Outsourcing atau pengalihdayaan mengalihkan tugas, operasi, pekerjaan, atau proses ke tenaga kerja eksternal, dengan mengontrak pihak ketiga untuk jangka waktu yang signifikan. Bisnis biasanya melakukan ini untuk mengurangi biaya atau meningkatkan efisiensi.
Fungsi outsourcing dapat dilakukan oleh pihak ketiga baik di dalam maupun di luar lokasi perusahaan.
Tepatanya Apa Itu Pengertian Outsourcing?
Outsourcing adalah proses melibatkan individu atau organisasi pihak ketiga di luar perusahaan Anda, baik secara lokal maupun internasional, untuk menangani aktivitas bisnis tertentu untuk perusahaan Anda.
Outsourcing, terkadang disebut sebagai “pengontrakan keluar”, adalah praktik bisnis umum yang memungkinkan perusahaan dari semua ukuran untuk tumbuh saat dan ketika mereka membutuhkannya, tanpa risiko atau investasi besar.
Outsourcing adalah praktik menyerahkan tugas individu, subarea, atau proses bisnis ke pihak ketiga dan dengan demikian menerima hasil dari luar perusahaan Anda sendiri. Layanan yang menjadi tanggung jawab perusahaan Anda untuk dipenuhi sekarang akan disediakan oleh penyedia layanan khusus (outsourcing).
Tugas-tugas ini seringkali merupakan fungsi sekunder bisnis: tugas yang harus dipenuhi agar perusahaan dapat fokus pada aktivitas utamanya.
Dengan outsourcing, satu atau lebih tugas atau proyek perusahaan biasanya diberikan kepada mitra eksternal.
Namun, dalam keadaan tertentu, beberapa tugas bisa dilakukan secara internal ( outsourcing in-house ). Misalnya, jika Anda telah memberikan tugas ke area lain di perusahaan Anda, atau ke departemen yang berspesialisasi di dalamnya, ini biasanya dikenal sebagai outsourcing internal. Sebaliknya, tugas yang diberikan secara keseluruhan kepada perusahaan luar dikenal sebagai outsourcing eksternal.
Perusahaan eksternal mungkin berbasis regional atau mungkin kontraktor asing. Fokusnya adalah pada potensi penghematan biaya.
Apa alasan menggunakan outsourcing?
Selain penghematan biaya outsourcing yang diharapkan, ada alasan lain untuk menyerahkan tugas-tugas tertentu:
- Peningkatan efisiensi: Perusahaan dapat berkonsentrasi pada kompetensi inti mereka dan bekerja lebih efisien.
- Skalabilitas optimal: Outsourcing meningkatkan ketersediaan tenaga kerja. Hasilnya, output maksimum dapat dicapai dan produksi dijamin – bahkan saat terjadi fluktuasi kapasitas musiman atau non-operasional.
- Tanggapan lebih cepat: Anda lebih responsif terhadap perubahan karena Anda dapat meneruskan tugas ini ke perusahaan pihak ketiga khusus.
- Peningkatan kualitas: Outsourcing sering kali menghasilkan peningkatan kualitas. Misalnya dalam pembuatan pabrik atau bengkel yang baik dapat meningkatkan kualitas produk.
- Menghemat biaya: Perusahaan eksternal memiliki tingkat spesialisasi yang tinggi terkait dengan layanan mereka. Mereka dapat bekerja jauh lebih hemat biaya dan karenanya menawarkan potongan harga.
- Kurangnya pengetahuan: Proses dan operasi baru di perusahaan seringkali diperlukan, tetapi para karyawan seringkali tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan implementasi yang diperlukan. Outsourcing adalah alternatif untuk mempekerjakan pekerja terampil untuk ini.
Berbagai bentuk outsourcing
Ada berbagai bentuk outsourcing:
- Proses bisnis outsourcing: Dalam proses bisnis outsourcing, seluruh proses perusahaan di-outsourcing-kan. Contohnya: Anda dapat meminta gaji karyawan Anda dibuat oleh penyedia layanan eksternal.
