Apapun yang bisnis Anda jual, entah itu sepatu, makanan, perangkat lunak akuntansi perusahaan, atau memberikan jasa nasihat hukum, ada dua hal yang pasti terjadi dalam bisnis Anda yakni: Anda mendapatkan uang dan membelanjakannya.
Pemegang buku atau bookkeeper adalah orang-orang yang membantu Anda melacak semua aliran uang bisnis dan perusahaan Anda.
Apabila semua perhatian dan kekuatan mental Anda telah difokuskan untuk memulai dan mengembangkan bisnis Anda, Anda mungkin tidak sepenuhnya memahami apa yang dilakukan oleh pemegang buku dan aktivitas pembukuaan.
Dalam panduan ini kami memecah peran sehari-hari seorang pemegang buku, dan mengapa seorang bookkeeper layak Anda pertahankan dalam bisnis Anda.
Pengertian Pemegang Pembukuan (bookkeeper) Perusahaan
Seorang pemegang pembukuan perusahaan adalah seseorang yang menyiapkan akun (media mencatat transaksi keuangan) perushaan Anda, kemudian mendokumentasikan transaksi keuangan harian.
Pembukuan telah ada sejak 2600 SM — ketika catatan dilacak dengan stylus di atas lempengan tanah liat — membuat pembukuan bisa dibilang sebagai profesi yang amat tua, karena sejak dulu manusia sudah melakukan transaksi.
Jadwal kerja seorang pemegang buku seringkali bergantung pada ukuran bisnis tempat mereka bekerja.
Bisnis kecil mungkin hanya membutuhkan pemegang pembukuan untuk membayar pengeluaran, mencocokkan pendapatan dan deposito, dan mengelola laporan bank.
Aktivitas ini hanya memerlukan beberapa jam sebulan, oleh karena itu perusahaan mungkin tidak perlu mempekerjakan seorang pemegang pembukuan penuh waktu.
? Baca juga tentang 9 jenis akuntan dan masing-masing tugasnya.
Catatan atau dokumen yang digunakan pemegang pembukuan (bookkeeper)
Seorang pemegang buku sering bertanggung jawab atas beberapa atau semua akun organisasi, yang dikenal sebagai buku besar. Mereka mencatat semua transaksi dan mengirim debit dan kredit.
Mereka juga menghasilkan laporan keuangan dan laporan lain untuk supervisor dan manajer.
Catatan yang digunakan oleh pemegang buku termasuk:
– pengeluaran (uang yang dihabiskan)
– tanda terima (uang yang masuk)
– hutang (tagihan yang harus dibayar)
– piutang (faktur, atau apa yang orang lain berutang kepada organisasi)
– untung dan rugi (laporan yang menunjukkan kesehatan keuangan organisasi)
Sejarah singkat tentang pemegang pembukuan (bookkeeper)
Pembukuan ditemukan di hampir setiap industri, serta sekolah, pemerintah, dan perusahaan yang menyediakan layanan akuntansi, persiapan pajak, pembukuan, dan penggajian.
Di jaman Amerika kolonial, pemegang pembukuan akan mencatat transaksi dalam “buku sampah (waste book)” — disebut begitu karena data pada akhirnya akan menemukan jalannya ke dalam buku besar resmi dan buku aslinya akan dibuang ke tempat sampah.
Saat ini, setiap pemegang buku yang layak menggunakan semacam platform perangkat lunak untuk melacak keuangan, seperti software akuntansi perusahaan.
Dan pemegang pembukuan biasanya menyerahkan catatan mereka kepada akuntan pada saat pajak atau ketika keputusan besar perlu dibuat.
Pemegang pembukuan (bookkeeper) vs. akuntan
Ada beberapa tugas keuangan yang tidak dimiliki oleh pemegang pembukuan; di situlah akuntan masuk untuk mengerjakannya.
Sementara pemegang buku mencatat transaksi harian, maka akuntan menggunakan informasi yang dikumpulkan oleh pemegang pembukuan untuk menghasilkan model keuangan.
Pembukuan bersifat langsung dan transaksional, sedangkan akuntansi lebih subjektif dan membutuhkan interpretasi yang akurat — seperti membantu Anda memahami kapan waktunya untuk menggabungkan, atau mengajukan pajak untuk mendapatkan keuntungan terbaik.
Pembukuan menawarkan pandangan literal di mana posisi finansial bisnis Anda saat ini, dan akuntan membantu Anda melihat gambaran yang lebih besar dan dimana jalur bisnis Anda.
