Pengertian Key Performance Indicators (KPI) adalah?
Key Performance Indicators (KPI) atau Indikator Kinerja Utama (IKU) adalah metrik bisnis yang digunakan oleh eksekutif perusahaan dan manajer untuk menyusuri dan menganalisis faktor-faktor yang dianggap berpotensi bagi keberhasilan perusahaan.
KPI yang efektif berfokus pada proses bisnis dan fungsi yang dianggap paling berarti oleh manajemen senior untuk mengukur kemajuan dalam memenuhi tujuan strategis dan target kinerja perusahaan.
Target KPI setiap perusahaan berbeda-beda berdasarkan prioritas bisnis perusahaan. Misalnya, salah satu indikator kinerja utama untuk perusahaan publik (TBK) maka memproritaskan harga sahamnya, sementara KPI untuk perusahaan rintisan (startup) swasta adalah jumlah pelanggan baru setiap kuartal.
Bahkan pesaing langsung dalam suatu industri cenderung memantau kumpulan KPI yang berbeda kemudian disesuaikan dengan strategi bisnis dan filosofi manajemen masing-masing.
Tidak hanya itu, masing-masing pihak dalam satu perusahaan sekalipun dapat memiliki target KPI yang bervariasi bergantung pada peran mereka.
Misalnya, seorang CEO mungkin menganggap profitabilitas sebagai pengukuran kinerja terpenting bagi perusahaan, sementara wakil presiden penjualan dapat melihat rasio kemenangan penjualan vs. kerugian sebagai KPI prioritas tertinggi.
Selain itu, keberhasilan unit bisnis dan departemen yang berbeda biasanya diiukur dengan KPI mereka sendiri, menghasilkan kombinasi indikator kinerja di seluruh organisasi – beberapa di tingkat perusahaan dan lainnya diarahkan ke operasi tertentu.
Pentingnya Key Performance Indicators (KPI)
Key Performance Indicators (KPI) atau Indikator Kinerja Utama (IKU) menjelaskan seberapa baik bisnis berjalan. Tanpa KPI, akan sulit bagi pimpinan perusahaan untuk mengevaluasi pencapaian dengan cara yang berarti, untuk kemudian membuat perubahan operasional untuk mengatasi masalah kinerja.
Menjaga karyawan tetap fokus pada inisiatif bisnis dan tugas yang penting bagi kesuksesan perusahaan juga dapat menjadi tantangan tanpa KPI yang ditetapkan untuk memperkuat pentingnya dan nilai aktivitas tersebut.
Selain menyoroti keberhasilan atau masalah bisnis berdasarkan pengukuran kinerja saat ini dan historis, KPI dapat menunjukkan hasil di masa depan, memberikan peringatan dini kepada eksekutif tentang kemungkinan masalah bisnis atau panduan sebelumnya tentang peluang untuk memaksimalkan laba atas investasi.
Berbekal informasi tersebut, mereka dapat mengelola operasi bisnis secara lebih proaktif, dengan potensi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing yang kurang mengandalkan data.KPI amat bagus diterapkan dalam manajemen risiko perusahaan.
Jenis Key Performance Indicators / KPI
KPI yang mengukur hasil aktivitas bisnis, seperti laba triwulanan dan pertumbuhan pendapatan, disebut sebagai indikator lagging karena melacak hal-hal yang telah terjadi.
Sebagai perbandingan, KPI yang menandai perkembangan bisnis yang akan datang – misalnya, pemesanan penjualan yang akan menghasilkan pendapatan di kuartal mendatang – dikenal sebagai indikator utama.
Ada juga perbedaan antara indikator kuantitatif yang memiliki basis numerik dan indikator kualitatif yang lebih abstrak dan terbuka untuk interpretasi, seperti menilai pengalaman pengguna (user experience) dengan suatu produk atau saat berada di situs web.
Dalam kasus indikator kualitatif, mengidentifikasi KPI yang berguna bisa menjadi tantangan; pemilihan yang tepat tergantung pada kemampuan organisasi untuk benar-benar mengukurnya dengan cara tertentu.
Misalnya, persentase transaksi yang diabaikan di keranjang belanja online (chart) mungkin menjadi salah satu indikator pengalaman pelanggan di situs web ritel yang tidak menyenangkan.
Dari sudut pandang fungsional, indikator kinerja utama (key performance indicators) mencakup berbagai metrik keuangan, pemasaran, penjualan, layanan pelanggan, manufaktur, dan rantai pasokan (baca supply chain management).
KPI juga dapat digunakan untuk melacak metrik kinerja yang terkait dengan proses internal, seperti operasi SDM dan TI.
Bagaimana mengukur Key Performance Indicators / KPI
Setelah key performance indicators atau indikator kinerja utama diidentifikasi, indikator tersebut harus dikomunikasikan dengan jelas kepada karyawan sehingga semua tingkat organisasi memahami metrik bisnis mana yang paling penting dan kinerja apa yang harus dibangun agar sukses mengatasinya.
Cakupannya bisa pada seluruh tenaga kerja pada perusahaan yang luas atau kelompok pekerja yang lebih kecil yang hanya berlaku untuk departemen tertentu.
