Reimburse atau Reimbursement ialah penggantian dana yang dilakukan perusahaan atas penggunaan uang karyawan untuk kepentingan perusahaan.
Penerapan sistem ini diharapkan bisa memberikan kesejahteraan finansial karyawan. Dengan demikian perusahaan berharap para staf dan pegawainya dapat lebih fokus dalam mengerjakan tugas kewajibannya.
Maka dengan ini, perusahaan juga harus bisa memberikan sistem reimburse yang jelas dan transparan. Untuk mengenal bagaimana cara kelola sistem reimburse di perusahaan, simak ulasan berikut ini.
Apa Itu Reimburse
Dikutip dari laman Investopedia, Reimburse merupakan kompensasi yang diberikan oleh perusahaan atas pengeluaran uang pribadi yang dilakukan karyawan.
Sistem terjadi ketika perusahaan membayar uang/dana pribadi karyawan yang sebelumnya digunakan untuk kepentingan perusahaan.
Perlu Anda ingat juga, bahwa tidak semua dana bisa dimasukkan dalam kategori Reimburse. Biasanya perusahaan hanya akan mengganti dananya dengan syarat kepentingan perusahaan dan adanya bukti transaksi pembayaran.
Salah satu contoh biaya yang biasanya diganti oleh perusahaan meliputi pada ongkos perjalanan bisnis, seperti biaya makan, transportasi, penginapan dan lain sebagainya.
Sebetulnya, konsep reimburse berkaitan luas dengan berbagai bidang, mulai dari bisnis, asuransi, hingga pajak.
Dalam perusahaan atau dunia kerja, sistem ini dilakukan untuk memastikan karyawan tidak menanggung beban finansial pribadi yang seharusnya adalah tanggung jawab perusahaan. Dengan demikian, diharapkan hal ini bisa mendorong produktivitas dan efisiensi kinerja yang lebih meningkat.
3 Jenis Reimbursement yang Umum Dikenal
Seperti yang telah disinggung, konsep reimbursement ini memiliki cakupan yang luas. Adapun 3 jenis reimbursement yang paling umum dijumpai ialah:
Reimbursement Asuransi
Dalam layanan asuransi terdapat juga istilah reimburse. Tentu saja, pengajuan reimburse ini hanya bisa dilakukan oleh pemegang polis yang membutuhkan tindakan medis dan tidak sempat mengajukan klaim ke pihak asuransi saat itu.
Ketika nasabah asuransi harus menanggung biaya perawatan dengan uang pribadinya, mereka masih bisa mengajukan reimbursement untuk penggantian dana biaya tersebut ke pihak perusahaan asuransi.
Reimbursement Pajak/Taxes
Jenis reimbursement ini berkaitan erat dengan proses pembayaran pajak. Biasanya sebagian pajak pendapatan karyawan dipotong sebelum upah diberikan, apabila karyawan telah membayar pajak secara mandiri, maka mereka bisa mengajukan reimbursement kepada perusahaan atau HRD.
Reimbursement Legal
Disebut dengan legal sebab jenis reimbursement ini merupakan bagian dari tunjangan perusahaan, yakni pembayaran pengganti waktu dan uang yang telah digunakan pada proses dan perkembangan keuangan perusahaan.
Contohnya penggantian ongkos biaya perjalanan bisnis untuk menemui klien perusahaan.
Jadi, Apa Saja Hal yang Dapat Di Reimburse oleh Tempat Kerja?
Setidaknya ada 3 hal yang harus diganti dan dikembalikan oleh perusahaan di mana Anda bekerja kepada karyawannya, di antaranya:
Biaya Bisnis
Dikutip dari laman People Keep menjelaskan bahwa penggantian biaya bisnis adalah bagian yang dapat direimburse.
Cakupan biaya bisnis ini tentunya luas, ya. Adapun salah satu contoh pengeluaran yang masuk dalam biaya bisnis ialah; membayar perlengkapan kantor, biaya program pelatihan karyawan, biaya sewa tempat, atau hal paling kecilnya menggunakan pulsa pribadi untuk menelepon klien
Untuk mengajukan biaya bisnis ini, karyawan harus mencantumkan bukti data pengeluaran tersebut secara lengkap, semisalnya bukti transaksi yang memuat total biaya, tanggal pengeluaran, serta keterangan pengeluaran.