Anda tidak memerlukan pelatihan khusus untuk menjadi pemegang pembukuan — Anda bahkan tidak membutuhkan gelar sarjana.
Akuntan di sisi lain, harus melalui pelatihan yang ketat dan ujian standar untuk menjadi akuntan publik bersertifikat.
Tapi apa yang sebenarnya dilakukan pemegang pembukuan (bookkeeper) setiap harinya?
Tugas pemegang pembukuan akan selalu mencakup entri data yang adil dan selisih tanda terima.
Mereka bertanggung jawab untuk mencatat setiap transaksi keuangan di buku besar Anda menggunakan pembukuan double-entry (entri gand) — biasanya disebut mencatat entri jurnal.
Kedengarannya seperti menjejali buku dengan angka-angka, tetapi seringkali pada faktnya aktivitas ini seperti memasukkan semua transaksi Anda ke dalam perangkat lunak akuntansi.
Meskipun demikian, pembukuan lebih dari sekadar memasukkan angka ke dalam spreadsheet — dibutuhkan analisis yang cermat dan cukup pengetahuan hukum.
Bagaimanapun, pemegang buku akan membantu Anda bertahan dari audit dengan memastikan catatan Anda teratur dan pemotongan Anda legal.
Mari kita uraikan lebih lanjut. Biasanya pemegang pembukuan bertanggung jawab untuk menyiapkan empat laporan keuangan utama :
- Laporan laba rugi (juga disebut Untung & Rugi), yang menunjukkan pendapatan dan pengeluaran Anda selama periode waktu tertentu
- Neraca, yang merupakan gambaran singkat dari posisi keuangan Anda pada satu waktu
- Laporan arus kas, yang merupakan catatan kas dan setara kas yang masuk dan keluar perusahaan Anda
- Pernyataan perubahan ekuitas (juga disebut laporan laba ditahan) yang menunjukkan bagaimana bagian modal, cadangan, dan laba ditahan Anda telah berubah dalam suatu periode pelaporan
Beberapa hal penting lainnya yang dapat bookkeeper lakukan untuk membantu bisnis Anda berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik:
- Kelola piutang dan hutang (pastikan Anda dibayar tepat waktu, dan juga membayar tagihan tepat waktu)
- Kumpulkan dan serahkan pajak penjualan ke pemerintah
- Pantau tingkat hutang dan terapkan pembayaran untuk hutang apa pun yang akan dilakukan pembayaran
- Catat kas masuk dan setoran di bank
- Tangani rekonsiliasi bank setiap bulan
- Lengkapi CPA Anda dengan laporan keuangan yang akurat pada waktu pajak
- Pertahankan anggaran tahunan Anda
- Laporkan masalah dan variannya saat muncul
- Proses penggajian
Mereka juga biasanya dapat mengurus beberapa persiapan pajak sehingga akuntan Anda tidak perlu melakukan banyak hal (yang merupakan hal yang baik, karena pemegang buku lebih murah daripada akuntan ber-CPA).
Tetapi mereka tidak akan dapat membantu Anda dengan perencanaan pajak atau menangani pengembalian pajak Anda.
Apa yang dapat dilakukan pemegang pembukuan (bookkeeper) untuk bisnis Anda
Mengapa Anda membutuhkan pemegang pembukuan? Jika Anda memiliki pemegang buku yang handal, makaAnda akan menuai beberapa manfaat berikut:
- Keputusan penganggaran yang lebih baik, tahu persis kemana perginya uang Anda
- Ketenangan pikiran mengetahui buku Anda sudah beres dan tidak kuawalahan menghadapi datangnya musim membayar pajak
- Bisnis memiliki semua bukti untuk audit karena telah tersedia dokumentasi terperinci
- Lebih banyak jam dalam hari Anda untuk fokus pada pengembangan bisnis Anda
- Pahami aliran musiman bisnis Anda
- Pahami metrik utama dalam bisnis Anda: pendapatan, biaya, profitabilitas, dll.
Tugas pemegang pembukuan (bookkeeper)
Dua tugas dasar dalam pembukuan usaha kecil adalah entri data dan rekonsiliasi bank. Tanpa ini, semua tugas pembukuan lainnya gagal. Mari kita telusuri tugas inti, tugas tambahan umum, dan pembukuan lanjutan.
Untuk membaca tugas-tugasnya sambung ke halaman 2.
