Setiap entitas, baik berorientasi laba ataupun nirlaba memerlukan adalah sistem informasi. Termasuk di dalamnya adalah sistem informasi akuntansi.
Sistem informasi berkaitan dengan prosedur dalam entitas untuk menyalurkan data dari satu pihak ke pihak lain dalam internal perusahaan.
Hingga informasi tersebut terolah dengan tepat untuk bisa tersaji untuk pihak eksternal, perusahaan harus memastikan informasi tersebut tersimpan rapat.
Sistem informasi akuntansi menempati posisi relatif krusial untuk sebuah entitas. Karena informasi akuntansi akan berkaitan dengan perputaran uang, pendapatan, keuntungan dan nilai kekayaan entitas tersebut.
Dengan kata lain informasi di dalamnya sangat penting dan bernilai sehingga tidak bisa sembarangan sampai ke pihak eksternal tanpa kendali.
Itulah mengapa sebuah entitas harus secara khusus memiliki sistem informasi akuntansi yang efektif. Ini untuk memastikan kerahasiaan informasi akuntansi dan keuangan di dalam entitas.
Apa Sebenarnya Sistem Informasi Akuntansi?
Dalam pengertian sederhananya, Sistem Informasi Akuntansi atau SIA adalah sistem tata kelola data dan informasi keuangan akuntansi dalam sebuah entitas.
Di dalamnya terlibat sejumlah formulir, pencatatan, alur kerja, alur konfirmasi dan pelaporan akuntansi. Untuk memastikan informasi dan data terkait transaksi dan dana operasional perusahaan hanya melalui jalur yang berhak namun juga terdokumentasi dengan baik.
SIA sudah meliputi semua bentuk dokumentasi transaksi seperti kehadiran beragam bentuk formulir transaksi. Seperti semua bentuk bukti bayar, kwitansi, bukti pembelian, bukti penjualan, surat produksi, surat gudang dan lain sebagainya.
Selain itu Sistem ini juga termasuk semua prosedur dalam keluar dan masuk uang, prosedur terima dan kirim barang dan lain sebagainya. Termasuk pihak-pihak yang memiliki hak otorisasi atas setiap berkas, dokumen dan aktivitas dalam entitas.
Kemudian, SIA juga meliputi semua proses siklus akuntansi mulai dari pencatatan, pengelompokan, pembuatan ikhtisar dan pelaporan.
Komponen Yang Termasuk Dalam SIA
Dalam menjalankan Sistem Informasi Akuntansi, kita perlu melibatkan sejumlah komponen sekaligus. Ini menjadi sebuah pembentuk utama yang bekerja berkesinambungan dalam sistem informasi tersebut.
Adapun komponen yang masuk dalam SIA adalah sebagai berikut.
- Pekerja atau personal yang bertugas mengelola dan bertanggung jawab atas berjalannya sistem
- Pihak-pihak dalam pengelolaan operasional yang berwenang atas otorisasi sebuah aktivitas dan berkas.
- Seluruh bagian prosedur operasional, otorisasi (konfirmasi) dan pengelolaan berkas dalam entitas. Termasuk di dalamnya adalah mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas entitas.
- Seluruh dokumen terkait semua aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan transaksi keuangan, keluar masuk uang, pendapatan dan biaya.
- Semua bentuk Data terkait aktivitas keuangan entitas.
- Sistem komputer berikut dengan infrastruktur komunikasi dan komputer yang menyertai operasi dari SIA
Bagaimana Operasi Dari SIA?
Sistem Informasi Akuntansi pada dasarnya adalah pengelolaan informasi akuntansi dari tingkat awal sampai menjadi informasi jadi berupa laporan keuangan.
Ini bisa menjadi SOP dalam alur transaksi keuangan dalam perusahaan. Mulai dari awal transaksi terjadi hingga seluruh standar prosedur yang harus dilakukan atas transaksi tersebut.
