Komunikasi Bisnis: Pengertian, Jenis, Contoh, Pentingnya

Kata pengantar komunikasi bisnis adalah

Komunikasi adalah elemen penting dalam kesuksesan bisnis apa pun. Proses transfer informasi dari satu orang ke orang lain, di dalam dan di luar lingkungan bisnis perusahaan, disebut sebagai ‘Komunikasi Bisnis’. 

ADVERTISEMENT

Istilah ‘Komunikasi Bisnis’ berasal dari komunikasi umum yang dikaitkan dengan kegiatan bisnis. Dalam istilah lain, komunikasi antara pihak bisnis atau orang untuk tugas terkait bisnis dianggap sebagai ‘Komunikasi Bisnis.’ 

Definisi dan pengertian komunikasi bisnis

Beberapa ahli yang berbeda telah memberikan definisi yang berbeda tentang Komunikasi Bisnis. Beberapa dari mereka disebutkan di bawah ini:

ADVERTISEMENT

Menurut Ricks dan Gow Komunikasi Bisnis didefinisikan sebagai sistem yang bertanggung jawab untuk mempengaruhi perubahan di seluruh organisasi.

Menurut WH Business Communication adalah pertukaran pandangan, ide, dan berita terkait bisnis di antara pihak terkait.

ADVERTISEMENT

Prof. J. Haste menyatakan bahwa ketika komunikasi terjadi antara dua atau lebih dari dua pelaku bisnis untuk tujuan organisasi dan administrasi bisnis yang efektif maka itu dianggap sebagai Komunikasi Bisnis.

Komunikasi bisnis yang efektif adalah cara karyawan dan manajemen berkomunikasi untuk mencapai tujuan organisasi / perusahaan.

Tujuannya untuk meningkatkan efisiensi organisasi dengan meminimalisir kesalahan. Komunikasi Bisnis mencakup berbagai aspek seperti pemasaran, hubungan masyarakat, hubungan pelanggan, komunikasi korporat dan interpersonal, dll.

Elemen dasar komunikasi Bisnis:

  • Pengirim
  • Informasi bisnis
  • Penerima
  • Umpan balik (feedback)

Elemen di atas menunjukkan bahwa komunikasi bisnis sebagai proses di mana informasi atau berita terkait bisnis perusahaan dipertukarkan antara berbagai pihak bisnis seperti pelanggan, pemasok, klien bisnis, karyawan, dll. Untuk tujuan administrasi bisnis yang efektif.

Selain itu, komunikasi bisnis juga melibatkan aliran informasi yang teratur dan umpan balik (feedback) dianggap sebagai aspek penting dan esensial dari komunikasi bisnis.

Karena tingkat hierarki yang berbeda dan keterlibatan sejumlah besar orang, komunikasi bisnis memainkan peran penting dalam fungsi manajemen yang berbeda, yaitu perencanaan, koordinasi, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

Jenis Komunikasi Bisnis beserta Contohnya

Ada 4 jenis utama komunikasi bisnis dalam setiap organisasi atau bisnis yaitu.

1. Komunikasi Bisnis Internal

Komunikasi Bisnis Internal berarti komunikasi yang terjadi di antara anggota organisasi / perusahaan. Komunikasi ini mencakup komunikasi formal dan informal.

Selain itu, berbagai departemen yang mengirimkan komunikasi dengan cara berbeda kepada karyawan juga berada di bawah komunikasi internal.

Komunikasi internal harus efektif karena merupakan sumber penting untuk melihat dan mewakili masalah organisasi. Komunikasi bisnis internal yang efektif dapat meningkatkan tingkat kepuasan kerja, produktivitas, efisiensi karyawan dengan mengurangi omset dan keluhan mereka dan membantu meningkatkan keuntungan.

Ini selanjutnya dikategorikan sebagai komunikasi internal (ke atas) dan komunikasi internal (ke bawah).

Sebuah. Komunikasi Internal (Ke Atas): Jenis komunikasi internal ini melibatkan pendekatan manajemen dari bawah ke atas. Di sini, informasi mengalir dari bawahan ke manajer atau siapa pun yang berada di atas di tingkat hierarki.

