Pengertian Just In Time Management Tujuan Dan Manfaatnya

Pengertian Apa Itu Just In Time Management?

Just In Time (JIT) Management adalah metode pengendalian inventaris yang membawa material ke dalam proses produksi, gudang atau ke pelanggan tepat pada waktunya untuk digunakan, yang mengurangi kebutuhan untuk menyimpan material yang berlebihan di gudang.

Untuk perusahaan dari semua ukuran, menerapkan manajemen inventaris just-in-time ( just-in-time inventory management JIT), juga dikenal sebagai lean manufacturing atau Toyota Production System (TPS), merupakan bagian penting dari pengurangan biaya dan pemborosan sekaligus memaksimalkan efisiensi dan keuntungan.

Sistem inventaris JIT memungkinkan perusahaan-perusahaan ini berjalan baik untuk memenuhi permintaan pelanggan sambil menjaga biaya inventaris tetap rendah.

Bisnis Anda juga dapat mencapai peningkatan yang langgeng dan signifikan saat menerapkan manajemen inventaris tepat waktu. Namun untuk melakukannya, penting untuk memahami cara kerja JIT dan proses perubahan serta sumber daya yang diperlukan untuk mendukungnya.

Mendefinisikan Manajemen Persediaan Just-in-Time

JIT dikenal dengan banyak nama. Selain manufaktur ramping (lean manufacturing) dan TPS, istilah manufaktur siklus pendek / short cycle manufacturing (disukai oleh raksasa teknologi Motorola), serta manufaktur aliran kontinu / continuous-flow manufacturing (CFM) dan manufaktur aliran permintaan / demand-flow manufacturing (DFM) —syarat pilihan seperti di IBM — juga dapat digunakan untuk menggambarkan JIT.

Apapun nama yang Anda sukai, JIT lahir di Jepang tahun 1960-an. Pada tahun-tahun setelah Perang Dunia II, industri di Negeri Matahari Terbit sedang berjuang di bawah tekanan besar dari tiga titik sakit yang sangat besar:

1. Ukuran Jepang yang relatif kecil dan kurangnya sumber daya alam yang tersedia.
2. Lahan yang tersedia tidak mencukupi untuk pabrik yang luas dan ruang gudang yang penuh dengan inventaris.
3. Kurangnya uang tunai yang tersedia dalam ekonomi pasca-perang Jepang yang sedang berjuang.

Untuk mengatasi masalah ini di dalam Toyota Motor Corporation, seorang pria bernama Taiichi Ohno — yang merupakan seorang insinyur industri — mulai mengembangkan dan menerapkan metode manajemen inventaris yang dia sebut kanban pada awal 1960-an.

Sistem Ohno mengidentifikasi tujuh jenis pemborosan yang melumpuhkan efisiensi produksi (dikenal di Jepang sebagai muda ), dan sepuluh aturan yang dirancang untuk memandu calon produsen lean menuju produktivitas tinggi, biaya minimal, dan keuntungan maksimum.

Metode “Seven Wastes” atau “tujuh muda” menargetkan:

• Transportasi yang tidak perlu.
• Tingkat inventaris (persediaan) yang berlebihan.
• Aktivitas yang tidak perlu pada buruh, peralatan, atau mesin.
• Penundaan, apakah manusia menunggu untuk bertindak atau peralatan produksi yang diam.
• Produksi berlebih.
• Investasi dalam fitur yang tidak perlu atau mencurahkan lebih banyak waktu untuk pengembangan produk daripada yang benar-benar diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
• Cacat dalam proses produksi, yang menghasilkan tenaga kerja tambahan, material, dan biaya koreksi.

Pada akhir 1970-an, sistem Ohno telah mengubah seluruh proses produksi Toyota dan sangat identik dengan perampingan perusahaan yang berhasil sehingga audiens Barat yang diperkenalkan dengan sistem tersebut menyebutnya sebagai Sistem Produksi Toyota.

Sistem itu dipuji sebagai sensasi semalam oleh pabrikan Barat, tetapi pada kenyataannya membutuhkan lebih dari 15 tahun kerja yang cermat untuk menyempurnakan dan mapan — sebuah tradisi yang hidup dalam manajemen inventaris tepat waktu saat ini, di mana konsep inti Ohno tentang limbah minimal dan produktivitas maksimum dipadukan dengan konsep seperti kaizen (peningkatan berkelanjutan).

