Pengertian Biaya Operasional Dan Cara Mengurangi Biaya Ini

Saat melihat dokumen seperti neraca dan laporan laba rugi, Anda mungkin menemukan istilah akun yang tidak Anda fahami. Namun, memahami istilah-istilah ini sangatlah penting. Melakukannya akan membantu Anda lebih memahami laporan keuangan Anda sehingga Anda dapat meningkatkan kesehatan fiskal perusahaan Anda.

ADVERTISEMENT

Satu istilah yang sangat relevan bagi pemilik bisnis adalah “biaya operasional” atau “operating cost” dalam bahasa Inggris.

Ingin tahu tentang apa saja biaya operasional dan bagaimana pengaruhnya terhadap perusahaan Anda?

Kami akan memberi Anda panduan lengkap untuk biaya operasional. Setelah mendefinisikan dan menjelaskan istilah tersebut, kami akan menjelaskan beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi biaya operasional Anda.

ADVERTISEMENT

Berapa biaya operasional?

Biaya operasional adalah biaya yang diperlukan untuk pemeliharaan dan administrasi bisnis Anda sehari-hari. Orang juga biasa menyebut biaya operasional sebagai biaya eksependiture.

Salah satu komponen utama biaya operasional adalah Harga Pokok Penjualan (HPP). HPP adalah biaya langsung yang dikaitkan dengan produksi barang atau jasa bisnis Anda. Biaya operasional juga mencakup hal-hal seperti:

ADVERTISEMENT

  • Biaya tenaga kerja, seperti penggajian
  • Asuransi kesehatan karyawan, pensiun, dan tunjangan lainnya
  • Komisi penjualan
  • Depresiasi
  • Amortisasi
  • Biaya perawatan

Mengetahui bagaimana mengukur biaya operasional adalah penting karena memungkinkan Anda untuk meningkatkan keuntungan Anda. Jika Anda adalah bisnis nirlaba, mengurangi biaya operasional akan berdampak langsung pada profitabilitas Anda.

Rasio biaya operasional

Memahami biaya operasional Anda penting karena memungkinkan Anda memperoleh banyak angka dan rasio bisnis relevan lainnya. Di bawah ini adalah dua poin data terpenting yang dapat Anda peroleh melalui biaya operasional.

Pendapatan operasional

Biaya operasional dapat membantu Anda menentukan pendapatan operasional Anda. Pendapatan operasional adalah total keuntungan yang terkait dengan operasional perusahaan Anda. Rumus untuk menghitung pendapatan operasional adalah:

Pendapatan operasional = Pendapatan total – biaya operasional

Jadi bayangkan sebuah perusahaan memperoleh pendapatan Rp 555.000.000 tahun lalu dan memiliki Rp 100.000.000 di biaya operasional. Pendapatan operasional untuk tahun tersebut adalah Rp 455.000.000.

Rasio biaya operasional

Rasio lain yang dapat Anda peroleh dari biaya operasional adalah rasio biaya operasional. Rasio ini memberi Anda perbandingan langsung antara pengeluaran Anda dengan pendapatan Anda, memungkinkan Anda melacak efisiensi Anda.

Misalnya, pada bagian di atas, kami menentukan bahwa pendapatan operasional perusahaan dalam contoh adalah Rp 455.000.000. Jika Anda menjalankan perusahaan yang terdaftar di Fortune 500, Anda mungkin kecewa dengan angka ini. Namun jika Anda seorang pengusaha yang baru saja membuka perusahaan tahun lalu, tentu Anda melompat kegirangan. Pendapatan operasional yang baik bersifat relatif dan tidak selalu memberikan indikasi yang kuat tentang kesehatan finansial perusahaan Anda.

Rasio biaya operasional, di sisi lain, memang menunjukkan kesehatan finansial. Dengan mengukur efisiensi sebagai persentase, lebih mudah untuk membandingkan diri Anda dengan orang lain di industri Anda.

