Mendokumentasikan setiap transaksi sangat penting bagi pemilik usaha kecil, menengah hingga besar dan pengusaha.
Tanpa catatan pembelian, pengembalian, atau transaksi, maka mustahil untuk menjaga keuangan Anda agar tetap teratur, mengurus pajak bisnis Anda, atau memantau kinerja perusahaan Anda, semuanya harus didokumentasikan.
Pelanggan Anda juga harus memiliki dokumentasi transaksi, untuk catatan keuangan mereka sendiri, dan jika mereka memiliki masalah dengan pesanan mereka.
Sebagai pemilik bisnis, Anda perlu menentukan metode pencatatan apa yang terbaik untuk perusahaan Anda. Sebagian besar perusahaan menggunakan kombinasi tanda terima dan faktur untuk mencatat transaksi untuk diri mereka sendiri dan pelanggan mereka, dan kemungkinan besar Anda harus melakukan hal yang sama.
Meskipun kedua dokumen ini (faktur dan tanda terima) memiliki fungsi yang serupa, keduanya sangat berbeda satu sama lain.
Agar bisnis Anda tetap berjalan lancar, penting untuk mengetahui perbedaan kedua dokumen ini, informasi apa yang harus disertakan di masing-masing dokumen, dan kapan sebaiknya menerbitkan tanda terima atau faktur kepada pelanggan Anda.
Dan di artikel ini saya hanya fokuskan membahas tentang invoice atau faktur. Di posting lain akan saya bahas pula mengenai tanda terima atau receipt dalam bahasa Inggrisnya. Mari kita mulai.
Pengertian Apa Itu Invoice (faktur)?
Invoice atau faktur adalah dokumen, yang dikirim oleh penjual kepada pelanggan atau pembeli, untuk meminta pembayaran untuk produk atau layanan yang mereka kirimkan. Mirip dengan tagihan atau bill, invoice mencantumkan barang atau jasa apa yang disediakan, berapa harganya, dan bentuk pembayaran apa yang diterima penjual.
Invoice biasanya dikeluarkan untuk pelanggan setelah mereka menerima barang atau layanan mereka, tetapi sebelum pembayaran diterima. Karena alasan ini, invoice sangat dilakukan umum di antara perusahaan yang menjual dalam jumlah besar, seperti produsen atau grosir, dan di antara pekerja lepas yang menyediakan layanan daripada barang, seperti penulis atau desainer grafis.
Namun, bisnis apa pun, apa pun yang mereka jual, dapat menggunakan faktur saat mereka perlu menagih pelanggan setelah penjualan.
Sebuah invoice, kadang-kadang disebut juga faktur penjualan, adalah dokumen yang dikirim oleh penjual (penyedia produk atau layanan) kepada pembeli untuk menagih pembayaran atas produk atau jasa yang dibeli dan dikonsumsi oleh pembeli.
Invoice menetapkan kewajiban pembeli untuk membayar produk atau layanan yang dimintanya. Oleh karena itulah faktor menjadi piutang dagang bagi sipenerbitnya (penjual), sedangkan bagi si pembeli menjadi hutang dagang dalam laporan keuangan.
Dengan kata lain, faktur adalah verifikasi tertulis dari perjanjian antara pembeli dan penjual barang atau jasa.
Jadi invoice adalah cara penjual menagih pembeli menggunakan dokumen berisi daftar produk atau layanan beserta harga, jumlahnya yang diminta pembeli namun belum diluasi.
Invoice atau faktur adalah bagian penting dari sistem pembukuan dan pencatatan akuntansi bisnis Anda karena mereka mencatat transaksi penjualan.
Catatan: Saya akan menggunakan istilah Invoice dan Faktur bergantian di paragraf-paragraf berikutnya agar pembaca semakin ingat bahwa kedua kata tersebut memiliki arti yang sama.
Apa Yang Disertakan di Invoice?
Invoice biasanya terdiri dari:
- Tanggal pembuatan faktur. Jangan lupakan ini. Tanggal faktur mulai jam berdetak disertakan agar tampak pada pelanggan. Jika Anda memiliki persyaratan (batas waktu pembayaran), Anda ingin memasukkan tanggal sehingga semua orang tahu kapan pembayaran jatuh tempo.
