Jika sebuah entitas melakukan transaksi, apapun itu bentuknya, maka perlu untuk mereka memiliki bukti transaksi. Salah satu bentuk dari bukti transaksi tersebut adalah nota kontan.
Sebagaimana kita pernah bahas sebelumnya, bahwa bukti transaksi memiliki peran sangat penting untuk pencatatan akuntansi. Hanya transaksi yang disertai dengan bukti transaksi yang bisa Anda catat dan bukukan ke dalam jurnal akuntansi.
Karena itulah bukti transaksi harus Anda sertakan untuk setiap transaksi yang terjadi. Hal tersebut juga berlaku dengan nota kontan.
Apa Sebenarnya Nota Kontan?
Nota kontan adalah bukti transaksi terkait pembayaran atas sebuah transaksi secara tunai. Dalam bahasa lain, tunai juga bisa kita sebut sebagai kontan.
Berkas atau bukti transaksi ini diserahkan kepada konsumen tepat setelah mereka melakukan pembayaran atas transaksi secara tunai. Tanpa ada tenggat waktu, jatuh tempo atau penundaan pembayaran.
Di sini kita juga mengenal adanya nota kredit yang berkaitan dengan sistem pembayaran transaksi yang menggunakan tempo atau cicilan.
Pada umumnya format dari nota kontan akan memuat keterangan transaksi, nilai nominal dan tanggal transaksi. Nantinya nota akan terdiri dari 2 lapisan lembar, yang pertama akan menjadi milik penjual dan yang lain untuk pembeli.
Apa Saja Fungsi Dari Nota Kontan?
Nota kontan memiliki sejumlah fungsi baik dari kacamata penjual maupun dari kaca pembeli. Berikut adalah rincian fungsi dari nota kontan dari dua sisi.
-
Fungsi Untuk Penjual
Fungsi utama dari berkas atau bukti transaksi penjualan tunai ini tentu saja sebagai bukti adanya transaksi pembayaran tunai sesuai keterangan yang tertera dalam nota.
Nota ini bagi penjual akan berperan sebagai bukti yang membenarkan bahwa transaksi tersebut benar terjadi. Sehingga memenuhi syarat untuk Anda catat dalam pembukuan jurnal umum atau jurnal khusus.
Di sisi lain, data dalam nota kontan akan menjadi data penjualan. Data ini akan menjadi salah satu input data jumlah penjualan dalam periode.
Kemudian data tersebut juga akan berkaitan dengan data barang dalam gudang. Karena stok telah terjual, maka stok dalam gudang juga sudah berkurang. Ini akan menjadi patokan ketersediaan barang dalam gudang dan penentuan waktu restock di gudang.
-
Fungsi Untuk Pembeli
Fungsi utama dari bukti pembelian tunai ini adalah jaminan pembelian tersebut dibenarkan oleh pihak penjual. Ini sekaligus juga bisa berperan sebagai jaminan produk, seperti ketika terjadi kerusakan, cacat atau gangguan fungsi.
Namun, nota kontan ini sekaligus juga bisa menjadi bukti pembelian untuk entitas. Ini tentu saja berlaku untuk pihak pembeli yang juga merupakan sebuah entitas.
Karena pada perusahaan, pembelian bisa berarti penambahan stok dalam gudang. Pembelian tunai juga menjadi bagian dari aktivitas akuntansi yang perlu tercatat dalam jurnal umum dan khusus.
Komponen Yang Harus Ada Dalam Nota Kontan
Sebagaimana sudah kami jelaskan di atas, bahwa nota kontan harus mampu menjelaskan secara detail transaksi yang berjalan. Karena itu di dalam berkas nota kontan harus terdapat komponen sebagai berikut.
-
Identitas Penjual
Biasanya informasi terkait identitas penjual akan tercantum pada sisi atas atau bawah dari nota. Bentuknya cukup jelas, bisa berada di sisi bawah dalam ukuran relatif kecil atau menjadi cukup dominan karena menjadi head dari nota.
-
Identitas nota
Selain identitas dari penjual, nota juga harus memiliki identitas. Identitas dari nota sendiri adalah nomor dari nota tersebut. Nota harus memiliki nomor dan kode nota yang memudahkan kita menemukan nota tersebut di kemudian hari saat dibutuhkan.
Identitas nota akan menjadi krusial ketika perusahaan melakukan proses audit atau penelusuran kembali catatan dan pelaloran akuntansi.
-
Keterangan transaksi
Nota kontan harus menyertakan tanggal transaksi, macam produk yang menjadi objek jual beli, kuantitas dan harga.
Data ini menjadi bagian penting yang harus Anda perhatikan. Supaya proses pencatatan dan pengakuan transaksi berjalan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
-
Total nilai transaksi
Bagian akhir dari susunan komponen nota kontan adalah perhitungan nilai saldo pembelian yang dilakukan. Nilai saldo yang tercantum berasal dari total akumulasi atas harga produk yang menjadi objek jual beli dikali jumlah kuantitas barang yang ditransaksikan.
