Pengertian Invoice (Faktur) Adalah Dan Cara Menagihnya

INVOICE adalah cara penjual menagih pembeli melalui dokumen komersial berisi jumlah dan harga produk / jasa dengan harga yang telah disepakati bersama. Untuk lebih jelasnya lanjut baca pengertian Invoice berikut ini.

Sebuah invoice, kadang-kadang disebut faktur penjualan, adalah dokumen yang dikirim oleh penjual (penyedia produk atau layanan) kepada pembeli.

Invoice menetapkan kewajiban pembeli untuk membayar produk atau layanan yang dimintanya. Oleh karena itulah faktor menjadi piutang dagang bagi sipenerbitnya (penjual), sedangkan bagi si pembeli menjadi hutang dagang dalam laporan keuangan.

Dengan kata lain, faktur adalah verifikasi tertulis dari perjanjian antara pembeli dan penjual barang atau jasa.

Jadi invoice adalah cara penjual menagih pembeli menggunakan dokumen berisi daftar produk atau layanan beserta harga, jumlahnya yang diminta pembeli namun belum diluasi.

Invoice atau faktur adalah bagian penting dari sistem pembukuan dan pencatatan akuntansi bisnis Anda karena mereka mencatat transaksi penjualan.

Catatan: Saya akan menggunakan istilah Invoice dan Faktur bergantian di paragraf-paragraf berikutnya agar pembaca semakin ingat bahwa kedua kata tersebut adalah sama arti.

Apa Yang Disertakan di Invoice?

Invoice biasanya terdiri dari:

  • Tanggal pembuatan faktur. Jangan lupakan ini. Tanggal faktur mulai jam berdetak disertakan agar tampak pada pelanggan. Jika Anda memiliki persyaratan (batas waktu pembayaran), Anda ingin memasukkan tanggal sehingga semua orang tahu kapan pembayaran jatuh tempo.
  • Nama dan alamat pelanggan dan pemasok. Jika Anda membuat invoice dalam perangkat lunak akuntansi, Anda mungkin hanya memerlukan alamat email pelanggan, tetapi merupakan ide bagus untuk mengumpulkan dan memasukkan alamat fisik, hal ini bermanfaat jika anda akan mengirim surat atau dokumen nyata.
  • Hubungi nama individu di kedua bisnis (atau bisnis dan individu). Ini adalah aturan hubungan pelanggan yang baik untuk memastikan Anda mengeja nama dengan benar.
  • Deskripsi barang yang dibeli , baik produk atau layanan, termasuk harga dan jumlah. Seringkali Anda akan memiliki deskripsi item standar dan nomor inventaris. Pastikan dituliskan sespesifik dan serinci mungkin, saat Anda membuat faktur. Ini menghindari kebingungan dan masalah “Saya tidak tahu”.
  • Syarat pembayaran. Misalnya, penyedia (penjual) mungkin menetapkan “net 30 hari,” yang berarti bahwa seluruh jumlah akan jatuh tempo dalam 30 hari.

Cara Menagih Pelanggan

Anda mungkin menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis online, atau mungkin Anda menggunakan faktur pra-cetak fisik untuk membuat invoice. Prosesnya bekerja dengan cara yang sama untuk kedua proses pembuatan faktur itu. Dan tujuannya tentu juga sama yakni untuk menagih pembeli.

Anda menyiapkan invoice hanya setelah Anda mengirim atau mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggan.