Biaya Perjalanan Bisnis
Biasanya karyawan atau staf dengan jabatan tertentu akan ditunjuk oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis, baik itu perjalanan domestik atau luar domestik.
Selama perjalanan bisnis ini tentunya akan mengeluarkan banyak biaya, mulai dari tiket transportasi, akomodasi, uang makan, dan lain sebagainya.
Dalam kondisi ini, biaya-biaya tersebut bisa Anda ajukan untuk klaim reimbursement ke perusahaan.
Akan tetapi ini kembali lagi pada perusahaan di mana Anda bekerja. Sebab, tidak semua perusahaan menerapkan reimbursement ini.
Biasanya beberapa perusahaan sudah memberikan uang tunjangan transportasi kepada pegawainya sebelum melakukan perjalan bisnis.
Biaya Kesehatan
Sebagian perusahaan yang melakukan reimbursement dalam hal kesehatan kepada karyawannya yang sedang sakit atau melakukan pengeluaran biaya kesehatan seperti obat-obatan dan perawatan medis.
Namun, banyak perusahaan juga telah menyediakan fasilitas kesehatan berbentuk tunjangan BPJS kepada karyawannya.
Cara Mengelola Sistem Reimburse Perusahaan yang Baik
Untuk menciptakan sistem reimbursement yang baik di dalam perusahaan, Anda bisa mengikuti tipsnya di bawah ini:
Buat Kebijakan Penggantian Dana
Perusahaan harus membuat kebijakan reimbursement yang dapat disampaikan secara mudah ke karyawan, sehingga mereka juga bisa mengikutinya dengan baik.
Kebijakan yang dimaksud mencakup pada syarat, pedoman, hingga jangka waktu proses penggantian dana (Reimbursement).
Jika pihak karyawan Anda membutuhkan persetujuan terlebih dulu terhadap pembelian yang mengatasnamakan perusahaan, sebaiknya buat hal tersebut menjadi eksplisit.
Buatlah kebijakan secara terperinci sehingga para pegawai bisa memastikan hal apa saja yang bisa dan tidak bisa diganti.
Lebih dari itu, perusahaan juga harus menyediakan kontak yang mudah dihubungi oleh karyawan yang ingin mengajukan pertanyaan tentang apapun mengenai kebijakan Reimbursement.
Menentukan Biaya Apa yang Dapat Di Klaim (Reimbursement)
Dalam hal ini perusahaan harus membuat daftar aturan mengenai apa saja yang bisa di-Reimbursement. Pastikan hal-hal tersebut memenuhi syarat bentuk reimbursement yang sah.
Umumnya, dana yang bisa diklaim untuk Reimbursement mencakup pada biaya transportasi, akomodasi, biaya telepon, biaya bertemu klien, atau keperluan kantor.
Membuat Sistem Reimburse Yang Bijak
Sistem reimbursement mencakup pada beberapa hal, semisalnya laporan klaim penggantian dana yang bisa diajukan dan diselesaikan karyawan dan pengajuan yang harus dilakukan kepada HR untuk bisa disetujui.
Sistem reimbursement ini tentu harus sesuai dengan kebijakan yang dibuat sebelumnya, mulai dari tentang apa yang dibutuhkan dalam Reimbursement, semisalnya rincian pengeluaran yang dikeluarkan secara detail.
Tak hanya itu, pihak karyawan juga harus menyediakan catatan untuk mendukung klaim dana, sehingga bisa ditinjau dan disetujui dengan mudah. Catatan yang dimaksud mencakup pada detail penting seperti faktur, tanda terima, atau laporan kartu kredit.
Tentu saja, Anda harus membuatnya secara lebih teratur. Di mana Anda harus membuat sistem yang terpusat. Dengan demikian, data-data penting untuk reimbursement terkumpul dengan lengkap dan akurat. Semisalnya, menyediakan soft copy data penting yang dibutuhkan dalam Reimbursement.
Menetapkan Legitimasi Pengeluaran
Selanjutnya agar proses reimbursement berjalan dengan baik dan tidak ada kesalahpahaman, perusahaan harus menetapkan dan mengkomunikasikan deadline untuk setiap laporan pengeluaran keuangannya.
