Selisih kas sebenarnya adalah hal lumrah pada pengelolaan keuangan sebuah perusahaan. Semakin kompleks aktivitas keluar dan masuknya dalam perusahaan, semakin rentan hal demikian untuk terjadi.
Masalah perbedaan data kas ini acapkali terjadi karena sebab kesalahan pencatatan atau karena ketidak sinkronan pengakuan aliran kas oleh pihak-pihak yang terkait.
Perbedaan ini harus segera mendapat tidak lanjut, karena perbedaan setipis apapun dalam aliran kas akan mempengaruhi nilai terkini dari keseluruhan aset dan pengakuannya dalam neraca.
Lalu bagaimana cara mengakui adanya selisih kas ke dalam jurnal? Kemudian apa sebenarnya penyebab terjadinya perbedaan ini serta bagaimana cara mencegahnya?
Apa sebenarnya selisih kas?
Selisih kas dalam istilah internasional juga disebut sebagai cash overage dan cash shortage. Ini merujuk pada situasi ketika pencatatan atas nilai kas terkini tidak sesuai dengan kenyataan. Baik itu dinilai lebih tinggi dari nilai nyatanya (cash shortage) atau justru diakui lebih kecil dari nilai nyatanya (cash overage).
Kita mengenal kas sebagai bagian penting dari aset lancar. Setiap perusahaan membutuhkan nilai kas yang cukup untuk memastikan setiap pembiayaan dan kewajiban jangka pendek perusahaan dapat tertutupi dengan baik.
Kas sendiri bekerja layaknya aliran dengan adanya arus kas masuk dan arus kas keluar. Ini mempengaruhi penambahan nilai dan pengurangan nilai dari kas itu sendiri.
Arus kas masuk bisa datang dari pembayaran kas, pencairan, pelunasan piutang dan masih banyak lagi. Sedang arus kas keluar terjadi karena adanya pembayaran biaya atau kewajiban perusahaan.
Setiap terjadi arus kas masuk maupun keluar, perlu ada pertanggung jawaban berupa bukti pembayaran dan pencatatan dalam jurnal. Biasanya pencatatan aliran kas kita lakukan dalam jurnal khusus untuk pengeluaran kas dan penerimaan kas.
Pencatatan inilah yang sebenarnya rentan untuk mengalami masalah. Sehingga data dalam pencatatan dengan data yang muncul dari perhitungan fisik atas kas akan berbeda.
Perbedaan nilai inilah yang kita kenal sebagai selisih kas. Kondisi ini harus segera disesuaikan karena perbedaan nilai kas sudah pasti akan berkaitan dengan pengakuan pada sisi pasiva.
Bila selisih tidak segera diakui, maka akan memicu data yang tidak imbang pada nilai aktiva dan pasiva dalam penyusunan neraca.
Jenis Perbedaan Nilai Kas
Dalam pandangan akuntansi, terdapat dua bentuk dari selisih kas. Ini berdasarkan perbandingan nilai antara nilai dalam data jurnal dan buku besar dengan data dari hasil perhitungan fisik. Berikut dua jenis selisih kas tersebut.
Cash Overage
Cash overage merupakan situasi ketika data dalam pencatatan arus kas menghasilkan nilai kas akhir yag lebih kecil dari nilai kas hasil perhitungan fisik.
Selisih ini biasanya terjadi ketika terdapat pendapatan lebih yang belum dilaporkan dan tercatat dalam jurnal. Kadang terjadi ketika pembayaran terjadi menjelang masa penutupan buku.
Dapat pula karena terjadi pengeluaran kas yang tercatat lebih besar dari seharusnya. Bisa jadi karena perusahaan mendapatkan pemotongan harga dari penjual, namun belum sempat untuk melakukan pelaporan dan penyertaan bukti transaksi.
Cash Shortage
Berbanding terbalik dega cash overage, maka cash shortage adalah situasi ketika data pencatatan nilai kas akhir justru menunjukan angka lebih besar dari nilai kas setelah perhitungan fisik.
