Perencanaan adalah fungsi utama manajemen yang melibatkan memutuskan tindakan masa depan.
Ada beberapa definisi perencanaan, tetapi yang dipelajari dengan baik dan memegang arti yang tepat adalah – perencanaan berarti penentuan apa yang harus dilakukan, bagaimana dan di mana harus dilakukan, siapa yang melakukannya, dan bagaimana hasilnya. untuk dievaluasi.’
Apa itu Perencanaan adalah?
Ketika datang untuk memahami apa itu perencanaan, hal pertama yang perlu Anda pahami bahwa itu berkisar pada proses berpikir sebelum melemparkan dan membuat rencana untuk organisasi.
Sebuah rencana adalah aksi tertentu yang diusulkan untuk membantu organisasi untuk mencapai jangka pendek serta jangka panjang tujuan.
Perencanaan strategis menguraikan bagaimana tujuan harus dicapai. Penting untuk diingat bahwa rencana adalah analisis yang dikembangkan untuk jangka waktu tertentu.
Jika faktor waktu tidak dipertimbangkan, kondisi lingkungan dapat berubah, dan semua rencana bisnis mungkin sia-sia.
Perencanaan melibatkan penetapan tujuan dan mengembangkan tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut. Ini adalah titik awal perencanaan: menetapkan tujuan.
Dalam kata-kata Harold Koontz, seorang ahli teori organisasi Amerika, Profesor Manajemen Bisnis di University of California, Los Angeles, dan konsultan untuk banyak organisasi bisnis terbesar di Amerika-
“Perencanaan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan kapan harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Perencanaan menjembatani kesenjangan dari tempat kita berada ke tempat yang ingin kita tuju.”
Secara keseluruhan, perencanaan berkisar pada sembilan prinsip utama-
- Orientasi tujuan
- Kekhususan
- Ketepatan
- Kelengkapan
- Fleksibilitas
- Objektivitas
- Kesederhanaan
- Keterkomunikasian
- Dapat diterapkan
Jadi, ketika perencanaan Anda mencakup sembilan prinsip ini, itu akan memiliki peluang lebih baik untuk mendapatkan kesuksesan jangka pendek maupun jangka panjang.
Sekarang mari kita lihat beberapa fitur utama yang harus ada dalam perencanaan-
Fitur Perencanaan yang Efektif
Perencanaan adalah proses pengambilan keputusan. Ini memiliki fitur berikut:
1. Perencanaan berfokus pada pencapaian tujuan
Perencanaan menentukan tujuan untuk mencapai dan meletakkan kegiatan yang diperlukan untuk mencapainya.
2. Perencanaan adalah fungsi utama manajemen
Perencanaan secara logis berlanjut dengan kinerja semua aktivitas manajerial lainnya. Ini membantu dalam organisasi yang efisien.
Perencanaan membantu dalam perencanaan tenaga kerja dan merancang program kerja dan pelatihan bagi karyawan. Perencanaan meletakkan tolok ukur kinerja bagi karyawan dengan bantuan manajer dapat mengontrol aktivitas karyawan.
3. Perencanaan bersifat meresap
Perencanaan adalah fungsi dasar manajer di semua tingkatan. Hal ini dilakukan oleh manajemen tingkat atas, tingkat menengah, serta manajemen tingkat bawah.
Namun, sifat dan ruang lingkup perencanaan berbeda-beda di setiap tingkat manajemen.
4. Perencanaan adalah proses yang berkelanjutan
Setiap manajer terlibat dalam perencanaan terus menerus. Rencana tua harus direvisi, dan yang baru seharusnya diperkenalkan tergantung pada situasi ini kebutuhan.
Dengan demikian, perencanaan adalah proses berkelanjutan membuat rencana baru dan memodifikasi rencana yang ada untuk memastikan bahwa itu tercapai.
5. Perencanaan bersifat futuristik
Perencanaan adalah proses berwawasan ke depan. Hal ini dilakukan untuk mencapai beberapa tujuan di masa depan.
Perencanaan melibatkan peramalan peristiwa masa depan seperti permintaan pelanggan, kompetisi, kebijakan pemerintah, dll.
6. Perencanaan melibatkan pengambilan keputusan
Perencanaan melibatkan pencarian alternatif dan pemilihan alternatif terbaik untuk mencapai tujuan yang ditentukan.
Oleh karena itu, pengambilan keputusan merupakan bagian integral dari proses perencanaan.
Baca Apakah Pengertian Kapabilitas Bisnis? Penjelasan Lengkap Disini.
