Invoice atau faktur adalah bagian yang berperan besar dalam penyelesaian sebuah transaksi. Berikut akan kita jelaskan lebih jauh soal peran invoice dan contoh invoice untuk beragam bentuk bisnis dan transaksi.
Dari gambaran tersebut Anda bisa memperoleh informasi terkait bagaimana menggunakan invoice dengan tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Apa Itu Invoice?
Invoice atau kita juga kenal sebagai faktur merupakan dokumen pembelian. Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak penjual untuk diberikan kepada pihak pembeli.
Lembar faktur ini dapat menjadi bukti transaksi untuk kedua pihak, baik itu bagi pembeli maupun untuk penjual.
Biasanya penerbitan invoice terjadi untuk jenis transaksi yang pembayarannya memakan waktu atau memiliki tenggat. Baik itu dengan sistem pembayaran tunai tunda atau dengan cara kredit.
Nantinya, invoice akan terdiri dari beberapa lapis dengan peran dan fungsi masing-masing. Lapis pertama biasanya diserahkan kepada pembeli untuk berperan sebagai penagihan.
Ini untuk menjelaskan kepada pihak pembeli akan detail transaksi baik jenis barang, jumlah dan nilai transaksi tersebut. Bagi penjual, invoice pertama ini akan menjadi bukti terjadinya penjualan. Sedang untuk pembeli invoice ini akan berperan sebagai bukti hutang dan serah terima barang.
Setelah dilakukan pelunasan, oleh pihak pembeli, invoice lapis berikutnya akan terbit. Invoice lapis kedua ini berperan untuk menunjukan bahwa transaksi sudah terselesaikan pembayarannya.
Biasanya untuk pembayaran dengan metode kredit, akan terbit pula kwintansi pembayaran kredit untuk setiap cicilan sampai hutang terbayar lunas. Baru kemudian pihak penjual menyerahkan invoice kedua yang menandakan telah terjadi pelunasan.
Fungsi dan peran invoice
Sebagaimana telah kami uraikan diatas, berikut adalah penjelasan lebih mendalam terkait apa saja fungsi dan peran invoice dalam dunia bisnis dan transaksi jual beli.
Penjelasan detail transaksi
Dalam invoice harus terdapat informasi yang lengkap dan mendetail terkait transaksi. Utamanya keterangan soal produk yang ditransaksikan, harga per itemnya, jumlah penjualan hingga total nilai transaksi.
Tidak hanya itu, detail transaksi ini juga mencakup soal sejumlah klausa khusus yang harus disertakan. Seperti catatan akan spesifikasi produk, sistem pengiriman, pembayaran dan lain sebagainya.
Untuk surat penagihan
Pihak pembeli biasanya akan membayar setelah mereka menerima invoice lapis pertama. Invoice pertama ini berfungsi sebagai pemberitahuan bahwa telah terjadi transaksi sebagaimana tercantum di dalam invoice dan perlu untuk adanya pembayaran sesuai nilai transaksi tersebut.
Informasi dalam invoice ini menjadi dasar pencatatan hutang piutang di jurnal. Baik itu dari sisi pihak penjual maupun pihak pembeli.
Bukti transaksi jual beli
Salah satu parameter dari pencapaian perusahaan akan kita lihat dari nilai penjualan total yang terjadi pada satu periode. Data tersebut berasal dari seluruh transaksi yang tercatat dalam jurnal.
Bukti transaksi berupa invoice ini menjadi dasar dalam proses pencatatan transaksi penjualan tersebut.
Di sisi lain, bukti faktur ini juga dapat berperan sebagai bukti pembelian ketika tiba di tangan pembeli. Pembelian akan menjadi dasar dari perhitungan harga pokok pada perusahaan pembeli.
Data dasar untuk pergudangan
Penjualan barang akan berarti telah terjadi barang keluar dari gudang untuk sampai ke tangan pembeli. Artinya ada pembaruan data gudang yang perlu untuk kita lakukan.
