Kemungkinan, jika Anda membeli atau menjual barang, Anda pernah melihat dokumen yang disebut sales order sebelumnya. Tetapi apakah Anda pernah berhenti untuk bertanya-tanya apa itu sales order atau bagaimana sales order dapat menguntungkan bisnis Anda? Apa sebenarnya perbedaan antara sales order dan dokumen lain yang tak terhitung jumlahnya yang terlibat dalam proses pembelian?
Sepanjang artikel ini, kami akan mendefinisikan sales order, membandingkannya dengan dokumen penjualan lainnya, dan mengungkap manfaat dan praktik terbaiknya. Pada akhirnya, Anda akan memahami cara menggunakan sales order dan alasan penggunaannya dalam bisnis Anda.
Apa Itu Sales Order?
Sales order adalah dokumen yang dibuat oleh penjual setelah menerima purchase order (pesanan pembelian) dari pembeli yang merinci detail tentang produk atau layanan bersama dengan harga, jumlah, detail pembeli seperti alamat pengiriman, alamat penagihan, cara pembayaran, serta syarat dan ketentuan.
Dalam praktik umum, bisnis mengikuti langkah-langkah di bawah ini.
- Penjual mengirimkan penawaran kepada pelanggan.
- Jika diterima, pelanggan mengirimkan pesanan pembelian kepada penjual.
- Penjual membuat sales order berdasarkan purchase order.
- Pelanggan dapat meminta sales order untuk melihat detail yang tepat dari produk, harga, persyaratan, dan tanggal pengiriman. Sebagian besar bisnis biasanya melewatkan tahapan ini.
- Setelah penjual mengirimkan produk, mereka membuat faktur dari sales order.
Perbedaan Antara Sales Order dan Purchase Order
Pembeli mengirimkan purcchase order kepada penjual yang merinci produk yang akan dibeli, jumlah, harga, nomor PO, syarat pengiriman dan pembayaran, serta alamat pengiriman.
Penjual membuat sales order setelah menerima purcchase order.
Penjual dapat menginput data secara manual dari purchase order atau mengotomatiskannya dengan perangkat lunak otomatisasi purchase order. Perangkat lunak otomatisasi akan mengonversi PO menjadi SO dalam satu klik, mengurangi biaya, waktu, dan menghilangkan ruang untuk kesalahan.
Perbedaan Sales Order vs. Dokumen Penjualan Lainnya
Sales order atau pesanan penjualan dalam bahasa Indonesia, adalah dokumen penting untuk tujuan akuntansi dan inventaris, tetapi apa perbedaan antara SO dan dokumen penjualan lainnya? Ada perbedaan penting yang harus dibuat antara sales order, quote, purchase order, dan faktur (invoice). Apa yang pelanggan kirim atau terima sering bergantung pada di mana mereka berada dalam proses pembelian.
Sales Order vs. Quotes (Penawaran)
Sales order dan quote keduanya dibuat oleh vendor dan membahas potensi penjualan. Namun, mereka masing-masing melayani tujuan yang sangat berbeda untuk Anda dan pelanggan. Mungkin bermanfaat untuk melihat sales order sebagai produk sampingan dari proses yang dimulai dengan penawaran harga.
Sebuah quote dapat memberikan informasi kepada pelanggan tentang harga dan kondisi penjualan. Dokumen tersebut berisi daftar terperinci layanan dan produk bersama dengan biaya dan persyaratan penjualan. Kutipan juga dapat memberikan informasi tentang diskon yang ditawarkan pada jumlah atau total keseluruhan. Setelah penawaran terkirim, pelanggan dapat merespon dengan mengirimkan purchase order kepada Anda.
Sales Order vs. Purchase Order
Perbedaan paling signifikan antara sales order dan purchase order adalah di mana dokumen dibuat. Sales order adalah dokumen internal yang dibuat oleh vendor untuk pelanggan. Purchase order adalah kebalikannya. Keduanya adalah dokumen penjualan yang disiapkan oleh pelanggan sebagai kontrak niat yang mengikat secara hukum untuk vendor.
