Dengan adanya kemajuan zaman, sudah ada banyak sekali teknologi yang meringankan pekerjaan manusia di banyak bidang, termasuk pekerjaan. Ya, dalam sebuah perusahaan yang memiliki banyak karyawan, terdapat satu teknologi yang sangat membantu sekali, yaitu HRIS.
HRIS adalah salah satu tool atau alat yang memiliki peran besar di bidang human resources. Jika Anda masih merasa asing dengan alat atau istilah ini, kami akan menjelaskan pengertian, fitur, manfaat hingga rekomendasi software HRIS yang bagus.
Pengertian HRIS
HRIS adalah singkatan dari human resource information system atau jika dialihbahasakan ke bahasa Indonesia secara kasar adalah sistem informasi mengenai SDM (dalam perusahaan).
Ya, sesuai namanya, alat ini bertugas untuk menampung semua data yang membantu HR memantau kinerja karyawan perusahaan. Alat ini sangat mempermudah tugas pekerja di bidang HR sehingga mereka tidak perlu melakukan input hingga mengolah data secara manual.
Satu hal yang menarik dari alat ini adalah, HRIS menyimpan semua datanya dalam penyimpanan cloud. Dengan kata lain, data yang tersimpan tidak akan memenuhi penyimpanan internal komputer.
Selain itu, karena tersimpan dalam penyimpanan cloud, Anda bisa mengaksesnya dengan perangkat apapun selama memiliki akunnya. Hal ini tentu meringankan pekerjaan HR dan memiliki pengaruh juga pada kinerja karyawan.
Bagaimana tidak, dalam tool ini terdapat banyak sekali fitur yang sangat canggih. Masing-masing software memang memiliki fitur yang berbeda-beda, namun berikut adalah fitur HRIS yang umumnya ada.
Sederet Fitur HRIS
Berikut adalah fitur HRIS yang paling umum, yaitu:
- analytics
- absence and leave management
- training tracking
- organizational management
- employee self-service
- master data management (MDM)
- compensation management
- recruiting and applicant tracking
Meskipun tidak semua karyawan bisa mengakses semua fitur tersebut, namun terdapat beberapa manfaat yang bisa dirasakan karyawan jika mampu menggunakan alat ini.
Manfaat HRIS untuk Karyawan
Memperoleh Pengumuman Perusahaan
Pengumuman yang disampaikan oleh perusahaan bersifat penting dan perlu diperhatikan. Biasanya sebuah pengumuman memiliki dampak langsung kepada karyawan, seperti lembur, libur, meeting dan lainnya.
Maka dari itu, wajib sekali bagi seluruh karyawan untuk mengetahui semua pengumuman dari perusahaan tempatnya bekerja. Jika dahulu perusahaan akan mencetak kertas berisi pengumuman dan menyebarkannya kepada karyawan terkait, dengan batuan HRIS hal tersebut tidak perlu lagi.
Pengumuman tersebut bisa langsung muncul pada software tersebut dengan detail pengumuman yang lengkap. Selain praktis, tidak ada alasan seorang karyawan tidak memperoleh pengumuman secara lengkap.
Cuti dan Izin
Sangat wajar bila seorang karyawan mengambil hak cutinya sehingga ia bisa beristirahat sejenak setelah bekerja setiap hari. Selain itu, karena urusan mendadak, seseorang juga perlu mengajukan izin agar dapat menangani keperluannya tersebut.
Apapun alasannya, cuti dan izin adalah hal yang bisa terjadi kapan saja dan tidak boleh asal dilakukan. Terdapat alur bagi seorang karyawan untuk mengajukan cuti dan izin. Nah, hal tersebut bisa dibuat lebih ringkas dengan bantuan software HRIS ini.
Selain mempermudah dalam mengajukan izin dan cuti, alat ini juga membantu Anda dalam mengetahui sisa jatah cuti selama setahun. Dengan begitu, Anda bisa mengatur waktu dan tenaga antara bekerja dan berlibur.
Integrasi Antar Karyawan
Seperti yang diungkapkan sebelumnya, seorang karyawan memiliki jatah cuti dalam setahun sehingga ada kalanya ia tidak masuk kerja. Selain itu, terdapat kebutuhan mendadak yang mewajibkan seseorang untuk mengajukan izin agar urusan tersebut dapat selesai.