Di sebagian besar perusahaan, KPI secara otomatis dilacak melalui analitik bisnis dan alat pelaporan yang mengumpulkan data relevan dari sistem operasional dan membuat laporan tentang tingkat kinerja yang telah diukur.
Semakin banyak, hasil KPI disajikan kepada eksekutif di Business Intelegence Dashboard (dasbor kecerdasan bisnis) atau kartu skor kinerja yang sering kali menyertakan bagan dan visualisasi data lainnya, dengan kemampuan untuk menelusuri data kinerja untuk analisis lebih lanjut.
Beberapa KPI juga mendasari kerangka kerja kartu skor berimbang yang menyatukan kumpulan metrik dalam upaya memberikan pandangan yang lebih luas tentang kinerja bisnis di luar pendapatan operasional dan pengukuran keuangan umum lainnya.
Salah satu tantangan dalam menetapkan indikator kinerja utama adalah memutuskan berapa banyak yang akan dilacak untuk menentukan keberhasilan organisasi.
Memiliki terlalu banyak KPI dapat mengurangi perhatian yang diberikan pada yang benar-benar penting. Akibatnya, mungkin lebih efektif untuk membatasi ruang lingkup pada kumpulan kecil indikator.
Manajer harus terus mengevaluasi KPI untuk memastikannya masih relevan dan selaras dengan prioritas dalam operasi bisnis. Jika setiap KPI tidak lagi memiliki tujuan yang berguna, KPI tersebut perlu disempurnakan atau diganti sama sekali.
Contoh key performance indicator atau indikator kinerja utama dalam berbagai industri
Di luar pendapatan, pengeluaran, dan laba, KPI keuangan yang umum digunakan mencakup margin laba kotor dan bersih, yang mengukur berapa banyak uang yang dihasilkan perusahaan dari penjualan produk; perputaran inventaris (persediaan), yang melacak seberapa cepat produk yang disimpan dalam persediaan dijual; harga pokok penjualan, ukuran bahan dan biaya tenaga kerja yang dikeluarkan dalam pembuatan produk; perputaran piutang, rasio yang mengukur seberapa cepat pembayaran atas penjualan kredit dikumpulkan dari pelanggan; dan hari penjualan terutang, metrik terkait yang mengukur jumlah hari piutang yang belum dikumpulkan.
KPI pemasaran dan penjualan mencakup rasio konversi prospek, yang mengukur persentase prospek penjualan yang berhasil diubah menjadi pelanggan; biaya akuisisi pelanggan, yang menghitung biaya rata-rata untuk mendapatkan pelanggan baru dalam biaya pemasaran dan penjualan; laba atas investasi pemasaran, untuk mengukur pengembalian finansial dari kampanye iklan dan program pemasaran; nilai umur pelanggan, prediksi keuntungan total yang mungkin dihasilkan perusahaan dari penjualan ke pelanggan individu; dan tingkat churn pelanggan, ukuran berapa banyak pelanggan yang berhenti membeli produk perusahaan.
Key Performance Indicators atau Indikator Kinerja Utama di pusat panggilan layanan pelanggan termasuk tingkat resolusi panggilan pertama (first call resolution (FCR)), yang melacak persentase pertanyaan masuk dari pelanggan yang ditangani tanpa perlu panggilan tambahan; biaya per panggilan, untuk menghitung biaya rata-rata penanganan panggilan; volume panggilan, yang mengukur jumlah panggilan yang ditangani selama periode tertentu; waktu tunggu, ukuran waktu rata-rata yang dihabiskan pelanggan untuk menahan selama panggilan; dan pengabaian panggilan, tingkat di mana pelanggan menutup telepon sambil menunggu.
KPI untuk operasi manufaktur dan rantai pasokan mencakup persentase produk cacat yang dibuat oleh perusahaan; manufaktur waktu siklus (manufacturing cycle time), yang mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk; biaya tercatat, yang memberi nilai pada berapa biayanya untuk menyimpan produk dalam persediaan; persentase barang yang stoknya habis, untuk melacak jumlah produk yang tidak tersedia di inventaris saat pelanggan memesannya; tingkat pesanan-kembali, metrik terkait yang menghitung jumlah pesanan yang tidak dapat diisi saat dilakukan; dan tingkat pengembalian, yang menilai persentase barang yang dikembalikan.
Departemen SDM melacak indikator kinerja utama seperti tingkat kepuasan karyawan dan tingkat turnover, sementara KPI yang dilihat manajer TI mencakup waktu aktif sistem, kepatuhan dengan perjanjian tingkat layanan, tingkat penyelesaian proyek tepat waktu, dan waktu resolusi rata-rata pada tiket meja bantuan.
KPI khusus industri juga telah dibuat di ritel, perawatan kesehatan, layanan keuangan, dan pasar lainnya. Misalnya, pengecer dapat melacak hal-hal seperti nilai pembelian rata-rata transaksi penjualan dan penjualan per kaki persegi bata-dan-mortir ruang ritel, sementara organisasi kesehatan mungkin mengukur waktu tunggu ruang gawat darurat, rata-rata lama tinggal di rumah sakit dan tingkat penerimaan kembali pasien, di antara metrik lainnya.