Sistem ini sudah mengelola data dari mulai transaksi terjadi. Semua sistem prosedural yang berkaitan dengan proses transaksi tersebut sampai pembuatan dokumen transaksi dan pencatatan.
Biasanya SIA akan digambarkan dalam sebuah flowchart. Ini akan menjadi diagram yang menggambarkan bagaimana SOP atas beragam aktivitas keuangan dalam perusahaan.
Contoh Penerapan SIA
Misalkan saja berdasarkan data persediaan, barang dagangan A sudah mulai habis stoknya. Bagian persediaan harus konfirmasi dulu dengan pihak pembelian dan penjualan bahwa stok produk A mau habis.
Setelah informasi ini terkonfirmasi, konfirmasi tersebut perlu terdokumentasi dalam bentuk berkas. Kemudian baru pihak pembelian bisa mengajukan pemesanan kepada suplier.
Pihak pembelian nantinya juga harus menyampaikan informasi terkait aktivitas pembelian ini pada bagian keuangan untuk persetujuan pembayaran.
Nantinya akan ada dokumen barang datang, yang juga harus diinformasikan salinannya ke bagian gudang. Juga ada dokumen pembayaran yang harus diinformasikan pula ke bagian keuangan atau kasir.
Kemudian bagian pembukuan akan mencatat transaksi pembelian ini ke dalam jurnal umum dan jurnal pembantu. Dokumen pembelian barang dagangan A tadi juga harus diberikan salinannya ke pihak akuntansi.
Sementara itu, sistem komputer secara integral akan memberikan data yang teraktualkan oleh pihak pergudangan, akan adanya barang dagangan masuk, nilai barang dan data stok terkini. Data tersebut bisa diakses oleh semua pihak untuk memudahkan cek stok barang oleh pihak-pihak terkait.
Setelah proses pencatatan dalam jurnal umum dan jurnal pembantu. Transaksi tersebut akan melalui proses siklus akuntansi untuk kemudian menjadi bagian dari pelaporan keuangan.
Sistem informasi akuntansi juga meliputi otorisasi akses informasi dalam pencatatan akuntansi. Tidak semua pihak bisa bebas mengakses informasi dalam buku besar atau neraca saldo.
Informasi terkait persediaan memiliki tingkat kerahasiaan lebih rendah sehingga lebih banyak pihak yang bisa mengaksesnya. Tetapi pihak-pihak tidak terkait seperti bagian administrasi kantor tidak berkepentingan dengan informasi persediaan.
Itulah gambaran mengenai bagaimana operasi dari Sistem Informasi Akuntansi. Ini terkait dengan seluruh prosedur yang harus dilalui sebuah transaksi, bagaimana alur informasi berjalan, kerahasiaan dari informasi tersebut sampai prosedur dokumentasi dan pelaporannya.
Beda Sistem Informasi Akuntansi dari Sistem Akuntansi Keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi berbeda dari Sistem Akuntansi Keuangan. SIA fokus pada prosedur alur, otorisasi dan dokumentasinya. Sedangkan SAK akan fokus pada cara tata kelola data akuntansi, sistem pencatatan dan bagaimana teknik pelaporan keuangan dibuat.
Meski demikian, keduanya berkaitan erat dan berkerja saling berkesinambungan satu sama lain. Sebuah entitas harus menerapkan keduanya sekaligus untuk menjalankan fungsi akuntansi dengan tepat dan efektif.
SIA berperan memastikan semua prosedur dan sistem akuntansi berjalan dengan tepat. Karena SIA berperan mengatur alur dan tahapan-tahapan dalam menjalankan prosedur dan sistem akuntansi tersebut.
Fungsi Dari SIA
SIA memiliki peran penting dalam perusahaan. Adapun peran dan fungsi dari Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut.
Sebagai sistem kontrol
Mengendalikan setiap transaksi dalam perusahaan memang berjalan secara efisien. Karenanya setiap transaksi harus sudah terotorisasi dan mendapat persetujuan pihak terkait.