Persamaan untuk rasio biaya operasional adalah:

Rasio Biaya Operasional = Biaya Operasional ÷ Pendapatan

Berdasarkan contoh kami di atas, kami akan menghasilkan

Rasio Biaya Operasional = Rp 100.000.000 ÷ Rp 552.000.000 = 0,1812 × 100 = 18,12%

Rasio biaya operasional dapat bervariasi menurut industri. Misalnya, bank memiliki rasio biaya operasional yang rendah, terkadang hanya 0,00%. Lainnya, seperti industri bahan bangunan, memiliki rasio setinggi 73%. Anda harus lebih memperhatikan bagaimana peringkat Anda dalam industri Anda. Jika Anda menemukan cara untuk memenuhi atau mengalahkan rata-rata industri, bisnis Anda akan sukses.

Baca juga: apa itu biaya implisit.

Memahami pentingnya biaya operasional

Biaya operasional adalah bagian integral dari bisnis apa pun. Perusahaan tidak mungkin berjalan tanpa mengeluarkan biaya apa pun 

Beban yang dikeluarkan oleh bisnis tercermin terutama pada laporan laba rugi  dan merupakan salah satu komponen utama yang menentukan pendapatan operasiLaporan laba rugi juga menyediakan biaya umum dan administrasi penjualan

Segmen ini mencakup biaya yang berkaitan dengan penjualan langsung maupun tidak langsung selain dari pencatatan semua biaya umum dan administrasi.

Sebagian besar bisnis ingin mengurangi biaya operasional dan meningkatkan pendapatan. Melakukan hal ini dengan benar akan memberi bisnis keunggulan kompetitif atas pesaing dan rekannya. Beberapa perusahaan dapat melakukan ini dengan mudah, sementara yang lain menderita karena mereka tidak memiliki rencana yang tepat.

Kualitas operasi bisnis dapat turun ketika perusahaan memutuskan untuk mengurangi biaya yang terkait dengan operasi inti.

Beban modal

CAPEX (Capital Expenditure) adalah singkatan dari biaya modal (pengeluaran modal) di dunia akuntansi. Setiap pembelian yang dilakukan bisnis terhadap investasi termasuk dalam kategori ini. Ini termasuk meningkatkan aset berwujud dan tidak berwujud.

Komputer, perabot kantor, peralatan pabrik, real estat, dan aset fisik lainnya termasuk dalam aset berwujud. Paten, merek dagang terdaftar, kekayaan intelektual, hak cipta diklasifikasikan sebagai aset tidak berwujud.  

Biaya operasional versus biaya modal

ATO (Asset Turn Ratio atau Rasio Perputaran Total Aktiva) memperlakukan biaya operasional secara berbeda dari biaya modal. Sesuai ATO, pengeluaran biasa atau sehari-hari yang diterima sebagian besar bisnis sebagai biaya operasional adalah biaya operasional.

Perusahaan juga memiliki keuntungan untuk menghapus semua biaya operasional yang mereka keluarkan dalam satu tahun buku. Pada saat yang sama, bisnis mendapatkan keuntungan ketika mereka memanfaatkan biaya modal.

Sebagai contoh:

Ketika sebuah bisnis menghabiskan Rp 100.000.000 untuk pembayaran gaji, itu adalah biaya operasional.

Ketika bisnis yang sama menghabiskan Rp 100.000.000 untuk membeli kendaraan atau peralatan pabrik, itu adalah biaya modal. Dalam kasus pertama, bisnis dapat menghapus Rp 100.000.000 pada tahun pajak saat biaya operasional terjadi.

Dalam kasus kedua, bisnis perlu mengeluarkan biaya aset selama beberapa tahun. Ini akan tergantung pada masa manfaat aset dan aturan lain yang ditetapkan oleh ATO. Satu pengecualian adalah penghapusan aset instan sebesar Rp 30.000.000 yang memungkinkan penghapusan total pengeluaran modal dalam satu tahun jika biaya aset kurang dari Rp 30.000.000.

