Kita sudah pernah membahas soal kwitansi pada artikel sebelumnya. Dalam pembahasan tersebut kita sudah mendapatkan gambaran terkait pengertian dan peran kwitansi sebagai bukti pembayaran.
Pada kesempatan kali ini kita akan mencoba mengupas lebih dalam mengenai kwitansi ini. Terutama mengenai jenis-jenis dari kwitansi dan fungsinya masing-masing.
Pada akhir pembahasan kita secara khusus akan mencoba mengulas soal potensi penyalahgunaan kwitansi di kalangan pelaku usaha. Bagaimana kwitansi bisa menjadi media untuk melancarkan tindakan penggelapan dan manipulasi data keuangan.
Fungsi Kwitansi Dalam Siklus Akuntansi
Sebagaimana dijelaskan dalam siklus akuntansi, bahwa salah satu tahapan awal dalam siklus akuntansi adalah dengan melakukan verifikasi dan identifikasi transaksi. Termasuk di dalamnya adalah memastikan transaksi tersebut sudah disertai dengan bukti.
Bukti transaksi adalah dasar kuat untuk transaksi bersangkutan kita catatkan dalam jurnal. Tanp bukti tersebut maka transaksi dianggap tidak syah dan tidak dapat dicatat dalam jurnal dan buku besar.
Inilah kemudian fungsi dari kwitansi yang berperan sebagai bukti telah terjadi aktivitas pembayaran atau pengeluaran kas. Dengan kata lain kwitansi erat kaitannya dengan pengelolaan aliran kas.
Kwitansi secara umum merujuk sebagai bukti bahwa perusahaan sudah melakukan pengeluaran kas dalam jumlah nominal tertentu untuk kepentingan tertentu. Kemudian pihak penerima dana telah mengakui adanya serah terima dana tersebut dengan menerbitkan kwitansi tersebut
Sebagai bukti pembayaran, peran kwitansi sangat besar. Keberadaan kwitansi atas sebuah transaksi serah terima kas sudah cukup menjadi bukti syah. Transaksi tersebut sudah bisa kita akui dan masukan ke dalam pencatatan jurnal pengeluaran kas.
Karena berkas ini menjadi bukti syah bahwa pihak yang mengeluarkan kas dan yang menerima dana sama-sama mengakui adanya serah terima tersebut.
Menariknya, kwitansi juga memiliki nilai lebih dari sekedar bukti transaksi. Tetapi juga bukti adanya kesepakatan yang mengikat antara penerima dana dan pemberi dana.
Misalkan kwitansi untuk jasa reparasi, maka penerima dana memiliki kewajiban untuk merampungkan reparasi hingga selesai dan alat kembali berfungsi normal.
Pihak yang memberi dana memiliki hak untuk menuntut pihak penerima dana untuk menyelesaikan peran mereka dalam kesepakatan.
Jenis-jenis Kwitansi
Meski secara umum isi dari kwitansi adalah sama, sebenarnya ada sejumlah jenis dari kwitansi yang memiliki beda fungsi dan peran.
Kita akan mencoba melihat bagaimana sebenarnya bentuk jenis – jenis kwitansi tersebut.
Kwitansi Pembayaran
Sebagaimana kita jelaskan sebelumnya bahwa kwitansi pada dasarnya adalah bentuk bukti pembayaran. Pada prinsipnya kuitansi memiliki fungsi sebagai bukti pembayaran.
Namun untuk jenis kwitansi ini, memiliki peran yang lebih spesifik. Untuk menjelaskannya kami perlu memberikan Anda gambaran transaksi semacam apa yang lazim menggunakan jenis kwitansi ini.
Pernahkah Anda melakukan transaksi jual beli namun dengan sistem pembayaran yang menggunakan sistem cicilan atau angsuran. Misalkan ketika terjadi transaksi jual beli tanah, pihak penjual dan pembeli menyetujui adanya sistem pembayaran dengan angsuran 3 kali bayar.
