Puchase order (PO) atau pesanan pembelian mengkomunikasikan kebutuhan pembeli dan menentukan ekspektasi transaksi bisnis.
Karena PO adalah kontrak yang mengikat, dokumen ini melindungi penjual jika pembeli menolak pembayaran.
Purchase order juga melindungi pembeli jika penjual tidak mengirimkan barang atau jasa (atau jika mereka mengirimkan barang atau jasa yang salah).
Karena purchase order (PO) mengikat secara hukum, pastikan Anda berkonsultasi dengan ahli hukum untuk memastikan bahwa pesanan pembelian yang Anda kerjakan memenuhi kebutuhan spesifik Anda.
Video penjelasan Purchase Order
Purchase Order – Apa itu PO?
Secara sederhana purchase Order (PO) atau pesanan pembelian adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli, yang menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari penjual.
Purchase order adalah kontrak yang membentuk perjanjian antara pembeli dan penjual, mengenai barang yang ingin dibeli oleh pembeli.
Berbeda dari invoice (faktur) yang dibuat oleh penjual kemudian dikirim ke pembeli.
Kalau purchase order si pembeli yang membuatnya kemudian dikirim kepada penjual berisi jumlah barang yang diinginkan pembeli agar penjualnya menyediakannya.
Apa isi Purchase Order (PO)?
Selain informasi yang merinci perusahaan yang terlibat, dan tanggal pemesanan, purchase order dikirim dari pembeli ke penjual akan memuat perincian penting tentang barang yang ingin dibeli oleh pembeli. Ini termasuk:
- Nama produk.
- Kuantitas.
- Harga.
- Persyaratan tambahan untuk penjualan, seperti diskon, dll.
Purchase order adalah permintaan barang pada kuantitas dan harga yang tercantum oleh pembeli.
Silahkan baca juga purchase requisition.
Apa yang terjadi setelah Purchase Order (PO) dikeluarkan?
Setelah purchase order dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak.
Jika purchase order diterima, penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang terdaftar dengan harga yang ditentukan oleh pembeli.
Penjual kemudian menerbitkan invoice (faktur) kepada pembeli berdasarkan purchase order.
Sebagai contoh:
Perusahaan ABC perlu membeli bahan baru dari pemasok untuk membuat produk mereka. Perusahaan kemudian membuat purchase order untuk disampaikan kepada pemasok tempat mereka ingin memesan bahan.
Pemasok menyetujui purchase order dan mengirimkan materi ke perusahaan ABC bersama dengan faktur. Ketika perusahaan ABC menerima barang dan faktur, mereka membandingkannya dengan purchase order. Jika dokumen dan barang cocok, perusahaan ABC membayar faktur yang dikirim oleh penjual / pemasok.
Silahkan baca juga tentang pembiayaan pesanan pembelian / purchase order financing.
Mengapa menggunakan Purchase Order (PO)?
Meski tampak rumit untuk memahami tentang memesan bahan dari pemasok, purchase order digunakan untuk mencegah terjadinya penipuan dan untuk mengamankan bahan dengan harga yang diinginkan sesuai kesepakatan.
Manfaat PO (Purchase Order)
Di antara alasan penerbitan PO (purchase order) atau pesanan pembelian adalah:
- PO berfungsi sebagai kontrak antara pembeli dan penjual.
- PO memungkinkan pembeli dan penjual untuk melacak biaya operasional. Selain itu, penjual mengetahui keuntungan yang akan didapatnya dari penjualan karena dia tahu berapa banyak harga yang akan dia bebankan kepada si pembeli.
- Pembeli memungkinkan pengoptimalan yang lebih baik atas inventarisnya, karena ia mengetahui tanggal pengiriman barang yang ia pesan.
- PO memungkinkan untuk merencanakan pengiriman, karena kondisi yang sama diketahui sejak awal.
- Pemasok dapat menggunakan PO untuk membiayai aktivitasnya lewat pinjaman, selama perusahaan yang menerbitkannya cukup besar sehingga lembaga kredit menganggap operasi tersebut dapat diandalkan.
Walaupun ada perusahaan yang lebih memilih untuk tidak mengeluarkan purchase order, namun karena manfaat besar yang akan dinikmati nantinya dan keutamaan lain dari PO, maka sangat penting bagi perusahaan menerbitkan purchase order / PO.
Status Hukum Suatu Purchase Order (PO)
Pembeli harus selalu mengomunikasikan permintaan dengan jelas kepada penjual untuk mengurangi atau menghilangkan kebingungan ketika penjual menerima PO.
Jika pembeli pernah menolak pembayaran, penjual tetap dilindungi karena status kontrak dokumen yang mengikat secara hukum.
Bagi pembeli untuk memiliki perlindungan yang sama, penting untuk memiliki konfirmasi purchase order, atau purchase order, dilacak.
Memastikan Anda memiliki syarat dan ketentuan purchase order yang kuat yang mencakup semua skenario yang relevan, termasuk perincian seperti kapan Anda dapat membatalkan purchase order, akan memastikan batasan yang jelas untuk mempertahankan hubungan yang baik dengan pemasok utama Anda.