- Outsourcing proses pengetahuan: Dalam jenis outsourcing ini, tugas kompleks dialihkan ke perusahaan pihak ketiga. Contohnya adalah persiapan website yang dioptimalkan mesin pencari (SEO) untuk situs web Anda. Masing-masing perusahaan biasanya memiliki tenaga ahli terlatih dengan spesialisasi tingkat tinggi.
- Out-tasking: Dalam hal ini, hanya tugas yang ditentukan secara individual yang diserahkan ke perusahaan lain. Seringkali karena proses tersebut memakan waktu dan proses administratif, seperti pengarsipan email atau backup data. Namun, tanggung jawab tetap ada pada perusahaan, karena seluruh area bisnis terus dikelola secara mandiri.
- Outsourcing selektif: outsourcing selektif menggabungkan proses bisnis outsourcing dan out-tasking. Sub-area yang berbeda dialihdayakan yang lebih ekstensif daripada tugas individu, namun tidak sesuai dengan proses yang lengkap.
Materi pokok dan durasi layanan yang diberikan dicatat dalam kontrak. Para pihak yang terlibat seringkali menyepakati service level agreement (SLA) untuk dapat secara konkrit mengontrol hubungan kontraktual dalam hal waktu reaksi dan kualitas layanan.
Outsourcing: contoh tugas outsourcing
Strategi outsourcing digunakan, misalnya, dalam layanan pelanggan, akuntansi, konsultasi pajak, TI, dan departemen pemasaran.
Contoh strategi outsourcing yang mungkin:
- Layanan pelanggan: Perusahaan melepaskan tugas layanan pelanggan ke perusahaan khusus. Seringkali pusat panggilan mengambil alih kapasitas panggilan tertentu dengan harga tetap.
- Pemasaran: Perusahaan mengalihdayakan dukungan saluran media sosial ke penyedia layanan eksternal (misalnya agensi).
- Manufaktur produk: Bagi banyak perusahaan mode, terlalu mahal untuk memproduksi pakaian di AS. Karena itu, mereka sering memilih produksi di Asia. Setelah selesai diproduksi, pakaian tersebut kemudian dikirim ke Amerika Serikat.
Ini hanyalah beberapa contoh outsourcing. Dalam praktiknya, perusahaan saat ini dapat melakukan outsourcing setiap langkah operasinya, baik di bidang manufaktur atau penyediaan layanan, kepada kontraktor eksternal.
Berkat dunia jaringan, tidak lagi menjadi masalah apakah perusahaan asing itu berlokasi di daerah tetangga atau di sisi lain dunia.
Pendekatan yang tepat untuk Outsourcing
Apakah menurut Anda outsourcing adalah strategi terbaik untuk bisnis Anda, tetapi Anda tidak tahu cara terbaik untuk melanjutkan?
Sederhananya, tidak ada pendekatan yang tepat untuk melakukan outsourcing proyek. Sama seperti perusahaan yang berbeda satu sama lain, demikian pula strategi outsourcing.
Namun, metode praktik terbaik berikut ini telah terbukti ampuh dalam banyak situasi:
- Menganalisis keadaan saat ini: Menganalisis keadaan sebenarnya dari tugas, sub-kawasan atau proses bisnis. Dari analisis tersebut, Anda dapat menentukan tindakan terbaik selanjutnya dan memperkirakan potensi strategi outsourcing.
- Persiapkan: Atur pertemuan awal dengan semua pemangku kepentingan perusahaan Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari proyek outsourcing Anda. Dalam pertemuan tersebut, Anda bisa meletakkan dasar untuk kerja bersama di masa depan. Ini harus menyoroti dan membahas manfaat proyek, konten dan waktu proyek, dan langkah selanjutnya.
- Pilih penyedia layanan: Bandingkan calon penyedia layanan satu sama lain. Untuk pemilihan dan interaksi dengan penyedia layanan potensial, Anda memerlukan persyaratan produk dan pernyataan ruang lingkup. Dalam dokumen persyaratan produk, Anda mencatat semua persyaratan dasar serta konsep proyek kasar. Namun, dalam pernyataan ruang lingkup Anda mencatat solusi yang sesuai dan persyaratan rinci. Atas dasar ini, penyedia layanan dapat menemukan solusi baru atau mengembangkan solusi yang sudah ada. Selain itu, Anda menghindari kemungkinan kesalahpahaman.
