Estimasi Biaya dalam Manajemen Proyek
Estimasi biaya adalah proses peramalan biaya penyelesaian proyek, tugas atau operasi. Estimasi biaya mempertimbangkan semua faktor yang terkait dengan sumber daya yang tersedia sejauh pengiriman output yang diperlukan.
Pertanyaan untuk estimasi biaya muncul dari kebutuhan mendasar untuk meminimalkan semua varians dan risiko pada tahap eksekusi. Tentunya seperti namanya, output dari kegiatan estimasi biaya hanya akan berupa perkiraan. Namun, ini memberikan gambaran yang hampir mendekati biaya sebenarnya dengan margin plus atau minus untuk kesalahan.
Apakah untuk membangun gedung atau meluncurkan perangkat lunak baru, setiap proyek melibatkan biaya. Dan seperti biasa, sumber daya – moneter, modal atau manusia terbatas. Oleh karena itu, manajer proyek yang bijaksana selalu ingin memiliki cetak biru pengeluaran sebelum langsung melakukan eksekusi.
Estimasi biaya seperti kompas yang memandu manajer proyek ke arah yang benar. Ini adalah alat pengambilan keputusan yang memungkinkan manajer untuk memutuskan biaya mana yang harus dikeluarkan dan mana yang harus dibuang.
Langkah-langkah dalam Estimasi Biaya
Kenali Kliennya
Latihan estimasi biaya harus selalu mempertimbangkan pengguna akhir saat membuat. Siapa yang akan menjadi pengguna akhir dari estimasi biaya ini? Sebuah proyek untuk klien akan terlihat jauh berbeda dari itu untuk tujuan in-house.
Demikian pula, proyek untuk perusahaan swasta mungkin harus ditulis dengan cara yang jauh berbeda dengan proyek pemerintah.
Hal ini juga bermanfaat untuk mempertimbangkan semua keterbatasan atau manfaat yang datang dengan klien. Misalnya, perusahaan publik akan memiliki kemampuan untuk mendapatkan bahan baku dengan harga yang jauh lebih murah dibandingkan dengan bisnis swasta.
Oleh karena itu, penghematan biaya yang signifikan ini harus tercermin dalam estimasi biaya.
Bekerja dengan Anggaran
Estimasi biaya yang bijaksana tidak dapat terwujud begitu saja. Meskipun perkiraan, itu harus didasarkan pada aturan dasar tertentu dan tunduk pada batasan.
Oleh karena itu, selalu merupakan ide yang baik untuk mengetahui anggaran dan kapasitas pembelanjaan klien. Bekerja dalam batasan keuangan juga memberikan gambaran yang realistis dan klien tidak mengharapkan Mercedes seharga Ford Fiesta.
Uraikan Pendekatan Anda
Setelah mendapatkan keakraban dengan proyek itu akan membayar untuk mengalokasikan anggaran konsolidasi untuk berbagai kegiatan dan proses yang membuat proyek. Identifikasi area tugas khusus dan alokasikan jam kerja untuk masing-masing, pastikan tingkat keahlian personel yang dibutuhkan.
Mengalihdayakan bagian proyek, yang bukan spesialisasi Anda, kepada konsultan dan menentukan tingkat teknologi yang dibutuhkan. Semua ini meningkatkan efektivitas biaya.
Memiliki Ruang Geliat
Akhirnya, perkiraan, tidak peduli seberapa lengkap tidak bisa kedap air. Manajer biaya harus meninggalkan beberapa ruang untuk kemungkinan dan memastikan klien memiliki uang cadangan untuk ditabung. Selain itu, komponen yang membentuk perkiraan biaya itu sendiri rentan terhadap variasi.
Misalnya, harga material dapat berfluktuasi, teknologi dapat menjadi usang dalam semalam, tahap pelaksanaan mungkin memerlukan lebih banyak tenaga kerja daripada yang diperkirakan, dll.
Analisis sensitivitas proyek terhadap berbagai tanggungan yang terlibat membantu dalam menentukan sejauh mana dampak yang akan ditimbulkan masing-masing proyek. pada proyek.
Dengan demikian, manajer biaya dapat memperhitungkan hal yang sama dalam perkiraannya.
Metode Estimasi Biaya, Teknik atau Jenisnya
Ada berbagai teknik estimasi biaya yang lazim dalam manajemen proyek. Di bawah ini adalah daftar dari beberapa yang penting itu.
Penjelasan dari masing-masing metode estimasi biaya ini diberikan di bawah ini. Anda dapat menerapkan salah satu jenis metode estimasi biaya yang paling sesuai untuk organisasi Anda.
Estimasi Biaya Top-Down
Ini adalah bentuk estimasi biaya tercepat dan dasar. Seperti namanya, manajer proyek bekerja dari atas dengan menetapkan batas anggaran massal. Ini kemudian dipecah untuk mengalokasikan jam atau biaya ke berbagai bagian proyek.
Tentu saja teknik ini terikat oleh keterbatasan yang melekat dengan asumsi anggaran yang ditetapkan akan mencukupi pada tahap pelaksanaan. Namun, ini berguna sambil memberikan perkiraan cepat dengan margin kasar kepada klien atau manajemen.
Estimasi Biaya Analogi
Estimasi biaya analog bergantung pada data dari proyek serupa sebelumnya atau usaha serupa dari pesaing atau tim lateral dalam organisasi. Ini adalah metode perhitungan langsung di mana perkiraan biaya proyek didukung oleh aktual dari usaha serupa yang sudah dijalankan.
Tak perlu dikatakan, spesifikasi proyek dan skala operasi diperhitungkan dengan penyesuaian yang relevan. Efektivitas metode ini tergantung pada keakuratan titik referensi. Oleh karena itu, informasi internal mungkin lebih dapat diandalkan daripada informasi pesaing atau dalam domain publik.
Estimasi Biaya Parametrik
Estimasi parametrik tidak lain adalah sentuhan canggih pada estimasi analog. Perkiraan analog menggunakan data historis dan sebanding dari proyek serupa. Estimasi parametrik menambahkan lapisan informasi tambahan yang relevan untuk sampai pada estimasi terdekat.
Yang sebenarnya kemungkinan besar akan mematuhi perkiraan ini. Metode ini membutuhkan kumpulan data dan kemahiran dalam menggunakan teknik statistik yang berat. Penggunaan beberapa variabel memastikan mengesampingkan ujung ekor untuk menyajikan gambaran yang hampir sempurna.
Estimasi Biaya Tiga Poin
Estimasi tiga poin seperti melakukan analisis skenario. Ide dasarnya adalah untuk menawarkan kepada klien gambaran yang disesuaikan dengan baik tentang pengeluaran yang diantisipasi.
Skenario terbaik dan terburuk terekam di dalamnya. Ada banyak cara untuk mendekati hal yang sama.
Misalnya, rata-rata biaya yang dihitung dengan tiga metode berbeda atau perkiraan rata-rata tertimbang untuk menunjukkan hasil yang paling mungkin.
Akibatnya, sebuah proyek ditagih berdasarkan model analisis skenario klasik dari skenario terburuk, kemungkinan besar, dan skenario terbaik. Dengan demikian, memungkinkan untuk menawarkan perkiraan yang andal kepada klien. 1,2
