Sistem faktur yang lancar adalah bagian penting dalam memfasilitasi pembayaran. Apakah Anda membuat faktur dalam format yang benar dan menyertakan semua detail yang diperlukan?
Apakah Anda tahu apa yang perlu dimasukkan ke dalam faktur? Kami akan membahas dasar-dasar pembuatan faktur di bawah ini, termasuk yang harus dimiliki untuk setiap template faktur.
Daftar Isi
Bagaimana cara kerja faktur?
Faktur atau invoice adalah dokumen yang dikirim ke klien setelah Anda menyediakan barang atau jasa. Faktur adalah tagihan untuk meminta pembayaran, dengan menguraikan semua detail penting yang diperlukan klien Anda untuk membayar Anda tepat waktu.
Jadi apa yang harus ada dalam faktur? Dan segala informasi yang relevan untuk membantu Anda menerima pembayaran sesuai harapan, didalamnya termasuk deskripsi layanan / produk, jumlah total jatuh tempo, dan instruksi pembayaran. Jika Anda lalai memasukkan salah satu detail ini, hal itu meningkatkan kemungkinan penundaan pembayaran dari klien / pelanggan Anda.
Informasi bermanfaat Pengertian Invoice (Faktur) Adalah Dan Cara Menagihnya
Apa yang harus disertakan dalam faktur?
Ada delapan informasi yang sangat penting, baik dari segi hukum dan juga untuk memudahkan penagihan pembayaran. Berikut adalah isi faktur:
1. Sertakan Nama perusahaan dan detail kontak Anda
Nama perusahaan dan segala detail kontak Anda harus ditempatkan di bagian depan dan tengah di bagian atas faktur Anda, demi memberi klien kesempatan untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan apa pun tentang layanan dan pembayaran.
Tambahkan logo perusahaan Anda untuk membantu menguatkan branding yang konsisten di semua saluran.
2. Nama klien dan detail kontak
Untuk memastikan faktur Anda dikirim ke penerima yang benar, Anda juga harus menyertakan nama pelanggan dan detail kontak di bagian atas faktur.
Rincian kontak bisa termasuk alamat surat atau alamat email untuk klarifikasi.
3. Nomor faktur yang unik
Saat melihat isi faktur, Anda juga harus berpikir seperti seorang akuntan. Hal ini demi menjaga agar laporan keuangan Anda tetap teratur, semua faktur memerlukan nomor unik.
Karena itu faktur dapat diterbitkan secara berurutan atau menurut kode internal, asalkan tidak ada duplikat.
4. Tanggal penerbitan dan tanggal jatuh tempo
Anda harus menghindari kebingungan dengan persyaratan pembayaran dengan menandai dengan jelas tanggal penerbitan faktur serta tanggal jatuh tempo pembayaran.
Meskipun Anda dapat menyertakan istilah seperti ‘net 30’ atau ‘net 60’ untuk menunjukkan kapan pembayaran jatuh tempo, namun sebaiknya menghindari ambigu, lebih baik Anda menegaskan tanggal yang jelas bagi klien untuk dimasukkan ke dalam kalender mereka.
5. Deskripsi terperinci tentang produk atau layanan yang disediakan
Sekarang setelah Anda membahas beberapa persyaratan teknis yang harus dimiliki, inilah saatnya untuk menguraikan layanan mana yang telah Anda berikan.
Buat daftar dengan jelas dan dalam urutan tertentu, dengan deskripsi produk atau layanan tertentu yang disediakan. Kekhususan atau menjelaskan dengan detail akan menghilangkan keraguan mengenai pembayaran.
Anda juga harus menyertakan tanggal persediaan sehingga klien dapat mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian mereka sendiri atau catatan lainnya.
6. Biaya per item
Di samping setiap item baris, cantumkan kuantitas dan biaya per unit. Bagian ini bisa di isi per item untuk produk fisik atau jam kerja untuk jasa, tergantung pada layanan yang diberikan.
7. Jumlah total yang harus dibayar
Dengan semua item atau layanan terdaftar di samping biaya per unitnya, Anda dapat menelusuri daftar faktur untuk menjumlahkan semua biaya yang ditagihkan.
Tulis jumlah total terutang di bawah daftar terperinci Anda, termasuk pajak, diskon, atau penyesuaian lain yang berlaku di faktur Anda.
8. Metode pembayaran, syarat, dan ketentuan
Apa yang harus disertakan dalam faktur dalam hal persyaratan pembayaran? Pastikan tidak hanya mencantumkan apa yang terutang dan tanggal jatuh tempo, tetapi juga metode pembayaran yang diterima oleh bisnis Anda.
Anda juga dapat menyertakan instruksi pembayaran, seperti tautan untuk membayar online atau detail perbankan Anda. Jika Anda membebankan biaya keterlambatan, maka denda pembayaran ini juga harus dinyatakan dengan jelas pada faktur Anda.
Penting Apa Arti PO (Purchase Order): Pengertian, Isi, Manfaat Dan Contoh Purchase Order
Cara membuat faktur lebih efisien
Faktur menawarkan cara tradisional untuk mendapatkan pembayaran, tetapi satu hal yang perlu diingat adalah bahwa bahkan dengan dokumen yang paling detail, Anda masih menyerahkan kendali kepada pelanggan.
Pelanggan harus memproses faktur dan menyerahkan pembayaran atas kemauan mereka sendiri.
Dengan jenis pembayaran push ini, pedagang tidak memiliki kendali atas waktu pembayaran – yang semuanya dapat memengaruhi arus kas Anda.
Itulah keseluruhan informasi tentang apa yang harus disertakan dalam faktur / invoice dan semoga bermanfaat. Kami menerima feedback dan masukan yang bisa dituliskan di alamat: redaksi@belajarekonomi.com. Sampai jumpa lagi di posting-posting seputar Ekonomi, Manajemen, Akuntansi dan Bisnis dari BelajarEkonomi.com di masa datang.