Perbedaan nilai semacam ini lazim terjadi ketika terjadi pengeluaran lebih yang belum masuk laporan dan belum tercatat. Sehingga seolah nilai kas lebih besar dari seharusnya.
Selain itu, adanya pengakuan pendapatan yang lebih besar dari seharusnya di dalam jurnal juga acapkali menjadi pemicu kasus ini. Bisa jadi karena perusahaan mengeluarkan diskon tetapi tanpa konfirmasi dengan pihak pencatatan jurnal.
Bagaimana Cara Mengakui Adanya Selisih Kas?
Sebagaimana sudah kami jelaskan sebelumnya, bahwa selisih kas harus segera Anda sesuaikan dalam jurnal. Ini karena selisih ini akan mempengaruhi keseimbangan nilai debit dan kredit, pasiva dan aktiva.
Selain itu nilai kas yang akurat dan aktual akan sangat mempengaruhi penilaian dan evaluasi. Nilai kas memiliki pengaruh kuat terhadap kekuatan likuiditas perusahaan. Juga mempengaruhi penilaian atas kekuatan aset perusahaan.
Bila perusahaan mengakui nilai kas terlalu kecil dari kenyataan, maka beresiko menyebabkan penilaian atas perusahaan tidak optimal sebagaimana seharusnya.
Nilai likuiditas akan menurun bahkan bisa jadi mempengaruhi kepercayaan pihak ketiga seperti kreditur dan investor terhadap kekuatan finansial perusahaan.
Namun pada sisi lain, penilaian kas yang lebih besar dari data sebenarnya juga dapat memberikan resiko tersendiri untuk perusahaan. Ini karena perusahaan memberikan data yang tidak nyata, sehingga mengecoh pihak ketiga seolah perusahaan memiliki kekuatan finansial lebih baik dari sebenarnya.
Penilaian data kas yang tidak akurat dan aktual juga tidak menguntungkan bagi pihak internal manajemen. Karena data kas juga menjadi salah satu parameter dalam evaluasi dan penentuan kebijakan.
Sehingga penting untuk selalu melakukan pengecekan fisik nilai kas akhir dan melakukan kros cek dengan data kas pada jurnal dan buku besar.
Bagaimana bila selisih kas benar-benar terjadi? Bagaimana cara tepat untuk mengakuinya dalam pandangan akuntansi?
Ketika hal demikian terjadi, maka Anda perlu akui selisih kas tersebut dalam jurnal penyesuaian. Adapun ayat jurnal penyesuaian yang perlu Anda buat adalah sebagai berikut.
Cash Overage
Untuk kasus nilai pencatatan yang lebih kecil dari data kas real, berikut adalah bentuk ayat jurnalnya.
Mari kita asumsikan saja sebuah perusahaan menemukan adanya Nilai kas fisik sebesar Rp 120.000.000, sedang pada pencatatan sebesar Rp 90.000.000
Artinya telah terjadi cash overage sebesar Rp 30.000.000. Berikut adalah bentuk penyesuaiannya dalam kolom debit dan kredit.
Kas Rp 30.000.000
Selisih Kas (Kelebihan) Rp 30.000.000
Cash Shortage
Sementara untuk kasus nilai pencatatan lebih besar dari data kas real, berikut ini adalah bentuk contohnya.
Kembali kita asumsikan sebuah perusahaan menemukan adanya perbedaan nilai kas fisik dengan data dalam jurnal. Dalam data jurnal tercatat nilai kas akhir sebesar Rp 25.000.000, sedang dalam pencatatan diakui nilai kas akhir sebesar Rp 30.000.000
Artinya telah terjadi cash shortage sebesar Rp 5.000.000. Berikut ini adalah ayat penyesuaiannya dalam kolom debit dan kredit.
Selisih kas (kekurangan) Rp 5.000.000
Kas Rp 5.000.000
Alasan Terjadinya Perbedaan Nilai Kas
Sebenarnya peristiwa selisih kas adalah hal yang sangat lumrah terjadi. Itu sebabnya bagian pencatatan dan pemegang kas wajib untuk melakukan pengecekan secara berkala untuk memastikan akurasi data pencatatan kas dengan nilai fisiknya.