Keberadaan yang berkembang dan kekuatan transformasi digital telah menjadikan JIT sebagai bagian penting dari strategi manajemen rantai pasokan (supply chain management) bagi perusahaan yang dapat membangun sistem yang berfokus pada empat hal penting:

• Produksi yang stabil dan dapat diprediksi.
• Alur kerja dan peralatan produksi bebas kesalahan.
• Kualitas pengerjaan dan produk terbaik.
• Vendor yang andal dan terbukti di seluruh rantai pasokan.

“Berdasarkan sistem persediaan JIT, biaya persediaan turun karena tidak ada kebutuhan untuk biaya penyimpanan yang membayar kelebihan persediaan-adalah tidak ada kelebihan persediaan.”

Tujuan Sistem Manajemen Inventaris JIT

Tujuan utama inventaris JIT adalah untuk menerapkan:

• Manajemen rantai pasokan strategis, membangun rantai pasokan yang efisien namun lengkap yang dipenuhi vendor dengan keandalan tinggi dan kinerja yang terbukti dalam memenuhi Indikator Kinerja Utama (Key Performance Indicators KPI) yang penting untuk proses produksi perusahaan Anda.
• Perubahan pada sistem produksi dan strategi inventaris yang memaksimalkan efisiensi dan akurasi untuk mengurangi pemborosan dan menghilangkan kebutuhan akan tingkat persediaan berlebih, biaya, dan ruang gudang penyimpanan.
• Optimalisasi proses melalui analisis waktu nyata dan peningkatan berkelanjutan untuk menargetkan area masalah dan meningkatkan kinerja dan keandalan.

Manfaat Manajemen Inventaris Just-in-Time

Untuk memahami betapa berharganya inventaris JIT, itu harus dibandingkan dengan model yang lebih tradisional yang dikenal sebagai manajemen inventaris just in case (JIC) .

Dengan menggunakan JIC, produsen membawa bahan mentah dan barang jadi dalam jumlah yang jauh lebih besar dalam inventaris mereka agar siap menghadapai peningkatan permintaan konsumen.

Berdasarkan sistem persediaan JIT, biaya persediaan turun karena tidak ada kebutuhan untuk biaya penyimpanan membayar kelebihan persediaan-adalah tidak ada kelebihan persediaan.

Selain itu, JIT semakin mengurangi biaya dan meningkatkan keunggulan kompetitif melalui:

• Jangka waktu produksi pendek yang memberikan kelincahan yang lebih besar kepada produsen untuk memenuhi permintaan konsumen yang terus berubah.
• Meminimalisir pengeluaran gudang dan bahan baku. Pesanan diproduksi untuk memenuhi permintaan. Misalnya, Toyota mengeluarkan pesanan produksi hanya setelah pesanan pelanggan diterima.
• Penghematan tambahan dari tidak harus membawa persediaan yang diproduksi untuk memenuhi pesanan yang dibatalkan atau tidak valid.
• Arus kas yang lebih baik. Pengurangan pengeluaran modal membebaskan modal kerja Anda untuk diinvestasikan dalam proyek lain dan pengembangan produk. Ini sangat berguna untuk usaha kecil dengan anggaran minimal dan kebutuhan pasti akan efisiensi dan likuiditas.

Potensi Tantangan Saat Menggunakan Manajemen Inventaris Just-in-Time

Meskipun sulit untuk membantah keuntungan yang ditawarkan saat menggunakan JIT, penting untuk diingat bahwa sistem hanya berfungsi jika perusahaan Anda memiliki “empat hal penting”.

Bagian paling berisiko dari inventaris JIT adalah kurangnya pemasok yang andal dan gangguan yang tidak terkait dengan kemungkinan.

Misalnya, tanpa inventaris tetap, hilangnya penyedia sumber tunggal bahan baku dapat menunda atau bahkan menonaktifkan produksi di pihak Anda. Bencana alam atau konflik politik dapat menghentikan rute perdagangan dan membuat Anda, dan pelanggan Anda, terdampar tanpa bantuan.

Ironisnya, hanya sedikit perusahaan yang mengetahui potensi biaya sebenarnya dari kegagalan inventaris JIT seperti Toyota. Pada tahun 1997, kebakaran di salah satu pemasok Toyota — perusahaan Jepang lainnya bernama Aisin — melumpuhkan produksi katup-P untuk kendaraan Toyota. Kerusakan begitu parah sehingga menghentikan produksi selama berminggu-minggu.

Aisin adalah pemasok tunggal untuk Toyota, dan tanpa katup P, Toyota terpaksa menghentikan produksinya sendiri selama beberapa hari saat mencari vendor pengganti.