Misalnya, karyawan departemen SDM suatu perusahaan menyiapkan laporan atrisi dan mengkomunikasikan hal yang sama kepada Manajer SDM.

Laporan atrisi terdiri dari informasi tentang pergantian karyawan bulanan atau tahunan dari suatu organisasi dan alasan yang sama.

Ini membantu Manajer SDM untuk memahami penyebab atrisi dan mengambil tindakan korektif tepat waktu untuk mengurangi pergantian karyawan.

Ciri-ciri komunikasi bisnis internal ke atas (upward) meliputi:

  • Ini termasuk pendekatan bottom to top yaitu bawahan kepada atasan.
  • Sifatnya partisipatif.
  • Tujuan utamanya adalah untuk memberikan umpan balik yang tepat waktu, saran, membuat permintaan, mengeskalasi masalah atau masalah apa pun, dll. Kepada atasan.
  • Aliran informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas.

b. Komunikasi Internal (Ke Bawah / Downward): Dalam komunikasi ke bawah, informasi mengalir dari manajemen tingkat atas ke karyawan dalam suatu organisasi. Informasi ini terkait dengan menyampaikan instruksi kepada bawahan atau karyawan untuk melakukan tugasnya masing-masing.

Komunikasi ke bawah digunakan oleh manajer untuk mengkomunikasikan berbagai tujuan, prosedur dan kebijakan, pedoman, keputusan, instruksi, dll. Kepada bawahan mereka.

Proses komunikasi ke bawah dalam bisnis mencakup penyampaian pesan dari tingkat atas ke tingkat yang lebih rendah melalui rantai hierarki. Jenis komunikasi ini bisa dalam bentuk lisan atau tulisan.

Bentuk tertulis meliputi pemberitahuan yang berbeda, manual, tampilan berita dalam bentuk elektronik, dll sedangkan, yang bentuk lisan dari komunikasi ke bawah termasuk percakapan yang berbeda tatap muka, komunikasi telepon, rapat, dll.

Misalnya, manajemen tingkat atas dapat menginstruksikan manajer dari departemen yang berbeda tentang aturan dan regulasi baru tertentu di area kerja yang perlu dilakukan dalam kegiatan rutin departemen yang berbeda.

Contohnya mungkin ada perubahan jam kerja kantor atau timing kantor oleh manajemen dan hal yang sama dikomunikasikan kepada karyawan melalui surat edaran atau pemberitahuan atau melalui sistem email.

Ciri-ciri komunikasi bisnis internal ke bawah meliputi:

  • Ini termasuk pendekatan top to bottom yaitu atasan kepada bawahan.
  • Sifatnya bersifat direktif.
  • Tujuan utamanya adalah untuk mengkomunikasikan tujuan organisasi, rencana dan prosedur, instruksi, dll. Kepada bawahan.
  • Aliran informasi berasal dari tingkat atas ke tingkat bawah.

Anda bisa membaca lebih lanjut di komunikasi internal.

2. Komunikasi Bisnis Horisontal / Lateral

Komunikasi lateral atau horizontal berkaitan dengan komunikasi antar rekan kerja yaitu komunikasi verbal atau komunikasi tertulis. 

Ini mungkin termasuk komunikasi antar departemen atau komunikasi antar departemen dan bisa juga di antara orang-orang yang memiliki peringkat yang sama atau serupa di sebuah perusahaan.

Ini adalah komunikasi penting untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jadi, komunikasi ini terjadi di antara karyawan yang memiliki level hierarki yang setara.

Untuk mencapai efektivitas fungsional unit organisasi yang berbeda, komunikasi horizontal atau lateral diperlukan untuk mencari kerja sama dan saling membantu.

Misalnya, kepala pemasaran suatu perusahaan diharapkan untuk mengkomunikasikan tentang tren pasar, kebutuhan dan harapan pelanggan, skenario permintaan produk, dll. Kepada kepala produksi untuk produksi produk yang sesuai.

ADVERTISEMENT

Demikian pula, manajer SDM suatu organisasi bekerja dengan kepala departemen yang berbeda untuk fungsi yang berbeda seperti perekrutan, kebutuhan pelatihan karyawan, penilaian kinerja, kegiatan kesejahteraan, dll.

