Pada bahasan sebelumnya kita sudah membahas soal beragam bentuk jurnal khusus. Kita ketahui bahwa salah satu bentuk dari jurnal khusus tersebut adalah jurnal pengeluaran kas.
Pada pembahasan kali ini kita akan mencoba mengulik lebih dalam mengenai konsep dalam penyusunan jurnal tersebut. Termasuk pula soal bagaimana pengaplikasiannya dalam pembukuan transaksi.
Apa Definisi Jurnal Pengeluaran Kas?
Membahas soal jurnal pengeluaran kas tidak dapat lepas dari pembahasan soal jurnal khusus. Kita mengetahui bahwa setiap transaksi harus dicatat dalam jurnal. Pada proses ini terdapat dua jenis jurnal yakni jurnal umum dan jurnal khusus.
Jurnal khusus adalah jenis jurnal spesifik untuk mencatat jenis transaksi yang repetitif atau terus berulang. Ini biasanya terkait dengan transaksi jual beli dan transaksi yang berkaitan dengan aliran kas.
Lebih jelasnya terdapat 4 jenis jurnal khusus, yakni jurnal pembelian kredit, jurnal penjualan kredit, jurnal penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas.
Untuk dua jenis jurnal terakhir ini masuk dalam kategori jurnal yang mencatat semua bentuk aliran kas.
Jurnal pengeluaran kas dapat kita definisikan sebagai jurnal yang berperan untuk mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran kas.
Pencatatan ini meliputi semua pos pengeluaran baik yang terkait dengan operasional, pembelian barang tunai juga semua pos biaya dan pembayaran hutang.
Jenis transaksi yang tercatat sebagai pengeluaran
Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bagian dari pencatatan aliran kas. Artinya semua jenis transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran dana dari perusahaan untuk pos-pos yang terkait dengan perusahaan.
Berikut adalah sejumlah transaksi yang masuk kategori pengeluaran dan harus kita catatkan secara terpisah dalam jurnal khusus.
- Pembelian tunai atas barang dagangan
- Pembelian tunai untuk bahan baku dan bahan pelengkap
- Pembayaran hutang dagang maupun hutang modal
- Pembelian tunai atas peralatan untuk kantor atau untuk produksi
- Pembelian tunai kebutuhan perlengkapan pabrik atau perlengkapan kantor
- Setoran untuk kas kecil
- Pengeluaran tunai untuk menutup biaya operasional perusahaan
- Pembayaran untuk retur penjualan
- Pengeluaran untuk prive
- Pengeluaran yang bertujuan mengurangi nilai modal
Mengapa Jurnal Pengeluaran Kas Harus Ada?
Sejatinya, proses pencatatan dalam siklus akuntansi kita lakukan dengan menggunakan jurnal umum. Jurnal umum ini akan berfungsi sebagai pencatatan semua bentuk transaksi pada periode berjalan.
Namun demikian, pencatatan dalam jurnal umum ini mencakup semua bentuk transaksi sepanjang periode. Pencatatan dilakukan sesuai dengan urutan tanggal terjadinya transaksi.
Sehingga data dalam jurnal umum akan bercampur baur terdiri dari beragam akun dan transaksi.
Untuk perusahaan skala kecil, pencatatan dengan jurnal umum tentu saja tidak menjadi masalah. Karena aktivitas perusahaan belum kompleks dan transaksi juga belum beragam.
Namun, pada perusahaan yang berskala lebih besar dan kompleksitas transaksi yang tinggi, tentu pencatatan dalam jurnal umum menjadi tidak praktis.
Karena akan muncul sejumlah transaksi yang memiliki kesamaan akun dan terus berulang dan terjadi terus menerus. Sehingga dengan alasan kepraktisan, pencatatan sejumlah transaksi repetisi dan setipe ini dikelompokan dalam satu jurnal.
Pemisahan pencatatan ke dalam jurnal khusus memberi sejumlah manfaat penting untuk perusahaan. Berikut ini adalah gambaran terkait manfaat dari pencatatan jurnal khusus, termasuk untuk arus kas bagi perusahaan.
- Menjadikan proses pencatatan menjadi lebih efisien dan cepat
- Memudahkan proses penelusuran transaksi terkait pengeluaran kas
- Membagi kewenangan dalam pengelolaan dan pencatatan
- Meringkas proses penyalinan ke dalam buku besar dan buku besar pembantu
- Memudahkan proses akumulasi nilai saldo atas akun-akun terkait arus kas
- Membantu perusahaan terakses dengan lebih efektif data arus kas dan data kas sekarang
- Melindungi arus kas dari potensi manipulasi dan penyimpanan pencatatan
- Membantu proses penyusunan laporan keuangan arus kas dan laba rugi
Bagaimana Cara Penyusunan Jurnal Pengeluaran Kas?
Untuk memahami bagaimana proses penyusunan jurnal pengeluaran kas, perlu kita pahami dulu bagaimana siklus akuntansi pada perusahaan.
Pada awal tahap siklus akuntansi, transaksi yang sudah disertai dengan bukti transaksi harus melalui proses identifikasi. Ini memahami akun apa saja yang terpengaruh oleh transaksi tersebut.
Untuk semua jenis transaksi yang menyebabkan terjadinya pengurangan nilai kas atau harus menempatkan kas pada sisi kredit, harus kita pisahkan. Karena setiap transaksi yang demikian pencatatannya akan masuk ke dalam jurnal pengeluaran kas.