Sales order dikeluarkan setelah purchase order untuk mengonfirmasi bahwa vendor menerima persyaratan yang ditetapkan dalam pesanan pembelian. Jika persyaratan tidak disetujui, negosiasi lebih lanjut dapat dilakukan sebelum sales order akhir dikirim dan diterima. Proses purchase order dapat membantu usaha kecil melacak persediaan dan harga pokok penjualan secara akurat.
Sales Order vs. Invoice (Faktur)
Setelah vendor menerima dan memproses sales order, mereka akan mengirimkan invoice (faktur) kepada pembeli. Perbedaan antara sales order dan faktur adalah waktu dan tujuannya. Sales order mengkonfirmasi penjualan, dan faktur datang setelah konfirmasi ini, yakni menagih pembeli atas sales order.
Sales order meminta distributor untuk merakit, mengemas, atau menyiapkan pesanan. Invoice memberitahu pembeli kewajiban mereka pada saat setelah pengiriman barang / jasaa tau dekat waktu pengiriman. Informasi yang dicantumkan dalam invoice dan sales order akan hampir sama, tetapi pelanggan akan mendapatkan sales order sebelum barang disiapkan. Invoice juga akan menyertakan metode pembayaran dan persyaratan pembayaran tertentu yang ditetapkan sebelumnya dalam proses penjualan.
Manfaat Sales Order
Jika Anda sudah menggunakan dokumen seperti quote dan invoice, Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana Anda bisa mendapatkan keuntungan dari lebih banyak dokumen.
Perlu Anda ketahui bahwa proses sales order dapat menghemat waktu dan sumber daya Anda yang berharga. Berikut adalah beberapa cara bisnis Anda bisa mendapatkan keuntungan dengan mengoptimalkan proses sales order Anda.
Mengurangi Risiko Kesalahan Manusia
Karena sales order dibuat sebelum barang atau jasa dirakit, dikirim, atau dilaksanakan, ini memberikan peluang besar untuk memeriksa keakuratan penjualan. Baik Anda dan klien dapat melihat dokumen sales order dan memeriksanya terhadap pesanan pembelian dan penawaran harga.
Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak berbagi file untuk berbagi dokumen penjualan ini dengan aman dan aman dengan klien Anda dan antar tim. Dengan berbagi file, Anda dapat menyederhanakan proses pembelian dan memberikan layanan pelanggan yang lebih cepat dan efisien. Ini juga akan memudahkan untuk mendeteksi kesalahan sebelum produk dikirim.
Menjaga Akun Anda Tertib
Setiap dokumen penjualan ini dihargai oleh akuntan Anda. Quote, purchase order, sales order, dan invoice dapat dicocokkan menggunakan nomor pesanan. Ini dapat dilakukan dengan mudah di perangkat lunak akuntansi lain pilihan Anda.
Selama pembuatan invoice, departemen piutang Anda dapat memeriksa ulang untuk memastikan mereka memasukkan informasi yang benar. Setelah memastikan keakuratan ini, Anda dapat menyesuaikan akun Anda yang lain secara akurat, seperti harga pokok penjualan (HPP), aset inventaris, dan penjualan. Ini akan melindungi Anda dalam audit dan memberi Anda informasi paling akurat saat membuat keputusan bisnis yang penting.
Tingkatkan Pelacakan Inventaris
Manajemen inventaris (persediaan) yang efektif membutuhkan pelacakan inventaris yang akurat. Mengetahui pesanan apa yang harus dipenuhi sebelum dikirim dapat membantu mencegah pemesanan ulang dan mengoptimalkan proses pengadaan Anda.