3. Komunikasi Bisnis Eksternal

Komunikasi dengan orang-orang yang berada di luar organisasi dikenal sebagai komunikasi bisnis eksternal. Orang-orang ini dapat menjadi pelanggan atau pemegang saham atau pemasok atau mitra atau badan pengatur, dll.

Misalnya, supervisor departemen pembelian dapat berkomunikasi dengan vendor untuk kutipan pembelian bahan mentah dan demikian pula, departemen penjualan berkomunikasi dengan pelanggan untuk penjualan barang atau jasa.

Komunikasi eksternal memfasilitasi peningkatan volume penjualan, operasi yang efektif, peningkatan laba organisasi, dll. Hal ini pada akhirnya menghasilkan peningkatan brand perusahaan, niat baik, dan kinerja keseluruhan organisasi dengan mencapai tujuan dan kepuasan pelanggan.

Untuk lebih jelasnya silahkan lanjut ke komunikasi eksternal.

Pentingnya Komunikasi Bisnis

Pentingnya komunikasi bisnis dalam suatu organisasi dapat dilihat pada poin-poin di bawah ini:

1. Membantu meningkatkan produktivitas: Komunikasi bisnis yang efektif meningkatkan produktivitas staf dengan meningkatkan kerja tim. Ini menciptakan lingkungan yang dapat dipercaya dan pengertian di antara pengusaha dan karyawan. Komunikasi yang efektif terkait dengan kerja sama dengan karyawan dan memahami kebutuhan dan keinginan mereka. Dengan demikian, karyawan dapat menyelesaikan tugasnya dengan lebih efektif dan efisien. Selain itu, ruang lingkup melakukan kesalahan atau kesalahan selama bekerja diminimalkan karena komunikasi yang efektif.

2. Membantu dalam meningkatkan pelanggan: Pelanggan adalah bagian penting dari bisnis apa pun dan komunikasi bisnis yang efektif dapat memfasilitasi dalam menarik pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan saat ini. Strategi pemasaran dan kampanye hubungan masyarakat yang terdefinisi dengan baik yang dijalankan oleh sebuah organisasi menghasilkan minat pelanggan pada barang atau jasanya dan membantu dalam membangun citra perusahaan pada pelanggan.

3. Meningkatkan kemitraan bisnis: Komunikasi Bisnis juga meningkatkan kemitraan dalam bisnis. Ini memainkan peran penting dalam menangani klien atau vendor bisnis eksternal. Vendor mungkin diharuskan untuk mengomunikasikan produk secara teratur untuk perbaikan. Selain itu, hubungan yang efektif dan harmonis dengan bisnis lain menentukan keberhasilan organisasi lebih lanjut. Unit bisnis yang telah mengembangkan citranya sebagai entitas untuk kemudahan kemitraan melalui komunikasi yang efektif dapat menarik unit bisnis lain untuk menjalin hubungan bisnis dengan mereka.

4. Memfasilitasi inovasi dalam bisnis: Komunikasi bisnis yang efektif membantu dalam inovasi bisnis serta memfasilitasi karyawan untuk menyampaikan ide dan saran secara terbuka. Demikian pula, pada saat meluncurkan produk baru di pasar, komunikasi yang efektif memastikan kinerja tim penjualan, penerimaan pasar terhadap produk, pengiriman produk yang cepat di pasar, dll.

5. Pertukaran informasi: Komunikasi bisnis dibutuhkan oleh organisasi untuk bertukar informasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal. Ini membantu dalam mencapai tujuannya secara efektif.

6. Penyusunan rencana dan kebijakan: Melalui komunikasi bisnis yang efektif, organisasi dapat membuat rencana dan kebijakannya dengan benar. Informasi yang relevan diperlukan untuk menyiapkan rencana dan kebijakan ini. Melalui komunikasi, berbagai manajer mendapatkan informasi melalui saluran yang dapat diandalkan.

