Nota kosong adalah bagian penting dalam proses siklus akuntansi tahap awal. Ini berkaitan erat dengan penyertaan bukti atas setiap transaksi yang berkaitan dengan serah terima uang dan barang atau jasa.
Sebelumnya kita sudah membahas soal invoice atau faktur. Kini saatnya kita membahas soal nota yang harus diisi secara manual.
Kita akan mencoba membahas lebih jauh soal nota kosong ini untuk memberi Anda gambaran lebih jelas. Apa pengertiannya dan bagaimana perannya dalam akuntansi.
Nota Kosong; Apa Sebenarnya Yang Dimaksud?
Ketika Anda membeli sebuah barang di sebuah toko. Tepat setelah terjadi serah terima uang, Anda akan menerima bukti pembayaran atau bukti pelunasan.
Bukti itu lazimnya kita sebut sebagai nota pembayaran atau bon pembayaran. Perannya adalah untuk membuktikan bahwa pembayaran adalah benar sudah terjadi.
Pada transaksi yang prosesnya masih berlangsung secara manual, dimana proses pelunasan pembayaran masih berlangsung secara tunai. Kemudian berlanjut dengan serah terima barang secara langsung.
Maka proses pencatatan atas pembayarannya juga akan dilakukan secara manual. Pernyataan bahwa pembayaran sudah selesai dilakukan akan dituliskan secara manual pada formulir khusus.
Formulir khusus inilah yang kemudian kita pahami sebagai nota kosong.
Jadi, nota kosong sendiri adalah formulir khusus yang berperan untuk mencatat transaksi secara manual. Nota akan berbentuk tabel yang memuat sejumlah elemen utama seperti :
- Kop atau cap toko
- Tanggal transaksi
- Kolom nama barang
- Kolom jumlah barang per item
- Keterangan harga per barang
- Kolom harga total tiap barang yang dibeli
- Total harga
- Penjelasan pelunasan (cap lunas)
Bentuk dari Nota Kosong
Nota kosong acapkali berbentuk seperti tabel yang memuat keterangan transaksi, pembelanjaan dan harga. Ini adalah bentuk nota kosong atau formulir nota yang paling lazim kita kenal. Konsep paling familier ini kita kenal dengan bon pembelanjaan.
Tetapi sebenarnya, nota kosong bisa berbentuk kwitansi. Format kwitansi sendiri jelas berbeda dengan format dari nota kosong yang berbentuk bon pembelanjaan.
Karena di sini bentuknya tidak berupa tabel tetapi lebih seperti pernyataan telah diterimanya sejumlah uang untuk pembayaran transaksi. Di sini biasanya tetap disampaika jenis transaksi dan pertukaran apa yang terjadi terkait dengan pelunasan tersebut.
Namun yang menarik, sebenarnya selain nota berupa bon pembayaran dan kwitansi, format nota kosong juga bisa berfungsi sebagai nota kredit dan nota debit.
Nota Kredit
Nota kredit adala nota pembelanjaan yang menjelaskan bahwa pembayaran dari transaksi atau pembelanjaan tersebut akan berjalan secara kredit.
Di sini, nota tetap menjelaskan soal transaksi yang berjalan seperti produk, jumlah produk dan harga. Namun nota juga menjelaskan kesepakata kredit antara penjual dan pembeli.
Termasuk di dalamnya, besaran bunga, tanggal jatuh tempo, aturan diskon dan lain sebagainya. Nantinya catatan dalam bukti transaksi ini menjadi dasar pencatatan hutang dan piutang.
Nota Debet
Berlawanan dengan nota kredit, maka kita juga mengenal dengan nota kosong berformat sebagai nota debet. Namun di sini fungsinya akan berbeda sekali dengan fungsi dari nota kredit.
Nota debet berfungsi untuk membuktikan terjadinya retur barang atau pengembalian barang. Ini biasa terjadi ketika barang yang sudah dijual tidak sesuai dengan standar kebutuhan sehingga harus kembali ke tangan penjual.
Bisa karena produk yang cacat atau karena terjadinya penurunan kualitas produk. Bisa juga terjadi karena spesifikasi produk yang tidak sesuai permintaan pembeli.
Nota debet ini bertujuan untuk mengurangi nilai dari pembelian. Pengurangan terjadi dengan menambahkan nominal debet atas penjualan dan kredit atas retur penjualan.
Masih Relevankah Penyediaan Nota Kosong?
Belakangan makin berkembang sistem transaksi berbasis digital. Sehingga tidak sedikit perusahaan atau retailer yag menyediakan sarana pembayaran online untuk transaksi mereka.
Pada kondisi ini kadang perusahaan atau retailer tersebut kemudian memilih tidak menggunakan nota pembayaran secara fisik. Sehingga banyak pelaku usaha meninggalkan konsep kesediaan nota kosong.
Ini karena pembayaran secara digital memungkinkan sistem menyediakan bukti transaksi secara digital. Ini selain menghemat biaya persediaan kertas nota kosong juga acapkali memudahkan proses pencatatan.
Karena biasanya, nota atau bukti transaksi digital dapat dibuat tersistem dan berlaku otomatis untuk entri data ke dalam pembukuan atau jurnal.
Bila kita lihat dari gambaran di atas, sebenarnya banyak perusahaan mulai tidak melihat nota kosong itu penting. Tetapi apakah benar nota kosong yang tersedia dalam perusahaan tidak lagi relevan?
