Ketika dalam menjalankan siklus akuntansi, kita mengenal adanya tahapan pencatatan. Pencatatan kita lakukan dengan membukukan transaksi ke dalam jurnal umum dan jurnal khusus. Dan di antara jenis dari jurnal khusus tersebut, terdapat jurnal pembelian.
Jurnal pembelian pada dasarnya adalah jurnal yang mencatat semua kegiatan pembelian. Biasanya relevan untuk pencatatan perusahaan berbasis usaha manufaktur dan usaha perdagangan.
Pada perusahaan jenis ini memang ada dua kegiatan utama yang akan terus dilakukan, yakni aktivitas penjualan dan aktivitas pembelian. Karena ini merupakan aktivitas utama, maka akan lebih baik bila pencatatannya terpisah dalam jurnal berbeda dari jurnal umum.
Untuk lebih jelas mengenai jurnal pembelian, Anda bisa mencoba mengikuti pembahasan kami berikut ini yang akan menguak beragam informasi terkait pencatatan dalam jurnal pembelian.
Apa Sebenarnya Jurnal Pembelian?
Sebagaimana kita pahami dalam siklus akuntansi terdapat satu tahapan penting yang menjadi langkah kedua dalam siklus, yakni pencatatan.
Langkah ini bertujuan mencatat setiap transaksi yang memiliki bukti ke dalam jurnal dengan sejumlah kriteria pencatatan khusus. Pencatatan dilakukan pada dua macam jurnal, yakni jurnal umum dan jurnal khusus.
Jurnal umum akan mencatat transaksi secara umum yang terjadi dalam perusahaan. Namun untuk transaksi yang terkait dengan jual beli dan sirkulasi dana kas, akan tercatat dalam jurnal terpisah.
Adapun keempat jurnal khusus tersebut adalah jurnal pemasukan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian dan jurnal penjualan.
Untuk jurnal pemasukan kas dan jurnal pengeluaran kas akan secara khusus mencatat dana kas yang keluar dan masuk pada perusahaan. Baik itu untuk tujuan operasional ataupun nonoperasional.
Sedang jurnal penjualan dan pembelian akan secara khusus mencatat setiap aktivitas penjualan dan pembelian. Seluruh pencatatan ini meliputi semua transaksi jual beli atas barang dagangan, bahan baku dan barang non operasional seperti perlengkapan dan lain sebagainya.
Sebagai catatan lain, juga perlu Anda pahami bahwa jurnal pembelian dan penjualan hanya akan mencatat aktivitas jual beli secara kredit. Sedang untuk jual beli tunai akan masuk ke dalam catatan jurnal pemasukan kas dan pengeluaran kas.
Inilah mengapa jurnal khusus pada umumnya menjadi lebih relevan untuk perusahaan manufaktur, produksi dan perdagangan. Karena hanya perusahaan jenis ini yang memiliki aktivitas jual beli sebagai bagian penting dari usahanya.
Pengertian Jurnal Pembelian
Kini Anda sudah mendapatkan gambaran bukan soal bagaimana sebenarnya jurnal pembelian. Jurnal pembelian adalah jenis jurnal yang akan mencatat semua bentuk pembelian dalam perusahaan.
Dalam hal ini termasuk pembelian yang terkait dengan operasional dan non operasional. Seperti pembelian bahan baku, bahan tambahan untuk produk, bahan pendamping untuk usaha manufaktur. Juga bisa berupa barang jadi siap jual untuk perusahaan dagang.
Termasuk pula pembelian perlengkapan untuk pabrik, onderdil peralatan, perlengkapan kantor dan lain sebagainya.
Jurnal pembelian akan mencantumkan beberapa data sebagai berikut ini.
- tanggal transaksi
- barang yang dibeli dalam transaksi
- harga perolehan dari produk tersebut
- jumlah barang
- Identitas suplier
- jenis dan kategori dari barang tersebut
- keberadaan diskon
- keberadaan retur barang
Mengapa Harus ada pemisahan pencatatan untuk aktivitas jual beli?
Sebagaimana sudah kami jelaskan sebelumnya, bahwa untuk perusahaan manufaktur, produksi dan perdagangan, maka akan lebih baik pencatatan atas aktivitas jual beli yang terkait operasional tercatat dalam jurnal terpisah.
Tujuan dari adanya jurnal penjualan dan jurnal pembelian adalah untuk memudahkan proses penelusuran dan akumulasi.
Karena ketika pencatatan dari aktivitas jual beli ini Anda satukan dalam jurnal umum begitu saja. Maka pencatatannya akan bercampur baur dengan semua transaksi perusahaan.
Bahkan termasuk semua jenis transaksi non operasional, investasi, hutang piutang, pembelian aset, penggajian dan lain sebagainya. Ini akan merepotkan ketika Anda harus melakukan penelusuran dan pemindahan data.
Penyatuan semua transaksi jual beli operasional ke dalam jurnal khusus akan memberi efek efisiensi. baik untuk pemindahan data ke buku besar dan neraca saldo, untuk penelusuran dan audit forensic, juga untuk memudahkan pendataan pada persediaan.
Tentu kita perlu sadari bahwa transaksi jual beli dalam operasional akan berkaitan langsung dengan data persediaan dalam gudang. Sehingga data yang terpisah memudahkan proses aktualisasi data dalam pergudangan.
Pemisahan ini juga membantu perusahaan mengenali dengan lebih efisien mana aktivitas kredit dan mana aktivitas tunai.
