Kwitansi lazim digunakan dalam aktivitas transaksi. Tentu saja ini karena fungsi utama dari kwitansi adalah sebagai bukti pembayaran.
Sebagaimana telah kami sampaikan, bahwa hanya transaksi yang disertai dengan kelengkapan bukti transaksi yang bisa masuk tercatat dalam jurnal.
Maka peran kwitansi dalam sistem akuntansi cukup besar. Kwitansi menjadi bukti adanya serah terima uang antara kedua pihak sehingga terjadi catatan berkaitan dengan arus kas.
Definisi Kwintansi
Merujuk pada KBBI, sebenarnya penulisan yang tepat untuk kwintansi adalah kuitansi. Kuintansi sendiri merupakan dokumen tertulis yang menjadi bukti telah terjadinya transaksi serah terima uang, baik itu karena aktivitas jual beli atau aktivitas non jual beli.
Secara lebih singkat, KBBI menerjemahkan kuitansi sebagai surat bukti penerimaan uang. Pembuatan Kuitansi oleh pihak penerima uang bertujuan untuk menerangkan peristiwa transaksi. Ini untuk mendiskripsikan bahwa pihaknya telah menerima sejumlah uang pada waktu yang telah tertulis dalam kuitansi tersebut.
Biasanya untuk memperkuat bukti transaksi secara legal, Anda bisa menambahkan materai. Penambahan materai lazim terjadi pada kuitansi untuk transaksi dengan nominal yang besar.
Penambahan materai akan membantu kuitansi memiliki kekuatan hukum lebih maksimal. Sehingga dapat lebih menguatkan sebagai bukti transaksi secara legal.
Kwitansi Sebagai Bagian Dari Format Bukti Pembayaran
Untuk sebuah transaksi bisa masuk dalam pencatatan jurnal, transaksi tersebut perlu memiliki bukti transaksi. Untuk aktivitas pembayaran dan penyetoran dana, terdapat beberapa bentuk bukti transaksi yang lazim digunakan.
Adapun ketiga format bukti pembayaran tersebut antara lain adalah faktur pembayaran, nota dan kwitansi.
Apa sebenarnya beda dari ketiga format bukti pembayaran tersebut?
dalam pandangan umum, ketiganya sama-sama berperan sebagai bukti terjadinya penyetoran dana kepada pihak penerima. Hanya saja detail dari ketiga format tersebut yang berbeda.
Hanya saja baik faktur maupun nota lebih kerap menjadi bukti pembayaran untuk transaksi jual beli umum. Sedang kwitansi secara khusus hanya menjadi bukti penerimaan dana. Terlepas dari apakah dana tersebut untuk aktivitas jual beli, sewa atau keperluan lain.
Dalam nota dan faktur terdapat penjelasan lebih rinci terkait item barang yang diperjual belikan. Nota dan faktur akan memberikan data perincian barang dagangan yang ditransaksikan.
Beda utamanya, penggunaan nota biasanya terjadi pada transaksi bernilai lebih kecil dan tunai. Seperti ketika Anda berbelanja di supermarket, toko grosir, minimarket dan lain sebagainya.
Sedangkan penggunaan faktur biasanya terjadi pada pengambilan grosir seperti pengambilan barang dari pabrik atau wholesaler. Nilai transaksinya lebih besar dengan jumlah item yang lebih banyak. Faktur juga biasanya bekerja sebagai invoice atau surat tagihan.
Nantinya faktur akan dibuat dalam beberapa rangkap. Salah satu rangkap berperan sebagai surat tagihan dan setelah pelunasan penyetor akan menerima rangkap lain yang berperan sebagai bukti pembayaran.
Meski sama-sama memiliki kekuatan hukum, tetapi sifat kedua bukti transaksi di atas tidak sekuat kuitansi. Apalagi dengan kuitansi yang sudah memiliki materai di dalamnya.
Format Dari Kuintansi
Isi dari kuitansi pada intinya adalah penjelasan bahwa pihak penulis kuitansi telah menerima sejumlah uang dari seseorang atau suatu badan pada tanggal tertentu. Di dalamnya juga terdapat penjelasan akan tujuan dari serah terima dana tersebut.
Nantinya, kwintansi ini akan terdiri dari dua rangkap. Masing-masing rangkap diberikan ke pada pihak penerima uang dan satu yang lain pada pihak pemberi uang.
Merujuk pada isi utama dari kuitansi tersebut, berikut adalah bentuk atau format isi dari kuintansi.
- Tanggal terjadinya proses serah terima uang
- No kode transaksi dan kode berkas, sesuai dengan jenis transaksi yang dijalankan.
- Nominal uang yang diserah terimakan
- Identitas dari penerima uang
- Identitas dari pihak pemberi uang
- Tujuan serah terima uang atau informasi terkait tujuan transaksi
- Tanda tangan dari penerima uang, bila diperlukan bisa Anda lakukan di atas materai
Fungsi dan Peran Kwitansi
Dalam sebuah transaksi keuangan, penulisan kwitansi terjadi ketika serah terima uang transaksi telah rampung. Ketika pihak penerima uang telah secara memastikan total nominal transaksi telah diterima.
Bersamaan dengan pihak penerima menerima uangnya, dia kemudian menulis pada formula kwitansi. Kwitansi tidak dibuat sebelum transaksi rampung terselesaikan.
Adapun fungsi dan peran dari kuitansi tersebut adalah sebagai berikut.
Sebagai bukti penerimaan kas
Kwitansi berperan sebagai dokumen bukti penerimaan kas. Bukti kwitansi ini kemudian menjadi dasar pencatatan penambahan nilai kas pada kolom debit sesuai dengan besaran dana yang diterima.
