Pemilik bisnis diminta untuk mengatasi berbagai rintangan di jalan mereka menuju kesuksesan, tetapi salah satu ancaman terbesar terhadap keuntungan perusahaan mereka adalah pencurian.
Dalam bisnis, pencurian lebih sering terjadi daripada yang dipikirkan orang, meskipun itu bukan jenis pencurian yang Anda lihat di televisi atau di bioskop. Sebaliknya, apa yang tidak disadari oleh banyak bisnis adalah bahwa salah satu jenis pencurian yang paling umum sebenarnya adalah dari karyawan.
Pencurian di tempat kerja bisa menjadi topik yang tidak nyaman bagi pemilik bisnis. Anda tidak pernah ingin berasumsi bahwa salah satu orang yang Anda pekerjakan dan percayai akan mencuri dari Anda dan perusahaan Anda.
Karena itu, itu bisa terjadi, jadi kami memberi tahu Anda cara mendeteksi, mencegah, dan menangani masalah ini di perusahaan Anda.
Daftar Isi
Strategi Pencegahan Pencurian Bisnis di tempat keja
Berikut adalah beberapa cara Anda dapat membantu memastikan karyawan Anda menunjukkan integritas di tempat kerja.
Pekerjakan Orang Jujur
Cara pertama untuk mencegah pencurian karyawan adalah dengan mengetahui siapa yang Anda rekrut. Pemeriksaan latar belakang sangat membantu, tetapi tidak selalu mengungkapkan semuanya. Mintalah seseorang yang terlibat dalam proses perekrutan yang merupakan penilai karakter yang baik. Ini tidak menjamin karyawan baru Anda tidak akan menjadi kurang jujur, tetapi cara ini pasti membantu.
Buat Karyawan Merasa Berharga
Membuat orang yang Anda pekerjakan merasa dihargai juga akan membantu mencegah pencurian di tempat kerja. Karyawan yang merasa mereka penting dan menjadi bagian dari sesuatu cenderung tidak mencuri dari majikan mereka. Staf dengan kompensasi yang baik tidak akan mengambil risiko yang membahayakan integritasnya dan biasanya lebih setia.
Menjadi perhatian
Cara lain untuk mengurangi godaan bagi karyawan untuk mencuri dari pekerjaan adalah dengan menghindari memberi mereka kesempatan. Awasi karyawan dengan cermat dan perhatikan inventaris, uang tunai, dan hal lain yang mungkin ingin ditinggalkan seseorang. Jika Anda memiliki seseorang yang menangani keuangan Anda (cek, deposito, dll.), selalu waspada dengan apa yang keluar dan masuk.
Hadiahi Karyawan untuk Kejujuran
Memiliki sistem di mana karyawan Anda dapat secara rahasia atau anonim melaporkan aktivitas mencurigakan oleh rekan-rekan mereka adalah taktik pencegahan pencurian karyawan lainnya. Ini memberi Anda beberapa pandangan ekstra di tempat kerja Anda dan akan membuat calon pencuri berpikir dua kali sebelum menyebutkan ide buruk apa pun yang mungkin mereka miliki kepada rekan-rekan mereka.
Gunakan Kontrol Internal untuk Mencegah Karyawan Mencuri
Selain strategi pencegahan yang dapat Anda terapkan dari sudut pandang karyawan, ada langkah-langkah fisik yang dapat Anda ambil untuk mencegah pencurian di tempat kerja Anda.
Menanamkan Kode Etik
Pastikan semua orang berada di halaman yang sama sejauh apa yang dimaksud dengan mencuri di tempat kerja. Berikan contoh kepada staf Anda tentang jenis pelanggaran ini, seperti dalam dokumen orientasi, rapat, dan email. Juga pertimbangkan untuk menunjukkan konsekuensi potensial untuk pencurian, penipuan, atau korupsi dalam organisasi Anda.
Instal Pengawasan Keamanan
Jika Anda mampu membelinya, membeli kamera keamanan adalah sesuatu yang dapat Anda lakukan segera untuk membantu mencegah pencurian di tempat kerja. Ketika karyawan tahu bahwa mereka berada di bawah pengawasan terus-menerus, mereka tahu kemungkinan tertangkap melanggar kode etik perusahaan mereka jauh lebih besar.
Batasi Izin Akses
Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menginstal langkah-langkah keamanan di komputer kerja Anda. Akses terbuka ke informasi rahasia atau sensitif harus dibatasi hanya bagi mereka yang benar-benar harus memilikinya.
Jelas ini akan membuat sebagian keryawan kehilangan akses ke item yang sebelumnya tersedia untuk mereka. Ini hanyalah tindakan pencegahan untuk menghindari log kata sandi yang encer dan langkah-langkah keamanan yang lebih baik.
Selain itu, pastikan untuk mengubah kode akses dan kata sandi secara berkala.