Pencatatan Dalam Jurnal Pembelian
Setelah Anda memahami bagaimana sebenarnya jurnal pembelian serta memahami alasan dari adanya jurnal pembelian. Saatnya Anda mulai melihat lebih jauh soal bagaimana sebenarnya cara untuk mencatat transaksi dalam jurnal pembelian.
Sebelumnya, kita kenali dulu bagaimana sebenarnya bentuk dari jurnal pembelian.
Anda bisa melihat berdasarkan contoh di atas, bagaimana bentuk dari jurnal pembelian. Dari contoh di atas bisa Anda lihat pula poin apa saja yang perlu ada dalam pencatatan transaksi pembelian.
Sekarang kita coba memahami lebih lanjut, apa saja jenis transaksi yang masuk dalam pencatatan jurnal pembelian.
Jenis Transaksi Pembelian
Adapun jenis transaksi yang perlu Anda catat ke dalam buku jurnal pembelian adalah sebagai berikut.
- aktivitas pembelian barang dagangan baik itu dalam bentuk kredit
- aktivitas pembelian bahan baku baik itu dalam bentuk kredit
- kegiatan pembelian bahan tambahan secara kredit
- Pembelian perlengkapan dan serba serbi secara kredit
Contoh Transaksi
Untuk lebih jelasnya mengenai bagaimana cara tepat untuk melakukan pencatatan dalam jurnal pembelian. Berikut adalah beberapa contoh kasus yang dapat menjadi rujukan.
Transaksi pembelian bahan baku X secara kredit
Bilamana pada tanggal 8 Mei perusahaan A membeli Barang dagangan kepada CV Mutiara secara kredit dalam jumlah 1000 unit dengan harga nominal @ Rp 10.000 maka berikut pencatatannya.
Dalam gambaran di atas Anda bisa lihat bahwa pencatatan mengakui adanya pembelian barang dagangan sebesar Rp 10 juta. Juga mengakui adanya penambahan hutang dalam nilai yang sama.
Kemudian, dalam pencatatan tersebut juga terdapat penjelasan mendetail terkait suplier dan detail dari transaksi. Termasuk jumlah pembelian dan nilai per itemnya.
Pada beberapa perusahaan, penjelasan terkait detail transaksi tidak tercantum langsung ke dalam jurnal. penjelasan lebih lanjut atas detail transaksi muncul dalam bukti transaksi.
Transaksi pembelian perlengkapan Z secara kredit
Pada tanggal 10 Mei perusahaan melakukan pembelian kepada CV Jati atas perlengkapan Z sebanyak 1000 unit dengan harga Rp 500. Pembayaran dilakukan secara kredit. Berikut ini pencatatan untuk transaksi tersebut.
Itu adalah bentuk pencatatan untuk transaksi dalam bentuk tunai. Dimana pengeluaran kas di sini diakui. Nantinya bersamaan dengan itu, perusahaan perlu mencatat pula pengeluaran kas sebesar Rp 500 ribu tersebut ke dalam jurnal pengeluaran kas.
Pencatatan Tambahan Terkait Pembelian
Saat transaksi pembelian terjadi bisa jadi akan terdapat sejumlah situasi yang perlu Anda catatkan kembali. Ini sifatnya bisa mengurangi atau nilai pembelian. Juga dapat mengurangi atau menambah nilai hutang.
Situasi tersebut perlu pula Anda catatkan dan akui dalam jurnal. Namun tidak Anda catat dalam jurnal pembelian melainkan ke dalam jurnal umum.
Adapun situasi yang biasa terjadi terkait pembelian kredit antara lain adalah sebagai berikut
Retur Pembelian
Retur terjadi ketika ada barang yang telah Anda beli namun ternyata dalam kondisi tidak layak atau cacat. Biasanya sesuai kesepakatan barang rusak seperti ini bisa Anda kembalikan kepada suplier dengan pemotongan nominal pembelian.
Misalkan saja ditemukan bahwa pada tanggal 10 Mei, bahan baku X dari CV Mutiara rusak sebanyak 40 unit. Maka berikut pencatatan retur atas 40 unit bahan baku X tersebut.
Diskon Pembelian
Diskon pada pembelian kredit biasanya terkait dengan pembayaran kredit lebih awal dari jatuh tempo. Sehingga pihak suplier memberikan potongan harga sebagai hadiah.
Kita contohkan saja bilamana pada tanggal 15 Mei, perusahaan A membayar hutang ke CV Jati lebih awal sebesar Rp 500.000. Kemudian pihak CV Jati memberikan diskon sebesar 5%.
Maka berikut adalah pencatatannya dalam jurnal umum.
Denda Pembayaran
Selain memperoleh diskon, pembayaran hutang juga bisa menyebabkan perusahaan terkena denda. Denda ini juga harus Anda akui dalam jurnal umum.
Seperti dalam contoh berikut, bilamana perusahaan pada tanggal 18 mei terlambat membayar hutang hingga terkena denda 2% atas pembelian barang dagangan sebesar Rp 15 juta.
Adapun pencatatannya adalah sebagai berikut.
Itulah gambaran lebih mendalam terkait jurnal pembelian, bentuk pencatatannya serta bagaimana pencatatan saat menghadapi situasi-situasi terkait dengan transaksi pembelian.
Jurnal pembelian adalah bagian penting dari sistem pencatatan pada siklus akuntansi usaha manufaktur dan perdagangan. Pencatatan ini akan memudahkan penelusuran persediaan dan transaksi pembelian kredit yang perusahaan lakukan.
