Penganggaran bottom-up atau bawah ke atas adalah jenis penganggaran keuangan di mana perusahaan membiarkan masing-masing departemen menetapkan perkiraan anggaran mereka sendiri. Manajemen puncak kemudian meninjau perkiraan yang dibuat oleh setiap departemen dan setelah disepakati, anggaran tingkat tinggi dari seluruh organisasi dibentuk dengan menjumlahkan perkiraan masing-masing departemen.
Metode penganggaran ini, yang juga disebut penganggaran partisipatif, melibatkan semua orang di departemen dalam proses pengambilan keputusan yang dimulai di tingkat bawah dan naik ke tingkat atas hierarki organisasi untuk menyelesaikan anggaran untuk seluruh organisasi.
Apa itu Penganggaran dari Bottom-Up?
Definisi – Penganggaran bottom-up didefinisikan sebagai proses penganggaran yang dimulai dengan anggaran departemen tingkat bawah dan bergerak ke atas menuju tingkat paling atas organisasi untuk membuat anggaran akhir seluruh perusahaan.
Dalam pendekatan bottom-up, total anggaran diputuskan sesuai dengan proyeksi biaya, pengeluaran, gaji karyawan atau upah karyawan, biaya administrasi, dll dari setiap departemen untuk periode keuangan berikutnya. Secara keseluruhan, penganggaran dari bottom-up menyiratkan bahwa penganggaran organisasi dilakukan dari bawah ke atas.
Prosesnya dimulai dari bawah dan kemudian secara bertahap naik ke tingkat organisasi. Meskipun anggaran untuk departemen tertentu diatur dan disajikan oleh manajer departemen, anggaran tersebut akan diterapkan hanya setelah mendapat persetujuan dari manajemen puncak. Karena pendekatan ini mempertimbangkan kebutuhan karyawan dan kebijakan perusahaan, perusahaan dapat tumbuh lebih jauh.
Semua departemen harus bekerja sama dalam metode ini. Oleh karena itu, menjamin kelancaran operasi dari pendekatan bottom-up adalah penting. Memahami visi dan misi organisasi oleh seluruh karyawan adalah kuncinya.
Proses Penganggaran Perusahaan dari Bottom-Up
Metode bottom-up menjamin alokasi uang yang cukup untuk setiap departemen.
Manajemen yang lebih rendah dari setiap departemen membuat anggarannya sendiri sesuai dengan proyek yang direncanakan, perkiraan biaya untuk komponen individu, pembelian peralatan, perlengkapan kantor, dan anggaran tahun sebelumnya.
Karyawan dapat fokus pada apa yang penting bagi mereka ketika penganggaran dilakukan dari bawah ke atas atau bottom-up. Ini juga membantu departemen merencanakan proyek mereka untuk tahun anggaran berikutnya.
1. Tentukan berbagai departemen perusahaan
Pendekatan Bottom-up dimulai dari tingkat hierarki perusahaan yang lebih rendah. Langkah utama adalah mengkategorikan perusahaan ke dalam departemen. Identifikasi setiap departemen memudahkan untuk mendapatkan perkiraan anggaran berdasarkan departemen.
Karyawan masing-masing departemen dapat membuat daftar proyek untuk tahun mendatang. Maka mudah bagi kepala departemen untuk menyusun daftar periksa biaya untuk setiap proyek. Departemen juga dapat memasukkan biaya administrasi mereka dalam daftar periksa.
Kadang-kadang, perkiraan anggaran suatu departemen bisa sangat besar, membentuk bagian penting dari anggaran perusahaan. Departemen tersebut dapat dibagi menjadi sub-divisi untuk kelancaran proses estimasi.
2. Dorong setiap departemen untuk membuat daftar pengeluaran
Dengan daftar proyek dan perkiraan biaya yang telah disiapkan, manajer departemen dapat membuat proyeksi biaya. Semua biaya departemen dijumlahkan dan diajukan sebagai proyeksi biaya departemen.
Manajer departemen bertanggung jawab oleh departemen keuangan untuk memasukkan biaya yang layak dan diperlukan. Dengan cara ini, perkiraan anggaran menjadi eksplisit, dan pengeluaran anggaran menjadi cermat.
3. Jumlahkan biaya untuk setiap departemen
Anggaran keseluruhan perusahaan diperoleh dengan menjumlahkan perkiraan anggaran semua departemen. Kepala departemen diberi peran untuk mengajukan anggaran departemennya.