Biasanya ini disertai dengan penjelasan detail,seperti pembayaran sebagai uang tanda jadi, pembayaran di tengah proses ganti nama dan terakhir pelunasan saat seluruh proses administrasi dan legal selesai.
Bilamana pihak pembeli bermaksud membayar angsuran tahap kedua, maka total pembelian tanah tersebut belum terselesaikan. Namun sebagai bukti bahwa pihak pembeli sudah merampungkan angsuran keduanya, maka pihak penjual harus menyerahkan kwitansi pembayaran.
Kwitansi pembayaran ini sebagai bukti bahwa telah terjadi pembayaran senilai tertentu atas sebuah transaksi. Hanya saja, pembayaran yang telah disetorkan belum menutup seluruh nilai transaksi.
Ini berbeda dengan kwitansi transaksi tunai yang artinya ketika pembayaran terselesaikan, maka transaksi juga sudah dianggap rampung. Pada jenis transaksi di atas pembayaran yang sudah masuk bisa jadi belum menutup seluruh nilai transaksi.
Berikut adalah contoh dari kwintansi pembayaran.
Kwitansi Transaksi Produk
Kwitansi juga lazim menjadi bukti pembayaran saat pelunasan invoice. Misalkan terjadi pembelian kemudian pihak suplier telah mengirimkan invoice atau tagihan. Maka ketika pembayaran terjadi, pihak suplier harus menyerahkan kwitansi.
Pada kasus ini lazim suplier menggunakan jenis kwitansi transaksi produk. Kwitansi ini secara khusus menyalin data produk yang menjadi objek transaksi sebagaimana terdapat dalam invoice.
Karena pembayaran ini memiliki kekuatan hukum sebagai proteksi kepentingan konsumen. Jadi kwitansi yang diserahkan pada pembeli harus memuat detail transaksi, juga detail dari produk.
Kwitansi jenis ini nantinya bisa menjadi jaminan ketika produk ternyata cacat. Juga untuk membantu konsumen mendapatkan layanan purna jual.
Biasanya jenis kwitansi ini lebih banyak diaplikasikan pada transaksi tunai. Karena asumsinya produk sudah sampai di tangan konsumen dan konsumen sudah memiliki jaminan atas produk tersebut.
Berikut adalah contoh bentuk kwitansi transaksi produk.
Kwitansi Transfer Uang
Pernahkah Anda pergi ke bank untuk melakukan transaksi tunai penarikan dana atau penyetoran dana via layanan teller. Biasa kita menyebutnya sebagai layanan perbankan manual.
Biasanya untuk melakukan transaksi ini Anda perlu mengisi formulir khusus. Baik itu berupa formulir penyetoran bank atau formulir tarik tunai. Ketahuilah bahwa formulir ini sebenarnya bentuk dari kwitansi transfer uang.
Kwitansi ini berperan sebagai bukti bahwa telah telah terjadi atas sejumlah uang pada rekening tertentu. Secara hukum bukti transaksi dari bank ini sangat layak menjadi bukti transaksi legal.
Kwitansi tersebut Anda isi saat Anda menyetorkan uang ke bank atas nama rekening tertentu. Setelah disyahkan dan mendapatkan cap dari bank terkait, maka kwitansi tersebut menjadi bukti pembayaran yang syah.
Anda juga akan mengisi formulir saat menarik dana tunai. Berkas ini kemudian akan mendapat cap dan disyahkan oleh bank sebagai bukti bahwa bank sudah mengeluarkan dana senilai tertentu.
Kwitansi cash receipt
Biasanya jenis kwitansi ini juga kita kenal sebagai bukti kas masuk. Ini adalah kwitansi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk mengakui adanya uang masuk ke dalam perusahaan.
Sifatnya sebagai bukti transaksi pemasukan kas. Biasanya justru berfungsi untuk kepentingan internal untuk menguatkan bukti transaksi yang sudah ada. Untuk memastikan sejumlah dana telah masuk ke dalam kas perusahaan dengan sejumlah keterangan terkait tujuan pengiriman dana tersebut.
