Dalam proses siklus akuntansi, kita mengenal adanya jurnal akuntansi. Secara umum ini menjadi tempat kita mencatat semua transaksi yang terjadi dalam satu periode.
Tetapi sebenarnya peran dari jurnal dalam sistem akuntansi lebih kompleks dari sekedar fungsi pencatatan. Jurnal menjadi salah satu bagian penting dari proses pengolahan dan analisa hingga dihasilkannya laporan keuangan.
Meski sebenarnya jurnal bukan topik baru dalam pembahasan kita, tetapi kita akan mencoba menarik pandangan secara luas. Untuk memahami jurnal akuntansi, hingga peran, fungsi dan cara penyusunannya.
Tentu saja juga mengenai bagaimana satu jurnal akan berkaitan dengan jurnal yang lain dalam sebuah siklus akuntansi.
Apa sebenarnya Jurnal Akuntansi?
Bicara soal apa sebenarnya definisi dari jurnal dalam akuntansi akan kembali membawa kita untuk membahas soal siklus akuntansi. Karena tentu saja kedua hal tersebut memiliki relevansi yang kuat.
Siklus akuntansi merupakan sebuah siklus proses pengelolaan data dari sebuah data transaksi menjadi data keuangan dan siap terolah dan tersaji menjadi laporan keuangan.
Untuk proses ini, kita perlu melakukan sejumlah langkah yang untuk tiap periodenya akan terus berulang. Sehingga kita menyebutnya sebagai siklus.
Langkah berulang tersebut meliputi proses identifikasi, pencatatan, pengelompokan, penyajian saldo, penyesuaian, ikhtisar dan pada akhirnya penyajian laporan keuangan. Setelahnya masih ada penyesuaian penutupan periode untuk kemudian memulai siklus pada periode yang baru.
Jurnal akuntansi berperan dalam banyak bagian dari sebuah siklus akuntansi. Anda akan menemukan jurnal sebagai bagian dari pencatatan, bagian dari penyesuaian hingga penutupan.
Yang menjadi khas dari jurnal akuntansi adalah format kolomnya. Di dalamnya selalu harus menyertakan adanya kolom debit dan kredit.
Kolom debit dan kredit ini harus Anda isi dengan imbang pada akun yang berbeda. Bahkan di akhir periode, nilai saldo pada kolom debit dan kredit harus mutlak sama besar. Ini menjadi tanda bahwa proses entri data sudah tepat dan benar.
Peran Dari Jurnal Akuntansi
Untuk bicara soal peran maka dalam garis besar peran dari jurnal akuntansi adalah sebagai media pencatatan. Kita mencatat setiap transaksi yang telah disertai dengan bukti ke dalam jurnal.
Hanya saja ketika jurnal akuntansi ini menjadi bagian dari sebuah siklus akuntansi, maka perannya menjadi lebih kompleks.
Jurnal akuntansi menjadi lebih dari sekedar peran pencatatan, tetapi juga metode untuk mencatat pengakuan adanya aktivitas keuangan, termasuk di dalamnya transaksi, perubahan nilai, pengeluaran non moneter, aliran kas, hutang piutang dan situasi-situasi keuangan khusus.
Peran dari jurnal akuntansi kemudian dapat kita jabarkan dalam gambaran sebagai berikut.
Untuk pencatatan
Jurnal berperan sebagai media untuk mencatat dan mengakui adanya transaksi baik itu transaksi moneter ataupun non moneter.
Sebagai media penelusuran
Jurnal akuntansi memiliki fungsi historis untuk mencatat transaksi sesuai dengan tanggal kejadian. Ini memudahkan untuk proses penelusuran dan pemeriksaan balik untuk setiap transaksi dan perubahan akun.
Bentuk identifikasi
Sistem pencatatan dalam jurnal akuntansi yang khas dimana terdapat keseimbangan antara kolom debit dan kredit. Untuk menentukan akun apa yang berada di kredit dan akun apa yang berada pada debit, bagaimana sebuah transaksi kita catat. Semuanya membutuhkan proses analisa dan identifikasi.
Menjadi informasi akuntansi
Ketika perusahaan membutuhkan informasi terkait data hutang, piutang, penjualan, pembelian, biaya dan lain sebagainya, maka jurnal menjadi tempat untuk mencari jawabannya. Di dalamnya terdapat data informasi terkait transaksi dari waktu ke waktu.