Semisalnya maksimal mengajukan klaim seminggu setelah tanggal pembayaran.
Selain menetapkan deadline tanggal pembayaran, perusahaan juga harus menetapkan waktu peninjauan atas klaim yang diajukan. Hal ini dilakukan agar perusahaan bisa memastikan karyawannya mematuhi kebijakan yang berlaku.
Perusahaan juga harus bisa mengkomunikasikannya dengan baik jika terdapat dokumen yang tidak lengkap atau dokumen berbeda.
Pastikan Jangka Waktu Penggantian Dana Karyawan
Terakhir perusahaan harus bisa menetapkan secara tegas dan jelas mengenai waktu penggantian dana karyawan.
Berikan juga informasi-informasi yang dinilai penting dalam Reimbursement, misalnya cara pembayaran, tunai, pengecekan atau transfer bank dalam proses penggantian dana tersebut.
Hal-hal seperti ini harus diinformasikan secara transparan, sehingga proses berjalan dengan lancar.
Cara Mengajukan Reimburse oleh Karyawan
Untuk bisa mengembalikan dana yang dikeluarkan oleh pegawai, maka pengajuan reimburse harus dilakukan dengan baik melalui beberapa hal berikut:
Penuhi dan Siapkan Syarat yang Dibutuhkan
Pencairan reimburse tentunya tidak sembarang dilakukan, sebab dibutuhkan yang namanya bukti nyata yang akurat.
Oleh sebab itu, untuk mengajukan reimburse, Anda harus mempersiapkan dokumen atau data-data pendukung, yang mencakup pada bukti pembayaran seperti kwitansi, faktur, invoice dan lainnya.
Pastikan dokumen tersebut asli bukan salinan atau fotocopy.Jika berniat untuk mengajukan reimbursement, Anda harus menyimpan bukti pembayarannya dengan baik.
Pahami Prosedur Pengajuan Reimburse
Selain itu, sebelum mengajukan reimburse ke pihak berwenang Anda sebagai karyawan harus memahami betul mengenai prosedur dan kebijakan terhadap pengajuan reimburse.
Mengingat setiap perusahaan memiliki ketentuan yang berbeda-beda, setidaknya dengan memahami syarat dan prosedur reimburse, Anda bisa melakukan proses kegiatannya dengan cepat dan lancar.
Dengan demikian peluang persetujuan reimburse oleh perusahaan lebih besar.
Mengajukan Reimburse secara Cepat dan Kehati-hatian
Seperti yang kita tahu, pengajuan reimburse ini memiliki batas waktu, dan setiap perusahaan memiliki jangka waktu yang berbeda-beda.
Maka dari itu, sebaiknya tidak melakukan penundaan terhadap waktu yang telah ditentukan, ya. Hal ini dilakukan agar bukti pembayaran Anda tidak hilang atau melampaui batas waktu.
Umumnya, ketika batas waktu pengajuan telah habis pengajuan reimburse akan dipersulit.
Selain itu, sebelum mengajukan reimburse cobalah untuk memeriksa ulang mengenai dokumen atau persyaratan yang diminta secara detail, terutama mengenai total biaya yang sudah dikeluarkan.
Hitung Kembali Penggantian Uang/Dana
Setelah menerima penggantian biaya dari perusahaan, cobalah untuk menghitung kembali jumlah uang yang diberikan tersebut. Ini merupakan bentuk antisipasi atas kurang atau lebih dari dana yang telah dikeluarkan.
Apabila kurang dari dana yang diajukan, Anda bisa memprotes secara baik dan meminta kembali penggantian dana kepada perusahaan dengan membawa bukti aslinya.
Kesimpulan
Tujuan utama dari reimbursement ini jelas untuk membebaskan beban karyawan terhadap finansial atau biaya-biaya perusahaan. Dengan adanya kebijakan reimburse, perusahaan berharap para karyawannya bisa lebih fokus dalam bekerja tanpa lagi memikirkan dana-dana pengeluaran.
Dengan menerapkan sistem dan skema reimburse yang jelas, perusahaan dapat membantu para karyawan untuk memahami hak-hak yang bisa diperolehnya.
