengamatan karyawan saat ini melakukan pekerjaan, pengambilan sampel pekerjaan dan survei karyawan juga dapat menghasilkan data penting tentang jenis kualitas pribadi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.

Salah satu cara terbaik untuk mengumpulkan data demografis adalah melalui wawancara terstruktur. Kumpulkan informasi tentang tingkat pendidikan, pengalaman, kualifikasi, dan keterampilan pribadi karyawan.

Pemegang pekerjaan ditanyai pertanyaan yang sama tentang pekerjaan, dan pertanyaan diajukan dalam urutan yang sama. Semua jawaban karyawan yang dikumpulkan melalui metode pengumpulan apa pun harus mengikuti pendekatan terstruktur dan jawaban yang dievaluasi terhadap kriteria standar.

5) Kumpulkan informasi dari supervisor pemegang pekerjaan

Supervisor dapat menambahkan lebih banyak informasi tentang persyaratan pekerjaan, tujuan dan sasaran serta kontribusi untuk kesuksesan unit dan organisasi.

Supervisor juga memiliki pengetahuan langsung tentang karyawan yang tidak berhasil, mereka yang bekerja melebihi ekspektasi, dan hubungan pekerjaan dengan upaya tim. Sekali lagi, konsistensi saat wawancara, jika melibatkan lebih dari satu supervisor, itu penting.

6) Kumpulkan informasi dari manajer senior

Informasi yang dikumpulkan pada saat ini lebih strategis. Bagaimana posisi ini sesuai dengan ‘gambaran besar’ dari kesuksesan perusahaan?

Misalnya, gambaran besarnya adalah bahwa posisi call center sangat penting untuk menjaga reputasi merek yang positif dengan pelanggan. Manajer senior juga mengetahui bagaimana kinerja karyawan dalam departemen atau unit tertentu memengaruhi departemen lain.

7) Buat daftar awal kompetensi dan keterampilan pekerjaan

Dengan langkah ini, sejumlah besar informasi dan data telah terkumpul. Sekarang saatnya mengembangkan daftar kompetensi yang dibutuhkan karyawan untuk kesuksesan pekerjaan.

Kompetensi pekerjaan didefinisikan sebagai perilaku yang dapat diukur untuk menentukan seberapa baik kinerja seseorang setelah dipekerjakan. Mereka termasuk tugas, tugas, tanggung jawab, pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karakteristik lain yang penting untuk kinerja pekerjaan yang sukses.

8) Memperoleh peringkat pentingnya keterampilan dan kompetensi kerja

Pilih dan validasi daftar akhir kompetensi. Kumpulan kompetensi terakhir digunakan untuk berbagai tujuan. Mereka digunakan untuk mengembangkan deskripsi pekerjaan, mendukung tes penilaian pra-perekrutan, mengukur kinerja, merekrut kandidat pekerjaan, memilih karyawan dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.

Analisis Pekerjaan Mendokumentasikan Karakteristik Apa Yang Menurut Perusahaan Penting Untuk Keberhasilan Pekerjaan

Proses analisis pekerjaan mendokumentasikan karakteristik yang dirasa penting oleh UKM (usaha kecil hingga menengah) untuk keberhasilan pekerjaan sehingga vendor dapat menghubungkannya dengan karakteristik yang diukur oleh penilaian.

Setelah itu, vendor kemudian memvalidasi setiap alat penilaian pra-perekrutan potensial khusus untuk peran di mana mereka akan digunakan, sehingga mereka digunakan dengan benar dan memberikan jumlah nilai maksimum kepada organisasi.

Pentingnya analisis pekerjaan untuk sukses dalam mengisi posisi dengan orang-orang yang cocok untuk pekerjaan itu tidak dapat dilebih-lebihkan – dalam hal kecocokan keterampilan dan kompetensi serta kesesuaian budaya.

Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat blog kami tentang cara menemukan penilaian pra-perekrutan yang berkualitas dan temukan apakah vendor tempat Anda bekerja – serta produk mereka – sah atau tidak.