Pengertian Manajemen Staf Adalah
Mengelola staf atau karyawan dianggap sebagai tugas yang menantang di setiap organisasi dan perusahaan. Untuk mengelola karyawan atau bawahan suatu organisasi diistilahkan dengan manajemen staf.
Manajemen staf adalah struktur di mana anggota staf atau karyawan dapat mencapai potensi penuh mereka dalam tugas pekerjaan yang diberikan kepada mereka.
Dengan kata lain, manajemen staf dianggap sebagai upaya untuk mendukung karyawan dalam memberikan yang terbaik setiap hari untuk mencapai tujuan pekerjaan dan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Melalui manajemen staf yang baik, dimungkinkan untuk menyelaraskan tindakan karyawan di berbagai tingkatan dengan tujuan strategis organisasi.
Manajemen staf memastikan bahwa keseimbangan kehidupan kerja, pengembangan pribadi karyawan; tantangan dihadapi, dan dukungan diberikan sehingga lingkungan yang optimal dapat diciptakan dalam organisasi untuk mencapai kepuasan kerja dan prestasi.
Motivasi staf dianggap sebagai sumber utama kesuksesan organisasi / perusahaan. Manajemen staf menangani tugas yang berkaitan dengan motivasi staf dengan mengenali, menyebarkan, dan mempromosikan potensi kerja karyawan yang bertujuan memberikan kontribusi efektif untuk mencapai tujuan organisasi / perusahaan.
Baik manajer lini dan departemen khusus seperti departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau Personalia umumnya selaras untuk mengelola karyawan.
Komponen Manajemen Staf
Manajemen staf mencakup berbagai tugas dan tugas yang dapat dimasukkan ke dalam enam kategori atau komponen di bawah ini:
Rekrutmen & Seleksi
Ini termasuk memilih karyawan yang tepat berdasarkan keahlian dan persyaratan pekerjaan selama proses perekrutan.
Pengukuran
Ini termasuk mengukur kinerja untuk menentukan apakah mereka memenuhi tujuan mereka secara efektif dan ukuran apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Pemantauan
Ini terkait dengan pemantauan pengukuran. Dengan kata lain, pemantauan berkaitan dengan pengawasan kinerja karyawan setiap hari.
Interaksi
Ini terdiri dari komunikasi antara manajer staf dan karyawan secara efektif dan seberapa baik mereka bekerja satu sama lain. Ini juga termasuk menerima umpan balik dari karyawan dan berinteraksi dengan mereka pada masalah sehari-hari.
Penghargaan
Anggota staf harus diberi penghargaan atas kinerja luar biasa mereka.
Disiplin
Ini termasuk menjaga disiplin di antara karyawan untuk mengikuti aturan & peraturan organisasi, perilaku profesional. Ini juga termasuk tindakan disipliner jika tidak mematuhi aturan disipliner.
Manfaat Manajemen Staf
Manajemen staf dianggap sebagai tulang punggung organisasi /perusahaan mana pun dan manajemen staf yang buruk dapat menyebabkan produktivitas yang rendah dan pergantian karyawan yang tinggi.
Manajemen staf amat penting karena memastikan bahwa staf harus merasa dihargai dengan membiarkan mereka menggunakan potensi dan keterampilan penuh mereka dalam peran pekerjaan mereka.
Manajemen staf yang efektif membantu menjaga konsistensi dalam memiliki staf yang tepat pada posisi yang tepat. Ini membantu dalam mengelola dan melatih karyawan dengan cara yang lebih baik sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan mereka secara efisien.
Ini pada akhirnya mengarah pada pelanggan yang bahagia dan keuntungan yang lebih baik.
Di bawah ini adalah keuntungan utama dari manajemen staf:
1. Karyawan yang Baik menghasilkan Layanan yang Baik
Manajemen staf yang efektif dimulai dengan mempekerjakan karyawan yang tepat untuk berbagai posisi dalam suatu organisasi. Jadi, melalui manajemen staf, karyawan yang berpengetahuan luas dan efisien merekrut dengan proses penyaringan yang tepat dan wawancara yang membantu organisasi dalam meningkatkan produktivitas dan keuntungan.
Dengan tidak adanya manajemen staf yang baik, karyawan dengan keterampilan atau pengetahuan yang lebih sedikit dapat ditempatkan yang mengakibatkan hilangnya pelanggan dan kerugian bisnis.