Lakukan Audit
Jadikan audit sebagai prioritas di tempat kerja Anda. Apakah Anda melakukannya sendiri atau menyewa perusahaan luar, audit dapat memberi Anda wawasan tentang inventaris dan kerugian laba. Untuk hasil terbaik, pastikan staf Anda tidak diberi tahu kapan audit akan dilakukan.
Perhatikan Pembelian
Salah satu cara untuk membangun sistem checks-and-balance dan mengurangi pencurian internal adalah dengan menugaskan personel yang berbeda untuk tugas pembelian yang berbeda. Misalnya, memiliki satu karyawan yang bertanggung jawab untuk menyiapkan pesanan untuk bisnis Anda, yang lain bertanggung jawab untuk membayar pesanan dan yang lain bertanggung jawab untuk menerima pesanan.
Juga, pastikan untuk menggunakan pesanan pembelian dengan nomor identifikasi yang tercetak di atasnya secara berurutan, seperti yang Anda lihat di buku cek. Dengan begitu, Anda dapat dengan mudah melihat apakah ada slip pesanan yang hilang.
Memahami Karyawan Yang Mencuri
Mengapa karyawan mencuri atau melakukan penipuan di tempat kerja?
Meskipun menyedihkan untuk dikatakan, karyawan beralih ke pencurian dan korupsi di pekerjaan mereka karena sejumlah alasan:
- Mengalami kesulitan keuangan
- Memiliki masalah atau ketidakstabilan di rumah
- Kesal dengan majikan (misalnya, karena penurunan pangkat, evaluasi kinerja yang buruk, pengurangan jam kerja, dll.)
- Tidak senang dengan gaji mereka
- Percaya mereka bisa lolos begitu saja
- Karena perusahaan ada yang menganggap tindakan mereka berbahaya atau merugikan perusahaan
Jenis Pencurian di tempat kerja
Meskipun ini bukan daftar yang mencakup semua, berikut adalah beberapa cara karyawan dapat terlibat dalam pencurian di tempat kerja.
Mencuri Uang
Contohnya termasuk mencuri uang tunai dari register itu sendiri, menagih pelanggan ekstra dan mengantongi selisihnya atau menggelapkan uang dari pembayaran klien. Memalsukan pengembalian uang adalah teknik lain.
Mengambil Barang
Terkadang pekerja akan mencuri inventaris dari ruang penyimpanan atau lantai penjualan. Di lain waktu, karyawan dapat mencuri peralatan atau perlengkapan kantor, seperti tinta printer atau barang kamar mandi.
Menyalahgunakan Informasi Rahasia
Cara lain karyawan mungkin terlibat dalam pencurian adalah dengan membagikan daftar klien atau menggunakannya untuk keuntungan mereka sendiri di luar tugas rutin perusahaan mereka. Mengungkapkan rahasia dagang adalah cara lain.
Memalsukan Waktu Penggajian
Memalsukan kartu waktu, mengklaim lembur ketika tidak bekerja.
Mengirimkan Faktur atau Biaya yang Tidak Akurat
Beberapa karyawan akan memalsukan laporan pengeluaran sehingga perusahaan mereka akan memberikan kompensasi kepada mereka untuk biaya yang dibuat-buat. Skema penagihan, seperti menagih faktur klien dan mengantongi pembayaran, adalah cara lain yang dapat dilakukan pekerja untuk mencuri dari perusahaan mereka.
Menyalahgunakan Kebijakan Diskon
Ini dapat berupa berbagi diskon dengan teman atau keluarga ketika kebijakan perusahaan secara eksplisit melarang tindakan tersebut. Menggunakan barang atau jasa perusahaan tanpa membayarnya saat pembayaran akan diminta juga termasuk jenis ini.
Merampok dari Rekan Kerja
Pencurian juga dapat melibatkan satu karyawan mencuri dari yang lain. Ini dapat dilakukan dengan membobol loker pekerja lain, mengambil uang dari dompet mereka atau mencuri barang dari meja atau mobil rekan kerja.
Tanda-tanda Karyawan Mungkin Mencuri
Mendeteksi pencurian karyawan akan bervariasi tergantung pada jenis bisnis yang Anda miliki. Jika Anda memiliki bisnis toko retail, misalnya, Anda mungkin melihat inventaris tidak terhitung atau hilang. Tanda-tanda lainnya adalah banyak “tidak ada penjualan” di register, laci kas secara konsisten kekurangan (atau lebih) di akhir shift dan sering kosong.
Tip lainnya adalah jika pelanggan datang ke bisnis Anda dan hanya akan berbelanja saat ada karyawan tertentu di sana. Ini bisa berarti karyawan tersebut memberikan diskon tidak resmi atau produk gratis kepada pelanggan favorit.
Dalam bisnis non-retail, Anda mungkin menemukan beberapa karyawan tiba-tiba bekerja lembur atau datang sebelum orang lain. Hal ini terutama dapat diketahui jika karyawan tersebut memiliki riwayat tidak berambisi atau tidak senang dengan pekerjaannya.