Bila nota ini mentransaksikan barang yang majemuk, dalam kata lain terdiri dari beberapa macam barang dalam kuantitas yang banyak. Maka data nilai total ini akan terdiri dari penjumlahan nilai total harga barang setelah dikalikan dengan kuantitas masing-masing.
-
Potongan harga
Poin ini juga perlu Anda masukan ke dalam nota jual beli tunai. Tentu saja bilamana memang dalam transaksi terdapat diskon atau potongan harga.
Biasanya diskon muncul untuk pembelian tunai. Bisa dikenakan atas suatu produk atau pada keseluruhan akumulasi transaksi. Sifatnya akan mengurangi total nilai transaksi terakumulasi.
-
Perhitungan pajak
Ada beberapa jenis barang yang harga jualnya sudah meliputi Pajak Pertambahan Nilai atau PPN. Namun ada pula penjualan produk yang nilai PPNnya terpisah dari harga jual.
Untuk kasus terakhir, maka PPN akan masuk ke dalam hitungan di akhir nota. Perhitungannya berlaku atas harga total terakumulasi setelah pemotongan diskon. Nantinya, nilai PPN ini akan menambah total yang harus dibayarkan secara tunai.
-
Pengesahan lunas
Untuk mengesahkan bukti transaksi jual beli ini, maka perlu ada pernyataan yang diterima umum dalam nota. Pernyataan ini mengesyahkan bahwa transaksi bersangkutan sudah selesai pembayarannya dan terlunasi dengan penuh.
Biasanya, nota kontan akan menggunakan semacam cap bertulis lunas. Tetapi setiap entitas bisa menggunakan cara berbeda untuk mengesyahkan pelunasan.
Nota Kontan Dan Arus Kas
Fakta menarik terkait dengan nota kontan adalah keberadaanya yang akan menjadi dasar dalam pencatatan jurnal yang terkait dengan arus kas.
Tentu Anda sudah pernah mengetahui bahwa dalam pencatatan akuntansi, kita mengenal adanya jurnal umum dan jurnal khusus.
Jurnal khusus berfungsi untuk pencatatan data transaksi yang terkait operasional utama perusahaan. Yakni jenis transaksi yang bersifat sangat repetititif atau sangat berulang. Tidak lain dan tidak bukan adalah penjualan dan pembelian, baik itu tunai maupun kredit.
Jurnal khusus ini terdiri dari jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan dan jurnal pengeluaran. Bagian jurnal yang terkait dengan arus kas adalah jurnal pemasukan dan pengeluaran.
Jurnal penerimaan adalah jurnal yang mencatat setiap penerimaan kas dari semua sumber. Sedang jurnal pengeluaran adalah jurnal yang khusus mencatat pengeluaran kas untuk semua tujuan.
Nota kontan yang berfungsi menjadi bukti transaksi jual beli tunai sudah tentu berkaitan erat dengan jurnal pemasukan dan pengeluaran kas ini.
Untuk lebih jelasnya, berikut adalah contoh transaksi yang melibatkan nota kontan.
Berikut adalah gambaran terkait transaksi tersebut.
Pada 20 Mei 2022, Suplier A menjual kepada Toko B Buku X sebanyak 10 lusin, Buku Y sebanyak 8 lusin dan Buku Z sebanyak 5 lusin. Buku X sendiri seharga Rp 200 ribu perlusin, buku Y senilai Rp 150 ribu perlusin dan buku C senilai Rp 140 ribu perlusin. Pihak toko B membayar seluruh tagihan secara tunai dan mendapatkan diskon 5% di akhir transaksi.
Berikut adalah contoh nota kontan dari transaksi di atas
Pembukuan bagi Pihak Penjual
Bagi penjual, nota kontan menandakan telah terjadi pembelian tunai dari konsumen. Artinya pembelian barang kali ini disertai dengan penerimaan kas.
Sehingga bagi penjual, terjadinya transaksi penjualan tunai ini harus tercatat dalam buku jurnal penerimaan kas.
Pembukuan bagi Pihak Pembeli
Bagi pihak pembeli, maka pencatatan transaksi dengan nota kontan juga harus Anda masukan ke dalam jurnal pengeluaran kas. Karena terjadi pengeluaran tunai yang harus Anda keluarkan untuk transaksi tersebut.
berikut adalah gambaran terkait bagaimana pencatatan transaksi tunai bagi pihak pembeli.
Demikian penjelasan terkait bagaimana memahami konsep nota kontan. Termasuk dan teknik penyusunan dan pencatatannya dalam akuntansi.
Nota kontan selaku bukti jual beli tunai akan menjadi dasar dalam pencatatan transaksi jual beli tersbut pada kedua pihak.Baik itu pada penjual maupun pada pembeli.