Sebagaimana kita pahami bahwa untuk melakukan pencatatan pada jurnal umum, jurnal khusus dan jurnal pembantu, perlu kita pastikan dulu bahwa penyerahan dana telah rampung dan tuntas.
Tanpa bukti pembayaran atau pelunasan tunai, kita tidak bisa memasukan pencatatan pada jurnal penerimaan kas. Jadi kwitansi jelas berperan besar dalam proses pencatatan.
Sebagai dasar penyelesaian transaksi lebih lanjut
Kwitansi pada dasarnya hanya berkaitan dengan persoalan serah terima uang. Namun tidak memiliki jaminan akan penyelesaian seluruh rangkaian transaksi.
Transaksi sendiri baru akan kita nyatakan selesai bila terjadi dua bentuk serah terima. Adapun bentuk serah terima tersebut adalah serah terima uang dan serah terima barang.
Bila pada perusahaan non dagang dan industri, maka penyelesaian transaksi berjalan dengan penyelesaian layanan.
Keberadaan kwitansi ini mendorong terjadinya penyelesaian transaksi. Karena pembayaran sudah selesai maka kewajiban lain yang terkait dengan pembayaran tersebut juga harus segera rampung.
Memudahkan proses forensik keuangan
Forensik keuangan adalah proses penelusuran dan pendataan balik atas catatan keuangan. Biasanya ini adalah prosedur yang dilakukan oleh pihak auditor.
Setiap transaksi sendiri pada dasarnya harus bisa menerapkan proses penelusuran. Penelusuran akan mendata dan mengecek secara mundur setiap resiko akuntansi.
Kuitansi akan menjadi bukti penting yang memastikan bahwa pencatatan akan transaksi bersangkutan adalah benar terjadi.
Sebagai dasar aktivitas akuntansi lain terkait transaksi
Bila Anda membeli barang dagangan untuk persediaan secara tunai, Anda menerima kuitansi ketika pembayaran selesai. Kwitansi ini kemudian menjadi dasar dalam menghitung nilai perolehan barang danganan saat masuk ke dalam gudang.
Ini nantinya akan menjadi acuan dalam penentuan harga pokok atas barang dagangan tersebut sebelum dijual. Inilah yang kemudian menjadikan kuitansi berperan dalam aktivitas akuntansi dan keuangan lain dari perusahaan.
Sebagai dasar dalam pengajuan klaim
Bisa jadi jumlah barang yang Anda pesan secara online tidak sesuai jumlah atau bentuknya. Bisa jadi layanan yang perusahaan penerima uang berikan tidak optimal. Di saat demikian keberadaan kuitansi menjadi krusial.
Karena kuitansi bisa Anda gunakan sebagai bukti transaksi dalam pengajuan klaim. Biasanya kuitansi juga bisa Anda gunakan untuk pengurusan garansi.
Kwitansi juga menjadi bukti pembayaran yang berkekuatan hukum. Terutama bila disertai dengan materai yang menguatkan secara legal.
Sehingga bila terjadi tuntutan di masa depan, bukti pembayaran ini bisa menjadi alat bukti yang cukup kuat.
Tata Penulisan Kwitansi
Kwitansi biasanya berbentuk formulir yang bisa Anda isi secara manual. Namun belakangan Anda juga bisa menemukan format kuitansi dalam bentuk elektronik. Format elektronik ini bisa Anda cetak atau kirimkan via pesan elektronik.
Bentuk dari formulir ini terdiri dari sejumlah kolom yang berisi tanggal transaksi, nomor bukti, identitas penerima dana, identitas penyetor dana dan nilai nominal dari dana tersebut.
Dalam kwitansi juga terdapat kolom yang menerangkan deskripsi transaksi dan penyerahan dana tersebut. Anda perlu memberikan keterangan lebih lanjut atas transaksi terkait penerimaan dana tersebut.
Di akhir, pihak penerima dana harus membubuhkan tanda tangan sebagai legalitas atas bukti transaksi tersebut. Dalam beberapa bentuk bukti pembayaran, kedua belah pihak baik penerima dana maupun penyetor harus bersama membubuhkan tanda tangan.
Format formulir kwitansi ini menjadikannya sebagai bukti yang cukup memadai dalam memberikan deskripsi transaksi. Sehingga memudahkan proses penelusuran dan kepastian hukum.
Untuk menguatkan, formulir ini harus Anda buat menjadi 2 rangkap. Supaya kedua belah pihak, baik penerima dana maupun penyetor mengantungi satu berkas yang sama. Ini untuk memberikan jaminan yang sama untuk kedua belah pihak.
Relevansi Kwitansi Di Era Sekarang
Di era akuntansi modern, kwitansi memang tidak lagi selalu digunakan. Beberapa pelaku usaha dan pelaku keuangan cenderung menggunakan bukti transfer sebagai bukti pembayaran yang legal.
Penggunaan bukti transfer bank lebih lazim menjadi pilihan untuk transaksi penyetoran dana yang tidak terlalu besar nilainya.
Ini karena bukti transfer ini merupakan buatan pihak ketiga seperti dari pihak bank atau pihak emoney. Sehingga memiliki nilai kebenaran yang lebih kuat dari kwitansi yang merupakan tulisan penerima dana.
Karena data dari pihak ketiga tentu saja tidak mudah untuk Anda ubah-ubah. Sedang data manual seperti kwitansi tentu saja akan jauh lebih mudah untuk terjadi manipulasi.
Meski demikian, penggunaan kuitansi tetap banyak Anda temukan dalam transaksi bernilai besar dengan sejumlah klausa dan kewajiban yang besar. Karena untuk transaksi besar, penulisan kwitansi akan sangat baik sebagai jaminan legalitas.