Pentingnya Perencanaan
Perencanaan menyediakan organisasi untuk melaksanakan dasar manajemen yang efisien. Berikut adala pentingnya perencanaan yang disebutkan di bawah ini –
1. Perencanaan memberikan arahan untuk suatu tindakan atau tujuan
Perencanaan memberikan arahan kepada semua kegiatan organisasi dengan memperjelas tujuan dan sasaran. Jika tujuan ditetapkan, semua rencana bisnis akan secara khusus diarahkan ke tujuan.
Oleh karena itu, perencanaan memberikan arahan yang jelas untuk semua departemen dan individu yang bekerja di perusahaan.
2. Perencanaan mengurangi risiko ketidakpastian
Proses perencanaan melibatkan peramalan atau antisipasi peristiwa masa depan. Ini membantu mengurangi ketidakpastian dalam bisnis.
Juga dicatat bahwa ketidakpastian ini disebabkan oleh perubahan teknologi, selera dan mode, dan kondisi bisnis lainnya. Ketentuan yang cukup dapat dibuat dalam rencana untuk memenuhi ketidakpastian ini.
3. Perencanaan mengurangi kegiatan yang tumpang tindih dan boros
Perencanaan yang efektif menetapkan berbagai tindakan yang berguna dalam mencapai tujuan. Kemungkinan tumpang tindih yang sia-sia dan kegiatan berkurang sebagian besar.
4. Perencanaan mendorong inovasi dan kreativitas
Perencanaan adalah fungsi berpikir dari manajemen. Ini mempromosikan pemikiran inovatif dan kreatif. Banyak ide baru muncul di benak seorang manajer ketika dia membuat rencana.
5. Perencanaan menetapkan standar untuk pengendalian
pengendalian manajerial melibatkan menjaga kegiatan di jalan yang benar dengan membatasi penyimpangan dari rencana atau standar.
Melalui proses perencanaan, manajemen menetapkan standar kinerja. Ini berfungsi sebagai tolok ukur untuk penilaian kinerja aktual. Dengan kata lain, perencanaan dan pengendalian seperti saudara kembar yang tak terpisahkan dari manajemen. Merencanakan pengendalian fasilitas.
Langkah-langkah yang terlibat dalam Proses Perencanaan – Bagaimana Melakukan Perencanaan
Proses perencanaan melibatkan tujuh langkah. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut –
1. Menetapkan tujuan
Langkah pertama dalam proses perencanaan adalah penetapan tujuan. Tujuan khusus harus ditetapkan, yang dapat dicapai dengan bantuan kebijakan, prosedur, aturan, anggaran, program, dan strategi.
Tujuan memberikan inti untuk proses perencanaan. Mereka membantu karyawan dalam memahami apa yang diharapkan dari mereka.
2. Mengembangkan tempat
Premis perencanaan adalah asumsi tentang kemungkinan bentuk peristiwa di masa depan. Mereka berfungsi sebagai dasar perencanaan.
Untuk membuat rencana yang efektif, tempat perencanaan harus didasarkan pada peramalan yang sistematis. Penilaian permintaan masa depan, selera pelanggan, persaingan di pasar, dll dapat dilakukan dengan peramalan.
3. Mengidentifikasi tindakan alternatif
Mencari rencana atau tindakan alternatif merupakan langkah penting dalam pembelajaran. Tanpa menggunakan pencarian alternatif, seorang perencana kemungkinan akan dibimbing oleh imajinasinya yang terbatas.
Secara umum, ada beberapa alternatif untuk memecahkan masalah. Manajer harus mencoba menyaring alternatif yang paling tidak layak untuk memiliki sejumlah kecil alternatif untuk seleksi akhir.
Alternatif yang dihasilkan pada tahap sebelumnya dievaluasi berdasarkan tujuan, biaya yang terlibat, ketersediaan modal, bahan, personel, dll.
Aspek positif dan negatif dari setiap tindakan alternatif harus dievaluasi berdasarkan kelayakan dan konsekuensinya.
5. Memilih alternatif terbaik
Langkah ini melibatkan pengambilan keputusan. Ini melibatkan analisis kuantitatif dan penilaian dan pengalaman manajer.
Alternatif yang akan dipilih harus yang paling layak dan menguntungkan dan harus memiliki konsekuensi negatif yang paling sedikit. Kadang-kadang, kombinasi alternatif dapat dipilih daripada satu alternatif.
6. Implementasi rencana
Setelah memilih rencana tertentu, itu dimasukkan ke dalam tindakan dengan mengambil langkah-langkah yang diperlukan.