Memiliki sales order memungkinkan Anda mengalokasikan inventaris untuk pesanan pelanggan tertentu. Ada juga perangkat lunak yang dapat Anda gunakan untuk merekam detail pengepakan dan pengiriman dalam satu antarmuka. Memiliki produk dalam persediaan saat Anda membutuhkannya akan meningkatkan toko e-niaga Anda dan meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Terutama ketika Anda bekerja di perdagangan B2B, klien Anda harus dapat mempercayai kemampuan Anda untuk mengirimkan produk dan layanan tepat waktu.
Praktik terbaik
Format
Sekarang Anda sudah tahu mengapa Anda harus menggunakan sales order dalam alur kerja Anda, Anda harus menyusun template. Jika Anda menggunakan software akuntansi atau ERP (Enterprise Resource Planning), mungkin sudah ada template untuk Anda. Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan manajemen dan pemrosesan sales order ke dalam operasi Anda. Ada juga banyak template online untuk Anda gunakan.
Berikut adalah informasi dasar yang terkandung dalam sales order.
- Nama perusahaan dan pelanggan
- Informasi kontak perusahaan dan pelanggan
- Alamat pengiriman pelanggan dan informasi penagihan
- Informasi layanan atau produk
- Harga (sebelum pajak)
- Pajak, pengiriman, dan biaya pengiriman
- Total harga (setelah pajak)
- Setiap setoran yang dilakukan oleh pelanggan
- Saldo saat ini
- Syarat dan Ketentuan
- Tanda tangan
- Informasi lain yang relevan
Fitur lain yang nyaman dari sales order adalah Anda dapat mengonfigurasinya agar sesuai dengan kebutuhan pribadi Anda. Fungsionalitas format yang dapat disesuaikan berarti Anda dapat memberikan informasi yang dibutuhkan pelanggan Anda tentang pesanan mereka. Bisnis Anda dapat menggunakan sales order standar dan mengubahnya sesuai kebutuhan. Buat formulir sales order yang sesuai untuk Anda dan pelanggan Anda.
Meskipun formatnya standar di seluruh sales order, masih ada beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan saat mengintegrasikannya ke dalam proses pembelian perusahaan Anda. Kami akan membahas cara terbaik untuk menghasilkan sales order dan cara untuk mengoptimalkan proses itu. Menjaga praktik standar sangat penting untuk pemrosesan sales order yang efektif.
Proses
Saat memetakan proses sales order, Anda juga harus mempertimbangkan perjalanan pelanggan yang dilakukan klien Anda saat membeli produk atau layanan Anda. Memetakan perjalanan pelanggan dan mempertimbangkan proses di bawah ini akan membantu Anda mengoptimalkan pengalaman pelanggan dan meningkatkan kualitas layanan Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan templat peta perjalanan klien untuk melakukan tugas ini.
- Pelanggan mengirimkan permintaan penawaran ( Request For A Quote / RFQ).
- Perusahaan Anda membuat dan mengirimkan penawaran kepada pelanggan.
- Setelah persyaratan disepakati, pelanggan mengirimkan kembali purchase order.
- Perusahaan Anda membuat sales order berdasarkan purchase order.
- Sales order dikirim ke pelanggan untuk konfirmasi.
- Pesanan dirakit, dan pesanan disiapkan untuk dikirim.
- Barang atau jasa dikirim ke pelanggan.
- Invoice dibuat dan dikirim menggunakan detail yang disediakan dalam sales order.
- Pelanggan membayar tagihan dalam jangka waktu yang telah disepakati.
Otomatisasi Proses
Seluruh proses dapat dilakukan secara manual, atau bisnis Anda dapat menggunakan otomatisasi untuk menghasilkan sales order lebih cepat. Otomatisasi sales order menyederhanakan tugas yang memakan waktu untuk mengisi informasi secara manual di seluruh dokumen penjualan. Otomatisasi memastikan dokumen lengkap dan sesuai dengan pesanan pembelian.
Meminimalkan Waktu Kerja
Mengisi dokumen dan memastikan akurasi memungkinkan waktu dihabiskan untuk tugas lain yang lebih mendesak, seperti layanan pelanggan. Mengotomatiskan entri data ini menghemat waktu dan mencegah kesalahan apa pun yang dibuat dalam dokumentasi.