Biaya operasional versus biaya non-operasional

Hampir semua biaya yang tidak terkait dengan operasi bisnis inti termasuk dalam biaya non-operasi. Beban atau beban bunga, amortisasi, depresiasi, pinjaman, dan jenis biaya serupa lainnya adalah beberapa dari biaya non-operasional sehari-hari. Sebagian besar akuntan menghapus biaya non-operasional untuk memeriksa dan melihat bagaimana kinerja bisnis.

Beban operasional di laporan laba rugi

Laporan laba rugi adalah salah satu dokumen keuangan terpenting yang digunakan perusahaan untuk memeriksa laba dan kemajuannya. Biaya yang dikeluarkan bisnis termasuk dalam salah satu dari enam kelompok utama berikut: 

  • Biaya penjualan, umum dan administrasi
  • Biaya barang yang terjual
  • Penyusutan dan amortisasi
  • Pajak penghasilan
  • Beban bunga
  • Beban operasional lainnya.

Semua ini dianggap sebagai biaya operasional. Tetapi ketika menentukan pendapatan operasional dengan bantuan laporan laba rugi, perlu untuk mengecualikan beban bunga serta pajak penghasilan.

Contoh biaya operasional lainnya

Biaya operasional terkait kompensasi:

  • Komisi penjualan
  • Kompensasi terkait pajak gaji dan biaya untuk karyawan (non-produksi)
  • Manfaat bagi karyawan (non-produksi)
  • Kontribusi program pensiun bagi karyawan (non-produksi).

Pengeluaran terkait dengan menjalankan kantor:

  • Biaya asuransi
  • Pengeluaran akuntansi
  • Biaya hukum
  • Peralatan Kantor
  • Biaya atau pengeluaran utilitas
  • Pajak properti
  • Biaya perbaikan fasilitas non-produksi
  • Biaya sewa untuk fasilitas non-produksi
  • Penyusutan aset (tetap) yang digunakan di area non-produksi.

Pengeluaran terkait dengan penjualan dan pemasaran:

  • Biaya hiburan
  • Biaya perjalanan
  • Biaya pengiriman langsung
  • Biaya periklanan
  • Biaya material untuk penjualan (brosur).

Pelajari juga tentang biaya tetap (fixed cost).

Definisi yang berguna

Berikut dua definisi yang akan membantu Anda memahami biaya operasional:

Harga Pokok Penjualan:  HPP atau harga pokok penjualan mengacu pada biaya langsung yang dapat Anda kaitkan dengan produksi dan penjualan produk yang dibuat perusahaan. Ini termasuk biaya bahan yang digunakan dan biaya tenaga kerja yang terlibat dalam pembuatan produk. Akan tetapi, biaya distribusi dan tenaga penjualan dikecualikan dari ini karena merupakan biaya tidak langsung.

Kapitalisasi: Saat memanfaatkan biaya dengan mencatatnya di neraca, Anda menunda pengakuan penuh atas biaya tertentu hingga nanti. Ini bermanfaat bagi perusahaan, terutama ketika mereka membeli peralatan atau aset yang memiliki umur yang lebih lama karena mereka dapat mengurangi biaya (menyebarkannya seiring waktu).

Bisnis sering kali mengalami tantangan arus kas yang membuat sulit untuk menutupi biaya. Sebuah pinjaman bisnis jangka pendek dapat menjadi solusi untuk menutupi biaya tersebut.

8 hal yang dapat Anda lakukan untuk memangkas biaya pengoperasian

Meningkatkan biaya operasional berarti menempatkan diri Anda di depan persaingan. Pemilik usaha kecil harus selalu mencari cara untuk mengurangi biaya operasional mereka tanpa mengorbankan kualitas penawaran mereka atau mempersulit kehidupan karyawan mereka.

Jadi, apa cara terbaik untuk mengurangi biaya operasional? Di bawah ini adalah delapan gagasan yang dapat membantu Anda mengurangi biaya operasional bisnis Anda dan memungkinkan Anda untuk mengurangi pengeluaran tambahan dan menghasilkan lebih banyak pendapatan.