- Nama dan alamat pelanggan dan pemasok. Jika Anda membuat invoice dalam perangkat lunak akuntansi, Anda mungkin hanya memerlukan alamat email pelanggan, tetapi merupakan ide bagus untuk mengumpulkan dan memasukkan alamat fisik, hal ini bermanfaat jika anda akan mengirim surat atau dokumen nyata.
- Hubungi nama individu di kedua bisnis (atau bisnis dan individu). Ini adalah aturan hubungan pelanggan yang baik untuk memastikan Anda mengeja nama dengan benar.
- Deskripsi barang yang dibeli , baik produk atau layanan, termasuk harga dan jumlah. Seringkali Anda akan memiliki deskripsi item standar dan nomor inventaris. Pastikan dituliskan sespesifik dan serinci mungkin, saat Anda membuat faktur. Ini menghindari kebingungan dan masalah “Saya tidak tahu”.
- Syarat pembayaran. Misalnya, penyedia (penjual) mungkin menetapkan “net 30 hari,” yang berarti bahwa seluruh jumlah akan jatuh tempo dalam 30 hari.
Baca juga info ini:
Cara Menagih Pelanggan
Anda mungkin menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis online, atau mungkin Anda menggunakan faktur pra-cetak fisik untuk membuat invoice.
Prosesnya bekerja dengan cara yang sama untuk kedua proses pembuatan faktur itu. Dan tujuannya tentu juga sama yakni untuk menagih pembeli.
Anda menyiapkan invoice hanya setelah Anda mengirim atau mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggan.
- Mulailah dengan mengidentifikasi pelanggan. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin juga ingin mengidentifikasi sub-pelanggan atau pekerjaan dalam file pelanggan itu.
- Masukkan nomor dokumen sebelumnya yang terkait dengan penjualan ini, termasuk pesanan pembelian atau perjanjian atau estimasi penjualan.
- Identifikasi barang yang dijual dan dikirim. Biasanya, Anda memasukkan nama produk atau layanan, jumlah (atau waktu, untuk layanan) dan tarif (per item atau per jam). Jika Anda menggunakan perangkat lunak online, total untuk setiap item dihitung. Ini adalah tempat di mana Anda mungkin perlu mengklasifikasikan item sebagai “dipesan kembali “.
- Setiap item harus memiliki barisnya sendiri agar terlihat rapih, dan total semua baris ditambahkan.
- Selanjutnya, Anda dapat memasukkan informasi setoran apa pun yang telah dilakukan oleh pelanggan atau diskon apa pun yang diterapkan pada faktur ini.
- Anda mungkin ingin menawarkan metode pembayaran yang berbeda kepada pelanggan, mungkin memberikan diskon untuk membayar tunai.
- Termasuk syarat pengiriman untuk produk yang dikirim. Ada dua jenis: FOB shipping point atau FOB destination. (FOB berarti ” bebas biaya .”) Jika syaratnya adalah titik pengiriman FOB, pengirim (itulah penjual) membayar biaya pengiriman. Jika syaratnya adalah FOB destination, pembeli membayar ongkos kirim. Ini juga merupakan ide yang baik untuk dicatat jika pelanggan mengambil barang, jika ada pertanyaan tentang barang yang diterima.
- Sertakan ketentuan penjualan (term of sale). Yaitu, kapan Anda ingin pembeli membayar dan apakah Anda akan memberikan diskon untuk pembayaran awal? Istilahnya dinyatakan seperti ini 2/10 Net / 30. Itu berarti Anda akan memberikan diskon 2% jika pembayaran diterima dalam waktu 10 hari, dan seluruh saldo akan jatuh tempo dalam 30 hari.
Baca juga
- Pengertian anjak piutang adalah dan cara kerjanya
- Procurement Vs Purchasing: Apa Bedanya? Dan Penjelasan Keduanya
Invoice Dapat Dikirimkan Ke Alamat Fisik Kantor Atau Dikirim Melalui Email Atau Faks Ke Pelanggan.
Ketika pelanggan membayar, nomor faktur harus dicatat pada tanda terima penjualan dan dicocokkan dengan tanda terima penjualan dalam perangkat lunak akuntansi Anda, agar jelas bahwa faktur telah dibayar.
Pembayaran mengeluarkan jumlah terutang dari akun piutang Anda.
Pembayaran invoice bisa menggunakan beragam metode diantaranya adalah kartu kredit, kartu debit, uang tunai, remittance, bilyet giro dan sebagainya.
