Apa Itu ERP (Enterprise Resource Planning): Pengertian Dan Manfaat

Enterprise Resource Planning (ERP) atau Perencanaan Sumber Daya (PSD) perusahaan didefinisikan sebagai kemampuan untuk memberikan rangkaian aplikasi bisnis yang terintegrasi.

Alat ERP berbagi proses umum dan model data, yang mencakup proses end-to-end operasional yang luas dan dalam, seperti yang ditemukan di bidang keuangan, SDM, distribusi, manufaktur, layanan, dan rantai pasokan.

Aplikasi ERP mengotomatiskan dan mendukung berbagai proses bisnis administratif dan operasional di berbagai industri, termasuk lini bisnis, yang dihadapi pelanggan, administratif, dan aspek manajemen aset suatu perusahaan.

Penerapan ERP adalah upaya yang kompleks dan mahal, dan beberapa organisasi berjuang keras untuk menentukan manfaatnya bagi bisnis mereka.

Apa itu Sistem ERP dan bagaimana solusi ini dapat mengelola aktivitas bisnis sehari-hari organisasi, seperti akuntansi, keuangan, pengadaan, manajemen proyek, rantai pasokan, dan manufaktur.

Silahkan baca penjelasan tentang ERP berikut ini.

Pengertian Apa Itu Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) merujuk pada jenis software (perangkat lunak) yang dimanfaatkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola aktivitas usaha rutin setiap hari, seperti pengadaan barang dan dana, akuntansi, manajemen proyek, manajemen risiko dan kepatuhan, dan juga aktivitas manajemen rantai pasokan.

Selain itu untuk serangkaian ERP komplit terdiri dari manajemen performa perusahaan, yang adalah perangkat lunak yang siap membantu perusahaan untuk menganggarkan, merencanakan, memprediksi, dan melaporkan hasil keuangan perusahaan dengan akurat.

Sistem ERP menjalin beragam proses bisnis sehingga memungkinkan terjadinya aliran data diantara proses bisnis. Ketangguhan sistem ERP dalam mengumpulkan data transaksi perusahaan dari berbagai sumber sehingga menghilangkan kemungkinan duplikasi data dan mampu menyediakan akurat berdasarkan satu sumber yang benar.

Kini sistem ERP diandalkan guna mengelola ribuan bisnis dari berbagai ukuran dan ukuran. Bagi perusahaan yang telah menerapkan sistem ERP, mereka merasakan pentingnya, bahkan dibandingkan dengan pentingnya listrik yang membuat lampu dapat menyala.

Baca juga Pengertian Supply Chain Management (SCM / Rantai Pasokan), Cara Kerja Dan Manfaatnya.

Dasar-dasar ERP

Sistem ERP dirancang di sekitar satu struktur data (skema) yang ditentukan dan umumnya mempunyai database umum. Sehingga dapat dijadikan bagi perusahaan bahwa seluruh informasi yang digunakan dinormalisasi dan berpijak pada pengertian umum dan menunjang user experience (pengalaman pengguna) yang tinggi.

ERP menghadirkan konstruksi solid yang dapat digunakan perusahaan untuk menghubungkan proses aktivitas bisnis yang dijalankan oleh alur kerja seluruh departemen (misal sumber daya manusia, pemasaran, keuangan, operasional, dll), menjadi sistem penghubung solid yang dapat digunakan orang-orang. Secara sederhana, ERP merupakan fasilitas untuk menyatukan proses, manusia, teknologi di seluruh perusahaan di masa sekarang.

Misalnya: perusahaan yang memproduksi motor yang suku cadang dan komponennya di pasok oleh banyak suplier. Kondisi seperti ini bisa membingungkan, karenanya penggunaan ERP amat tepat guna melacak pembelian dan permintaan barang-barang ini guna memastikan setiap komponen di seluruh proses pengadaan dan pembayaran data seragam tanpa masalah, semuanya terhubung ke dalam alur kerja perusahaan, proses bisnis, juga analitik dan pelaporan.

Apabila ERP diterapkan dengan tepat di perusahaan produsen otomotif ini, maka semisal sebuah komponen “kampas rem depan”, akan dikategorikan seragam berdasarkan kategori, ukuran, bahan, sumber, nomor lot, pemasok, nomor suku cadang, biaya, nomor seri dan spesifikasinya, beserta dengan kuantitas item yang deskriptif dan berdasarkan data yang lain.

Perlu diingat bahwa data adalah sumber kehidupan semua perusahaan modern, dan ERP memudahkan pengelolaan dan pengaturan data, pengorganisasiannya, penganalisinya dan juga peninjauan data.