Hal-hal tersebut membuat karyawan lainnya perlu mengatur jadwal untuk bertemu, seperti menyerahkan tugas atau meeting. Nah, dengan bantuan tool ini, Anda bisa memeriksa dan mengetahui kapan rekan kerja Anda libur atau dapat ditemui.
Anda jadi tidak perlu bolak-balik bertanya dan memastikan rekan kerja tersebut dapat Anda temui pada hari tertentu. Terlebih, bagi Anda yang bekerja di perusahaan multinasional, alat ini akan sangat membantu sekali mengingat kultur, budaya dan tanggal merah tiap negara bisa berbeda-beda.
Absensi
Absensi adalah istilah lain dari kehadiran karyawan dan pada jam berapa karyawan biasanya tiba di dalam kantor. Dengan absensi, perusahaan bisa melihat kinerja dan kedisiplinan pekerjanya.
Nah, hal ini terkadang sulit bagi pekerja yang bekerja dari rumah. Namun, dengan bantuan alat HRIS, semua pekerja dapat melakukan absensi hanya dengan beberapa tombol saja. Anda bisa membuka software ini dengan smartphone dan dalam sekejap sang atasan dapat mengetahui bahwa Anda bekerja.
Hal ini sangat berbeda dengan kantor-kantor beberapa tahun lalu yang masih mengandalkan sidik jari atau berkabar lewat telepon. Meski alat tersebut sudah tergolong canggih, namun HRIS merupakan teknologi yang lebih canggih.
Tujuan HRIS
Ketika terdapat kemajuan teknologi, akan muncul banyak sekali tanggapan dan begitulah juga ketika teknologi HRIS muncul. Banyak yang beranggapan bahwa kehadiran HRIS dapat menyingkirkan posisi HRD sehingga atasan hanya perlu mengandalkan alat ini.
Padahal, tujuan HRIS dibuat bukanlah untuk menyingkirkan HRD, namun untuk membantu HRD agar pekerjaannya jauh lebih ringan. Nah, berikut terdapat 8 tujuan HRIS yang bisa Anda ketahui.
Mengakses Data Lebih Mudah
Hadirnya HRIS memudahkan para HRD untuk mengakses data kepegawaian untuk memastikan kinerja karyawan tetap baik, seperti selalu datang tepat waktu. Karena adanya alat ini, kegiatan tersebut bisa dilakukan dengan cara yang fleksibel dan terasa lebih mudah.
Selain HRD, pihak manajemen pun juga dapat memastikan bahwa seluruh karyawan sudah bekerja dengan baik. Setiap pihak yang memiliki wewenang dapat mengakses data-data karyawan dengan leluasa karena datanya tersimpan dalam cloud.
Dengan begitu, data tersebut akan terupdate secara realtime sehingga setiap pihak yang berwenang bisa mendapatkan update kinerja setiap karyawan secepatnya.
Proses Pengambilan Keputusan Menjadi Lebih Mudah
Alat HRIS bersifat otomatis dan terpusat sehingga pihak manajemen bisa mendapatkan data yang terkait dengan pegawainya secara cepat. Karena mudah mendapatkan data setiap pegawai, membuat pihak manajemen bisa mengambil keputusan yang tepat yang menyangkut jalannya perusahaan.
Data-data yang tercantum pada sistem HRIS antara lain, kinerja pegawai, absensi pegawai dan lainnya. Informasi dan data yang manajemen peroleh bersifat valid dan ter-update sehingga keputusan bisa dipikirkan secara matang.
Keputusan-keputusan mengenai efisiensi, pengurangan karyawan hingga pemberian kenaikan jabatan bisa dilakukan lebih cepat karena data yang diterima juga cepat serta realtime.
Meminimalisir Kesalahan
Perekapan data karyawan yang dilakukan secara manual bisa meningkatkan angka kesalahan. Hal ini diperparah jika karyawan dalam sebuah perusahaan berjumlah sangat banyak.
Maka dari itu, kehadiran HRIS dapat membantu seorang HRD untuk merekap data dengan cepat dan akurat. Tidak akan ada salah pengisian data yang dapat berujung pada kerugian seorang karyawan.
Maka dari itu, dengan memaksimalkan pemanfaatan alat HRIS, seorang HRD bisa menghindari berbagai kesalahan-kesalahan krusial seperti salah input gaji, kesalahan memasukan data hingga lainnya.
