Procurement Vs Purchasing: Apa Bedanya? Dan Penjelasan Keduanya



Banyak orang menggunakan istilah procurement (pengadaan) dan purchasing (pembelian) secara bergantian. Namun dibalik kesamaannya, keduanya memiliki makna yang berbeda. Satu berfokus pada fungsi transaksional, misalnya, sementara yang lain berfokus pada proses strategis sumber produk.

Dalam panduan ini, kami mengklarifikasi kebingungan tentang perbedaan antara pengadaan dan pembelian, dan menyelami lebih dalam ke setiap area.

ADVERTISEMENT

Pengertian apa itu procurement?

Procurement adalah proses pengadaan dan pembelian barang dan jasa dari sumber eksternal, seperti vendor atau pemasok pihak ketiga. Seringkali, manajer procurement akan melakukan pengadaan barang dan jasa dengan sumber daya yang terbatas dan kemampuan finansial yang kurang. Ini berarti mereka harus membuat pilihan yang paling cerdas untuk memastikan mereka membeli barang dan jasa terbaik.

Manajer Procurement biasanya menangani hal-hal seperti:

  • Aktivitas sumber dan sumber taktis.
  • Negosiasi dan manajemen vendor.
  • Memilih barang dan jasa secara strategis.
  • Menyetujui permintaan pembelian organisasi / perusahaan.
  • Menerima barang dan jasa.

Singkatnya, procurement umumnya melibatkan pengambilan keputusan pembelian dalam kondisi kelangkaan sumber daya.

Apa perbedaan antara procurement dan purchasing?

Purchasing atau pembelian, di sisi lain, mengidentifikasi bagaimana barang dan jasa dipesan. Misalnya dengan membuat dan memenuhi pesanan pembelian serta mengatur pembayaran barang.

Pembelian adalah tindakan memperoleh barang atau jasa dan bagaimana manajer procurement melakukan pembayaran untuk sesuatu barang. Proses ini melibatkan:

  • Permintaan pembelanjaan dan persetujuan pembelian.
  • Pembuatan pesanan pembelian.
  • Menerima dan memeriksa barang dan jasa.
  • Melampirkan slip pengepakan pada pembelian.
  • Menyerahkan pembelian yang telah selesai ke tim hutang usaha.

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan perbedaan antara procurement dan purchasing serta peran kedua fungsi penting ini dalam bisnis.

ADVERTISEMENT

Pengertian apa itu procurement (pengadaan)?

Prourement atau pengadaan adalah aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mencari dan mendapatkan barang juga jasa untuk keperluan produksi dan atau tujuan perusahaan lainnya.

Procurement membutuhkan strategi, jika menerapkan strategi procurement dengan benar maka perusahaan akan menuai banyak manfaat, misalnya perusahaan dapat menghemat uang dengan menetapkan syarat dan melakukan negosiasi harga dengan suplier. Selain itu, dengan strategi procurement maka perusahaan bisa menetapkan kualitas pemasok, ketepatan waktu dan juga efisiensi.

Langkah-langkah dalam proses procurement (pengadaan)

Procurement atau pengadaan bukan sebatas membayar pemasok dengan uang atas barang diinginkan perusahaan. Akan tetapi dengan strategi pengadaan yang efektif maka perusahaan akan terlibat dalam proses pengadaan barang, dengan melakukan identifikasi barang dan jasa yang memang diperlukan, dan selanjutnya mencatat dan mendokumentasikan data barang dan pembelian.

Berikut gambaran singkat tentang bagaimana proses procurement bekerja:

ADVERTISEMENT

  1. Mengidentifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.
  2. Mengirim permintaan pembelian.
  3. Menilai dan memilih vendor.
  4. Nego harga dan ajukan syarat.
  5. Membuat purchase order (pesanan pembelian).
  6. Menerima dan memeriksa barang yang dikirim.
  7. Melakukan pencocokan tiga arah.
  8. Menyetujui faktur (invoice) dan mengatur pembayaran.
  9. Melakukan pencatatan.

Namun, perlu diingat bahwa bagaimana perusahaan membentuk proses procurement (pengadaan) internalnya memengaruhi faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, industri, sumber daya manusia yang tersedia, dan struktur organisasi / perusahaan.

Mengapa procurement (pengadaan) penting dalam bisnis?

Procurement (pengadaan) penting dalam bisnis karena secara langsung berdampak pada margin keuntungan perusahaan. Agar organisasi menjadi menguntungkan, biaya procurement (pengadaan) barang harus kurang atau lebih kecil dari jumlah penjualan barang tersebut, dikurangi biaya apa pun yang terkait dengan pemrosesan dan penjualan produknya.