ERP memberikan kepastian bahwa semua data bisnis dan segala atributnya dimasukan ke dalam akun yang tepat di buku besar perusahaan, sehingga seluruh data dapat dilacak dengan mudah dan benar dan terwakili dengan akurat.  Maka apabila kampas rem depan di kategorikan ke dalam rem depan dalam software, tidak seperti software lain yang memasukan kampas rem depan dan kampas rem dikategorikan berbeda, sehingga menyulitkan perusahaan manufaktur otomotif untuk mengetahui berapa banyak suku cadang dikonsumsi setiap tahun untuk kampas rem, dan keputusan untuk mengganti suplier atau negosiasi ulang untuk harga lebih ekonomis.

Prinsip ERP utama adalah menyatukan data secara terpusat demi distribusi luas. Sehingga tidak perlu database mandiri untuk setiap data, alhasil akan menciptakan lembar inventaris yang banyak. Selain itu penggunaan data base terpisah menghadirkan kekacauan bagi semua pemangku kepentingan —  CEO hingga debitur — karena banyaknya bagian data yang tampak acak meskipun data yang sama.

Namun dengan penyimpanan data yang aman dan terpusat, setiap orang di perusahaan dapat yakin bahwa datanya benar, terkini, dan lengkap. Integritas data terjamin bagi setiap tugas yang dilaksanakan perusahaan, dari urusan laporan keuangan triwulanan hingga satu laporan piutang yang belum dilunasi, tanpa perlu bergantung pada spreadsheet yang rentan dengan kesalahan.

Baca juga Pengertian Biaya Operasional Dan Cara Mengurangi Biaya Ini.

Buat Keputusan Bisnis yang Lebih Baik dengan ERP Cloud

Perusahaan selalu berjuang untuk menyeimbangkan biaya tinggi dan kompleksitas ERP tradisional dengan kebutuhan akan fitur dan fleksibilitas yang disesuaikan, sambil memenuhi tuntutan bisnis.

Perusahaan harus pelajari bagaimana ERP Cloud memberikan tim yang terhubung, data terpadu, dan wawasan real-time untuk membantu Anda dan tim keuangan Anda memastikan pengambilan keputusan bisnis terbaik. Dengan ERP yang diberikan sebagai layanan di cloud, organisasi Anda dapat siap menghadapi masa depan dan melampaui perubahan.

Baca juga Apa Itu Break Even Point (BEP): Pengertian, Rumus & Cara Menghitungnya.

Cloud ERP — Model Pengiriman ERP Baru

Software as a Service (SaaS)

Masuk ke cloud — khususnya, model pengiriman software-as-a-service (SaaS) untuk ERP. Ketika perangkat lunak ERP dikirimkan sebagai layanan di cloud, ia berjalan di jaringan server jarak jauh, bukan di dalam ruang server perusahaan. Penyedia cloud menambal, mengelola, dan memperbarui perangkat lunak beberapa kali dalam setahun — bukan peningkatan yang mahal setiap 5 hingga 10 tahun dengan sistem lokal.

Cloud dapat mengurangi biaya operasional (OpEx) dan biaya modal (CapEx) karena menghilangkan kebutuhan perusahaan untuk membeli perangkat lunak dan perangkat keras, atau mempekerjakan staf TI tambahan. Sumber daya ini malah dapat diinvestasikan dalam peluang bisnis baru, dan organisasi selalu mengikuti perkembangan perangkat lunak ERP terbaru . Karyawan bisa mengalihkan fokus mereka dari mengelola TI ke tugas yang memiliki nilai tambah seperti inovasi dan pertumbuhan.

6 Alasan untuk pindah ke Solusi Cloud ERP

Untuk perusahaan, menghentikan sistem milik sendiri dan pindah sepenuhnya ke cloud sekaligus tidak mungkin — atau paling tidak, itu bukan sesuatu yang nyaman mereka lakukan. Sementara itu, tetap berada di jalur dan mengabaikan semua keuntungan dari perencanaan sumber daya perusahaan sebagai solusi cloud juga bukan lagi merupakan jalur yang ideal.

Mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi cloud untuk menggantikan atau menambah sistem lokal Anda?

1. Siap mengadopsi teknologi SaaS yang baru dan berkembang

Teknologi generasi berikutnya, seperti kecerdasan buatan (Artificial Intellegence / AI), membantu sistem berbasis cloud dengan cepat meningkatkan kemampuannya tanpa perlu pembaruan berkala, tidak seperti sistem lawas Anda.

Sekarang, tanpa masukan tambahan atau baru dari pengguna akhir, sistem ERP secara signifikan menjadi lebih mudah untuk dikelola dan digunakan.