2. Garis Lebih Pendek Menghasilkan Manfaat Bagi Pelanggan
Manajemen staf mendukung perekrutan karyawan yang cukup sehingga bisnis suatu organisasi dapat ditangani dengan lancar dan ini pada akhirnya membantu pelanggan yang senang karena layanan yang tepat waktu dan efisien dapat diberikan kepada mereka.
Karyawan terbaik, yang terlalu banyak bekerja atau diberikan pekerjaan kepada karyawan lain juga, tidak dapat bekerja dengan potensi penuh mereka, dan ini mengakibatkan ketidakpuasan dan ketidaksabaran di antara karyawan dan pelanggan.
Layanan yang lancar dan ramah pelanggan dapat diberikan dengan mengevaluasi kebutuhan staf dan memastikan profesional terlatih yang memadai dalam organisasi melalui manajemen staf.
3. Kinerja Lebih Baik dari Karyawan Terlatih
Dalam manajemen staf yang baik, karyawan dilatih tentang berbagai aspek pekerjaan mereka dan ini mengarah pada pengembangan staf terlatih yang memiliki pengetahuan kerja yang baik tentang profil mereka dan kolega lainnya.
Karyawan yang terlatih dan berpengetahuan luas dapat menangani pertanyaan, masalah pelanggan secara efisien dan dengan demikian, dapat memberikan layanan dengan kualitas yang lebih baik.
4. Pengiriman Produk dan Layanan yang Efisien
Menggunakan manajemen staf, karyawan yang tepat dipilih untuk bekerja sama dan mengarah ke tim yang efektif. Ini membantu dalam memberikan produk dan layanan dengan lebih efisien.
Teknik Manajemen Staf yang Efektif
Staf dapat dikelola secara efektif dengan cara atau teknik berikut:
Mempekerjakan Tenaga yang Tepat
Mempekerjakan karyawan yang tepat berarti karyawan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan suatu organisasi.
Selain itu, karyawan ini juga harus memiliki kualitas lain seperti kejujuran, pemain tim, kecerdasan emosional, rendah hati, antusiasme, keandalan, motivasi diri, dan tekad.
Mempekerjakan karyawan dengan mempertimbangkan kualifikasi atau tingkat pengalaman yang tepat tidak cukup untuk manajemen staf yang efektif karena sikap yang tepat juga diperlukan.
Jadi, dibutuhkan lebih banyak tenaga dan waktu dalam proses perekrutan sehingga peluang perekrutan yang salah bisa dihilangkan.
Mengukur dan Memantau Kinerja Staf Secara Teratur
Ini adalah tugas yang sulit untuk mengukur dan memantau kinerja karyawan setiap hari karena karyawan tidak merasa melakukan pemeriksaan kinerja secara teratur. Jadi, manajer staf harus menghindari hal-hal berikut dalam mengelola staf:
Manajemen mikro
Manajer harus menghindari berkonsultasi dengan karyawan tentang cara melakukan pekerjaan mereka dan hal-hal kecil terkait lainnya karena akan menciptakan stres dan beban yang tidak perlu bagi karyawan dan manajer.
Memberikan Umpan Balik yang Konstan (Negatif / Positif)
Baik umpan balik positif dan negatif yang konstan harus dihindari karena karyawan akan terlalu percaya diri dalam hal umpan balik atau pujian positif yang konstan.
Demikian pula, umpan balik negatif yang terus-menerus dapat menyebabkan penurunan motivasi di antara karyawan. Jadi, harus ada pertemuan bulanan untuk review kinerja.
Dorong Komunikasi Terbuka
Komunikasi terbuka harus didorong dengan karyawan untuk manajemen staf yang efektif. Ini membantu dalam mendapatkan rasa hormat dan kepercayaan karyawan.
Sebuah platform harus dibuat untuk mendengarkan ide, keluhan, dan pemikiran asli dari karyawan. Selain itu, karyawan harus didorong untuk berpartisipasi dalam berbagai diskusi karena akan membantu meningkatkan motivasi mereka.
Buatlah Tujuan dan Sasaran yang Jelas
Organisasi harus membuat tujuan SMART yaitu Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Berbasis Waktu.
Jika tidak ada tujuan yang jelas, karyawan akan bingung dan kehilangan motivasi.
Imbalan dan Pengakuan
Karyawan harus diberi penghargaan dan pengakuan di depan seluruh tim atas kerja keras dan luar biasa mereka melalui berbagai sistem penghargaan dan pengakuan seperti bonus, pengakuan verbal, karyawan terbaik bulan ini, perayaan, dll.