Menerapkan prosedur procurement (pengadaan) terbaik akan memastikan bahwa pembeli (yaitu perusahaan) memperoleh barang dan jasa dengan harga terbaik setiap saat.

Selain itu, pengadaan terkait dengan beberapa fungsi bisnis inti dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, harus selalu dianggap sebagai bagian penting dari strategi perusahaan organisasi mana pun.

Empat pilar strategi perusahaan

Untuk memahami hal ini, pertimbangkan bagaimana procurement / pengadaan dapat memengaruhi empat pilar strategi perusahaan:

  1. Identitas perusahaan
    • Apa yang dilakukan dan diperjuangkan oleh perusahaan Anda?
    • Keyakinan apa yang menginformasikan model bisnis Anda?
  2. Penempatan Pasar
    • Siapa pelanggan Anda?
    • Apa yang mereka inginkan?
    • Apa yang mereka percayai?
  3. Kemampuan Perusahaan
    • Apa kekuatan dan kelemahan Anda?
    • Apakah kekuatan perusahaan Anda mendukung tujuan jangka panjang perusahaan Anda?
    • Bagaimana Anda ingin berkembang?
  4. Masalah Manajemen
    • Apakah Anda perlu merekrut/mengembangkan bakat untuk membawa Anda ke tujuan Anda?
    • Apakah perusahaan memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan Anda?

Procurement atau pengadaan menyentuh pada masing-masing komponen tersebut.

Misalnya, procurement / pengadaan dan identitas perusahaan saling terkait. Jika bisnis Anda sedang membangun (atau telah membangun) identitasnya di sekitar etika sadar lingkungan, misalnya, maka strategi pengadaan Anda harus mencerminkan keputusan ini. Namun, agar ini berhasil, kebijakan harus diterapkan untuk memastikan Anda mengambil dari perusahaan dengan etika yang sama, atau bahwa Anda mencari bahan yang tidak berbahaya bagi lingkungan.

Sebuah perusahaan strategi procurement / pengadaan juga harus berbentuk dengan penempatannya pasar, kemampuan perusahaan, dan isu-isu manajemen dalam pikiran. Sangat penting bahwa perusahaan memiliki orang yang tepat untuk menjalankan keyakinan dan filosofi yang Anda inginkan untuk mengatur bisnis Anda. Menangani hubungan vendor, kemudian, harus mencerminkan filosofi perusahaan.

Pengertian apa itu purchasing / pembelian?

Purchasing / pembelian adalah serangkaian tugas yang terlibat dalam membeli barang dan jasa. Purchasing melibatkan tugas-tugas seperti memesan, menaikkan pesanan pembelian, menerima, dan mengatur pembayaran.

Bagaimana langkah-langkah dalam proses purchasing / pembelian?

Sebagai fungsi, purchasing / pembelian adalah bagian dari procurement / pengadaan. Dan dengan demikian, proses purchasing berada di dalam proses procurement.

Namun, tidak seperti tugas terkait procurement yang diuraikan di atas, Anda tidak boleh menyesuaikan langkah-langkah yang secara eksplisit terkait dengan purchasing (pembelian) agar sesuai dengan ukuran dan cakupan masing-masing vendor tempat Anda membeli. Ini adalah langkah mendasar dari pembelian yang baik dan membuat proses Anda lebih efisien. Pada akhirnya, proses pembelian Anda harus menerapkan praktik terbaik pada di semua vendor.

Berikut adalah langkah-langkah dalam proses pembelian:

  • Pengakuan Purchase Order /  Pesanan Pembelian.
  • Pemberitahuan Pengiriman di Muka.
  • Penerimaan Barang.
  • Perekaman Faktur (Invoice).
  • Pertandingan 3 Arah.
  • Pembayaran ke Pemasok.

Baca juga Apa Arti PO (Purchase Order): Pengertian, Isi, Manfaat Dan Contoh Purchase Order.

Perbedaan Procurement vs Purchasing?

Pertanyaan bagus. Pada dasarnya, Anda melakukan procurement dan purchasing saat perusahaan perlu memperoleh barang dan jasa. Namun kedua fungsi tersebut memiliki fokus dan metode yang berbeda untuk mencapai tujuan akhir masing-masing.

