Apa itu manajemen inventaris?
Manajemen inventaris adalah cara Anda melacak dan mengontrol inventaris bisnis Anda saat dibeli, diproduksi, disimpan, dan digunakan.
Manajemen inventaris atau inventory management mengatur seluruh arus barang – mulai dari pembelian hingga penjualan – memastikan bahwa Anda selalu memiliki jumlah yang tepat dari barang yang tepat di lokasi yang tepat pada waktu yang tepat.
Apakah inventaris itu?
Inventaris atau persediaan adalah barang yang ditangani / dikelola perusahaan Anda dengan tujuan untuk dijual. Barang itu bisa jadi bahan mentah yang Anda beli untuk ubah menjadi sesuatu yang benar-benar baru (produk jadi / finished good), atau mungkin produk massal yang Anda uraikan menjadi bagian-bagian untuk menyusunnya dan jual secara terpisah. Bahkan barang tersebut bisa menjadi sesuatu yang sama sekali tidak berwujud: perangkat lunak atau software, misalnya.
Jenis inventaris
Ada banyak jenis inventaris, dan yang akan Anda tangani bergantung pada barang yang Anda jual. Berikut adalah ikhtisar dari beberapa jenis yang lebih mungkin Anda temui:
- Barang jadi / barang untuk dijual (Finished goods/for-sale goods): Produk yang sudah siap untuk Anda jual ke pelanggan.
- Bahan baku (Raw Material): Persediaan yang Anda gunakan untuk membuat barang jadi.
- Pekerjaan dalam proses(Work-In-Progress): Pada dasarnya, barang yang belum jadi merupakan inventaris yang merupakan bagian dari proses manufaktur.
- Barang MRO(MRO Good): MRO adalah singkatan dari Maintaining (pemeliharaan), Repair (perbaikan) dan Operating (pengoperasian). Ini adalah inventaris yang Anda gunakan untuk mendukung proses pembuatan (proses produksi).
- Stok pengaman (Safety Stock): Persediaan tambahan yang Anda simpan untuk mengatasi kekurangan pemasok atau lonjakan permintaan.
Setiap usaha yang menangani inventaris akan membutuhkan beberapa cara untuk menangani inventaris. Mari kita lihat cara kerjanya pada prinsipnya.
Bagaimana cara kerja manajemen inventaris?
Pada tingkat dasar, manajemen inventaris bekerja dengan melacak produk, komponen, dan bahan-bahan di seluruh pemasok, stok di tangan, produksi dan penjualan untuk memastikan bahwa stok digunakan seefisien dan seefektif mungkin.
Ini dapat dilakukan sedalam yang Anda butuhkan: misalnya, dengan memeriksa perbedaan antara permintaan dependen dan independen, atau memperkirakan penjualan untuk merencanakan ke depan. Tetapi pada akhirnya, semuanya kembali ke saham Anda.
Contoh penerapan manajemen inventaris: Kursi Budi
Budi memutuskan untuk mendirikan bisnis dengan menjual kursi makan buatan tangannya. Setiap kursi yang dibuatnya membutuhkan 6 ukuran kayu yang berbeda, ditambah sebuah bantal.
Dia pergi ke pemasoknya dan membeli 10 papan untuk setiap ukuran kayu yang dia butuhkan, ditambah 10 bantal. Maka semua barang itu termasuk dalam inventaris bisnisnya.
Saat dia mengubah bahan mentah menjadi kursi, lalu menjualnya, tingkat inventaris Budi akan berubah. Dia harus mencatat berapa banyak dari setiap bahan yang dia miliki pada satu waktu, berapa banyak kursi yang bisa dia buat, seberapa cepat dia bisa membuatnya, di mana bahannya, berapa banyak kursi yang dia jual, dan banyak lagi. Aktivitas ini semua masuk kedalam disiplin manajemen inventaris.
Jangan khawatir jika urusan itu tampak menakutkan – manajemen inventaris jauh lebih mudah dicerna setelah Anda memecahnya menjadi 5 tahap utama yang akan dilalui barang Anda.
Proses manajemen inventaris:
5 tahapan kunci
Proses manajemen inventaris melibatkan pelacakan dan pengendalian stok saat bergerak dari pemasok ke gudang Anda lalu ke pelanggan Anda. Ada lima tahapan utama yang harus diikuti:
- Pembelian (Purchasing): Ini bisa berarti membeli bahan mentah untuk diubah menjadi produk, atau membeli produk untuk dijual tanpa perlu perakitan.
- Produksi (Production): Membuat produk jadi Anda dari bagian-bagian penyusunnya. Tidak setiap perusahaan akan terlibat dalam manufaktur – grosir, misalnya, mungkin melewatkan langkah ini sepenuhnya.
- Menyimpan bahan mentah dan jadi (Holding stock): Menyimpan bahan mentah Anda sebelum diproduksi (jika diperlukan), dan barang jadi Anda sebelum dijual.
- Penjualan (Sales): Menjual barang Anda ke tangan pelanggan, dan menerima pembayaran.
- Pelaporan (Reporting): Bisnis perlu mengetahui berapa banyak yang dijual, dan berapa banyak uang yang dihasilkan dari setiap penjualan.
Melanjutkan contoh kita sebelumnya, berikut ini cara perusahaan Budi memanfaatkan setiap tahap proses:
Manajemen inventaris vs. pengendalian inventaris (inventory control)
Meskipun kedengarannya mirip, pengendalian inventaris atau inventory control adalah bagian penting dari manajemen inventaris, tetapi keduanya adalah hal yang berbeda.
Apa itu pengendalian inventaris?