Implementasi rencana yang rapi berkisar pada tindakan yang dimasukkan oleh perencanaan strategis, dan karenanya peluang untuk mendapatkan hasil yang menguntungkan untuk dioptimalkan. Secara keseluruhan, implementasi suatu rencana menentukan seberapa efektif perencanaan strategis dalam menjadi perencanaan operasional.
7. Tindak lanjut dan review
Setelah rencana diimplementasikan, perlu dilakukan pemantauan untuk memastikan berbagai kegiatan dilakukan sesuai jadwal dan tujuan tercapai.
Perencanaan strategis, serta perencanaan operasional, hanya berhasil jika dijalankan dengan cara yang didorong oleh hasil. Metode tindak lanjut dan tinjauan membantu para pemimpin dan pengambil keputusan untuk memeriksa efektivitas perencanaan strategis dan operasional.
Tiga Tingkat Perencanaan
1. Perencanaan Operasional
Tingkat perencanaan ini terjadi pada tingkat yang lebih rendah, karena berkisar pada rincian dasar tentang bagaimana tujuan atau sasaran tertentu dapat dicapai dengan menggunakan sumber daya yang tersedia.
Perencanaan operasional umumnya dilakukan untuk menemukan rencana pemasaran yang tepat, metode produksi yang paling sesuai, fasilitas organisasi yang berbeda, dll.
2. Perencanaan Taktis
Itu terjadi di tingkat menengah. Perencanaan taktis bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan melalui mana misi organisasi dapat dicapai.
Pada tingkat perencanaan, keputusan yang berkaitan dengan layanan atau produk yang harus ditambahkan, harga, fasilitas, sistem, ukuran investasi modal, dll dibuat.
3. Perencanaan Strategis
Tingkat perencanaan ini terjadi pada tingkat paling atas di mana manajemen puncak mencoba untuk mencapai tujuan jangka panjang dengan menggunakan sumber daya yang tersedia.
Perencanaan strategis berkisar pada pembuatan misi untuk seluruh organisasi, mencari tahu semua persyaratan keuangan, alokasi sumber daya, memastikan hubungan otoritas dalam organisasi, dll.
Meskipun perencanaan sangat penting dalam memberikan hasil yang lebih baik, itu juga menggabungkan beberapa keterbatasan yang melekat dan tersembunyi. Mari kita pergi melalui mereka juga-
Keterbatasan Perencanaan Strategis dan Operasional
Perencanaan terkadang tidak mengarah pada hasil yang diinginkan. Hal ini karena beberapa keterbatasan yang dapat diklasifikasikan menjadi keterbatasan internal dan eksternal. Saat membuat rencana untuk kesuksesan jangka panjang, memperhatikan batasan ini sangat penting.
Jadi, ketika Anda ingin memahami apa itu perencanaan, penting untuk melewati batasan-batasan ini juga-
1. Keterbatasan Internal Perencanaan Strategis
A. Perencanaan mengarah pada kekakuan dan ketidakfleksibelan
Perencanaan melibatkan meletakkan rencana di muka. Ini mungkin menyebabkan ketidakfleksibelan atau kekakuan dengan memaksa manajer untuk mengkonfirmasi rencana tersebut.
Ketidakfleksibelan dalam perencanaan strategis/perencanaan operasional mungkin mahal bagi organisasi, terutama ketika telah berubah. Manajer sering menyimpang dari rencana karena takut rusa betina bertanggung jawab atas hasil yang tidak semestinya.
B. Perencanaan mungkin tidak bekerja dalam lingkungan yang dinamis
Dalam beberapa kasus, perencanaan mungkin tidak memiliki kegunaan praktis karena ketidakpastian lingkungan. Manajer tidak dapat sepenuhnya bergantung pada rencana yang dimaksudkan untuk lingkungan yang stabil.
Mereka harus mengadopsi langkah-langkah atau strategi yang sesuai untuk mendapatkan hasil yang diinginkan dalam lingkungan yang bermasalah.
C. Perencanaan adalah proses yang memakan waktu
Perencanaan strategis adalah proses panjang yang dapat menyebabkan penundaan tindakan. Ini menghabiskan banyak waktu dalam mendefinisikan tujuan, mengumpulkan data, menganalisis data, dan mengevaluasi dan memilih alternatif.
Mungkin tidak layak untuk menjalani proses ini ketika situasi menuntut keputusan cepat.
D. Perencanaan tidak menjamin kesuksesan
Perencanaan itu sendiri tidak menjamin kesuksesan; perlu implementasi yang efektif. Efektivitas perencanaan tergantung pada sikap dan perilaku para perencana. Perencanaan terkadang dapat menciptakan rasa aman yang salah di antara para perencana.