Apalagi nota kosong yang notabene adalah teknik pencatatan bukti transaksi secara manual acapkali dianggap tidak lagi cukup praktis untuk sistem akuntansi modern yang serba cepat dan digital.
Untuk menjawab pertanyaan tersebut kita perlu pahami dulu, apa sebenarnya peran dari nota kosong. Apakah peran tersebut masih bisa Anda temukan pada era industri modern sekarang.
Peran dan fungsi nota kosong
Sebagaimana kami jelaskan di atas, nota kosong adalah nota pencatatan atas sebuah transaksi. Nantinya, nota kosong yang sudah berisi keterangan transaksi akan menjadi bukti transaksi yang kuat.
Namun, peran nota kosong sebenarnya lebih kompleks dari itu. Berikut adalah gambaran lebih luas terkait peran dan fungsi dari nota kosong
Untuk bukti pembayaran
Ini adalah fungsi atau peran utama dari sebuah nota kosong. Nota kosong tersedia untuk sewaktu-waktu mencatat transaksi yang terjadi. Setiap nota kosong yang sudah memuat data transaksi dan diperkuat dengan cap dari perusahaan akan menjadi bukti transaksi.
Nantinya data tersebut akan diverifikasi dan klasifikasi untuk masuk ke dalam jurnal sesuai dengan proses transaksi terselesaikan.
Untuk bukti serah terima barang
Selain untuk membuktikan terjadinya transaksi, nota kosong juga dapat berperan untuk mencatat terjadinya serah terima barang. Karena dalam nota terdapat kolom untuk mencatat jenis barang dan jumlah dari tiap jenis barang yang terjual dalam transaksi terkait.
Nota biasanya akan keluar ketika pembayaran terjadi dan serah terima barang juga sudah terampungkan. Sehingga bila pihak perusahaan sudah menerima atau justru melepaskan sebuah nota artinya memang transaksi sudah selesai, termasuk serah terima barang sudah terselesaikan.
Dasar penyesuaian data gudang
Karena nota akan membuat keterangan terkait serah terima barang, termasuk di dalamnya data jenis barang dan jumlah dari tiap jenis barang tersebut. Maka keterangan ini juga akan menjadi dasar untuk penyesuaian gudang.
Setiap transaksi yang terjadi terkait dengan serah terima barang dagangan sudah tentu akan berkaitan dengan data gudang. Data serah terima barang dalam nota akan menjadi sumber efektif untuk bagian gudang memperbarui datanya secara aktual.
Dasar pencatatan hutang piutang
Sebagaimana dijelaskan di atas, bahwa selain nota bisa kita gunakan untuk membuktikan telah terjadi transaksi secara tunai, nota kosong juga bisa berfungsi untuk pembuktian transaksi kredit.
Nota kosong ini bahkan disertai dengan kolom khusus penjelasan kesepakatan kredit yang ditetapkan. Baik itu tanggal kadaluarsa, bunga sampai diskon yang akan muncul bila terjadi pembayaran lebih awal.
Nota yang semacam ini akan menjadi bukti transaksi atas penambaha hutang dan piutang perusahaan. Nota kredit juga bisa berfungsi memudahkan proses pencatatan hutang dan piutang ke dalam buku pembantu piutang dan hutang.
Karena di dalamnya terdapat penjelasan detail terkait kesepakatan hutang piutang. Juga keterangan tentang siapa saja yang terkait dengan transaksi hutang piutang tersebut, baik pihak kreditur maupun debitur.
Sebagai dasar data penjualan
Peran terakhir dari nota adalah untuk menjadi bukti transaksi penjualan. Sebagaimana Anda ketahui dalam nota akan terdapat keterangan jenis barang dan jumlah penjualan. Juga termasuk data terkait total nilai penjualan yang terjadi.
Data penjualan barang hingga nilai penjualan ini yang akan menjadi dasar bagi bagian keuangan mencatatkan data penjualan mereka.
Apakah Nota Kosong Masih Perlu Ada?
Untuk sebuah perusahaan yang transaksi jual belinya sudah relatif kompleks, luas dan besar, transaksi dengan sistem pencatatan digital jauh lebih efektif.
Sementara, untuk perusahaan skala kecil, pencatatan bukti transaksi dengan menggunakan teknik manual nota kosong sudah tentu masih dianggap layak.
Meski proses pencatatan bukti dan input data ke dalam jurnal harus berjalan secara manual, tetapi kesederhanaan transaksi yang terjadi memungkinkan sistem manual ini tetap berjalan.
Namun demikian, sebenarnya perusahaan besar pun akan lebih baik tetap menyediakan nota kosong yang proses pengisiannya secara manual.
Ini karena kadang akan terjadi transaksi skala kecil dan tunai. Sehingga pencatatan secara manual akan tetap perlu kita lakukan.
Belakangan juga muncul sistem nota kosong digital. Biasanya akan Anda temukan dalam platform aplikasi akuntansi di pasaran.
Pada aplikasi tersebut sudah tersedia template khusus untuk penulisan nota pembayaran dan nota kredit. template yang tersedia sekaligus juga sudah terjaring dengan proses input data pada jurnal.
Jadi data yang Anda masukan secara manual ke dalam format nota kosong dalam aplikasi tersebut akan secara otomatis masuk ke dalam proses pencatatan pada jurnal.
Ini membuktikan bahwa meski sistem pengisian berlangsung secara manual, tetapi nota kosong tetap relevan dan penting untuk perusahaan. Ini akan menjadi bukti transaksi yang efektif untuk roda operasi akuntansi dan keuangan perusahaan.