Anggaran keseluruhan bukanlah perkiraan akhir bagi perusahaan. Manajemen puncak menganalisis semua perkiraan departemen sebelum menyelesaikan anggaran perusahaan.
4. Periksa anggaran masing-masing departemen
Meskipun kebutuhan setiap departemen harus dipenuhi, manajemen senior juga harus memperhatikan alokasi anggaran tahunan. Perkiraan anggaran harus sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan.
Manajemen senior meninjau perkiraan anggaran setiap departemen. Ini membahas masalah perkiraan anggaran yang sangat rendah atau lebih tinggi dari departemen. Setiap perkiraan yang tidak memuaskan didiskusikan dengan kepala departemen masing-masing untuk membuat perubahan yang diperlukan.
5. Menyelesaikan perkiraan anggaran
Setelah manajemen puncak puas dengan perkiraan anggaran, ia merekomendasikannya ke departemen keuangan. Keuntungan dan kerugian perusahaan dianalisis untuk jangka panjang.
Departemen keuangan menyetujui perkiraan anggaran dan menetapkan anggaran perusahaan secara keseluruhan. Kemudian mendistribusikan dana di antara departemen yang berbeda.
Proses Penganggaran Top-Down vs Proses Penganggaran Bottom-Up
Ketika memilih apakah akan menggunakan metode penganggaran top-down atau bottom-up, perusahaan harus memahami perbedaan antara keduanya dan bagaimana mereka cocok satu sama lain. Ini adalah elemen dari proses perencanaan yang lebih besar yang dikenal sebagai perencanaan top-down dan bottom-up.
Memilih teknik penganggaran berdasarkan hasil teoretis adalah hal biasa, tetapi mungkin tidak memberikan hasil yang optimal ketika digunakan dalam praktik. Penganggaran dari bottom-up / bawah ke atas kadang-kadang disebut sebagai versi penganggaran top-down yang lebih maju. Ini tidak terjadi, dan keduanya adalah dua disiplin penganggaran yang berbeda.
Departemen harus membuat anggaran dalam posisi yang dikemukakan oleh kepemimpinan senior dalam anggaran top-down. Departemen menyusun perkiraan anggaran mereka dan mengirimkannya ke pimpinan senior dalam anggaran dari bottom-up bawah ke atas.
Pendekatan penganggaran top-down biasanya lebih cepat. Namun, hal itu dapat menyebabkan departemen berjuang untuk tetap berada dalam jumlah yang dianggarkan karena manajemen mungkin tidak mengetahui semua pengeluaran terkait. Penganggaran top-down juga memiliki lebih sedikit manfaat terkait moral.
Kedua cara utama ini adalah metode penganggaran yang paling banyak digunakan. Di satu sisi, anggaran top-down menghemat waktu, tetapi mengorbankan pemahaman menyeluruh tentang persyaratan masing-masing departemen. Akibatnya, beberapa departemen mungkin tidak dapat berfungsi secara efektif dalam batas-batas yang ditetapkan oleh manajemen tingkat atas.
Sebuah anggaran bottom-up, di sisi lain, mendorong karyawan untuk mengambil kepemilikan dari proses dan mengeksploitasi keahlian mereka dalam departemen yang mereka kelola. Namun, keluaran departemen mungkin tidak selalu sejalan dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
Keuntungan Penganggaran dari Bottom-Up
1. Akurasi
Penganggaran bottom-up biasanya memiliki keuntungan karena cukup akurat karena setiap departemen organisasi mengetahui pengeluaran dan sumber dayanya.
Menyimpulkan perkiraan anggaran dari masing-masing departemen dapat menghasilkan anggaran yang akurat untuk perusahaan secara total.
2. Motivasi
Karyawan yang bertanggung jawab untuk merancang anggaran biasanya bekerja lebih keras daripada yang lain untuk memenuhi tujuan perusahaan. Karena mereka diberi tanggung jawab keuangan, mereka mendapatkan rasa memiliki.
Ini meningkatkan moralitas dan kepercayaan karyawan. Akhirnya, mereka cenderung bertahan dengan perusahaan untuk waktu yang lama.
3. Kebutuhan departemen
Manajemen Puncak mungkin tidak memiliki wawasan rinci tentang setiap program dan tidak dapat memutuskan di mana harus mengalokasikan sumber daya. Pendekatan bottom-up membantu menyelaraskan dengan kebutuhan departemen untuk mencapai tujuan mereka.