Berikut tabel praktis yang menjelaskan perbedaan antara procurement dan purchasing:

Procurement / Pengadaan Purchasing / Pembelian
Apa tujuan akhir? Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dan memenuhi pengadaan kebutuhan tersebut. Strategis, proses proaktif. Mengatur pengeluaran perusahaan dan membeli barang/jasa bagi perusahaan. Proses reaktif.
Bagaimana barang/jasa dinilai Menempatkan lebih penting pada nilai barang daripada berapa biayanya. Lebih fokus pada harga daripada nilai.
Saat dikerahkan Terlibat dalam kegiatan dari awal hingg akhir yang diperlukan untuk memperoleh semua barang dan jasa yang diperlukan. Terlibat ketika tiba waktunya untuk membeli barang dan jasa.
Tugas yang terlibat Semuanya, mulai dari pengenalan kebutuhan hingga pengadaan, penutupan kontrak, dan pencatatan. Pemesanan, pengiriman, dan pembayaran.
Bagaimana berurusan dengan pemasok Berfokus pada pengembangan jangka panjang, hubungan win-win dengan pemasok (fokus relasional). Berfokus pada melakukan transaksi yang efisien; tidak terlalu peduli dengan pengembangan hubungan vendor (fokus transaksional).

Mengotomatiskan strategi procurement dan pembelian Anda dengan e-procurement

Procurement dan purchasing keduanya termasuk dalam proses menyeluruh yang dikenal sebagai Procure-To-Pay Cycle atau Siklus Pengadaan-Untuk-Bayar. Siklus ini mencakup semua langkah yang harus diambil perusahaan untuk mengidentifikasi dan memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. (Dengan kata lain, procurement (pengadaan) dan purchasing (pembelian) digabungkan).

Untuk membantu Anda memvisualisasikan bagaimana pengadaan dan pembelian saling mendukung sepanjang siklus ini, inilah saat kedua fungsi ini terlibat dalam Siklus Procure-To-Pay.

Langkah-langkah pengadaan dalam siklus Procure-To-Pay

  • Mengidentifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan.
  • Menyetujui permintaan pembelian.
  • Pembelian.
  • Mengidentifikasi pemasok.
  • Mengirim Pertanyaan (RFQ dan RFP).
  • Penerimaan penawaran dari pemasok.
  • Nego harga dan persyaratan.
  • Pilih vendor.

Langkah-langkah pembelian dalam siklus Procure-To-Pay

  • Terima pesanan pembelian (Purchase Order).
  • Pemberitahuan pengiriman di muka.
  • Terima barang.
  • Manajemen inventaris.
  • Perekaman Faktur.
  • Pertandingan 3 Arah.
  • Pembayaran ke Pemasok.

Mengotomatiskan tugas pengadaan dan mengoptimalkan Siklus Procure-To-Pay Anda dengan perangkat lunak e-procurement dapat berdampak signifikan pada laba perusahaan Anda.

Platform manajemen pengadaan dan pengeluaran dapat membantu tim Anda mengawasi dengan lebih baik semua aktivitas pengadaan dan pembelian dengan fitur-fitur seperti:

  • Alur kerja pembelian dan pengadaan.
  • Pembuatan, persetujuan, dan penyimpanan pesanan pembelian / purchase order.
  • Katalog vendor yang disetujui yang dapat diakses oleh setiap anggota tim secara online.
  • Sistem persetujuan berdasarkan lokasi, departemen, dan ambang batas rupiah, yang mudah diikuti oleh karyawan dan manajer inventaris.
  • Aplikasi seluler yang membantu Anda meminta, menyetujui, dan menerima barang saat bepergian.
  • Manajemen vendor dan pelacakan kinerja vendor.
  • pencocokan 3 arah 3-.
  • Data mengekspor ke sistem akuntansi Anda.

Efisiensi procurement (pengadaan) dan purchasing (pembelian) perangkat lunak dapat membawa ke strategi procurement perusahaan Anda dapat menghilangkan pengeluaran berlebihan dan menghasilkan penghematan besar (baik hemat waktu dan juga uang), terlepas dari ukuran organisasi atau perusahaan Anda.

Baca juga Memilih Software Akuntansi Untuk Usaha Kecil (Tips Paling Cerdas).

Kesimpulan

Pada akhirnya, purchasing atau pembelian adalah proses dalam proses procurement / pengadaan yang menyeluruh. Meskipun demikian, procurement dan purchasing seringkali dapat dipertukarkan. Dalam dunia bisnis, praktik penggunaan istilah serupa baik dalam percakapan maupun materi cetak merupakan hal yang rutin, meskipun seringkali membingungkan dan harus dihindari.

Procurement berkaitan dengan sumber kegiatan, negosiasi, dan pemilihan strategis barang dan jasa yang biasanya penting bagi suatu organisasi. Purchasing, bagaimanapun, menjelaskan proses pemesanan barang dan jasa. Selain itu, pembelian juga menggambarkan fungsi transaksional pengadaan barang atau jasa.


Share

Artikel Terkait

Tinggalkan komentar

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.