Quotation adalah dokumen yang memiliki fungsi penting dalam bisnis jual beli. Dokumen ini berperan penting untuk mendukung kelancaran kegiatan bisnis, selain sebagai pelengkap proses transaksi jual beli barang.
Dalam bisnis, transaksi jual beli adalah kegiatan yang selalu dilakukan antara penjual dan pembeli, supplier dan pelanggan, hingga vendor dan klien. Quotation jadi bukti transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli tersebut.
Berikut beberapa hal yang perlu kita ketahui mengenai pengertian quotation, perbedaannya dengan invoice, dan cara membuatnya yang benar. Yuk, simak!
Apa itu Quotation?
Secara garis besar, quotation adalah surat atau dokumen yang dibuat perusahaan untuk klien atau konsumen setelah adanya permintaan barang. Umumnya, surat ini dikeluarkan sebelum adanya kesepakatan kedua belah pihak.
Surat penawaran ini berisi tentang spesifikasi produk barang, diskon, harga, ketentuan pembayaran, dan lain sebagainya. Surat ini bersifat resmi, maka perlu pertimbangan yang matang sebelum Anda melakukan kesepakatan.
Perusahaan harus melakukan perhitungan secara detail agar bisnis bisa berjalan lancar dan mendapatkan keuntungan. Sebab, tujuan surat ini dibuat agar konsumen mengetahui harga dan ketentuan pembayaran yang ditetapkan perusahaan.
Dengan begitu, konsumen bisa mempertimbangkan atau negosiasi tawaran yang tercantum dalam surat. Jika kedua belah pihak telah sepakat, konsumen akan menandatangani surat quotation dan mengirimnya kembali ke perusahaan.
Penggunaan Quotation dalam Ekonomi
Selain berguna dalam proses awal penawaran, sales quote atau quotation memiliki manfaat besar dalam ekonomi. Beberapa manfaat penggunaan quotation adalah sebagai berikut:
1. Bukti Kesepakatan Harga
Ketika surat penawaran telah ditandatangani kedua belah pihak, maka hal ini sebagai bukti bahwa telah terjadi kesepakatan harga. Dengan bukti ini, nantinya bisa menghindari konflik dan kesalahpahaman harga dari salah satu pihak.
2. Bukti Kesepakatan Metode Pembayaran
Pada surat penawaran barang atau sales quote, informasi mengenai ketentuan atau metode pembayaran tertera dengan jelas. Konsumen atau klien bisa mengetahui kesepakatan metode pembayaran yang perusahaan kehendaki.
3. Meminimalisir Potensi Kerugian
Dengan adanya surat quotation bisa mengurangi potensi kerugian yang penyebabnya banyak hal, seperti ketersediaan stok barang, perubahan harga, dan pembatalan pembelian yang sudah pembeli pesan sehingga menghambat transaksi.
4. Memudahkan Pengadaan Barang
Melalui surat penawaran yang Anda terima, hal ini akan memudahkan Anda melakukan pengadaan barang. Anda tidak perlu mencari atau menunggu kedatangan barang. Semua kesepakatan pengadaan barang ada dalam surat tersebut.
5. Mengatur Keluar Masuk Uang
Penggunaan sales quote dalam ekonomi bermanfaat untuk mengatur flow keluar dan masuknya uang. Anda bisa memantau setiap kali ada produk barang yang datang dan pergi. Alhasil, kondisi keuangan bisa terus terjaga dengan baik.
Itulah beberapa manfaat dari penggunaan quotation dalam ekonomi dan bisnis. Dengan adanya surat penawaran ini, penjual dan pembeli bisa mempertimbangkan melakukan kerjasama dengan baik sesuai dengan ketentuan berlaku.
Apa Bedanya Quotation dan Invoice?
Meski kedua dokumen ini sama-sama digunakan sebagai bukti sebuah transaksi jual beli, namun ada perbedaan yang membuat dokumen ini memiliki fungsi masing-masing. Lalu, apa perbedaan antara quotation dan invoice?
Secara sederhana, quotation adalah dokumen penawaran yang memuat detail produk mulai dari harga dan spesifikasi barang. Sementara itu, invoice adalah dokumen penagihan atas produk yang telah diterima oleh konsumen.