2. Tingkatkan nilai Sistem ERP Anda yang sudah ada

Menambahkan dan mengintegrasikan perangkat lunak lama dengan aplikasi cloud dapat melengkapi, menyempurnakan, dan melengkapi tugas-tugas penting. Pendekatan ini dapat memberikan kehidupan baru ke dalam sistem ERP lama, memberikan peluang besar bagi bisnis untuk mulai mengadopsi kemampuan cloud.

3. Akses teknologi baru

Menemukan aplikasi cloud yang melengkapi modul perangkat lunak ERP lama Anda memungkinkan Anda segera memanfaatkan kemajuan teknologi baru dengan cepat dan meningkatkan paradigma pengguna. Ini menyediakan sistem pelengkap yang memberikan kemampuan dan nilai bisnis langsung tanpa perubahan mendasar dalam operasi Anda.

4. Mengurangi ketergantungan pihak ketiga

Pelaporan dan analitik untuk sistem lama biasanya memerlukan keterlibatan dari vendor pihak ketiga untuk menghasilkan kecerdasan bisnis operasional. Menggunakan aplikasi cloud dari vendor ERP lama Anda sering kali menghasilkan kecerdasan yang sama atau lebih baik tanpa memerlukan hubungan vendor tambahan.

5. Mengembangkan sistem keuangan Anda

Sistem lawas tidak pernah dimaksudkan sebagai mesin pelaporan modern. Teknologi berbasis cloud lahir dalam dekade terakhir dan dikembangkan, sebagai prinsip inti, dengan pola pikir dan pemahaman yang sama sekali berbeda tidak hanya tentang apa yang mungkin tetapi apa yang dibutuhkan agar berhasil untuk platform ERP.

6. Sumber daya keamanan yang lebih kuat

Penyedia layanan solusi cloud memiliki tim besar dan penuh waktu yang secara eksklusif berdedikasi untuk secara proaktif memantau dan selalu mengikuti perkembangan masalah dan ancaman keamanan cloud, 24 jam sehari.

Baca juga Pengertian Laporan Laba Rugi, Penggunaan Dan Cara Membuatnya.

Modul apa yang termasuk dalam solusi ERP?

Solusi ERP menyatukan berbagai fungsi berbeda dalam bisnis dan setiap ERP akan memiliki rangkaian modul berbeda yang tersedia dengan kedalaman dan keluasan yang berbeda-beda.

Namun, secara umum, sebagian besar alat ERP atau Perencanaan Sumber Daya Perusahaan menyertakan modul berikut ini:

• Manajemen Keuangan: buku besar, hutang, piutang.
• Pengadaan: daftar permintaan pesanan pembelian, persetujuan PO, pengadaan langsung & tidak langsung.
• Inventaris & Rantai Pasokan: manajemen inventaris, perencanaan rantai pasokan, perencanaan sumber daya material.
• Manajemen Proyek & Akuntansi Proyek: sumber daya, profitabilitas proyek, pemanfaatan sumber daya.
• Manajemen aset
• Manajemen Penjualan atau Hubungan Pelanggan
• Manajemen Sumber Daya Manusia: pencatatan kartu absen, sewa hingga pensiun.
• Pelaporan & Business Intelligence atau Analytics

Mulailah dengan ERP

Apakah Penyedia ERP Anda Berinvestasi dalam Teknologi yang Muncul?

Salah satu keunggulan model SaaS adalah perangkat lunak selalu diperbarui dengan fitur, fungsi, dan praktik terbaik terbaru. Penyedia Cloud ERP meluncurkan pembaruan secara teratur (setiap bulan). Ini berarti bahwa teknologi baru yang baru dan revolusioner yang muncul — seperti AI, asisten digital, pembelajaran mesin, blockchain, augmented reality, dan Internet of Things (IoT) —menyediakan kecanggihan bagi pelanggan secara teratur.

Dengan akses ke teknologi baru ini, perusahaan dapat dengan cepat meningkatkan praktik terbaik bisnis mereka seiring berkembangnya perangkat lunak ERP. Mereka dapat mengotomatiskan proses yang dulunya membutuhkan intervensi manual yang berat, seperti rekonsiliasi akun keuangan.

Selain itu, pengguna mendapatkan pemahaman yang komprehensif dan real-time tentang aktivitas bisnis perusahaan tidak hanya di kantor depan, tetapi juga di gudang, di lantai pabrik, dan di mana pun di seluruh perusahaan. Pengetahuan ini kemudian tersedia untuk setiap karyawan yang sesuai di perangkat seluler mereka, termasuk ponsel cerdas dan tablet.

Dibangun untuk era digital, cloud ERP saat ini mencakup seluler, sosial, analitik, dan teknologi terkini. Apa pun yang kurang tidak akan memajukan organisasi.