Karena karyawan dari setiap departemen menyiapkan perkiraan anggaran, persyaratannya cukup eksplisit dalam laporan perkiraan.
4. Transparansi
Biaya dan sumber daya departemen disajikan dengan cara yang paling jelas. Karyawan dari masing-masing departemen terlibat dalam estimasi anggaran.
Alokasi dana dan pengeluaran yang dilakukan oleh departemen diketahui oleh setiap karyawan departemen. Transparansi membantu untuk mendapatkan kepercayaan karyawan dengan perusahaan.
Kekurangan Anggaran Bottom-Up
1. Kurangnya Koordinasi
Kurangnya koordinasi antar departemen, membuat anggaran tanpa memikirkan departemen lain. Hal ini juga dapat menyebabkan tumpang tindihnya perkiraan anggaran.
2. Penyimpangan dari Tujuan Organisasi
Anggaran yang dibuat oleh karyawan dengan pengalaman paling sedikit mungkin menyimpang dari tujuan organisasi. Dan tidak akan membawa keberuntungan bagi perusahaan.
3. Lebih dari Penganggaran
Besar kemungkinan jika salah satu departemen melebihi anggaran. Itu bisa mempengaruhi departemen lain untuk menambah dana ekstra. Setiap departemen harus diberikan kesempatan yang sama untuk pertumbuhan dalam perusahaan.
4. Durasi Panjang
Integrasi semua set anggaran yang lebih rendah untuk membentuk anggaran terpadu untuk seluruh perusahaan umumnya membutuhkan waktu lebih lama. Analisis menyeluruh dan implementasi perkiraan anggaran merupakan proses yang memakan waktu.
Tips Implementasi Metode Bottom-Up
Berikut adalah beberapa saran untuk menerapkan penganggaran dari bottom-up dalam bisnis Anda. Cobalah tips ini sebelum memilih perkiraan anggaran yang diperoleh dari metode ini. Ini bisa menjadi strategi yang luar biasa untuk organisasi Anda.
1. Memiliki Tujuan Yang Jelas
Mendefinisikan tujuan membantu untuk menetapkan batas untuk proses apapun. Begitu pula dengan penganggaran dari bottom-up. Target biaya dan pengeluaran dari masing-masing manajer departemen harus masuk akal. Meskipun strategi ini adalah tentang kebutuhan departemen, Anda juga harus mempertimbangkan batasan keuangan perusahaan.
2. Mempertahankan Organisasi Struktural
Fungsi dan persyaratan berbeda untuk berbagai departemen perusahaan. Perkiraan anggaran masing-masing disiapkan mengikuti fitur masing-masing departemen.
Demikian pula, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan untuk estimasi anggaran satu departemen tidak boleh tumpang tindih dengan departemen lain. Ini akan mengakibatkan duplikasi Anggaran atau kehilangan detail penting apa pun.
3. Perhatikan detailnya
Kepala departemen bertanggung jawab untuk teliti dengan semua dana dan pengeluaran departemen. Adalah tugas mereka untuk memelihara daftar anggaran dengan biaya yang diproyeksikan untuk tahun keuangan.
Meskipun memakan waktu, ini adalah cara yang efektif untuk tidak mengabaikan pengeluaran yang dilakukan oleh departemen. Hal ini meningkatkan tanggung jawab serta moralitas karyawan.
Kesimpulan!
Keberhasilan bisnis terletak pada visi dan misi jangka panjang bisnis. Membuat perkiraan anggaran tidak menjamin pertumbuhan bisnis. Perkiraan anggaran harus selaras dan sesuai dengan objek perusahaan.
Meskipun pendekatan bottom-up memenuhi kebutuhan karyawan, tetapi juga harus membawa keuntungan bagi organisasi. Karena overbudgeting dapat terjadi dengan mudah, teliti dengan daftar anggaran dari masing-masing departemen.
Karyawan harus mematuhi tenggat waktu penganggaran. Ingatkan staf untuk mendasarkan perkiraan mereka pada tebakan terbaik mereka dan tidak menambahkan dolar ekstra untuk padding. Pastikan sumber daya dialokasikan dengan bijak dan dengan cara yang memastikan setiap orang memiliki apa yang mereka butuhkan untuk mencapai keseluruhan rencana dan tujuan bisnis Anda.
