Pengertian Biaya Dibayar Di Muka (Prepaid Expense): Contoh & Cara Mencatatnya

Ada beberapa jenis biaya yang ditanggung perusahaan. Salah satunya adalah biaya dibayar di muka atau biaya prabayar dalam bahasa Inggrisnya adalah prepaid expense, atau saat perusahaan membayar barang atau jasa sebelum digunakan atau diterima.

Mengetahui cara mencatat pengeluaran ini dapat memastikan bahwa pembukuan akuntansi Anda selalu terbarui dari satu periode akuntansi ke periode berikutnya. Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu biaya dibayar di muka atau prabayar, contoh umum biaya dibayar di muka / prabayar, dan cara mencatatnya untuk bisnis Anda.

Pengertian Apa Itu Biaya Dibayar Di Muka (Prepaid Expense)?

Biaya dibayar dimuka mewakili barang atau jasa yang dibayar dimuka dimana perusahaan mengharapkan untuk menggunakan keuntungan dalam 12 bulan. Ini adalah biaya masa depan yang telah dibayar perusahaan di muka. Biaya dibayar dimuka hanya diakui dalam laporan laba rugi saat perusahaan mengkonsumsi produk atau jasa.

Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin menggunakan biaya prabayar selama beberapa periode. Ini akan menghasilkan serangkaian biaya yang sesuai. Contoh umum termasuk sewa atau kontrak asuransi yang dibayar dimuka. Perusahaan memiliki hak untuk menempati properti selama jangka waktu yang dibayarkan.

Sampai biaya tersebut dikonsumsi, itu diperlakukan sebagai aset lancar di neraca. Saat aset tersebut dikonsumsi, aset tersebut dihapus dari neraca dan dibebankan melalui laporan laba rugi melalui laba ditahan.

Jika sebuah perusahaan tidak mengkonsumsi biaya prabayar dalam waktu dua belas bulan setelah pembayaran, itu akan dilaporkan sebagai aset jangka panjang atau tidak lancar.

Jenis Biaya Dibayar Di Muka (Biaya Prabayar)

Biaya prabayar atau prepaid expense adalah ketika perusahaan melakukan pembayaran untuk barang atau jasa yang belum digunakan atau diterima. Jenis biaya ini biasanya dicatat sebagai aset di neraca perusahaan yang dibebankan selama periode waktu tertentu di laporan laba rugi bisnis. Barang atau jasa yang menimbulkan biaya prabayar umumnya akan memberikan nilai selama jangka waktu yang lama.

Misalnya, perusahaan dapat membeli asuransi kendaraan untuk mobil perusahaannya pada bulan Januari untuk tahun kalender. Meskipun biaya dibayar dimuka pada bulan Januari, asuransi akan memberikan pertanggungan (nilai) selama sisa bulan dalam tahun tersebut.

Beberapa biaya prabayar paling umum yang mungkin dimiliki perusahaan meliputi:

• Polis asuransi karyawan
• Polis asuransi terkait perusahaan lainnya
• Pajak
• Pembayaran bunga
• Gaji dibayar di muka (prepaid salary)
• Peralatan kantor yang disewakan
• Sewa ruang kantor sebelum digunakan
• Pesanan pasokan dalam jumlah besar
• Retainer untuk layanan hukum
• Pembayaran lain yang dilakukan di muka

Hampir setiap perusahaan akan memiliki satu atau beberapa biaya prabayar karena cara penjualan barang dan jasa tertentu. Misalnya, polis asuransi biasanya selalu dikeluarkan sebelumnya untuk melindungi dari kejadian di masa depan dan tak terduga.

Contoh

Sebuah perusahaan telah membayar sewa bulanannya sebesar $ 1.500 pada akhir Januari di muka untuk dua bulan berikutnya. Pengaruhnya terhadap neraca adalah sebagai berikut:

Poin Untuk Dicatat

• Perusahaan mengakui biaya pertama di bulan Februari karena itu adalah bulan konsumsi, bukan Januari.
• Setelah perusahaan mengeluarkan biaya sewa bulan Februari di awal bulan, akun biaya dibayar di muka di neraca turun menjadi Rp 15.000.000.
• Ketika perusahaan mengeluarkan biaya sewa bulan Maret pada awal bulan itu, ia membersihkan akun biaya prabayar.

Di bawah ini adalah kutipan dan uraian dari Neraca Perusahaan Hershey pada tanggal 31 Desember 2019.

Berikut ini adalah contoh cara mencatat pengeluaran prabayar dalam kehidupan nyata:

1. Perusahaan ABCD menandatangani sewa kantor untuk satu tahun dengan tarif Rp 5.000.000 sebulan. Pemilik kantor meminta agar perusahaan membayar biaya sewa sepanjang tahun di muka. Ini berarti bahwa Perusahaan ABCD melakukan pembayaran prabayar sebesar Rp 60.000.000 kepada pemilik yang akan menutupi sewa untuk 12 bulan ke depan. Perusahaan ABCD pada awalnya akan mencatat biaya prabayar ini sebagai debit di akun sewa prabayar dan sebagai kredit di akun kasnya. Pada akhir bulan pertama, perseroan akan menggunakan pembayaran sewa selama satu bulan. Dalam pembukuan perusahaan, tercatat Rp 5.000.000 sebagai biaya sewa (debit) dan Rp 5.000.000 sebagai kredit di akun sewa prabayar. Perusahaan terus melakukan ini setiap bulan. Pada akhir tahun, akun sewa prabayar menjadi Rp 0.
2. Perusahaan EFGH membeli polis asuransi satu tahun seharga Rp 24.000.000. Perusahaan membayar polis asuransi selama satu tahun di muka dan akan menerima perlindungan selama 12 bulan berikutnya. Ketika asuransi awalnya dibayar, perusahaan mendebit akun asuransi prabayarnya sebesar Rp 24.000.000 dan mengkredit akun kasnya sebesar Rp 24.000.000. Ini menunjukkan peningkatan aset di akun prabayar dan pembayaran dilakukan di akun tunai. Setiap bulan, perusahaan akan mengurangi akun asuransi prabayar dengan kredit Rp 2.000.000 dan membebankan Rp 2.000.000 di neraca. Proses ini akan berlanjut hingga tahun selesai dan akun asuransi prabayar kosong.

Biaya Dibayar di Muka versus Biaya yang Masih Harus Dibayar

Perbedaan utamanya adalah biaya dibayar di muka dilaporkan sebagai aset lancar di neraca dan biaya yang masih harus dibayar sebagai kewajiban lancar. Biaya prabayar berarti perusahaan telah melakukan pembayaran di muka untuk barang atau jasa, yang akan digunakan di masa mendatang. Biaya yang masih harus dibayar adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan tetapi belum dibayar pada akhir periode akuntansi.