Rujukan informasi untuk memperbarui data gudang ini bisa Anda peroleh salah satunya dari invoice. Itu sebabnya tak jarang pihak pergudangan juga akan memperoleh lapisan lain dari invoice sebagai bukti transaksi kartu persediaan.
Sebagai referensi
Invoice juga bisa menjadi histori transaksi bagi perusahaan, baik itu dari sisi penjual maupun pembeli. Karena di dalamnya Anda bisa memperoleh data perubahan harga dari waktu ke waktu.
Nantinya data tersebut akan menjadi referensi dalam menghitung perkiraan harga di masa datang. Juga dapat menjadi dasar dalam penentuan kesepakatan jual beli di masa datang.
Contoh Invoice dan Komponen isinya
Bagaimana sebenarnya bentuk atau contoh invoice? Untuk memberi Anda gambaran lebih baik, kita akan jelaskan dulu tentang komponen atau bagian penting yang harus ada dalam sebuah invoice.
Adapun komponen penting dalam sebuah invoice adalah sebagai berikut.
- Nomor urut transaksi
- Tanggal transaksi
- Kode atau identitas transaksi
- Detail barang yang dijual dan jumlahnya
- Sub harga produk
- Total harga produk
- Penerapan potongan diskon
- Penerapan tambahan pajak
- Biaya tambahan seperti biaya servis dan biaya pengiriman
- Total pembayaran
Berikut adalah beberapa contoh invoice yang bisa Anda jadikan referensi. Bisa Anda lihat bahwa bentuk invoice bisa berupa table, bisa menyerupai format kwintansi.
Jenis-jenis Invoice
Terdapat sejumlah bentuk atau jenis dari invoice di dunia bisnis. Biasanya penggunaannya bergantung pada kebutuhan dari bisnis itu sendiri.
Berikut adalah sejumlah bentuk dari invoice berikut dengan contoh invoice yang sesuai dengan jenis tersebut.
Invoice Biasa
Jenis invoice yang lazim dan paling sering Anda temukan dalam beragam bentuk bisnis. Biasanya ini untuk jenis usaha sederhana dengan model produk, pembayaran dan sistem serah terima barang yang lebih simpel dan tidak rumit.
Dalam contoh invoice yang masuk kategori ini Anda cukup akan menemukan sejumlah rincian seperti jenis barang, jumlah barang dan harga per item. Kemudian nilainya kita akumulasi menjadi total harga.
Tidak banyak nilai tambahan dan pengurangan yang muncul dalam tabel invoice. Sehingga tidak banyak detail yang perlu kita gambarkan di dalam invoice tersebut.
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah contoh invoice dalam bentuk biasa atau sederhana tersebut.
Invoice Proforma
Kadang transaksi jual beli terjadi dalam sistem bertahap. Pada jenis transaksi semacam ini, produk akan sampai ke tangan pembeli dalam sejumlah tahapan atau periode.
Pada jenis transaksi demikian faktur khusus yang berfungsi sebagai faktur sementara akan berperan. Faktur sementara ini kemudian kita kenal sebagai invoice proforma.
Invoice proforma ini akan tiba di tangan pembeli saat satu tahapan pengiriman barang rampung. Biasanya akan mencakup keterangan terkait pengiriman sebelumnya dan pengiriman saat ini. Juga akan menjelaskan adanya kekurangan barang yang akan terselesaikan pada pengiriman berikutnya.
Invoice ini tetap bisa berperan sebagai surat tagihan tetapi hanya sementara. Nanti bila seluruh serat terima barang rampung, maka pihak penjual harus membuat kembali faktur yang menjelaskan seluruh transaksi secara utuh. Termasuk total nominal yang wajib pembeli bayarkan.
Berikut adalah contoh invoice yang masuk kategori ini.
Invoice Konsuler
Salah satu tantangan dalam transaksi jual beli adalah ketika proses jual beli terjadi lintas negara atau ekspor impor. Transaksi atau perdagangan internasional ini akan melintasi dua peraturan perdagangan, fiskal, cukai dan lain sebagainya.
Selain itu, akan ada proses perijinan transaksi internasional yang harus turut serta dalam paket berkas transaksi. Sehingga dokumen bisa kita nyatakan syah secara formal.