Dengan penutupan Toyota, pemasok lain yang mengandalkan raksasa otomotif itu untuk pesanan reguler juga harus menghentikan produksi, menciptakan reaksi berantai yang menghancurkan dengan label harga yang sangat mengejutkan.

Para ahli awalnya memperkirakan kebakaran akan merugikan Toyota sebanyak ¥ 40 miliar , tetapi biaya aktual dalam pendapatan yang hilang mendekati ¥ 160 miliar. 

Manajemen Inventaris JIT sedang Beraksi

Meskipun proses JIT telah digunakan di seluruh dunia sejak akhir 1970-an, proses tersebut telah disempurnakan lebih lanjut melalui penggunaan teknologi yang muncul. Selain Toyota, pabrikan seperti Dell, Harley-Davison, dan Apple semuanya menggunakan JIT untuk memastikan perusahaan mereka memaksimalkan penghematan, produktivitas, dan kepuasan pelanggan.

Perusahaan-perusahaan ini memiliki sumber daya, dan komitmen budaya, yang diperlukan untuk mengatasi potensi kendala secara langsung dan menjaga produksi dan pengiriman terus berjalan dengan kemungkinan yang dikembangkan untuk menangani penundaan yang dapat diperkirakan dan bencana tak terduga.

Menggunakan solusi pengadaan berbasis cloud yang komprehensif yang mencakup dukungan untuk implementasi inventaris JIT dapat sangat membantu dalam hal ini.

Dengan otomatisasi proses built-in yang dirancang untuk peningkatan berkelanjutan, manajemen data terpusat untuk transparansi dan akurasi yang optimal, dan analitik yang kuat yang didukung oleh kecerdasan buatan, jauh lebih mudah untuk mencari sumber secara strategis, mengembangkan alur kerja dan kontrol proses yang responsif dan peka konteks, serta menghubungkan inventaris manajemen ke lingkungan perangkat lunak Anda yang ada.

Dengan alat teknologi ini, Anda dapat mengembangkan strategi manajemen inventaris cerdas yang responsif dan cukup gesit untuk memastikan Anda tidak pernah kehabisan bahan mentah, membayar biaya yang tidak perlu, atau membuang modal, tenaga, atau waktu berharga perusahaan Anda.

Selain produksi, penerapan prinsip lean manufacturing di seluruh unit bisnis telah memungkinkan perusahaan menyesuaikan JIT untuk berbagai penggunaan, termasuk:

• Penerbitan sesuai permintaan. JIT memungkinkan untuk mencetak dan mengirim buku sebanyak yang dipesan, baik secara internal atau melalui kemitraan dengan perusahaan lain (misalnya, Amazon, Smashwords, dll.). Rumah penerbitan independen dan penulis yang menerbitkan sendiri keduanya mengandalkan pendekatan ini untuk meminimalkan pengembalian, menurunkan biaya produksi, dan mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan atau membubuhkan salinan buku yang tidak terjual.
• Distribusi eceran ( pengiriman drop ). Perusahaan yang menjual barang jadi tetapi tidak memproduksinya dapat menggunakan JIT untuk menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan persediaan. Pesanan pelanggan dialihkan dari pengecer ke produsen, yang mengirimkan barang langsung ke pengguna akhir.
• Makanan cepat saji, segar. Raksasa makanan cepat saji seperti Burger King, Taco Bell, dan McDonald’s menyimpan bahan-bahan yang diperlukan untuk membuat bahan makanan terkenal mereka dalam jumlah yang cukup, tetapi memanfaatkan manajemen inventaris JIT untuk menghasilkan makanan segar dan panas hanya jika sudah dipesan. Hal ini memungkinkan mereka untuk menyediakan opsi penyesuaian dan pengalaman konsumen yang konsisten untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Seperti halnya manufaktur, bisnis yang menggunakan JIT untuk tujuan ini dapat memperoleh keuntungan besar dari penggunaan solusi perangkat lunak yang cerdas dan komprehensif yang dirancang untuk manajemen inventaris yang ramping.

Apakah Manajemen Inventaris JIT Tepat untuk Bisnis Anda?

Berjalan di garis tipis yang dikenal sebagai just-in-time membutuhkan perencanaan, dedikasi pada keunggulan, dan seperangkat alat dan teknik teknologi yang tepat.

Dengan menginvestasikan waktu dan sumber daya Anda dalam membangun rantai pasokan yang andal, menetapkan standar kualitas terbaik untuk produksi dan barang, dan alat perangkat lunak terbaik di kelasnya, Anda dapat memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan — tanpa biaya atau pemborosan yang tidak perlu.