Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana sebagian orang tampaknya memiliki cukup waktu untuk melakukan semua yang mereka inginkan, sedangkan yang lain selalu terburu-buru mengerjakan dari satu tugas ke tugas lainnya, dan sepertinya tidak pernah menyelesaikan apa pun?
Itu bukan berarti bahwa mereka yang tampak menyelesaikan segalanya karena memiliki lebih sedikit pekerjaan. Kemungkinan besar mereka menggunakan waktu mereka dengan lebih efektif: dengan kata lain, menunjukkan keterampilan manajemen waktu yang baik.
Pengertian Apa Itu Manajemen Waktu
Manajemen waktu atau time management adalah kemampuan untuk menggunakan waktu Anda secara produktif dan efisien. Anda juga bisa menganggapnya sebagai seni memiliki waktu untuk melakukan semua yang Anda butuhkan, tanpa merasa stres karenanya.
Kedengarannya sederhana, tetapi dalam praktiknya jauh lebih sulit. Halaman ini menjelaskan beberapa prinsip di balik manajemen waktu yang baik.
- Manajemen Waktu mengacu pada pengelolaan waktu secara efektif sehingga waktu yang tepat dialokasikan untuk aktivitas yang tepat.
- Manajemen waktu yang efektif memungkinkan individu untuk menetapkan slot waktu tertentu untuk kegiatan sesuai kepentingan mereka.
- Manajemen Waktu mengacu pada memanfaatkan waktu sebaik mungkin karena waktu selalu terbatas.
Tanyakan pada diri Anda aktivitas mana yang lebih penting dan berapa banyak waktu yang harus dialokasikan untuk hal yang sama? Ketahui pekerjaan mana yang harus dilakukan lebih awal dan mana yang dapat dilakukan sedikit lebih lambat.
Manajemen Waktu memainkan peran yang sangat penting tidak hanya dalam organisasi tetapi juga dalam kehidupan pribadi kita.
Manajemen Waktu meliputi:
- Perencanaan yang Efektif
- Menetapkan tujuan dan sasaran
- Menetapkan tenggat waktu
- Pendelegasian tanggung jawab
- Memprioritaskan kegiatan sesuai kepentingannya
- Menghabiskan waktu yang tepat untuk aktivitas yang tepat
Cara Menerapkan Manajemen Waktu Yang Efektif Untuk Meningkatkan Produktivitas
Perencanaan yang Efektif
Rencanakan hari Anda jauh-jauh hari sebelumnya. Siapkan To Do List atau “TUGAS RENCANA”. Catat kegiatan penting yang perlu dilakukan dalam satu hari dengan waktu yang harus dialokasikan untuk setiap kegiatan. Pekerjaan Prioritas Tinggi harus berada di urutan teratas diikuti oleh pekerjaan yang tidak terlalu membutuhkan kepentingan Anda saat ini. Selesaikan tugas yang tertunda satu per satu. Jangan memulai pekerjaan baru kecuali Anda telah menyelesaikan tugas sebelumnya. Centang yang sudah Anda selesaikan. Pastikan Anda menyelesaikan tugas dalam kerangka waktu yang ditentukan.
Menetapkan Tujuan dan Sasaran
Bekerja tanpa tujuan dan target dalam suatu organisasi akan sama dengan situasi dimana nakhoda kapal tersesat di laut. Ya, Anda akan tersesat. Tetapkan target untuk diri Anda sendiri dan pastikan target tersebut realistis dan dapat dicapai.
Menetapkan Tenggat Waktu
Tetapkan tenggat waktu untuk diri sendiri dan berusaha keras untuk menyelesaikan tugas sebelum tenggat waktu. Jangan menunggu atasan Anda untuk meminta Anda setiap saat. Belajarlah untuk mengambil kepemilikan pekerjaan. Satu orang yang paling bisa mengatur tenggat waktu adalah Anda sendiri. Tanyakan pada diri sendiri berapa banyak waktu yang perlu dicurahkan untuk tugas tertentu dan untuk berapa hari. Gunakan perencana untuk menandai tanggal-tanggal penting dengan tenggat waktu yang ditetapkan.