Perencanaan terkadang dapat menciptakan rasa aman yang salah di antara para perencana. Mereka mungkin berasumsi bahwa selama pekerjaan berjalan sesuai rencana, itu baik untuk organisasi.
Akibatnya, mereka mungkin lebih tertarik dengan pemenuhan persyaratan rencana tertentu daripada mengamankan kinerja yang lebih baik.
e. Perencanaan melibatkan biaya besar
Perencanaan tidak hanya memakan waktu tetapi juga mahal. Biaya perumusan rencana berbanding lurus dengan waktu yang dihabiskan eksekutif untuk perencanaan.
Jika waktu yang cukup tidak diberikan untuk perencanaan, keputusan manajemen mungkin terbukti salah. Biaya yang dikeluarkan untuk diskusi dengan para ahli profesional dan pengumpulan data yang diperlukan mungkin tidak membenarkan manfaat yang lebih sedikit secara proporsional yang diperoleh dari rencana tersebut.
2. Keterbatasan Eksternal Perencanaan
Premis perencanaan didasarkan pada tren faktor eksternal tertentu, dan manajemen tidak memiliki kendali atas faktor-faktor ini-
- Peraturan Pemerintah
- Bencana alam seperti banjir, gempa bumi, dll.
- Perubahan selera mode pelanggan
- Perubahan teknologi
- Pengenalan produk baru dan peningkatan persaingan
Kiat Teratas untuk Mengatasi Keterbatasan Perencanaan
Untuk mempelajari dan menguasai apa yang direncanakan, penting untuk mengetahui cara terbaik untuk mengatasi berbagai batasan perencanaan dan membuat rencana yang sangat mudah. Mari kita lihat tips di sini dan sekarang-
- Anda perlu melakukan pemilihan tujuan secara ilmiah dan memilih metode matematika
- Untuk perencanaan yang efektif, sebuah organisasi harus menggabungkan sistem komunikasi yang baik
- Menggabungkan strategi peramalan yang tepat dan mengembangkan kepercayaan manajerial
- Aktifkan anggota organisasi Anda untuk menerima perubahan
- Pastikan dukungan manajemen puncak dan pengaturan tanggung jawab yang tepat
- Dorong partisipasi kelompok dan buat rencana darurat untuk kesuksesan jangka panjang
Akhirnya, kita akan membahas beberapa manfaat dari sistem perencanaan yang rapi dalam sebuah organisasi-
Manfaat Perencanaan
- Perencanaan memastikan penggunaan sumber daya yang tersedia dengan lebih baik dan memungkinkan Anda mencapai tujuan bisnis jangka pendek maupun jangka panjang
- Melalui strategi perencanaan, Anda dapat memastikan ekonomi dalam operasi dan meminimalkan ketidakpastian di masa depan
- Perencanaan strategis mengoptimalkan kekuatan dan kontrol kompetitif
- Melalui Operasi, perencanaan strategis dan taktis, Anda dapat memastikan motivasi, kerja sama, pertumbuhan, dan peningkatan jangka panjang
- Perencanaan adalah faktor penentu dalam mengembangkan rasionalitas di antara semua eksekutif manajemen
- Melalui perencanaan strategis, operasi, dan taktis, organisasi dapat mencegah penilaian tergesa-gesa dan mengurangi tapisme merah
- Perencanaan tujuan yang mahir juga bertanggung jawab untuk menyalurkan pemikiran dan kemampuan inovatif untuk menangani perubahan secara efektif
- Perencanaan membantu tim dalam memutuskan sebelumnya dan karenanya memastikan sikap berwawasan ke depan dalam manajemen untuk kesuksesan jangka panjang
- Dengan membuat rencana, manajer dapat memastikan pengembangan metode yang efisien dan pendelegasian wewenang
- Perencanaan yang matang juga memberdayakan organisasi untuk mengantisipasi krisis dan membuat rencana untuk menanganinya sebelumnya
Kesimpulan!
Perencanaan adalah proses yang berkesinambungan, demikian pula penilaian atau tinjauannya. Tinjauan terus menerus terhadap rencana akan membantu mendeteksi kekurangan dalam rencana dan proses perencanaan.
Ini dapat bertindak sebagai dasar untuk meningkatkan atau merevisi rencana yang ada dan memperkenalkan rencana baru di masa depan.
Perencanaan merupakan proses yang penting bagi organisasi.
Seberapa penting menurut Anda perencanaan dalam mengoptimalkan rasio keberhasilan dalam berbagai upaya?