Pengendalian inventaris (inventory control) adalah cara Anda mengelola stok yang saat ini Anda miliki di penyimpanan.
Hal ini melibatkan mengetahui jumlah dan kondisi persediaan Anda di dalam dan di luar – berapa banyak yang tersedia, di mana dan apa kondisinya.
Pengendalian inventaris juga urusan memastikan bahwa Anda menyimpan persediaan secara efisien, menekan biaya inventaris dan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk menghitung dan mengendalikan inventaris.
Mana yang lebih dulu – manajemen inventaris atau pengendalian inventaris?
Manajemen inventaris jauh lebih luas daripada pengendalian inventaris: karena manajemen inventaris cakupannya hingga memperhitungkan rantai pasokan (supply chain), manufaktur, pemenuhan, penjualan, dan pelaporan.
Hampir semua bisnis harus memiliki sistem manajemen inventaris sebelum mereka menelusuri untuk mengontrol. Jika tidak, Anda tidak akan bisa mengelola pemasok, produksi atau penjualan.
Setelah itu, ada banyak metode untuk menyimpan dan menjual produk Anda dengan lebih baik. Apakah Anda fokus pada pengoptimalan pembelian, pengendalian, produksi atau penjualan, itu terserah Anda.
Misalnya Anda mungkin ingin merencanakan peningkatan berdasarkan pengalaman pengoperasian sebelumnya – misalnya, dengan mengubah cara Anda menghitung persediaan. Atau Anda mungkin ingin mengubah proses untuk mencerminkan perubahan profil produk dan pesanan, keuntungan dan kerugian pelanggan, atau pergeseran permintaan.
Mengapa manajemen inventaris penting?
Manajemen inventaris menentukan cara Anda menjalankan bisnis, melayani pelanggan, dan meningkatkan penjualan. Untuk bisnis yang berbasis pada penjualan produk – dari pabrik kerajinan hingga distributor grosir besar – mengelola inventaris secara efisien sangat penting.
Inilah tiga alasan utama mengapa manajemen inventaris penting bagi bisnis anda.
1. Jalankan bisnis Anda dengan lancar
Jika bisnis Anda tidak mengelola inventarisnya dengan baik , maka akan cepat berantakan.
Budi, misalnya, perlu menyesuaikan pasokan bahan dan produksinya dengan permintaan pelanggan. Jika dia membuat lebih banyak kursi daripada yang bisa dia jual, dia harus mencari tempat untuk menyimpan kelebihannya: yang pada akhirnya bisa memotong marginnya.
Di sisi lain, jika dia kehabisan salah satu bahan bakunya, produksi akan berhenti sepenuhnya sampai dia mengisi kembali.
Banyak bisnis kecil mengandalkan penghitungan inventaris secara manual untuk melacak apa yang ada di toko. Tetapi penghitungan inventaris mengganggu dan memakan waktu, menyita waktu untuk membuat dan menjual produk. Jadi menempatkan sistem di tempat yang tidak memerlukan inventarisasi untuk angka yang akurat sangat penting.
2. Buat pelanggan senang
Manajemen inventaris menentukan:
- Seberapa cepat Anda bisa membawa produk ke pelanggan Anda.
- Seberapa andal Anda dapat memenuhi pesanan.
- Seberapa besar visibilitas yang dapat Anda berikan kepada pelanggan Anda.
Pelanggan akan lebih cenderung datang kembali jika mereka tahu bisnis Anda dapat mengirimkan pesanan secara konsisten tepat waktu dan memberi tahu mereka apa yang tersedia.
Hal ini terutama berlaku dalam hal transaksi bisnis-ke-bisnis. Bagi konsumen, tenggat waktu yang terlewat mungkin berarti ketidaknyamanan. Untuk bisnis, itu bisa berarti kehilangan penjualan dan keuntungan.
3. Kembangkan perusahaan Anda
Ketika bisnis tumbuh dalam kompleksitas, kebutuhan manajemen inventaris mereka juga menjadi lebih kompleks. Ketika Budi menambahkan lini produk baru, mempekerjakan staf, membuka fasilitas produksi baru, dan menumbuhkan basis pelanggannya, pengaturan bahan dan inventaris akan semakin sulit.
Itu membuatnya penting untuk mengontrol inventaris fisik Anda sejak hari pertama jika Anda berencana untuk melakukan penskalaan. Pertumbuhan yang cepat cenderung membawa banyak tugas yang memakan waktu: mempekerjakan staf, pindah ke tempat yang lebih besar, dan bernegosiasi dengan pemasok baru.
Jadi, menempatkan sistem inventaris yang efektif sejak awal adalah kuncinya. Semakin lama Anda meninggalkannya, semakin lama waktu yang dibutuhkan – dan Anda akan memiliki lebih sedikit waktu untuk melakukannya.
Manfaat tambahan menerapkan manajemen inventaris
Tetapi ini tiga manfaat diatas bukan satu-satunya keuntungan dari manajemen inventaris. Manajemen inventaris juga dapat membawa beberapa manfaat langsung bagi keuntungan bisnis Anda:
- Memudahkan untuk menambahkan produk dan saluran baru, menganalisis kinerja, dan memberdayakan tenaga penjualan dengan informasi produk terbaru, sehingga Anda dapat meningkatkan pendapatan penjualan.
- Menghilangkan inefisiensi yang menyebabkan kehilangan stok, kelebihan stok, dan kehabisan stok – mengurangi biaya penyimpanan dan meningkatkan margin.
- Kurangi waktu dan tenaga yang dihabiskan untuk admin inventaris, menghemat biaya staf.
Itulah informasi tentang pengertian manajemen inventaris atau inventory management semoga bermanfaat bagi anda semua.
