FIFO adalah salah satu sistem dalam tata kelola pergudangan. Sistem ini menjadi metode pengelolaan aliran barang persediaan yang paling banyak diterapkan.
Selain metode FIFO, sistem tata kelola gudang juga mengenal 2 jenis metode lain. Yakni metode LIFO dan Average.
Tetapi mengapa metode FIFO menjadi yang paling banyak digunakan? Apa sebenarnya konsep dari metode ini dan apa pula kelebihannya bila kita bandingkan dengan sistem pergudangan lain?
Memahami Sistem Tata Kelola Pergudangan
Gudang memiliki peran penting dalam sebuah usaha. Baik itu pada perusahaan produksi maupun pada perusahaan retail. Gudang berfungsi sebagai penyimpanan barang persediaan bagi perusahaan.
Tentu saja barang yang tersimpan dalam gudang akan berbeda antara gudang untuk perusahaan produksi maupun untuk retail.
Gudang untuk pabrik atau usaha berbasis produksi akan memiliki beberapa bagian gudang. Itu untuk menyimpan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi.
Sedangkan gudang untuk usaha retail akan memiliki banyak jenis barang yang berbeda untuk stok barang dagangan.
Satu hal yang pasti, setiap barang yang masuk ke dalam gudang harus tertata dengan rapi sehingga mudah untuk proses tracking (penelusuran).
Bilamana gudang tidak menjalankan prinsip-prinsip khusus untuk tata letak dan pendataan, barang yang masuk akan tumpang tindih dalam penyimpanan.
Akan muncul resiko barang rusak, busuk, kadaluarsa, tidak lagi sesuai tren. Tentunya kondisi barang yang tidak memenuhi standar akan mengganggu operasional perusahaan. Bahkan mungkin menyebabkan pemborosan dalam pembelian persediaan.
Metode FIFO dan beragam jenis metode tata kelola gudang lain pada dasarnya adalah mengatur tata letak, urutan dan pendataan atas barang yang masuk dan keluar dari gudang.
Sehingga setiap barang yang masuk akan terencana dan tertata dengan baik dalam gudang. Demikian pula dengan barang yang keluar dari gudang berjalan dengan urut dan terdata dengan baik.
Dalam bahasa lain, sistem tata kelola gudang ini secara khusus mengatur aliran barang persediaan dalam gudang. Sistem ini juga kita sebut sebagai sistem manajemen persediaan.
Karena metode-metode tersebut fokus pada bagaimana perlakuan yang tepat atas persediaan untuk menurunkan resiko kerugian. Kerugian tersebut datang karena barang tersimpan dalam gudang tanpa terjual dengan optimal ke pasar.
Metode FIFO adalah
FIFO adalah akronim dari istilah First In First Out. Dalam bahasa Indonesia ini dapat kita terjemahkan sebagai pertama masuk pertama keluar.
Prinsip dasar dari sistem FIFO adalah memastikan setiap stok barang yang masuk gudang lebih awal akan keluar dari gudang lebih awal pula. Sehingga tidak ada stok barang lama yang tersimpan dalam gudang terlalu lama.
Terkait dengan pengaturan ini kemudian sistem gudang secara khusus memberikan perhatian ekstra terhadap tanggal barang masuk ke dalam gudang. Setiap barang yang masuk harus terdata dengan baik tanggal masuknya.
Kemudian tata letaknya harus berurutan sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah dikenali mana barang yang lebih awal masuk dalam gudang dan mana yang lebih akhir masuk dalam gudang.
Kenapa Metode FIFO Banyak Menjadi Pilihan?
Terdapat sejumlah alasan mengapa banyak pelaku usaha memilih menggunakan metode ini ketimbanga metode lain seperti LIFO atau Average. Berikut beberapa alasan mengapa penggunaan metode ini lebih tinggi dari metode manajemen persediaan lain.
Aspek masa kadaluarsa
Ini terkait dengan masa manfaat dari barang persediaan. Di dalamnya termasuk pula masa kadaluarsa dari barang persediaan.
Suatu produk biasanya hanya bisa kita manfaatkan atau gunakan selama masih dalam masa aman. Setelah melewati tanggal kadaluarsa, barang tersebut tidak lagi memiliki nilai manfaat.