7. Pelaksanaan atau implementasi rencana dan kebijakan: Untuk mengimplementasikan atau melaksanakan kebijakan dan rencana yang telah disiapkan pada waktu yang tepat, manajer diharapkan untuk mengkomunikasikan ini ke seluruh organisasi. Melalui komunikasi yang efektif, mereka mampu mensosialisasikan rencana dan kebijakan kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal.

8. Meningkatkan efisiensi karyawan: Komunikasi bisnis yang efektif memainkan peran kunci dalam meningkatkan efisiensi staf. Melalui komunikasi, berbagai rencana dan kebijakan, masalah kritis, tujuan organisasi, dll. Dijelaskan kepada karyawan yang meningkatkan pengetahuan mereka dan membuat mereka efisien untuk melakukan tugas mereka secara efektif.

9. Pencapaian tujuan: Melalui komunikasi bisnis yang efektif, karyawan menjadi penuh perhatian dan produktif dalam melakukan pekerjaan mereka yang menghasilkan penyelesaian tugas secara tepat waktu dan pencapaian tujuan yang mudah.

10. Membantu dalam memecahkan masalah atau masalah: Melalui saluran komunikasi yang berbeda, manajer mendapatkan informasi tentang masalah rutin dan non-rutin yang berbeda dan berdasarkan itu mereka dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

11. Memfasilitasi pengambilan keputusan: Keputusan yang efektif membutuhkan informasi terkini. Dengan menggunakan komunikasi yang efektif, manajer dapat memperoleh informasi dari berbagai sumber dan dapat menggunakannya untuk membuat keputusan yang tepat.

12. Meningkatkan hubungan industrial pekerja-manajemen: Di tempat kerja, pekerja dan manajemen memiliki hubungan industrial. Keberhasilan bisnis apa pun bergantung pada hubungan industrial yang sehat. Komunikasi bisnis memainkan peran penting dalam menjaga keharmonisan dalam hal ini.

13. Membantu dalam promosi merek dan produk / layanan: Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, banyak perusahaan menawarkan jenis produk atau layanan yang serupa. Untuk menjual produk mereka dengan cara yang baik, bisnis membutuhkan komunikasi yang lebih baik untuk mempromosikan produk dan layanan secara efektif.

14. Mengurangi kemungkinan konflik: Melalui komunikasi yang efektif, berbagai pihak bisnis dapat bertukar informasi dengan lancar. Ini menghasilkan lebih sedikit konflik, kontroversi, argumen di antara mereka.

15. Meningkatkan tingkat kepuasan karyawan:

Komunikasi efektif yang adil dan lancar menciptakan ikatan timbal balik yang lebih baik dan pemahaman antara karyawan dan manajemen. Ini membantu dalam meningkatkan tingkat kepuasan di antara karyawan yang berusaha maksimal untuk mencapai tujuan.

16. Meningkatkan loyalitas karyawan: Melalui komunikasi bisnis yang efektif, karyawan mendapatkan informasi yang baik tentang kinerja mereka dari waktu ke waktu. Selain itu, karyawan mendapatkan apresiasi, penghargaan dalam bentuk moneter dan non-moneter untuk kinerja yang lebih baik. Ini meningkatkan loyalitas mereka terhadap organisasi.

17. Meningkatkan efisiensi manajer dan mengarah pada kepemimpinan yang efektif: Komunikasi bisnis yang efektif mengarah pada peningkatan efisiensi operasional manajer. Dengan bantuan komunikasi yang adil, manajer dapat melakukan berbagai fungsi manajerial seperti perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, pengendalian, dll dengan lancar. Selain itu, jika komunikasi efektif maka hanya kepemimpinan yang efektif yang dapat dilakukan. Untuk kegiatan kepemimpinan kualitatif, sistem komunikasi yang tepat dan lancar dalam bisnis sangat penting.

18. Berfungsinya departemen yang berbeda dengan benar: Jika informasi dibagikan dengan lancar dan efektif di antar-departemen dan intra-departemen, maka departemen yang berbeda dari bisnis apa pun seperti akun, keuangan, pembelian, operasi, SDM, TI, dan produksi, dll. Dapat melakukannya tugas lebih akurat dan tepat waktu.

ADVERTISEMENT


Share

Artikel Terkait

Tinggalkan komentar

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.