Ketika Anda hendak memutuskan untuk resign dan berpindah ke perusahaan lain, maka Anda harus memiliki surat referensi kerja. Surat referensi kerja merupakan dokumen yang bisa dijadikan bahan pertimbangan kelayakan Anda bekerja di perusahaan.
Surat referensi ini bisa didapatkan dari orang-orang tertentu yang mengenali anda secara profesional. Lebih jelasnya mengenai siapa orang yang bisa dijadikan referensi dan bagaimana pembuatannya, Anda bisa menyimak penjelasannya di bawah ini.
Referensi Kerja Adalah
Referensi kerja merupakan rujukan atau rekomendasi yang diberikan oleh mantan perusahaan atau kolega di mana Anda bekerja sebelumnya untuk menunjukkan keterampilan dan keahlian Anda dalam bekerja.
Tidak hanya itu, referensi juga menunjukkan bagaimana kinerja Anda selama Anda bekerja di perusahaan tersebut. Dengan kata lain, referensi kerja merupakan surat pernyataan bahwa orang tersebut memiliki pengalaman kerja di bidang tertentu.
Umumnya, referensi kerja berformat surat yang memuat keahlian dan kinerja selama Anda bekerja di perusahaan.
Surat ini bersifat rahasia, sebab isi surat tersebut hanya diketahui oleh pihak yang meminta dan pihak pemberi referensi, sementara orang yang bersangkutan tidak mengetahuinya.
Itulah kenapa dalam membuat referensi kerja, pelaku HRD harus membuatnya secara objektif, sesuai data dan fakta yang ada.
Umumnya, referensi kerja dijadikan sebagai berkas pelengkap atau pendukung dalam melamar kerja. Nantinya, perusahaan akan melihat referensi tersebut sebagai pertimbangan kelayakan bekerja di tempat tersebut.
Oleh sebab itu, akan sangat lebih baik jika Anda menggunakan referensi kerja untuk posisi yang relevan.
Bagi Fresh Graduate, mereka bisa mendapatkan referensi kerja dari orang-orang yang mengenal Anda dengan baik dan mengetahui bagaimana bakat dan kemampuan yang dimiliki.
Memiliki surat referensi kerja adalah nilai plus tersendiri bagi perusahaan yang Anda lamar.
Siapa Saja yang Bisa Dijadikan Referensi Kerja?
Ada beberapa orang yang bisa dijadikan sebagai referensi ketika memutuskan pindah kerja ke perusahaan lain, di antaranya:
Atasan atau Manajer
Atasan atau manajer merupakan tokoh utama yang bisa dijadikan sebagai referensi kerja. Akan tetapi, ada sejumlah orang yang tidak menyarankan Manajer sebagai referensi. Sebab, mereka tidak ingin manajernya mengetahui kepindahannya.
Terlepas dari itu, manajer di perusahaan tempat Anda bekerja merupakan referensi terbaik. Hal ini karena manajer mengenali diri Anda, dan mengetahui bagaimana kinerja dan keahlian yang dimiliki selama bekerja.
Bukan hanya manajer di tempat Anda bekerja sekarang, tetapi juga manajer di perusahaan sebelumnya bisa dijadikan referensi terbaik.
Rekan kerja
Tidak hanya manajer, rekan kerja pun bisa dijadikan sebagai referensi. Namun, perlu Anda perhatikan bahwa tidak semua rekan kerja benar-benar memahami Anda dengan baik dari segi kinerja atau keahlian.
Maka untuk itu, jika Anda ingin menjadikan rekan kerja sebagai referensi, pilihlah rekan yang bekerja pada satu bidang yang sama dengan Anda.
Referensi yang berasal dari teman kerja yang tidak memahami Anda secara profesional tidak akan menghasilkan informasi apapun.
Teman
Terakhir, Anda bisa menjadikan teman sebagai referensi. Namun, dengan syarat teman Anda bisa memberikan referensi secara profesional dan tidak sembarangan.
Setidaknya ada dua pilihan yang bisa dijadikan sebagai referensi terbaik, yakni mereka yang bekerja sesuai dengan posisi atau bidang yang Anda lamar, dan mereka yang merupakan atasan di tempat Anda bekerja.