Detail lain yang harus diwaspadai adalah jika karyawan tampaknya hidup secara mewah di luar kemampuan mereka. Meskipun mungkin saja mereka berasal dari latar belakang kaya atau telah memenangkan lotre dan masih memutuskan untuk terus bekerja, kemungkinan ada sesuatu yang salah. Mereka yang memiliki hubungan sangat dekat dengan vendor atau pelanggan adalah orang yang harus diperhatikan.
Jika Anda melihat kamera keamanan tidak berfungsi atau rusak saat karyawan tertentu sedang bekerja, ini juga bisa menjadi tanda bahwa Anda berurusan dengan karyawan pencuri.
Fakta Karyawan Pencuri
Memiliki sistem pencegahan dapat sangat membantu Anda mempersiapkan skenario terburuk untuk menangani karyawan yang mencuri,
Berikut adalah beberapa temuan utama dari studi global Association of Fraud Examiners 2018 tentang penipuan kerja:
- Penyalahgunaan aset, termasuk pencurian uang tunai dan inventaris, bertanggung jawab atas persentase terbesar kasus penipuan kerja, khususnya 89%.
- Metode deteksi awal yang paling umum untuk menemukan penipuan di tempat kerja adalah melalui tip, audit internal adalah metode kedua yang paling umum.
- Kurangnya kontrol internal menyumbang 42% dari semua penipuan dalam usaha kecil.
- Sebagian besar kasus penipuan pekerjaan terlihat di bisnis kecil dan kasus ini menyebabkan kerugian rata-rata Rp 200 juta.
- Usaha kecil kehilangan hampir 2 kali lebih banyak per skema penipuan pekerjaan daripada bisnis dengan lebih dari 100 karyawan.
- Kerugian akibat penipuan berkurang lebih dari setengahnya ketika pemantauan dan analisis data proaktif serta audit mendadak diterapkan.
- Industri komunikasi dan penerbitan mengalami kerugian terbesar dari penipuan pekerjaan, khususnya rata-rata Rp 525 juta. Paling sedikit terlihat di retail, di mana konsekuensi dari pencurian karyawan mencapai Rp 50 juta.
- Namun, sebagian besar kasus korupsi terlihat di sektor energi, manufaktur, pemerintahan, dan administrasi publik, 70% di antaranya dilakukan oleh seseorang yang memiliki jabatan.
- Sebagian besar organisasi menghukum penipuan dengan pemutusan hubungan kerja, khususnya 65% dari mereka.
- Namun, untuk 28% dari mereka yang ditemukan melakukan pencurian dan penipuan, konsekuensinya termasuk tidak ada hukuman sama sekali, izin untuk mengundurkan diri, atau perjanjian penyelesaian pribadi.
- Takut publisitas buruk adalah alasan 38% organisasi tidak merujuk kasus ke penegak hukum, sementara 24% mengatakan itu terlalu mahal.
Cara Menangani Pencurian di Tempat Kerja
Sebelum menerapkan hukuman untuk karyawan yang mencuri — dengan penurunan pangkat, pemecatan, atau yang lainnya — pastikan sepenuhnya tuduhan Anda didasari oleh bukti dan hasi penyelidikan menyeluruh. Miliki bukti untuk mendukung klaim Anda. Dalam beberapa kasus, bisnis dapat menangguhkan karyawan, baik dengan atau tanpa bayaran, selama periode penyelidikan.
Tanpa bukti, melontarkan pistol ketika Anda sedang menentukan cara mengatasi pencurian di tempat kerja dapat membawa Anda dalam masalah hukum. Video kamera keamanan adalah yang terbaik, tetapi jika Anda memiliki saksi pencurian, itu sangat membantu. Email dan file juga dapat memberikan bukti.
Selain itu, pastikan untuk mendokumentasikan semuanya. Pertimbangkan juga untuk mendapatkan bantuan hukum. Periksa juga undang-undang mencuri di tempat kerja, termasuk yang menyangkut hak Anda untuk memotong uang dari gaji terakhir karyawan yang dicurigai.
Jaga kerahasiaan informasi tentang tuduhan dan investigasi. Memberitahu karyawan lain tentang pencurian atau menyebar berita tentang karyawan yang menjadi tersangka dapat mengakibatkan gugatan pencemaran nama baik. Jika Anda memiliki asuransi pencurian karyawan, Anda harus mengajukan laporan polisi jika mengajukan klaim.
Jika hasil penyelidikan Anda lakukan mengungkapkan bahwa karyawan tersebut memang mencuri, Anda mungkin dapat mengatur perjanjian untuk meminta ganti rugi dengan pekerja yang terbukti telah mencuri tersebut untuk jumlah yang dicuri sebagai imbalan untuk tidak menuntut mereka.