Perbedaan paling mendasar dari kedua surat bukti transaksi ini adalah waktu dan fungsinya. Agar bisa memahami perbedaannya, berikut ini penjelasan ringkasnya:
- Quotation diberikan sebelum terjadinya proses transaksi jual beli, sementara invoice diberikan setelah transaksi jual beli atau setelah barang diterima.
- Quotation berisi informasi harga barang yang penjual tawarkan kepada pembeli, sementara invoice berisikan permintaan untuk melakukan pembayaran.
- Quotation menampilkan angka secara pasti untuk pembiayaan kepada pembeli, sementara invoice untuk menagih pembeli atau meminta pembayaran.
Pada dasarnya, kedua dokumen transaksi jual beli ini sebagai bukti dan tanda terima yang menjadi acuan bagian akuntan. Mereka tetap harus mencatat dokumen ini di buku besar ketika terjadi kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Cara Membuat Quotation yang Benar
Jika Anda ingin membuat surat penawaran atau surat quotation, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Pastikan isi suratnya sudah mencakup informasi penting terkait harga dan pembayaran barang. Berikut panduannya:
1. Bagian Awal Surat Quotation
Pada bagian awal surat harus memuat informasi tentang nomor dan tanggal surat, serta informasi nama perusahaan dan alamat lengkap. Berikut rinciannya:
- Nama perusahan (seller)
- Logo perusahaan (jika ada)
- Nomor surat penawaran
- Tanggal pembuatan surat
- Alamat lengkap
- Nama klien (buyer)
- Tanggal kadaluarsa surat
Adapun untuk tanggal kadaluarsa surat penawaran ini untuk memberi waktu klien atau konsumen menyetujui atau menolak penawaran. Jika melewati batas waktu, maka penjual bisa membuat surat baru yang lebih relevan.
2. Bagian Isi Surat Quotation
Pada bagian isi surat mencakup informasi yang paling penting untuk melakukan penawaran kepada konsumen atau klien. Adapun bagian isi suratnya yakni seperti:
- Nama produk barang
- Harga barang per unit
- Jumlah barang yang dipesan
- Total harga barang yang dipesan
- Syarat dan ketentuan pembayaran
Penulisan surat pada bagian isi biasanya berupa tabel, isinya memuat informasi yang diperlukan oleh penerima surat. Namun, ada juga yang menuliskan isi surat berupa paragraf. Anda pilih paling cocok dengan model bisnis Anda.
3. Bagian Akhir Surat Quotation
Pada bagian akhir surat, umumnya berupa kolom tanda tangan klien atau konsumen apabila menyetujui penawaran. Selain itu, terdapat kontak perusahan yang menawarkan barang untuk memudahkan jika ingin berkomunikasi.
Jangan lupa cantumkan ucapan terima kasih atas waktu dan perhatian yang telah klien atau konsumen sediakan untuk membaca suratnya. Anda juga bisa melampirkan dokumentasi kerja sama yang sebelumnya pernah Anda lakukan.
Dengan begitu, para klien atau konsumen yang Anda kirimkan surat penawaran semakin percaya dan yakin dengan perusahaan Anda untuk melanjutkan kerja sama. Jika demikian, kesepakatan kerjasama pun bisa terjalin kembali.
Apakah Quotation Bersifat Mengikat?
Quotation adalah dokumen penting dalam bisnis, dimana perusahaan akan melakukan penawaran harga kepada klien atau calon pembeli. Dalam kebanyakan kasus, quotation bersifat tidak mengikat antara penjual dan pembeli.
Secara hukum, calon pembeli atau klien masih bebas memilih untuk menerima tawaran barang yang ada di dalam surat atau tidak. Namun demikian, surat penawaran ini dibuat dengan teliti dan akurat untuk membangun kepercayaan.
Pada beberapa kasus tertentu, quotation bisa dianggap mengikat jika terdapat syarat dan ketentuan seperti batas waktu penawaran atau harga yang sama dalam jangka waktu tertentu. Quotation kondisi ini bersifat mengikat.
Oleh karena itu, sebelum melakukan kesepakatan kerjasama, baiknya penjual dan pembeli mempertimbangkan syarat dan ketentuan yang tercantum dalam surat. Hal ini bertujuan untuk menghindari risiko atau kesalahpahaman.
Demikian informasi tentang pengertian quotation adalah dokumen penawaran harga kepada calon konsumen, di mana penggunaan surat ini sebagai bukti transaksi. Oleh karena itu, buatlah surat penawaran secara teliti dan cermat.