Jika Anda seorang fresh graduate, setidaknya ada 4 orang yang bisa dijadikan pilihan referensi, yakni pengajar atau dosen, manajer di tempat Anda magang, ketua organisasi di mana Anda berada, dan teman.
Orang-orang tersebut bisa dijadikan pilihan terbaik sebagai referensi dengan syarat mereka mengenali Anda secara profesionalitas.
Fungsi Referensi Kerja
Berikut ini sejumlah fungsi referensi kerja yang perlu Anda ketahui:
Melamar Lowongan Kerja
Fungsi utama dari referensi kerja ialah untuk melengkapi persyaratan lowongan kerja. Selayaknya syarat administratif seperti bukti pengalaman kerja, surat referensi juga menunjukkan seseorang bekerja dan resign dengan baik dari perusahaan sebelumnya.
Tujuan utama dari surat referensi adalah menentukan komitmen dan loyalitas seseorang terhadap perusahaan yang dilamar.
Jika Anda menyertakan surat ini sebagai lamaran kerja, Anda bisa mendapatkan nilai lebih dari perusahaan yang Anda lamar.
Perusahaan akan lebih percaya untuk mempekerjakan Anda dibandingkan dengan kandidat lain yang tidak memiliki surat referensi.
Mengajukan Beasiswa Jalur Profesional
Bagi Anda yang ingin melanjutkan pendidikan tinggi seperti Magister dengan jalur professional, surat referensi adalah bagian yang sangat penting.
Sebab, surat referensi kerja yang telah dilegalisir oleh perusahaan merupakan bagian dari syarat pengajuan beasiswa di jalur professional.
Kepentingan Perbankan
Selain sebagai dokumen persyaratan melamar kerja atau beasiswa pendidikan, surat referensi juga digunakan untuk urusan perbankan seperti pinjaman uang.
Bisa dibilang, surat referensi ini berfungsi sebagai jaminan dan bukti pemohon pinjaman memiliki pekerjaan dan penghasilan tetap, sehingga orang tersebut dapat membayar kewajibannya dengan baik.
Tak hanya itu, referensi kerja juga digunakan sebagai syarat untuk menerbitkan kartu kredit baru dan berbagai produk pinjaman lain, semisalnya KKB (Kredit Kendaraan Bermotor), KPR (Kredit Pemilikan Rumah), atau KTA (Kredit Tanpa Agunan).
Untuk Mengambil Dana BPJS Ketenagakerjaan
Setiap karyawan memiliki hak untuk mendapatkan fasilitas BPJS Ketenagakerjaan. Apabila ingin mengklaimnya, maka karyawan harus memenuhi syaratnya, termasuk menggunakan surat referensi.
Mengklaim sebagian atau seluruh dana BPJS tergantung pada syarat dan ketentuan yang Anda penuhi. Nantinya, dana ini bisa digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti biaya hidup.
Setelah melakukan resign, Anda bisa meminta surat referensi kepada pihak yang berwenang untuk fungsi-fungsi di atas.
Anatomi atau Komponen dalam Surat Referensi Kerja
Seperti surat pada umumnya, surat referensi kerja ini terdiri dari 3 bagian penting yakni kepala, isi, dan penutup surat.
Kepala Surat
Kepala surat atau bagian teratas dalam surat biasanya memuat nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email serta website.
Umumnya dalam pembuatan kepala surat, HRD memiliki formatnya tersendiri, selanjutnya tinggal mengisi bagian tubuh surat sesuai kebutuhan.
Isi Surat
Bisa dibilang isi surat adalah bagian inti dalam surat referensi. Pada bagian ini memuat informasi identitas karyawan yang bersangkutan, semisalnya nama, jabatan, alamat, nomor telepon, waktu bekerja, dan informasi detail lain yang sesuai dengan ketentuan di perusahaan.
Pada dasarnya, inti surat merupakan bagian yang berfokus untuk menjelaskan sosok karyawan.
Penutup Surat
Penutup surat ialah bagian terakhir dalam surat referensi. Pada bagian ini memuat informasi tempat, tanggal surat, tanda tangan pembuat, NIP, nama, serta cap perusahaan.
Format bagian penutup surat referensi tidak jauh berbeda dengan surat pada umumnya.