1. Gunakan teknologi

Ada lusinan sistem dan program perangkat lunak online yang dapat mengotomatisasi dan merampingkan fungsi bisnis kecil. Sistem ini dapat mencakup berbagai bidang operasi, termasuk akuntansi, hosting situs web, komunikasi pemasaran, penggajian, dan banyak lagi.

Teknologi berguna karena meningkatkan efisiensi. Hasil efisiensi adalah pengurangan OPEX di berbagai bidang seperti tenaga kerja langsung. Robot dan kecerdasan otomatis dapat bekerja lebih cepat daripada manusia dengan lebih sedikit kesalahan. Teknologi juga dapat meningkatkan proses rantai pasokan, menemukan cara untuk mengurangi hal-hal seperti biaya pengiriman bahan mentah.

Untuk memilih program atau layanan yang tepat untuk Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

  • Apa yang saya tahu bagaimana melakukannya dengan baik? (mis., Jika Anda memiliki latar belakang akuntansi, Anda mungkin ingin mempertimbangkan menggunakan teknologi untuk pemasaran daripada keuangan.)
  • Apa yang membuat saya menghabiskan terlalu banyak waktu setiap minggu?
  • Jika saya dapat mengambil salah satu tugas saya yang paling memakan waktu, tugas apa itu?

Mudah-mudahan, jawaban Anda atas pertanyaan-pertanyaan ini akan memberi Anda indikasi yang jelas tentang tugas atau bidang pokok di mana Anda harus menggunakan teknologi.

2. Outsourcing

Pilihan lain untuk meningkatkan efisiensi adalah melakukan outsourcing praktik bisnis tertentu kepada spesialis pihak ketiga. Misalnya, jika Anda tidak memiliki latar belakang real estat atau undang-undang perpajakan, Anda mungkin merasa kesulitan untuk menentukan cara-cara untuk mengurangi pembayaran sewa atau pajak properti. Seseorang yang terlatih secara eksplisit di bidang ini dapat membantu.

Satu bidang yang tampaknya mendapatkan keuntungan dari outsourcing adalah periklanan dan pemasaran. Bagi banyak pengusaha, ini adalah titik sakit. Mereka menemukan jumlah waktu yang mereka habiskan untuk periklanan dan pemasaran berkorelasi dengan laba atas investasi. Tetapi mereka tidak selalu punya waktu untuk berdedikasi pada kampanye pemasaran.

Meskipun tampaknya menyewa vendor luar akan menghasilkan lebih banyak uang, dalam jangka panjang, mendelegasikan tugas-tugas tertentu kepada ahli materi pelajaran akan menghemat uang Anda dan menghasilkan hasil yang lebih baik. Operasi tertentu outsourcing adalah investasi yang membayar dividen dari waktu ke waktu.

3. Belanja di sekitar untuk harga yang lebih baik

Jika Anda bekerja dengan vendor secara teratur, Anda mungkin ingin menyiapkan sistem penawaran untuk proyek dan pekerjaan. Jika Anda meminta tiga vendor berbeda untuk memberikan biaya kepada Anda, maka Anda mengadu domba mereka satu sama lain untuk menurunkan harga.

Pastikan untuk menyusun cakupan pekerjaan atau permintaan proposal (RFP) yang akurat untuk ditawar oleh vendor, karena informasi yang hilang atau kompleksitas tambahan dapat memengaruhi tarif yang dikutip secara signifikan. Memiliki kutipan yang akurat dapat memungkinkan Anda merencanakan dengan lebih baik untuk biaya operasional yang diantisipasi.

4. Telecommute

Menyewa ruang kantor, membayar biaya utilitas, dan mengelola kantor fisik dapat menguras sumber daya keuangan Anda. Pertimbangkan untuk mengizinkan tim Anda melakukan telecommute sebagai cara untuk mengurangi biaya total.

Telecommuting sedang meningkat di seluruh Amerika Serikat. Pada tahun 2005, 1,8 juta karyawan AS mengatakan bahwa mereka melakukan telecommuting selama setengah minggu. Pada tahun 2015, angka itu telah berkembang menjadi 3,9 juta, dan terus bertambah sejak saat itu.

