Untuk menghindari penipuan, biasanya manajer departemen tidak diperbolehkan untuk melakukan pemesanan dengan pemasok secara langsung.
Setiap kali persediaan menipis, manajer departemen menyerahkan daftar purchase requisition atau permintaan pembelian kepada manajer pembelian (purchasing departement) untuk memberi tahu mereka tentang bahan-bahan yang dibutuhkan.
Setelah departemen pembelian menerima daftar purchase requisition (PR/ permintaan pembelian), mereka mengisi purchase order (pesanan pembelian) yang benar-benar dibutuhkan sesuai yang tertulis dalam dokumen untuk diberikan kepada pemasok.
Tapi apa itu Daftar Purchase Requisition? Mengapa mereka penting? Dan apa perbedaannya dengan Purchase Order atau Pesanan Pembelian? Baca terus untuk mencari tahu.
Pengertian apa itu Purchase Requisition?
Purchase Requisition adalah dokumen internal yang digunakan oleh karyawan untuk menginformasikan manajer departemen tentang sumber daya yang mereka butuhkan.
Dokumen ini kemudian digunakan oleh manajer departemen untuk memberi tahu departemen pembelian bahwa mereka dapat memulai proses pembelian.
Departemen keuangan (finance departement) juga menggunakan daftar purchase requisition untuk mengoordinasikan prosedur pelaporan dengan departemen akuntansi.
Mengapa daftar purchase requisition penting?
Proses daftar purchase requisition memainkan peran kunci dalam proses belanja suatu perusahaan. Karena dokumen ini memastikan agar penipuan dapat dicegah, dan perusahaan tidak kehilangan uang mereka.
Hal ini dimungkinkan karena fakta bahwa permintaan harus melalui sejumlah persetujuan untuk memastikan keakuratannya, serta kebutuhannya.
Dengan proses seperti itu, departemen pembelian tidak memesan barang langsung dari pemasok. Sebaliknya, permintaan formal harus dikeluarkan terlebih dahulu, dan manajer pembelian harus memutuskan tindakan yang diperlukan.
Mereka dapat menyetujui permintaan, menyesuaikannya, atau bahkan menolaknya. Meskipun, jika purchase requisition ditolak, maka harus dijelaskan alasannya (karena faktor kebutuhan, anggaran yang tersedia, dll.).
Menyetujui daftar permintaan memberi departemen pembelian hak untuk membuat purchase order (pesanan pembelian).
Purchase order ini pada dasarnya adalah permintaan resmi yang dikirim ke pemasok yang memberi tahu mereka tentang niat untuk melakukan pembelian.
Dengan menggunakan daftar permintaan pembelian sebagai bukti, menjadi mudah untuk melacak barang. Ketika organisasi mengharuskan semua permintaan dibuat secara terpusat melalui departemen pembelian, akan mudah untuk menangani seluruh proses pengadaan.
Pengadaan terpusat merampingkan proses pembelian lengkap dan mengurangi penundaan, yang sangat menguntungkan tingkat efisiensi organisasi.
Manfaat menggunakan daftar purchasing requisition (permintaan pembelian)
Selain fakta bahwa hal itu mencegah penipuan, ada beberapa keuntungan dari mengeluarkan daftar permintaan pembelian. Berikut ini beberapa di antaranya:
1. Anda dapat menghindari pesanan ganda
Jika hanya satu orang yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian, melacak pesanan akan menjadi mudah. Tetapi untuk organisasi yang lebih besar, daftar purchase requisition (permintaan pembelian) dapat melacak apa yang dibutuhkan, oleh siapa, dan kapan.
2. Purchase requisition berguna untuk audit keuangan
Beberapa audit keuangan memerlukan bukti bahwa manajer menyetujui keputusan pembelian perusahaan. purchase requisition (serta purchase order) dapat digunakan sebagai bukti untuk audit ini.
3. Purchase requisition membantu Anda mengatur pesanan
Memiliki sistem pembelian yang terorganisir dengan baik membuatnya mudah untuk mengidentifikasi produk apa yang masuk kapan saja. Ini membantu urusan manajemen inventaris jauh lebih mudah.
4. Purchase Requisition mencegah miskomunikasi
Purchase requisition mengomunikasikan detail pembelian dengan jelas. Dengan mengklarifikasi dan menuliskan setiap aspek, sehingga perusahaan dapat menghindari potensi konflik atau kebingungan di masa mendatang.
5. Purchase Requisition adalah dokumentasi hukum
Meskipun daftar purchase requisition merupakan dokumen internal, mereka dapat berfungsi sebagai dokumentasi hukum yang dapat ditegakkan jika ada masalah tentang apa yang dipesan, atau harga yang disepakati muncul.
Format Daftar Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
Isi formulir daftar permintaan pembelian bervariasi tergantung pada organisasi dan produk yang diminta, tetapi template harus berisi elemen dasar berikut:
- Nama pemohon.
- Tanggal permintaan.
- Item, tindakan, atau layanan yang diminta.
- Tanggal pengiriman.
- Lokasi pengiriman.
- Departemen yang bertugas melakukan pengiriman.
- Tanda tangan pemohon.
Daftar Purchase Requisition bukanlah Purchase Order
Berikut adalah poin menjelaskan perbedaan antara purchase requisition dan purchase order:
Secara proses, purchase requisition adalah dokumen yang dibuat pegawai internal perusahaan diserahkan kepada departemen pembelian lalu ke departemen keuangan untuk membeli barang yang dibutuhkan, sedangkan purchase order adalah dokumen diserahkan kepada pemasok berisi barang dibutuhkan.
Untuk menyederhanakan prosesnya, beberapa perusahaan menggunakan teknologi untuk mengelola daftar permintaan.
Disini kami dengan senang hati mengumumkan bahwa software pembuat purchase requisition control kini telah hadir dengan fitur daftar permintaan pembelian untuk membantu karyawan Anda meningkatkan efisiensi mereka.
Silahkan ke situsnya.
Formulir tersebut diisi secara online dan kemudian dikirimkan ke penanggung jawab. Tidak ada lagi kertas, hadir dengan visibilitas yang lebih baik! Anda harus memeriksanya.
Untuk bisnis yang lebih kecil, memiliki proses pembelian yang birokratis mungkin tampak membuang-buang tenaga dan sumber daya.
Tetapi untuk organisasi yang lebih besar, proses ini, meskipun membosankan dan lambat, memastikan transparansi dan penghematan biaya. Dan siapa yang tidak ingin menghabiskan lebih sedikit dan mendapatkan lebih banyak?
Apakah Anda siap untuk mengotomatiskan proses pembelian Anda dengan software purchase requisition control? Coba demo GRATIS sekarang dan lihat betapa mudahnya mengelola daftar permintaan pembelian Anda.