Tips dan Cara Membuat Referensi Kerja untuk Karyawan
Jika Anda bertanggung jawab dalam pembuatan referensi kerja, maka Anda bisa memperhatikan sejumlah poin berikut ini:
Mengumpulkan Informasi
Anda bisa mengumpulkan informasi dengan meminta karyawan untuk menyerahkan CV yang digunakan saat melamar kerja. Hal ini dilakukan untuk membicarakan tentang pengalaman kerja karyawan tersebut secara spesifik.
Anda bisa bertanya pada karyawan terakait poin tertentu yang ingin dimasukan ke dalam surat referensi tersebut untuk meningkatkan nilai jual karyawan di perusahaan lain.
Memperhatikan Format Penulisan Surat
Ada dua cara yang bisa dilakukan dalam penulisan surat referensi, yakni format cetak dan email. Sebelum menuliskan surat referensi, sebaiknya tanyakan kepada karyawan terkait format surat yang dibutuhkan.
Jika surat berbentuk cetak, sebaiknya Anda mencantumkan informasi kontak di bagian awal, dan untuk format email Anda bisa menuliskan subjek email dengan nama karyawan yang bersangkutan.
Menulis Sambutan dan Isi Surat Referensi Kerja
Seperti surat pada umumnya, Anda harus menuliskan kata sambutan dan isi pada surat referensi. Dalam membuat sambutan, tulislah dengan singkat dan tidak bertele-tele, maksimal satu paragraf.
Setelah itu, Anda bisa menuliskan informasi mengenai berapa lama Anda mengenal dengan karyawan yang bersangkutan, bagaimana kesan, dan pandangan pertama saat melihat karyawan tersebut.
Fokus Terhadap Deskripsi Pekerjaan
Dalam penulisan surat referensi, maka Anda harus berfokus untuk menuliskan deskripsi pekerjaan secara detail mencakup tanggung jawab dan aktivitas yang dilakukan selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan.
Pastikan deskripsi pekerjaan yang dibuat cocok dengan karyawan tersebut.
Menuliskan Hal-hal yang Positif
Pastikan dalam menulis surat referensi memuat hal-hal positif tentang karyawan yang bersangkutan. Contohnya pencapaian yang diraihnya selama bekerja, tingkat kedisiplinan, keahlian atau kemampuan, dan lain sebagainya.
Poin positif ini akan membantu karyawan Anda untuk tampil secara kredibel di mata perusahaan yang dilamarnya.
Memberitahukan Keterampilan yang Dimiliki
Pastikan dalam menulis surat referensi, Anda mencantumkan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan saat bekerja. Keterampilan yang dimaksud bisa berupa soft skills atau hard skills.
Dengan mencantumkan keterampilan pada surat referensi, ini bisa menjadi nilai tambah karyawan saat melamar pekerjaan.
Mencantumkan Kontak Anda
Jangan lupa juga untuk mencantumkan kontak Anda, baik itu nomor telepon atau email yang aktif. Dengan demikian, perusahaan bisa menghubungi Anda dengan mudah pada saat dibutuhkan. Mencantumkan kontak juga memudahkan proses peninjauan surat lamaran.
Gunakan Kalimat yang Meyakinkan
Dalam membuat surat referensi, pastikan Anda menggunakan kalimat atau bahasa yang bisa menyakinkan perusahaan atau pihak yang dituju.
Dalam kalimat penutup, silahkan buat kata-kata yang menunjukkan bahwa Anda benar-benar merekomendasikannya untuk bekerja di perusahaan lain.
Memastikan Surat Lengkap
Pastikan surat referensi yang dibuat sesuai persyaratan, sehingga surat tersebut bisa berfungsi dengan maksimal.
Sebab tadi, surat lamaran kerja ini tidak hanya digunakan untuk melamar pekerjaan saja, tetapi juga untuk urusan perbankan. Surat referensi yang lengkap bisa mempercepat proses pengajuan sesuai kebutuhan.
Contoh Surat Referensi Kerja
Agar lebih jelas mengenai gambaran surat referensi kerja, ada baiknya untuk melihat contohnya di bawah ini:
Kesimpulan
Secara sederhana, surat referensi kerja adalah surat rekomendasi dari pihak yang berwenang untuk menyatakan keterampilan dan keahlian selama bekerja di perusahaan terkait.
Ada banyak manfaat dari surat referensi, utamanya adalah urusan finansial. Maka dari itu, Anda bisa meminta dan menggunakan suratnya dengan semaksimal mungkin.