Ada baiknya pihak penerbit invoice menyediakan beragam opsi metode pembayaran untuk memudahkan pembeli melakukan pelunasan tagihan invoice.
Invoice vs. Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Invoice atau faktur terkadang disalah artikan sebagai dengan pesanan pembelian, padahal sangat berbeda, dari segi yang menerbitkan dan isi dari keduanya. Jika purchase order (PO / pesanan pembelian) dikirim sebelum transaksi, dan faktur setelah transaksi.
Pesanan pembelian mencatat pesanan oleh pelanggan (pembeli) ke vendor atau pemasok (penjual).
Faktur, di sisi lain, mencatat penerimaan produk atau layanan dan, sebagaimana disebutkan di atas, berisi permintaan pembayaran / penagihan.
Pesanan pembelian digunakan oleh banyak perusahaan sebagai bagian dari proses persetujuan. Beberapa perusahaan memerlukan pesanan pembelian untuk produk atau layanan di atas jumlah tertentu.
Beda Faktur dan Tagihan (Bill)
Perbedaan antara faktur dan tagihan adalah fokus dan sudut pandang. Faktur dibuat oleh pemasok, dan merupakan pernyataan layanan atau produk yang diproduksi dan dikirim ke pelanggan, termasuk jumlah yang terutang.
Invoice dapat dibuat sebelum atau setelah produk atau layanan diterima. Sudah biasa faktur disertakan dengan produk yang dikirim, sehingga penerima dapat memeriksa barang untuk memastikan semuanya ada di sana.
Sedangkan tagihan adalah permintaan pembayaran. Tagihan biasanya dianggap dari sudut pandang pelanggan. Adalah umum untuk menerima tagihan tanpa faktur, seperti di restoran atau toko ritel.
Tagihan biasanya diberikan dengan harapan pembayaran segera sedangkan faktur tidak segera, namun berjangka sesuai kesepakatan pembeli dan penjual.
Bagaimana cara membuat faktur?
Faktur adalah bagian standar dalam menjalankan bisnis, tetapi tidak ada satu pun formulir standar yang digunakan untuk pembuatan faktur.
Tambahkan fakta bahwa begitu banyak faktur bisnis dan pembayaran dilakukan secara online, dan ada banyak metode untuk membuat dan mengirim faktur.
Biasanya faktur dikirim melalui surat biasa, dan itu tentu saja merupakan opsi yang digunakan banyak perusahaan saat ini. Orang lain akan membuat dan mengirim faktur secara elektronik melalui email.
Beberapa perusahaan memilih untuk merancang dan mengirim faktur mereka sendiri. Banyak yang melakukan ini akan menggunakan spreadsheet, pengolah kata yang dicetak di atas kop surat perusahaan, atau paket perangkat lunak faktur khusus untuk membuat faktur.
Ada juga templat elektronik yang tersedia secara online yang dapat diunduh dan kemudian disesuaikan untuk setiap transaksi.
Paket templat faktur pracetak juga dapat dibeli di toko peralatan kantor dan kemudian ditulis atau diketik satu per satu saat faktur dikirim. Faktur “manual” ini kemudian dapat dikirim secara elektronik atau melalui surat dan biasanya harus dilacak secara manual untuk tujuan akuntansi.
Perangkat lunak keuangan yang lebih kuat mungkin menyertakan templat faktur, yang dapat melacak faktur terutang dan pembayaran masuk jauh lebih mudah.
Contoh invoice
Berikut ini adalah contoh umum dari sebuah invoice.
Kesimpulan
Invoice atau faktur menentukan barang apa dan berapa yang harus dibayar pembeli kepada penjual sesuai dengan persyaratan pembayaran penjual.
Ketentuan pembayaran menunjukkan jumlah waktu maksimum yang harus dibayar pembeli untuk barang dan / atau jasa yang telah mereka beli dari penjual.
Faktur menunjukkan bahwa pembeli berhutang uang kepada penjual. Oleh karena itu, dari sudut pandang penjual, faktur atas penjualan barang dan / atau jasa disebut dengan faktur penjualan. Dari sudut pandang pembeli, faktur untuk harga barang dan / atau jasa yang diberikan disebut faktur pembelian.
Faktur secara historis merupakan dokumen kertas yang dikirimkan ke pembeli, tetapi saat ini penjual dapat meminta pembayaran secara online dengan faktur elektronik.