Biasanya semakin awal barang tanggal produksi suatu barang, semakin awal pula masa kadaluarsanya akan berakhir.
Demi mencegah kerugian karena barang persediaan yang membusuk dan tak lagi layak pakai. Maka gudang harus memastikan bahwa setiap barang persediaan yang keluar adalah barang yang paling awal diproduksi.
Merujuk dari sinilah kemudian perusahaan memilih menerapkan metode FIFO. Meski belakangan muncul pula pengembangan baru dari metode FIFO, yakni FEFO. Ini adalah singkatan dari First Expired First Out.
Metode FEFO secara khusus memberi perhatian pada tanggal kadaluarsa dan bukan sekedar pada tanggal masuknya barang ke dalam gudang. Karena bisa jadi sejumlah barang masuk lebih akhir ke dalam gudang tetapi memiliki masa kadaluarsa lebih pendek.
Aspek Harga Pokok
Setiap hari bisa saja terjadi perubahan harga bahan baku. Demikian pula dengan besaran biaya overhead perproduk seperti pada perubahan harga bahan baku tambahan untuk produk.
Hal tersebut bisa menyebabkan harga pokok dari produksi pada hari yang berbeda akan memiliki nilai nominal yang berbeda pula.
Biasanya perusahaan memiliki catatan cukup mendetail mengenai perbedaan harga tersebut. Baik itu data harga beli dari bahan baku ataupun harga pokok produksi dari barang jadi siap jual.
Selaras dengan itu, gudang juga harus mengatur barang persediaan yang keluar dari gudang harus urut sesuai tanggal masuknya barang. Baik itu berkenaan dengan bahan baku ataupun barang jadi.
Supaya nantinya perhitungan harga pokok bisa berjalan dengan data yang valid. Misalkan saja produksi pada tanggal 20 harus menggunakan bahan baku yang datang dari tanggal 10.
Maka nantinya, perhitungan Harga Pokok Produksi dari produksi tanggal 20 akan menggunakan data harga bahan jadi dari stok masuk tanggal 10.
Ini sangat membantu menekan resiko kesalahan hitung dan ketidak akuratan data karena barang keluar tanpa ada aturan khusus.
Memudahkan proses pencatatan akuntansi
Sistem First In First Out ini juga memiliki manfaat dalam proses pencatatan dan pelaporan keluar dan masuknya barang persediaan. Karena harga dari setiap barang telah terdata berdasarkan tanggal masuk.
Sehingga ketika prosedur pengaturan barang persediaan keluar berjalan berdasarkan tanggal masuk tersebut. Tentu saja penelusuran harganya jadi lebih mudah. Penentuan nilainya dalam pencatatan juga menjadi lebih efisien.
Di sisi lain, ketika terjadi kenaikan harga di pasaran, penggunaan barang dari stok yang lebih lama bisa jadi akan memberikan net keuntungan lebih besar. Ini karena stok lama masih menggunakan harga dari waktu sebelum kenaikan harga terjadi.
Pengurutan data semacam ini juga membantu tim akuntansi memperoleh data dengan valid. Cara ini juga membantu meminimalisir kemungkinan penyelewengan karena sulit mencari celah ketika setiap barang persediaan telah urut dan terdata dengan baik.
Cara ini lebih mudah dipahami dan diterapkan
Karena menggunakan logika sederhana, sistem First In First Out lebih mudah untuk Anda terapkan dalam pergudangan. Cara penerapannya lebih simpel, tidak ada perhitungan rata-rata atau sistem rumit yang menyertai.
Proses pengelolaan juga sederhana karena cukup mengandalkan tanggal masuknya barang persediaan. Memasukan data harga dari barang tersebut dan menatanya dalam gudang secara berurutan sehingga mudah untuk ditemukan.
Cara ini juga dianggap lebih efektif menunjukan refleksi nilai sekarang dari pengeluaran dan keuntungan usaha.