Dengan jumlah konektivitas yang tersedia saat ini, perbedaan antara seorang karyawan yang duduk di kantor dan duduk di rumah hampir tidak terlihat. Karyawan biasanya juga akan menganggap ini menguntungkan, karena mereka dapat mengurangi waktu dan biaya perjalanan mereka sendiri.

5. Bayar faktur lebih awal atau tepat waktu

Banyak vendor akan menawarkan diskon jika Anda membayar faktur lebih awal. Bahkan penghematan 2-3% dapat benar-benar bertambah. Misalkan biaya operasional tahunan adalah $ 100.000. Anda memanfaatkan pembayaran faktur lebih awal dan menghemat 2%. Anda bisa menghemat $ 2.000 setahun dengan melakukannya.

Setidaknya, pastikan untuk membayar invoice tepat waktu untuk menghindari biaya keterlambatan atau denda lainnya. Hal yang sama berlaku untuk pinjaman atau hutang yang telah Anda keluarkan. Pengeluaran bunga Anda dapat meningkat jika Anda terlambat atau mulai kehilangan pembayaran.

6. Identifikasi inefisiensi

Anda harus selalu mencari cara untuk membuat bisnis Anda lebih efisien. Dengan memperketat proses dan prosedur Anda, Anda dapat mengurangi limbah baik material maupun waktu.

Dorong karyawan Anda untuk mengidentifikasi inefisiensi dan menyarankan solusi untuk masalah tersebut. Pertimbangkan untuk memberikan insentif kepada karyawan untuk melakukannya. Sekali lagi, Anda dapat menganggap ini sebagai investasi di perusahaan Anda. Hadiah kecil untuk seorang karyawan pada akhirnya bisa menghemat ribuan dolar.

7. Batalkan layanan yang tidak digunakan

Pelajari biaya variabel (variable cost) Anda dan identifikasi layanan yang tidak lagi Anda gunakan. Jika Anda belum pernah menggunakannya dalam beberapa bulan, cari paket yang lebih murah atau pertimbangkan untuk membatalkannya sama sekali. Jika Anda tidak menggunakannya, mereka tidak meningkatkan pendapatan operasional Anda.

Sangat mudah untuk kehilangan jejak layanan yang tidak digunakan, terutama jika Anda telah mengaturnya untuk pembayaran otomatis pada kartu kredit Anda. Jika Anda menemukan layanan yang ingin Anda pertahankan, cobalah melihat-lihat untuk melihat apakah ada alternatif yang lebih murah yang tersedia.

8. Lakukan penghijauan

Jika Anda memiliki ruang kantor, pertimbangkan untuk membuatnya sehijau mungkin. Untuk mengurangi penggunaan energi, ganti bola lampu biasa dengan lampu fluoresen ringkas, hemat biaya pemanasan dan pendinginan dengan meningkatkan isolasi dan jendela, dan kurangi jumlah limbah fisik. Anda tidak hanya akan menghemat biaya utilitas, Anda juga akan menghemat biaya perlengkapan kantor bulanan Anda.

Baca juga: pengertian tata ruang kantor.

Kendalikan keuangan bisnis Anda

Apakah Anda tipe pemilik yang hanya memantau pengeluaran dan pendapatan bisnis tanpa melihat rinciannya? Jika demikian, inilah saatnya untuk mengubahnya. Saat bisnis Anda berkembang, memahami hal-hal seperti biaya operasional akan menjadi semakin penting.

Biaya operasional memungkinkan Anda untuk melihat secara mendalam bagaimana pengeluaran Anda memengaruhi keuntungan Anda. Software akuntansi Quickbooks memudahkan Anda untuk mengidentifikasi dan mengoreksi area pemborosan di perusahaan Anda sehingga Anda dapat meningkatkan kesehatan keuangan Anda. Setelah Anda memahami biaya Anda, Anda dapat menggunakan delapan metode yang kami sediakan untuk mulai memotong biaya dan meningkatkan keuntungan.


Share

Artikel Terkait

Tinggalkan komentar

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.