Itulah kemudian hadir invoice konsuler yang mengakomodasi sejumlah aturan yang mengikat dalam perdagangan internasional. Jenis faktur ini juga kerap mendapat sebutan commercial invoice.
Dokumen jual beli tersebut hanya akan syah bilamana telah memperoleh persetujuan dari pihak berwenang. Dokumen invoice harus juga memiliki ijin ekspor dan impor sebelum transaksi bisa kita rampungkan.
Dalam hal ini pihak berwenang tersebut adalah atase perdagangan, bea cukai, konsulat, kedutaan, dinas perdagangan dan lain sebagainya.
Sebagai gambaran berikut adalah contoh invoice konsuler.
Invoice jasa
Selain transaksi jual beli, invoice juga bisa Anda gunakan untuk transaksi penggunaan jasa. Tentu di sini Anda tidak akan menemukan detail penjelasan terkait produk dan jumlah barang.
Di sini Anda akan memperoleh informasi terkait jenis jasa yang digunakan, tarif dari jasa tersebut dan penjelasan terkait penggunaan jasa tersebut.
Jenis faktur untuk jasa ini juga tetap dapat berfungsi sebagaimana peran dari faktur untuk transaksi jual beli barang. Hanya bedanya di sini faktur tidak akan berperan apapun terhadap persediaan barang dalam gudang.
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah gambaran akan contoh invoice jasa.
Pahami Beda Dari Order Pembelian, Invoice, dan Kwitansi
Dalam sebuah transaksi jual beli, utamanya transaksi atas barang, akan ada sejumlah dokumen yang menyertai. Mulai dari awal transaksi hingga penyelesaian.
Kebanyakan dokumen tersebut memiliki isi yang hampir serupa, tetapi memiliki peran dan fungsi yang berbeda-beda.
Adapun yang masuk dalam dokumen transaksi jual beli adalah order pembelian, faktur dan kwitansi. Pertanyaannya, apa beda dari ketiga dokumen tersebut. Mengapa ketiganya harus dibuat secara terpisah bila sebenarnya memiliki informasi yang hampir sama.
Berikut penjelasannya untuk Anda.
Order pembelian
Ini adalah dokumen yang berfungsi untuk memesan barang kepada pihak penjual. Pada tahap ini sebenarnya transaksi belum berjalan, tetapi baru dalam proses inisiasi.
Order pembelian harus memuat informasi produk dan jumlah yang dipesan, termasuk soal cara pengiriman. Tetapi belum membahas soal harga dan pembayaran di dalamnya.
Faktur
Faktur atau invoice menandakan bahwa transaksi sudah formal berjalan. Pihak penjual menyatakan bahwa transaksi sudah berjalan dan telah berlangsung proses serah terima barang untuk kemudian diserahkan kepada pihak pembeli.
Dokumen ini sebagai bukti atas transaksi jual beli sekaligus sebagai bukti penagihan untuk pihak pembeli.
Kwitansi
Pada proses serah terima faktur, pihak pembeli mendapat pemberitahuan berapa besaran nilai transaksi yang harus mereka bayarkan.
Namun asumsinya, pembayaran memang belum terjadi. Nantinya ketika transaksi selesai dan pembayaran sudah terlunasi, maka pihak penjual harus menerbitkan kwitansi.
Kwintansi ini berperan sebagai bukti pembayaran. Kwintansi bisa Anda terapkan pada sistem pembayaran tunai atau dengan pembayaran kredit.
Kwitansi sebenarnya merupakan jenis bukti transaksi yang memiliki kekuatan hukum. Untuk menguatkan berkas ini di mata hukum, biasanya penjual akan menyertakan cap dan materai. yang harus ditandatangani oleh pihak pembeli dan dibubuhi materai.
Itulah sedikit gambaran terkait invoice dan contoh invoice dalam beragam bentuk jenis dan format. Pahami dengan tepat format dan contoh invoice seperti apa yang tepat Anda aplikasikan pada usaha Anda.