  • Mulailah dengan mengidentifikasi pelanggan. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga ingin mengidentifikasi sub-pelanggan atau pekerjaan dalam file pelanggan itu.
  • Masukkan nomor dokumen sebelumnya yang terkait dengan penjualan ini, termasuk pesanan pembelian atau perjanjian atau estimasi penjualan.
  • Identifikasi barang yang dijual dan dikirim. Biasanya, Anda memasukkan nama produk atau layanan, jumlah (atau waktu, untuk layanan) dan tarif (per item atau per jam). Jika Anda menggunakan perangkat lunak online, total untuk setiap item dihitung. Ini adalah tempat di mana Anda mungkin perlu mengklasifikasikan item sebagai “dipesan kembali “.
  • Setiap item harus memiliki barisnya sendiri agar terlihat rapih, dan total semua baris ditambahkan.
  • Selanjutnya, Anda dapat memasukkan informasi setoran apa pun yang telah dilakukan oleh pelanggan atau diskon apa pun yang diterapkan pada faktur ini.
  • Anda mungkin ingin menawarkan metode pembayaran yang berbeda kepada pelanggan, mungkin memberikan diskon untuk membayar tunai.
  • Termasuk syarat pengiriman untuk produk yang dikirim. Ada dua jenis: FOB shipping point atau FOB destination. (FOB berarti ” bebas biaya .”) Jika syaratnya adalah titik pengiriman FOB, pengirim (itulah penjual) membayar biaya pengiriman. Jika syaratnya adalah FOB destination, pembeli membayar ongkos kirim. Ini juga merupakan ide yang baik untuk dicatat jika pelanggan mengambil barang, jika ada pertanyaan tentang barang yang diterima.
  • Sertakan ketentuan penjualan (term of sale). Yaitu, kapan Anda ingin pembeli membayar dan apakah Anda akan memberikan diskon untuk pembayaran awal? Istilahnya dinyatakan seperti ini 2/10 Net / 30. Itu berarti Anda akan memberikan diskon 2% jika pembayaran diterima dalam waktu 10 hari, dan seluruh saldo akan jatuh tempo dalam 30 hari.

Invoice dapat dikirimkan ke alamat fisik kantor atau dikirim melalui email atau faks ke pelanggan.

Ketika pelanggan membayar, nomor faktur harus dicatat pada tanda terima penjualan dan dicocokkan dengan tanda terima penjualan dalam perangkat lunak akuntansi Anda, agar jelas bahwa faktur telah dibayar. Pembayaran mengeluarkan jumlah terutang dari akun piutang Anda.

Pembayaran invoice bisa menggunakan beragam metode diantaranya adalah kartu kredit, kartu debit, uang tunai, remittance, bilyet giro dan sebagainya.

Ada baiknya pihak penerbit invoice menyediakan beragam opsi metode pembayaran untuk memudahkan pembeli melakukan pelunasan tagihan invoice.

Faktur vs. Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Faktur terkadang disalah artikan sebagai dengan pesanan pembelian, padahal sangat berbeda, dari segi yang menerbitkan dan isi dari keduanya. Jika purchase order (PO / pesanan pembelian) dikirim sebelum transaksi, dan faktur setelah transaksi.

Pesanan pembelian mencatat pesanan oleh pelanggan (pembeli) ke vendor atau pemasok (penjual). Faktur, di sisi lain, mencatat penerimaan produk atau layanan dan, sebagaimana disebutkan di atas, berisi permintaan pembayaran / penagihan.

Pesanan pembelian digunakan oleh banyak perusahaan sebagai bagian dari proses persetujuan. Beberapa perusahaan memerlukan pesanan pembelian untuk produk atau layanan di atas jumlah tertentu.

Beda Faktur dan Tagihan (Bill)

Perbedaan antara faktur dan tagihan adalah fokus dan sudut pandang. Faktur dibuat oleh pemasok, dan merupakan pernyataan layanan atau produk yang diproduksi dan dikirim ke pelanggan, termasuk jumlah yang terutang.

Invoice dapat dibuat sebelum atau setelah produk atau layanan diterima. Sudah biasa faktur disertakan dengan produk yang dikirim, sehingga penerima dapat memeriksa barang untuk memastikan semuanya ada di sana.

Sedangkan tagihan adalah permintaan pembayaran. Tagihan biasanya dianggap dari sudut pandang pelanggan. Adalah umum untuk menerima tagihan tanpa faktur, seperti di restoran atau toko ritel.

Tagihan biasanya diberikan dengan harapan pembayaran segera sedangkan faktur tidak segera, namun berjangka sesuai kesepakatan pembeli dan penjual.

Contoh invoice

Berikut ini adalah contoh umum dari sebuah invoice.

Contoh Invoice Faktur
Contoh Invoice Faktur

Tinggalkan komentar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.