Tolak Pendelegasian Tanggung Jawab
Belajarlah untuk mengatakan “TIDAK” di tempat kerja. Jangan lakukan semuanya sendiri. Ada orang lain juga. Seseorang tidak boleh menerima sesuatu yang dia tahu sulit baginya. Peran dan tanggung jawab harus didelegasikan sesuai minat dan spesialisasi karyawan agar mereka dapat menyelesaikan tugas dalam tenggat waktu. Seseorang yang tidak memiliki pengetahuan tentang sesuatu membutuhkan lebih banyak waktu daripada seseorang yang mengetahui pekerjaannya dengan baik.
Memprioritaskan Tugas
Prioritaskan tugas sesuai dengan kepentingan dan urgensinya. Ketahui perbedaan antara pekerjaan penting dan mendesak. Identifikasi tugas mana yang harus dilakukan dalam sehari, yang semuanya harus diselesaikan dalam sebulan, dan seterusnya. Tugas yang paling penting harus diselesaikan lebih awal.
Menghabiskan waktu yang tepat untuk aktivitas yang tepat
Kembangkan kebiasaan melakukan hal yang benar pada waktu yang tepat. Pekerjaan yang dilakukan pada waktu yang salah tidak banyak berguna. Jangan sia-siakan satu hari penuh untuk sesuatu yang dapat dilakukan dalam satu jam atau lebih. Juga pisahkan waktu untuk panggilan pribadi Anda atau memeriksa pembaruan di Facebook atau Twitter. Bagaimanapun manusia bukanlah mesin.
Jangan Mencoba Multi-tasking
Umumnya, orang tidak pandai melakukan banyak tugas sekaligus dalam satu waktu bersamaan, karena otak kita membutuhkan waktu untuk memfokuskan kembali.
Jauh lebih baik untuk menyelesaikan satu pekerjaan sebelum pindah ke pekerjaan lain. Jika Anda memang harus melakukan banyak tugas yang berbeda, cobalah untuk mengelompokkannya bersama-sama, dan lakukan tugas serupa secara berurutan.
Untuk Manajemen Waktu yang Efektif, seseorang harus:
Terorganisir – Hindari menyimpan tumpukan file dan tumpukan kertas di tempat kerja Anda. Buang semua yang tidak Anda butuhkan. Letakkan dokumen penting dalam folder. Simpan file di laci masing-masing dengan label di atas setiap file. Ini menghemat waktu yang berlangsung pencarian yang tidak perlu.
Jangan menyalahgunakan waktu – Jangan menghabiskan waktu dengan berkeliaran atau bergosip. Fokus pada pekerjaan Anda dan selesaikan tugas tepat waktu. Ingat organisasi Anda tidak membayar Anda untuk bermain game di komputer atau mengintip ke bilik orang lain. Pertama selesaikan pekerjaan Anda dan kemudian lakukan apa pun yang Anda ingin lakukan. Jangan menunggu sampai saat terakhir.
Jadilah Fokus – Seseorang perlu fokus untuk manajemen waktu yang efektif.
Kembangkan kebiasaan menggunakan perencana, penyelenggara, kalender meja untuk manajemen waktu yang lebih baik. Setel pengingat di ponsel atau komputer pribadi Anda.
Kesimpulan Saya
Mungkin hal yang paling penting untuk diingat adalah tetap tenang. Merasa kewalahan dengan terlalu banyak tugas bisa sangat membuat stres. Ingatlah bahwa dunia mungkin tidak akan berakhir jika Anda gagal mencapai tugas terakhir Anda hari ini, atau membiarkannya sampai besok, terutama jika Anda telah memprioritaskan dengan bijaksana.
Pulang ke rumah atau tidur lebih awal, sehingga Anda bugar untuk besok, mungkin merupakan pilihan yang jauh lebih baik daripada memenuhi tenggat waktu yang dipaksakan sendiri atau urusan lain yang mungkin tidak terlalu penting.
Luangkan waktu untuk berhenti sejenak dan melihat kehidupan dan prioritas Anda ke dalam perspektif, dan Anda mungkin mendapati bahwa setelah menerapkan manajemen waktu yang efektif kini Anda mengalami perubahan besar dalam bekerja dan lebih produktif.