Ada sejumlah alasan yang menyebabkan terjadi perbedaan atau selisih nilai kas semacam ini. Berikut beberapa alasan yang lazim terjadi.
Kesalahan input data
Salah satu aspek yang paling lazim menyebabkan terjadinya selisih kas adalah pencatatan yang tidak tepat. Kesalahan dalam proses entri data bukan tidak mungkin terjadi, terutama bila proses entri data dilakukan secara manual.
Kesalahan ini bisa berupa proses penulisan nilai nominal yang tidak tepat, kesalahan input akun bahkan kesalahan memasukan tanggal transaksi.
Acapkali kesalahan semacam ini bisa Anda koreksi dengan cepat. Tidak selalu membutuhkan adanya proses ayat jurnal penyesuaian kecuali sebelumnya sudah ada penutupan buku.
Kesalahan dalam nominal saat pembayaran
Ini juga bentuk human error yang kerap terjadi dan memicu terjadinya perbedaan antara data pencatatan kas dan data kas fisik. Terjadi ketika kasir mengeluarkan nilai nominal yang tidak tepat sesuai dengan dengan bukti transaksi.
Sebut saja ketika perusahaan harus membayar layanan teknisi mesin dengan nilai pada bukti transaksi sebesar Rp 3.500.000. Namun kasir tanpa sengaja menyerahkan uang dalam nominal sebesar Rp 5.300.000
Artinya terjadi selisih sebesar Rp 1.800.000. Akibat kesalahan ini, harus ada ayat jurnal penyesuaian sebagai pengakuan selisih.
Pelaporan yang terlambat
Tak jarang terjadi transaksi di waktu-waktu menjelang penutupan buku. Baik itu berupa pengeluaran kas atau penerimaan kas. Ini mengakibatkan pencatatan tidak sempat dilakukan karena pelaporan transaksi belum sampai ke bagian pencatatan.
Sehingga ketika data akhir tutup buku melalui proses pengecekan Anda akan menemukan data yang tidak akurat dan sama dengan nilai perhitungan fisik kas.
Bukti transaksi yang tidak disertakan
Bentuk human error berikutnya adalah ketika adanya pengeluaran atau pemasukan dalam nominal kecil yang tidak disertai dengan bukti transaksi.
Akibatnya, aktivitas arus kas tersebut tidak dapat masuk ke dalam jurnal. Karena proses entri data dalam jurnal harus berdasarkan pada bukti transaksi yang telah terverifikasi.
Biasanya ini terjadi pada kasus selisih pada kas kecil. Pada kas kecil memang lazim terjadi pengeluaran-pengeluaran dalam nominal kecil yang acapkali mendapatkan pandangan remeh.
Meminimalisir Terjadinya Perbedaan Nilai Kas
Meski dikatakan bahwa selisih kas adalah hal yang sangat lazim terjadi, bukan lantas kita bisa membiarkan ini terjadi terus menerus. Data kas yang tidak akurat akan sangat mempengaruhi kredibilitas perusahaan di mata pihak ketiga.
Karena itu, penting untuk memastikan untuk meminimalisir terjadinya selisih kas. Adapun cara-cara yang dapat membantu dalam hal ini antara lain adalah ;
- Rutinkan kegiatan rekonsiliasi data kas antara pihak pencatatan perusahaan, data perbankan dan data fisik.
- Terapkan pengelolaan yang ketat dan disiplin atas arus kas.
- Batasi akses informasi dan pengelolaan arus kas pada pihak-pihak tertentu saja. Semakin banyak pihak yang terlibat dalam pengelolaan semakin meningkatkan resiko kesalahan.
- Gunakan sistem otomatasi entri data untuk meminimalkan resiko kesalahan.
Itulah sedikit gambaran mengenai bagaimana selisih kas dapat terjadi dan bagaimana cara pengakuannya dalam pencatatan akuntansi. Pastikan pengelolaan kas selalu berjalan dengan tepat, akurat dan terkendali. Supaya dapat meminimalisir terjadinya perbedaan nilai pada kas ini.