Sebagai dokumen hukum, beberapa pemberi pinjaman komersial akan menggunakan PO untuk referensi ketika memberikan bantuan keuangan kepada organisasi Anda, ini disebut pembiayaan purchase order.
“Purchase Order, setelah diterima oleh vendor atau pemasok, adalah kontrak yang mengikat secara hukum antara kedua pihak.”
Kedudukan Purchase Order dalam hukum perdata perjanjian dapat ditemui pada pasal 1458 KUHPerdata, yaitu :
“Jual-beli itu dianggap telah terjadi antara kedua belah pihak, seketika setelahnya orang-orang ini mencapai sepakat tentang kebendaan tersebut dan harganya, meskipun kebendaan itu belum diserahkan, maupun harganya belum dibayar.”
Dikarenakan Purchase Order tercipta berdasarkan “kesepakatan” sejumlah pihak (konsesualisme) sehingga perjanjian dan perkataan yang telah terjadi sehingga sepakat antara kedua pihak yang terlibat. Maka kesepakatan itu sudah sah di mata hukum negara.
Melacak Purchase Order (PO)
Penting untuk melacak purchase oder melalui seluruh proses pengadaan untuk memastikan Anda menerima barang atau jasa sesuai yang Anda pesan dan Anda hanya membayar sekali untuk barang-barang ini.
Pedagang tunggal atau bisnis kecil mungkin memulai dengan pelacakan purchase order di excel saat menggunakan formulir templat purchase order, atau bahkan lebih buruk dalam buku purchase order duplikat atau rangkap tiga .
Semakin banyak orang yang terlibat dan semakin besar volume PO yang diproses mengalikan jumlah masalah yang mungkin terjadi.
Sistem PO untuk bisnis kecil harus mencakup kebutuhan dasar untuk melacak semua transaksi pembelian dan banyak lagi. Memastikan jejak audit penuh terkait dengan setiap pembelian sambil menerapkan praktik terbaik purchase order.
Kemampuan untuk melacak dan dengan mudah melaporkan semua jenis purchase order, termasuk Purchase Order Blanket (Membeli produk dari supplier secara berkelanjutan), adalah suatu keharusan untuk mendapatkan visibilitas penuh atas pengeluaran.
Ini juga memungkinkan departemen keuangan untuk merampingkan rekonsiliasi pesanan pembelian dan proses hutang. Visibilitas pada seluruh proses, termasuk laporan purchase order terbuka otomatis, akan memastikan waktu dihemat dan tidak ada yang terlewatkan saat penagihan.
Transformasi digital adalah tujuan utama bagi banyak organisasi dan transformasi pengadaan adalah bagian penting dari tujuan yang lebih besar itu. Sistem PO online akan melacak pesanan pembelian elektronik melalui seluruh proses. Anda tidak perlu departemen pembelian khusus untuk merasakan manfaat digitalisasi.
Mengapa Purchase Order (Pembelian Pesanan) Penting untuk Bisnis Anda
Ada banyak organisasi yang tidak menggunakan purchase order karena mereka merasa bahwa urusan administrasi hanyalah hambatan atau langkah yang tidak perlu dalam proses karena mereka memiliki hubungan kerja yang stabil dengan vendor.
Ketika usaha kecil masih dalam tahap awal, mereka cenderung memiliki proses pembelian yang cukup organik yang sederhana dan mudah. Tetapi, seiring dengan pertumbuhan perusahaan, dan semakin banyak tangan yang terlibat dari awal hingga akhir, prosesnya berubah ketika hubungan dengan vendor tumbuh dan berkembang seiring waktu.
Pada titik tertentu dalam pertumbuhan perusahaan, permintaan pembelian menjadi lebih kompleks, mendesak, atau spesifik, yang berarti komunikasi dapat menjadi sulit dan meninggalkan banyak ruang untuk kesalahan jika purchase order tidak digunakan, atau kekurangan tingkat detail tertentu.
Jika pembeli menerima pesanan mereka tanpa nomor PO untuk referensi, hal itu bisa merepotkan untuk mengetahui di mana permintaan yang salah. Dan pada saat itu, ada kemungkinan bahwa faktur dan pembayaran telah dikirim – menambah kompleksitas pada situasi hukum antara kedua pihak.
Purchase order berfungsi sebagai dokumen yang mengikat secara hukum, memberikan instruksi yang jelas kepada vendor dan jejak audit yang tersedia untuk referensi ketika terjadi kesalahan.
Bagaimana Mengintegrasikan Purchase Order (Pesanan Pembelian) ke dalam Bisnis Anda
Mulailah dengan mengevaluasi bagaimana perusahaan Anda saat ini menangani pembelian dan kemudian mempertimbangkan bagaimana Anda ingin mengendalikan apa yang dapat dibeli oleh tim Anda dan bagaimana mereka memproses seluruh proses pembelian untuk perusahaan Anda.
Maka setelah itu Anda akan dapat membuat sistem purchase order yang optimal sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Contoh sebuah Purchase Order