- Patuhi timeline implementasi Anda: Setelah kontrak selesai, implementasi dapat dimulai. Penting: sepakati jadwal konkret untuk implementasi dalam kontrak. Sebagai bagian dari manajemen proyek, periksa secara teratur untuk melihat apakah pencapaian yang disepakati dalam kontrak tercapai.
Kesalahan yang harus dihindari dalam Outsourcing
Outsourcing merupakan proses yang kompleks, karena itulah bisa terjadi kesalahan dalam implementasinya.
Bahkan perencanaan yang komprehensif tidak dapat menjamin proses yang mulus. Di sini kami melihat beberapa kesalahan paling umum yang sering terjadi, yang dapat anda pelajari sehingga Anda dapat menghindarinya:
- Mitra outsourcing salah: Perusahaan dapat memilih di antara mitra outsourcing yang berbeda tergantung pada subjek: produsen khusus, agen atau wiraswasta. Namun, hasil yang memuaskan membutuhkan pemilihan mitra bisnis yang cermat.
- Outsourcing sewenang-wenang: Tugas outsourcing sewenang-wenang dapat menghemat pekerjaan Anda, tetapi jarang masuk akal. Tidak hanya dari perspektif ekonomi, yang terbaik adalah menganalisis berbagai bidang dan aktivitas perusahaan Anda sendiri secara mendetail terlebih dahulu, lalu membuat keputusan.
- Perjanjian yang tidak akurat: Pengaturan yang tidak jelas sering kali berarti Anda sebagai bisnis tidak puas dengan hasilnya. Oleh karena itu, penting untuk menentukan terlebih dahulu apa sebenarnya yang dialihdayakan dan bagaimana atau sejauh mana kriteria yang ditentukan akan dipantau.
- Kontrak buruk: Kontrak outsourcing harus mendokumentasikan tugas-tugas outsourcing dan kewajiban bersama. Pertanyaan yang tidak jelas dapat menyebabkan kesalahpahaman.
Outsourcing di luar negeri: apa yang penting?
Apakah Anda ingin melakukan outsourcing sebagian dari proses kerja Anda dan menyewa perusahaan atau penyedia layanan di luar negeri? Pastikan untuk mempertimbangkan ketiga faktor ini:
- Perbedaan Waktu: Berkat digitalisasi, Anda dapat berkolaborasi dengan freelancer dari seluruh dunia. Tetapi dalam kasus tugas mendesak atau pertemuan spontan, perbedaan waktu bisa menjadi kesulitan.
- Hambatan bahasa: Lancar Bahasa Inggris adalah salah satu prasyarat terpenting untuk outsourcing di luar negeri.
- Metode kerja: Teknik dan pendekatan tidak sama di semua perusahaan. Sepertinya sebuah perusahaan di belahan dunia lain mungkin menangani masalah dengan cara yang berbeda dengan yang biasa Anda lakukan.
Outsourcing: kelebihan dan kekurangan Outsourcing
Keputusan untuk memberikan fungsi dan tugas tertentu kepada penyedia layanan luar atau eksternal tidak boleh dianggap enteng.
Setelah tugas dialihdayakan, mengintegrasikannya kembali ke perusahaan bisa menjadi hal yang mudah.
Anda harus selalu terlebih dahulu memeriksa bahwa manfaatnya lebih besar daripada kerugian bagi perusahaan Anda sebelum memilih outsourcing.