Format Dasar Penyusunan Jurnal Keuangan
Di awal tadi sempat kami bahas mengenai prinsip dasar dalam penyusunan jurnal akuntansi adalah dengan adanya kolom debit dan kredit.
Sebenarnya prinsip dari keberadaan debit dan kredit ini kembali pada persamaan dasar akuntansi.
Aktiva = Pasiva
Kas + persediaan + piutang + aset tetap + aset lain = Modal + Total Hutang
Kemudian, dar persamaan dasar ini kita temukan rumusan utama dalam pencatatan pada jurnal akuntansi. Bahwa semua bentuk aset adalah debit dan semua bentuk pasiva kredit.
Bila terdapat transaksi yang menyebabkan berkurangnya nilai aset atau aktiva, maka pengurangannya harus masuk ke dalam kredit. Namun ketika nilainya bertambah, maka penulisannya pada sisi debit.
Demikian pula sebaliknya, semua bentuk transaksi yang sifatnya mengurangi nilai pasiva maka akan masuk ke dalam kolom debit. Sedang bila terjadi penambahan nilai pada sisi pasiva, maka pencatatan dilakukan pada sisi kredit.
Contoh dari penjelasan tersebut adalah sebagai berikut.
Contoh 1
Bila perusahaan baru saja menerima suntikan dana modal dari investor senilai Rp 100.000.000, maka berikut pencatatannya.
Kas Rp 100.000.000
Modal Rp 100.000.000
Karena suntikan dana ini menambah nilai kas, maka akun kas ditulis pada sisi debit. Kemudian karena suntikan dana ini juga menambah nilai modal, maka modal yang bertambah itu tercatat pada kolom kredit.
Contoh 2
Perusahaan mengeluarkan biaya bahan bakar produksi sebesar Rp 20.000.000., berikt adalah pencatatannya.
Biaya bahan bakar produksi Rp 20.000.000
Kas Rp 20.000.000
Karena semua bentuk pengeluaran atau biaya bersifat mengurangi laba. Sementara laba sendiri akan menambah nilai modal. Maka semua bentuk biaya dianggap mengurangi modal dan tercatat pada kolom debit.
Sedang pengeluaran ini juga sekaligus menyebabkan berkurangnya kas. Kas sendiri notabene adalah bagian dari aktiva, sehingga perlu kita catat pada sisi kredit.
Jenis-jenis Jurnal Akuntansi
Sebenarnya terdapat sejumlah varian dari jurnal dalam akuntansi. Tetapi secara standar, setidaknya terdapat 5 jenis jurnal akuntansi yang lazim Anda temukan dalam siklus akuntansi standar.
Berikut adalah jenis dari jurnal akuntansi tersebut.
Jurnal Umum
Jurnal umum adalah bentuk paling dasar dari jurnal pencatatan dalam akuntansi. Fungsi jurnal ini untuk mencatat semua bentuk transaksi. Cakupan transaksinya sangat luas dan penulisannya berurutan sesuai tanggal.
Bisa kita umpamakan jurnal umum ini sebagai buku harian transaksi yang mencatat semua bentuk transaksi setiap hari.
Biasanya penerapan jurnal umum secara menyeluruh akan terjadi pada perusahaan jasa. Karena aktivitas keuangannya yang relatif beragam.
Namun pada perusahaan dagang dan produksi (manufaktur) akan ada jurnal khusus yang mencatat transaksi berulang. Jurnal umum menjadi pencatatan tambahan untuk bentuk transaksi yang tidak bisa kita cantumkan dalam jurnal khusus.
Jurnal Khusus
Sebelumnya sudah kita bahas soal pencatatan dengan jurnal umum dan jurnal khusus. Pada perusahaan dagang dan produksi, pencatatan dalam jurnal khusus ini menjadi keharusan.
Karena perusahaan akan mengalami transaksi sejenis yang terjadi berulang kali. Setiap transaksi sejenis ini menyebabkan penambahan atau pengurangan nilai suatu akun secara berketerusan. Maka jurnal khusus dianggap lebih relevan untuk digunakan.
Jurnal khusus biasanya berfungsi untuk mencatat semua bentuk transaksi yang berkaitan dengan arus kas. Baik itu apapun transaksi yang menyebabkan pengeluaran kas maupun pengeluaran kas.
Semua transaksi yang menyebabkan berkurangnya nilai kas kita catat pada jurnal pengeluaran kas. Juga apapun bentuk transaksi yang menyebabkan bertambahnya nilai kas tercatat dalam jurnal penerimaan kas.