Meningkatkan Layanan Pelanggan
Karena ini membebaskan waktu tim Anda, mereka sekarang dapat menghabiskannya dengan menyediakan layanan pelanggan kelas dunia . Mereka juga akan menerima sales order mereka lebih cepat dan dengan akurasi yang meningkat. Semakin cepat proses ini bisa terjadi, semakin cepat mereka bisa mendapatkan produk mereka.
Memungkinkan untuk Skalabilitas
Jika penjualan Anda dipengaruhi oleh musim atau faktor lain, Anda mungkin mengalami masa sibuk yang diikuti oleh jeda. Mengotomatiskan proses sales order dapat membantu mengingatkan Anda tentang kebutuhan untuk mengisi kembali produk atau meningkatkan kehadiran staf saat Anda mengalami lonjakan penjualan. Ini akan memberi tahu Anda lebih cepat tentang perlunya memesan ulang atau mempekerjakan karyawan sementara di departemen tertentu, seperti penjualan atau pengiriman.
Otomisasi juga akan memberi Anda peringatan lanjutan tentang penurunan penjualan. Semakin cepat Anda mengetahui adanya jeda dalam aktivitas penjualan, semakin cepat Anda dapat menyusun rencana untuk menarik pelanggan kembali. Pertimbangkan untuk melihat contoh rencana komunikasi untuk membantu menghasilkan materi pemasaran dan strategi komunikasi. Otomisasi dapat ditargetkan ke barang-barang yang perlu dipindahkan dari gudang atau kelompok pelanggan tertentu, seperti pelanggan Anda yang tidak aktif.
Memungkinkan Anda Memproses Data Dari Mana Saja
Sekarang, lebih sering dari sebelumnya, orang-orang bekerja dari jarak jauh. Memiliki otomatisasi memungkinkan Anda untuk memproses data sales order dari mana saja, membebaskan Anda dari gudang Anda. Anda dapat memberikan dukungan pelanggan dan melacak inventaris Anda dari mana saja di dunia. Ini juga memberi Anda informasi waktu nyata untuk membantu Anda membuat keputusan bisnis yang paling tepat.
Tips
Selalu uji perangkat lunak Anda: Perangkat lunak apa pun yang Anda gunakan, pastikan Anda melakukan pengujian pelokalan . Anda ingin memformatnya secara profesional dan mengisi otomatis tanpa kesalahan.
Gunakan nomor yang sama di seluruh dokumen penjualan: Misalnya, jika Anda menggunakan nomor pesanan pada penawaran harga, gunakan nomor yang sama pada setiap dokumen yang dihasilkan selama proses ini. Ini akan memungkinkan departemen penjualan, akuntansi, dan pengiriman Anda mengikuti proses dari awal hingga akhir. Ini juga memastikan bahwa tidak ada pesanan yang lolos.
Terlibat dengan data Anda: Sales order yang akurat dapat digunakan dengan sukses besar di departemen pemasaran Anda. Data penjualan dapat digunakan untuk Mengukur Keberhasilan Kampanye Iklan Bergambar Anda atau efektivitas saluran pemasaran lainnya.
Kesimpulan Inti
Dalam bisnis apa pun, melacak produk dan pesanan pelanggan Anda bisa menjadi tugas yang menakutkan. Melacak semua dokumen dari awal proses pembelian hingga akhir perlu upaya tim. Namun, proses ini mendapat manfaat dari penggunaan dokumen penjualan yang sesuai secara efektif.
Sales order (pesanan penjualan) sangat penting. Sales order memungkinkan Anda untuk meningkatkan pelacakan inventaris, mengurangi kesalahan pesanan, dan mengatur buku Anda. Mengotomatiskan proses menggunakan perangkat lunak dapat memperkuat manfaat dari menghasilkan sales order. Dengan demikian, Anda memberikan layanan pelanggan yang lebih baik dan pengalaman pembelian yang lebih baik secara keseluruhan.