Ini untuk mencegah terjadinya transaksi yang sebenarnya tidak perusahaan perlukan. Juga mencegah terjadinya transaksi yang bertumpuk, termasuk pula mencegah terjadinya manipulasi transaksi.
Semua pos, termasuk pendapatan, biaya, konversi (penggabungan) dan pengelolaan keuangan non operasional seluruhnya terkendali dalam sistem.
Bahkan kendali juga berlaku pada proses dokumentasi dan pembuatan berkas transaksi, pencatatan, neraca saldo, ikhtisar dalam neraca lajur dan pelaporan. Karena adanya pihak-pihak yang memiliki otorisasi untuk melakukan cross cek setiap waktu.
Memastikan berjalannya siklus dan prosedur akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi bekerja untuk memastikan setiap transaksi memiliki dokumen pendukung yang diperlukan. Juga memastikan proses pencatatan dan pengelolaan data akuntansi hingga menjadi laporan keuangan berjalan dengan tepat.
Sehingga laporan keuangan dan data informasi akuntansi terkait lainnya dapat tersaji dengan tepat waktu dan aktual sesuai dengan data terkini.
Menjaga kerahasiaan
Informasi keuangan sebuah entitas adalah sebuah kerahasiaan yang bersifat mutlak. Informasi tersebut tidak bisa terakses dengan leluasa oleh semua orang.
Karenanya SIA berfungsi untuk memastikan hanya pihak-pihak yang telah terotorisasi saja yang berhak untuk mengakses informasi keuangan entitas.
Bahkan ada perbedaan penerapan untuk informasi yang berbeda. Ini terkait siapa saja yang berhak mengakses informasi tersebut.
Informasi akuntansi juga harus tetap terjaga kerahasiaannya dari pihak eksternal atau pihak internal yang tidak memiliki hak. ini juga menjadi bagian dari SIA untuk memastikan kerahasiaan mutlak dari data keuangan dan akuntansi.
Kemudahan akses informasi
Sistem Informasi Akuntansi mengatur soal batasan akses atas informasi akuntansi. Tetapi juga mengatur soal kemudahan akses informasi akuntansi untuk pihak-pihak yang berhak.
Pihak yang berwenang, akan memiliki kemudahan untuk mengakses informasi, setiap jurnal, neraca saldo, buku besar, buku besar, buku pembantu, informasi piutang, persediaan hingga laporan keuangan dan neraca penutup.
Kemudahan ini membantu pihak berwenang mendapatkan data akurat dan aktual atas situasi keuangan perusahaan. Juga membantu dalam proses evaluasi dan pengambilan keputusan.
Memudahkan penelusuran
SIA mengatur seluruh aspek procedural dalam sistem akuntansi perusahaan. Sehingga ketika diperlukan adanya penelusuran atas sebuah data akuntansi, SIA dapat menyediakan jalur penelusuran yang efisien.
SIA akan menyediakan data mulai dari bagaimana transaksi tersebut tercatat, dokumen dan berkas transaksinya hingga pihak-pihak yang terlibat dalam otorisasi dan konfirmasi transaksi tersebut.
Bila terjadi kerancuan atau kecurigaan, melalui SIA seluruh prosedur penelusuran bisa kita lakukan . Sehingga lebih mudah pula untuk menemukan titik kesalahan dari transaksi tersebut.
Sistem Informasi Akuntansi, sebuah sistem yang mengatur penerapan sistem akuntansi dan prosedur akuntansi dalam sebuah entitas. Sekaligus berperan mengatur akses dan alur akuntansi sesuai dengan peran dan wewenangnya.
Jadi, sebuah perusahaan atau entitas nirlaba membutuhkan keberadaan SIA untuk menjalankan sistem akuntansi dengan efektif. Juga untuk memastikan adanya kendali dan kerahasiaan untuk seluruh prosedur akuntansi yang berjalan dalam perusahaan tersebut.