Kemudian terdapat pula jurnal khusus yang mencatat bertambahnya nilai hutang usaha dan piutang usaha. Ini terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan baik itu atas produk usaha maupun non produk.
Apapun transaksi pembelian yang pembayarannya kredit dan menyebabkan bertambahnya hutang akan masuk dalam jurnal pembelian. Apapun bentuk transaksi penjualan kredit yang menyebabkan penambahan piutang, akan masuk dalam jurnal penjualan.
Jurnal Penyesuaian
Ada sejumlah transaksi yang sifatnya harus kita akui meski tidak berwujud. Menjadi tidak berwujud karena memang bukan kategori transaksi nyata, melainkan situasi tertentu yang memicu perubahan nilai.
Terdapat pula situasi-situasi yang mengharuskan adanya pengakuan atas sebuah transaksi di masa depan. Bisa pula adanya situasi yang memicu terjadinya konsolidasi atau rekonsiliasi karena efek perbedaan pencatatan, pembelian perusahaan, merger, akuisisi dan lain sebagainya.
Pada kondisi demikian kita membutuhkan jurnal penyesuaian. Jurnal ini kita buat setelah data dalam jurnal umum dan jurnal khusus rampung kita buat kemudian telah disalin ke dalam buku besar.
Setelahnya, data saldo dalam buku besar kita sajikan dalam neraca saldo. Baru jurnal penyesuaian ini bisa kita susun.
Adapun transaksi yang masuk dalam kategori penyesuaian adalah :
- transaksi penyusutan dan amortisasi atas aset tetap berwujud dan tidak berwujud
- pengakuan transaksi di masa depan seperti sewa bayar di muka dan pendapatan bayar di muka
- penyesuaian perbedaan data bank dan kas perusahaan (rekonsiliasi bank)
- pengakuan kredit macet
- pengakuan transaksi yang belum terselesaikan seperti biaya belum terbayarkan dan pendapatan belum terbayarkan.
- data konsolidasi biasanya terkait dengan proses-proses permodalan dan penyatuan data
Jurnal Penutup
Pada akhir siklus akuntansi, perusahaan akan melakukan pelaporan keuangan atas kondisi perusahaan. Laporan ini berangkat dari data yang terolah dalam buku besar dan ikhtisar dalam neraca lajur.
Namun pada akhir periode, setelah pelaporan tertuntaskan, maka perusahaan harus kembali mengakui sejumlah situasi ke dalam jurnal penutup. Fungsinya untuk memastikan setiap akun dalam nilai yang tepat saat pembukaan buku periode berikutnya.
Gambaran sederhananya adalah sebelum pembukaan buku periode berikutnya, semua transaksi terkait laba rugi harus kita kembalikan pada nilai 0. Supaya perhitungan periode berikutnya tidak memasukan nilai dari periode sebelumnya.
Karena keuntungan dari periode ini sebenarnya sudah ditambahkan ke dalam modal. Jadi sudah tentu nilai labanya harus dibuat kembali 0 untuk menghindari perhitungan ganda.
Karena itu, semua elemen pembentuk laba seperti pendapatan dan biaya juga harus kita akui menjadi 0 kembali. Sedang akun prive yang juga mempengaruhi nilai modal juga harus mendapatkan perlakuan yang sama.
Jurnal Pembalik
Masih karena alasan yang sama dengan jurnal penutup, kita kemudian mengenal adanya jurnal pembalik. Hanya saja kali ini fungsinya justru mengembalikan nilai saldo buku besar pada nilai realnya dan bukan berdasar nilai bukunya.
Biasanya jurnal akuntansi ini berperan untuk menghapus sejumlah poin penyesuaian. Seperti pengakuan transaksi di masa depan dan pengakuan transaksi yang belum terselesaikan.
Karena keduanya terkait dengan transaksi yang akan terjadi di masa depan, maka supaya tidak membingungkan, pengakuan dalam jurnal penyesuaian dihapuskan dengan jurnal pembalik.
Sehingga saat transaksi tersebut benar terselesaikan di masa depan akan lebih mudah untuk pencatatannya.
Jurnal Akuntansi adalah bagian penting dari fungsi pencatatan dalam siklus akuntansi. Jurnal juga berperan dalam sisi histori dan penelusuran dalam jangka panjang. Dari pencatatan inilah proses siklus akuntansi hingga penyajian laporan keuangan dapat terwujud.