Kekurangan Metode First In First Out
FIFO adalah pilihan tata kelola pergudangan yang banyak digunakan. Ini karena cara ini menjadi pilihan dengan sistem penerapan yang paling simpel, memudahkan perhitungan harga dan efektif untuk mengendalikan kerugian akibat kerusakan stok lama.
Namun rupanya FIFO juga memiliki sejumlah kekurangan. Adapun kekurangan yang dapat terjadi pada penerapan sistem gudang FIFO adalah sebagai berikut.
Penilaian keuntungan berlebihan
Karena menggunakan HPP yang lebih kecil dari masa sebelum kenaikan harga, bisa jadi keuntungan yang tercatat akan lebih tinggi dari seharusnya. Ini akan menyamarkan arus kas sebenarnya sekaligus meningkatkan nilai pajak.
Tidak cocok untuk semua produk
Ada sejumlah situasi dan jenis produk persediaan yang tidak sesuai untuk Anda kelola dengan prinsip First In First Out ini. Karena justru metode ini akan memicu kerugian dan kesalahan tata kelola gudang.
Layout yang tepat
Ketika memulai tata kelola berbasis FIFO ini pada gudang, Anda harus menata ulang layout gudang sedemikian rupa. Tujuannya supaya setiap barang masuk bisa tertata dalam kelompok dengan urut sesuai tanggal masuk.
Pada awal proses penataan layout ini, perusahaan mungkin harus mengeluarkan dana lebih sehingga bentuk layout gudang sesuai dengan kebutuhan sistem First In First Out tersebut.
Apa saja Situasi atau Produk Yang Tidak Sesuai Dengan Prinsip First In First Out?
Sebagaimana disebutkan, bahwa tidak semua jenis produk dapat sesuai Anda kelola dengan sistem FIFO. Lebih tepatnya pada sejumlah situasi metode ini justru bisa menyebabkan kerugian bagi keuangan perusahaan.
Pada sejumlah industri, prinsip barang paling lama harus terjual lebih dulu tidak selalu relevan. Berikut alasan yang mendasarinya.
Karena produk fokus pada inovasi
Salah satu alasannya berkaitan dengan inovasi produk. Secara berkala perusahaan akan mengadakan inovasi atas produk mereka. Setelah inovasi ditemukan, maka inovasi ini diterapkan pada produk yang lebih baru.
Akibatnya justru sebisa mungkin produk yang barulah yang harus optimal terjual. Demi menutup operasional biaya operasional dalam menjalankan prosedur inovasi.
Juga untuk memastikan pasar mendapatkan barang yang memiliki kualitas dan manfaat lebih baik dari barang dari stok lama.
Pada kondisi demikian, prinsip FIFO tidak lagi relevan untuk Anda terapkan. Karena fokus dari penjualan justru pada produk baru yang sudah mengalami perbaruan kualitas dan nilai manfaat.
Biasanya prinsip LIFO atau Last In First Out menjadi pilihan lebih tepat untuk memastikan produk terbaru dengan inovasi terbaru dengan cepat masuk pasar dan terjual.
Karena bisa jadi produk dari stok lama akan memiliki nilai HPP berbeda dengan HPP produk terbaru yang lebih inovatif.
Produk yang berbasis tren
Beberapa jenis produk diproduksi secara berkala sesuai dengan arah tren. Seperti pada produk dalam bidang fashion atau bidang furnitur.
Karena tren berkembang dengan sangat cepat, maka penting untuk memastikan barang yang baru yang telah mengadopsi tren terkini harus dengan cepat masuk ke pasar dan terjual.
Karena ketika tren telah lewat, maka barang-barang tersebut tidak lagi memikat konsumen. Kadang mau tidak mau mereka harus dijual pada harga lebih rendah demi dapat menutup kerugian.
Jenis produk berbasis tren semacam ini juga sebaiknya menggunakan prinsip LIFO. Terutama juga karena HPP dari stok lama bisa jadi akan berbeda dari nilai HPP produk terbaru.
FIFO adalah sistem tata kelola persediaan dalam gudang yang memiliki tingkat kepraktisan tinggi. Namun demi memaksimalkan keuntungan dan meminimalkan resiko, pahami dulu apakah usaha yang Anda jalankan sesuai untuk menjalankan prinsip tersebut.