Karyawan Semakin Puas
Seperti yang sudah kami singgung sebelumnya, dengan memaksimalkan penggunaan HRIS, maka HRD bisa meminimalisir kesalahan dalam membuat rekapan data. Beberapa data krusial seperti penghitungan gaji, pajak dan asuransi bisa terproses dengan benar.
Terjaminnya kebenaran data tersebut bisa meningkatkan kepuasan karyawan karena hasil kerja mereka bisa terbayar secara lunas dan tepat waktu. Selain itu, karena sistem ini memiliki beberapa fitur yang bisa diakses karyawan, membuat data yang ada cukup transparan.
Transparansi data ini juga membantu setiap karyawan untuk memastikan bahwa data yang dimasukan sesuai dengan fakta di lapangan. Dengan begitu, kepercayaan kepada perusahaan dapat meningkat dan begitu pula dengan motivasi kerjanya.
Proses Rekrutmen yang Lebih Mudah
Dalam sebuah perjalanan bisnis, sebuah perusahaan tentu mengalami pengurangan dan penambahan karyawan. Ada banyak alasan mengapa seorang karyawan tidak lagi bekerja di sebuah perusahaan, baik karena kesalahannya atau sedang ada pengurangan.
Apapun alasannya, perusahaan tetap membutuhkan beberapa karyawan baru untuk mengisi bagian tertentu. Nah, bagian dalam perusahaan yang bertugas untuk menyeleksi calon karyawan adalah HRD.
Beruntung ketika seorang HRD memaksimalkan alat HRIS dalam proses rekrutmen. Karena ia dapat memilih karyawan hingga menentukan penempatannya dengan cepat, praktis dan juga otomatis.
Pengeluaran Bisa Berkurang
Sebuah perusahaan besar tentu memiliki ratusan hingga ribuan karyawan. Hal ini tentu membutuhkan waktu yang sangat banyak untuk memproses data secara manual. Perekapan data secara manual membutuhkan kertas yang tidak sedikit.
Secara langsung penggunaan kertas tersebut sudah menguras anggaran yang tidak sedikit. Terlebih jika seorang HRD harus lembur untuk menyelesaikan pekerjaannya, tentu perusahaan wajib membayar uang lembur.
Nah, hadirnya HRIS bisa mempercepat proses merekap data sehingga penggunaan kertas dan biaya lembur bisa berkurang. Hal ini secara langsung dapat menghemat pengeluaran.
Mempermudah Kontrol Kinerja Karyawan
Dalam sebuah tool HRIS, terdapat fitur yang memungkinkan HRD untuk mengatur target atau KPI seorang karyawan. Fitur tersebut dapat mempermudah seorang HRD dalam mengawasi kinerja setiap karyawan yang menjadi tanggung jawabnya.
Dalam kasus ini, kehadiran HRIS sangat membantu tugas HRD dalam mengawasi karyawannya. Karena ia tentu tidak dapat selalu memantau kinerja pegawai agar tetap lancar.
Hal ini sangat penting karena juga dapat menjadi dasar pihak manajemen untuk membuat keputusan terkait karyawan dan kinerjanya.
Pekerjaan Berulang Menjadi Otomatis dan Lebih Mudah
HRD memiliki sejumlah pekerjaan yang rutin ia lakukan, seperti menghitung absensi, gaji, bonus, membayar pajak, cuti dan lainnya. Nah, meskipun tugas ini merupakan tugas berulang, namun tetap saja merepotkan di waktu-waktu tertentu.
Maka, kehadiran HRIS bisa mengotomatisasi pekerjaan tersebut sehingga HRD tidak perlu melakukan pekerjaan-pekerjaan tersebut secara manual. Semuanya bisa terlaksana secara manual dan rapi.
Rekomendasi Software HRIS
Melihat ada banyaknya manfaat HRIS yang bisa Anda rasakan sebagai karyawan atau HRD, berikut adalah beberapa rekomendasi alat HRIS yang bisa Anda pilih:
- Uzio
- Sapling
- Enterprise Axis
Demikianlah artikel kami mengenai alat canggih bernama HRIS. Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam memahami apa itu HRIS dan sederet keuntungan yang bisa Anda rasakan.