| Keuntungan | Kekurangan |
| Kompetensi inti: Perusahaan dapat fokus pada kompetensi intinya. | Ketergantungan: Anda membuat diri Anda bergantung pada masing-masing penyedia layanan (Outsourcing). Jika penyedia layanan mengalami kesulitan ekonomi, misalnya, ini bisa berarti biaya konsekuensial bagi perusahaan Anda. |
| Pengurangan biaya: Penyediaan layanan eksternal umumnya lebih hemat biaya daripada mempekerjakan karyawan khusus di perusahaan sendiri. | Hilangnya pengetahuan: Salah satu konsekuensi dari outsourcing adalah hilangnya pengetahuan karyawan. |
| Penghematan waktu: Bisnis kecil dan wiraswasta membutuhkan banyak waktu untuk membiasakan diri dengan bidang bisnis baru. Outsourcing menghemat waktu dan memungkinkan investasi di bidang lain. | Perlindungan data: Penyedia layanan luar dapat memperoleh wawasan tentang data perusahaan yang sensitif. |
| Meningkatkan kualitas: Penggunaan strategi outsourcing sering kali menghasilkan keuntungan kualitatif. Keunggulan ini disebabkan oleh tingginya tingkat spesialisasi penyedia layanan eksternal. | Reintegrasi yang mahal: Jika Anda telah melakukan outsourcing tugas-tugas tertentu, reintegrasi nanti ke dalam perusahaan Anda bisa sangat memakan waktu. Implementasinya mahal, memakan waktu dan membutuhkan staf yang sesuai. |
Tambahan: Pengertian Outsourcing di industri IT
Berikut adalah pengertian outsourcing di seputar dunia IT:
Apa IT Outsourcing?
IT outsourcing (pengalihdayaan teknologi informasi) adalah praktik mempekerjakan sumber daya di luar perusahaan untuk menangani fungsi teknologi informasi tertentu.
Perusahaan sering melakukan outsourcing penyimpanan data karena lebih murah mengontrak pihak ketiga daripada membeli dan memelihara perangkat dan fasilitas penyimpanan data mereka sendiri.
Apa Itu Software Outsourcing?
Outsourcing software atau pengalihdayaan perangkat lunak adalah praktik di mana perusahaan mendelegasikan fungsi pengembangan perangkat lunak ke vendor pihak ketiga.
Vendor outsourcing perangkat lunak yang memenuhi syarat melaksanakan layanan pemrograman dan fungsi terkait dengan menggunakan bakat dan sumber daya internal.
Dengan cara ini, vendor outsourcing perangkat lunak menghemat sumber daya klien dengan membayar gaji pengembang yang lebih rendah.
Apa Arti Outsourcing Proyek?
Outsourcing proyek adalah pendekatan di mana klien sepenuhnya mengalihkan tanggung jawab atas produk ke vendor.
Klien mengacu pada outsourcing proyek yang berarti bahwa mereka ingin mendelegasikan baik hanya manajemen tim teknis atau pengembangan perangkat lunak dan manajemen tim ke vendor.
Apa Itu Sistem Informasi Outsourcing?
Sistem informasi outsourcing berarti bahwa bisnis mendelegasikan penyimpanan data ke vendor pihak ketiga. Sebuah perusahaan dapat mempertimbangkan sistem informasi outsourcing untuk mengurangi biaya penyimpanan data dan memastikan keamanan data.
Pusat penyimpanan data yang terletak di tujuan outsourcing mengenakan harga yang lebih rendah untuk mengelola, mengkonfigurasi, dan benar-benar menyimpan data yang menjadikan sistem informasi outsourcing salah satu pendekatan populer di bidang teknologi.
Outsourcing semakin penting
Banyak perusahaan menggunakan strategi outsourcing untuk membeli layanan dengan biaya yang efektif dan untuk dapat lebih fokus pada kompetensi mereka sendiri.
Konsep produksi dan logistik modern diperlukan agar langkah-langkah tersebut dapat mencapai kesuksesan yang diharapkan.
Strategi produksi just-in-time adalah contoh dari konsep semacam itu. Bahan diproduksi atau dikirim hanya jika benar-benar dibutuhkan. Dengan cara ini, perusahaan dapat menghemat biaya penyimpanan dan hanya perlu membayar biaya material selama produksi.
Dalam perjalanan globalisasi, melalui konsep logistik global dan perkembangan Internet yang konstan, semakin mudah bagi perusahaan untuk menyerahkan sebagian besar proses mereka kepada perusahaan lain.
Mereka yang menggunakan outsourcing dengan benar dapat mempercepat alur kerja dan meningkatkan produk atau layanan mereka, sehingga memungkinkan untuk melawan persaingan global yang semakin meningkat.
Namun mungkin ada beberapa dampak hubungan masyarakat yang negatif bagi perusahaan ketika outsourcing mengakibatkan hilangnya sejumlah besar pekerjaan bagi pekerja di komunitas lokal perusahaan.