Dalam berkas transaksi ini juga akan termuat informasi terkait kesepakatan yang mengikuti pembayaran. Seperti serah terima barang, transaksi jual beli tunai, jasa layanan dan lain sebagainya.
Sifat dari tanda terima ini adalah menguatkan data yang sudah ada terkait pembayaran yang dilakukan pihak luar kepada perusahaan. Biasanya perusahaan baru mengakui adanya pemasukan setelah kwitansi ini siap kita gunakan.
Kwitansi serah terima uang
Pada dasarnya kwitansi adalah tanda bukti serah terima uang. Lepas dari adanya transaksi jual beli, sewa atau bahkan tanpa transaksi.
Ini adalah jenis kwitansi yang paling lazim Anda lihat. Bukti tanda terima ini berperan sebagai bukti transaksi bahwa pihak pertama telah menyerahkan sejumlah dana kepada pihak kedua.
Bahwa pihak kedua telah secara legal menerima dana sesuai yang tertera dalam tanda terimater tersebut.
Biasanya kwitansi model seperti ini akan mencantumkan tujuan serah terima barang. Kewajiban yang harus penerima jalankan seiring dengan serah terima uang tadi.
Legalitas Kwitansi
Meski kwitansi sendiri diakui secara legal sebagai bukti transaksi, tetapi di mata hukum kwitansi akan lebih kuat menjadi bukti pembayaran dan penerimaan kas setelah terdapat penyematan materai.
Tanda tangan pihak penerima di atas materai akan menjadikan kwitansi kuat secara hukum. Biasanya, penambahan materai ini kita lakukan untuk jenis transaksi dengan nominal besar.
Juga biasa untuk tanda terima uang atas transaksi yang menyertakan sejumlah kewajiban dari satu pihak ke pihak lain. Jaminan materai ini menguatkan ikatan kewajiban yang harus terpenuhi tadi secara legal.
Penyalahgunaan Kwitansi
Meski secara hukum kwitansi merupakan alat bukti transaksi yang legal, tetapi kwitansi memiliki kelemahan. Salah satu kelemahan dari kwitansi adalah tidak adanya verifikasi data.
Dalam pengisian kwitansi, satu-satunya verifikasi hanya dengan tanda tangan dari pihak berwenang dari penerima uang. Tanpa ada verifikasi lain dari pihak kedua dan ketiga.
Sehingga data yang tertera dalam kwitansi rentan untuk dimanipulasi. Bahkan tidak jarang, beredar kwitansi kosong. Kwitansi kosong adalah kwitansi yang telah diberi tanda tangan dan cap dari pihak penerima, tetapi data dan nominal kas masih kosong.
Kwitansi kosong semacam ini biasanya diisi untuk melakukan manipulasi data. Seperti untuk menutupi penyelewengan dana, penggelapan atau kesalahan entri data.
Tidak jarang juga data dalam kwitansi sengaja tertulis dalam nominal yang lebih besar dari realita. Sehingga ada pihak tertentu yang dapat menarik keuntungan dari kelebihan dana yang tercantum dalam kwitansi.
Faktanya pengisian kwitansi pada umumnya bersifat manual. Penulisan manual ini memudahkan pengubahan data dalam kwitansi. Bahkan keterangan yang tercantum dalam kwitansi juga mungkin untuk diubah sesuai keinginan.
Inilah mengapa penting untuk perusahaan memastikan bahwa setiap kwitansi yang telah mereka terima sudah sesuai dengan realita. Tidak ada manipulasi atau penggelapan data di dalamnya.
Pihak perusahaan juga sebaiknya berhati-hati dalam menerbitkan kwitansi. Pastikan tidak ada peluang untuk beredarnya kwitansi kosong yang memungkinkan pihak lain untuk melakukan manipulasi.
Ada konsekuensi hukum yang perlu diwaspadai bilamana membiarkan adanya manipulasi data dalam kwitansi. Sebagaimana tertera dalam KUHP pasal 263 tentang pemalsuan berkas.