Tinggal tentukan kembali akun apa yang menjadi penyeimbang dalam jurnal di sisi debit. Apakah jenis akun yang nilainya harus bertambah di sisi debit karena transaksi pengeluaran kas tersebut.
Seperti bila transaksi pembelian tunai maka artinya akun pembelian atau akun persediaan yang harus bertambah di sisi debit. Atau bila terjadi pengeluaran biaya listrik maka akun biaya listrik harus bertambah di sisi debit.
Setelah proses identifikasi ini selesai, baru saatnya untuk menyusun transaksi ke dalam jurnal pengeluaran kas. Sebelumnya kita perlu membuat kolom jurnal pengeluaran kas sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk gambaran, berikut adalah contoh bentuk dari jurnal pengeluaran kas.
Penjelasan terkait Susunan Kolom Dalam Jurnal Pengeluaran Kas
Berikut adalah rincian terkait poin-poin dalam kolom jurnal pengeluaran kas.
Judul jurnal
Judul jurnal ini menjelaskan nama dari jurnal tersebut, yakni jurnal pengeluaran kas. Tentu saja idealnya juga terdapat penjelasan terkait nama perusahaan dan periode pencatatan.
Tanggal
Kolom ini memuat tanggal dari tiap transaksi yang Anda catatkan kedalam jurnal pengeluaran ini.
Keterangan
Kolom berikut ini akan memuat penjelasan terkait transaksi, seperti penjelasan bahwa transaksi tunai ini untuk membeli tunai barang dagangan atau penjelasan bahwa pengeluaran ini untuk membayar biaya sewa gedung. Keterangan ini akan membantu memudahkan proses penelusuran dari data yang tercatat di dalam jurnal.
Penerima
Ini untuk menjelaskan siapa yang menjadi suplier pembelian tunai tersebut. Bisa pula terkait dengan kepada siapa pembayaran ini akan perusahaan setorkan.
Bukti transaksi
Sudah tentu hanya transaksi yang memiliki bukti transaksi yang bisa masuk ke dalam pencatatan jurnal. Karena itu, penting untuk memasukan kode bukti transaksi demi memberikan jaminan bahwa data dalam jurnal sudah disertai dengan bukti.
Debit
Sebagaimana seharusnya jurnal, maka pada jurnal pengeluaran kas terdapat kolom debit dan kredit. Khusus pada kolom debit terdapat detail terkait akun-akun apa saja yang ditempatkan pada sisi debit.
Termasuk di dalamnya akun pembelian dan hutang yang merujuk pada pembelian tunai dan pembayaran hutang. Terdapat pula kolom serba serbi untuk jenis akun lain. Di dalamnya terdapat keterangan terkait nama akun dan nominal yang tercantum di dalamnya.
Kredit
Di sisi lain, terdapat kolom kredit. Pada kolom ini hanya terdapat satu akun yang tercatat yakni akun kas. Justru di sinilah kesamaan dari semua transaksi ini. Bahwa semuanya mempengaruhi berkurangnya kas hingga perlu dicantumkan pada sisi kredit.
Contoh pencatatan transaksi penjualan
Untuk mempermudah memahami konsep dari jurnal pengeluaran kas ini, berikut adalah sejumlah contoh transaksi penjualan berikut dengan cara pencatatannya.
- 2 November terjadi pembelian tunai atas barang dagangan dari PT Alaska sebesar Rp 8.000.000
- 3 November perusahaan membayar hutang kepada PT Malaka sebesar Rp 2.500.000
- 5 November terjadi pembelian tunai atas peralatan kantor senilai Rp 1.500.000
- 5 November dilakukan pembelian tunai kebutuhan perlengkapan kantor senilai Rp 800.000
- 7 November perusahaan melakukan penyetoran untuk kas kecil senilai Rp 5.000.000
- 9 November Pengeluaran tunai untuk menutup biaya sewa kendaraan sebesar Rp 1.000.000
- 11 November perusahaan melakukan pembayaran listrik kantor senilai Rp 3.000.000
- 14 November kembali terjadi pembelian dagangan tunai pada PT Alaska sebesar Rp 6.000.000
- 15 November perusahaan mendapatkan pengajuan retur penjualan dari CV Alam senilai Rp 750.000
- 20 November perusahaan mengengeluarkan dana untuk prive senilai Rp 800.000
- 23 November salah seorang pemodal menarik kepemilikan dana dalam perusahaan sebesar Rp 20.000.000
Itulah contoh bagaimana pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas terkait dengan sejumlah transaksi yang mempengaruhi berkurangnya nilai kas atau mengharuskan pencatatan pada kas di kolom kredit.
Jurnal Pengeluaran Kas merupakan salah satu jurnal tambahan dalam proses pencatatan awal transaksi. Ini berperan untuk mempermudah proses pembukuan untuk transaksi yang terkait dengan dana aliran kas keluar. Juga membantu proses pelaporan keuangan untuk laporan arus kas.
Peran jurnal ini terutama pada perusahaan yang aktivitas keluar dan masuknya dana kas demikian kompleks, beragam dan banyak. Karena pada kasus demikian pencatatan pada jurnal umum tidak lagi cukup efektif dan memadai.
