Hak utama dari karyawan adalah memperoleh gaji. Dan slip gaji menjadi salah satu bagian penting dari penuntasan kewajiban tersebut.
Tetapi seperti apa sebenarnya bentuk dan format slip gaji yang tepat? Adakah komponen-komponen khusus yang harus tercantum di dalamnya?
Sebelum membahas itu, apa sebenarnya fungsi dari slip gaji? Mengapa pula perusahaan harus menerbitkan berkas atau dokumen tersebut?
Kita akan mencoba mengulas persoalan slip gaji, manfaat, peran dan format penyusunannya dalam kesempatan kali ini.
Mengenal Slip Gaji Dan Peranannya
Slip gaji atau salary payment slip sebenarnya merupakan bentuk bukti transaksi yang berperan dalam internal perusahaan. Ini menjadi bukti telah terjadinya pembayaran gaji atas karyawan dari perusahaan tersebut.
Berkas ini sendiri dalam peraturannya bersifat wajib. Pengaturan tersebut sudah tercantum dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 78 tahun 2015 tentang Pengupahan.
Lebih jelasnya pada pasal 17 Ayat (2) PP 78/2015. Di dalamnya telah tercantum penjelasan bahwa perusahaan wajib bagi perusahaan untuk memberikan bukti pembayaran upah atas pekerja/buruh. Penyerahan bukti pembayaran gaji atau upah ini terjadi saat pembayaran terjadi.
Di dalam bukti pembayaran ini harus terdapat perincian jelas terkait komponen dari gaji. Baik itu komponen yang bersifat menambahkan ataupun bersifat mengurangi.
Karena sebenarnya gaji karyawan adalah salah satu pos biaya besar dalam perusahaan yang harus menjadi pengeluaran perusahaan secara rutin. Masalahnya, gaji karyawan sendiri membutukan perincian hitungan cukup rumit dan detail.
Slip gaji menjadi sarana untuk menyajikan informasi perhitungan detail ini baik untuk keperluan perusahaan maupun untuk pihak karyawan.
Apa sebenarnya peran dari slip gaji?
Bukti pembayaran sebenarnya memiliki banyak peranan. Baik itu untuk pihak yang mengeluarkan dana untuk penggajian dalam hal ini perusahaan. . Juga untuk pihak yang mendapatkan gaji, yakni karyawan itu sendiri.
Adapun peran dari slip gaji untuk kedua belah pihak adalah sebagai berikut.
Sebagai bukti transaksi
Slip gaji sejatinya memang merupakan bukti transaksi. Ini menjadi dokumen yang membuktikan telah dilakukannya proses pembayaran gaji atas karyawan dari perusahaan terkait pada tanggal tertentu.
Bagi perusahaan, bukti transaksi salary slip ini seolah menjadi bukti akan terjadinya pembayaran gaji. Perusahaan sudah mengantungi adanya bukti transaksi memadai untuk pencatatan lebih lanjut.
Transparansi untuk karyawan
Di sisi lain, pihak penerima dana juga dapat memperoleh keuntungan dengan adanya slip gaji. Karena dalam slip gaji akan muncul informasi detail terkait susunan komponen gaji yang diterima.
Karyawan akan memperoleh informasi detail terkait besaran gaji, tunjangan hingga intensif yang dia dapatkan. Bahkan di dalamnya juga terdapat rincian terkait pendapatan tambahan dari lembur.
Di dalam salary slip juga terdapat rincian terkait biaya, pajak dan potongan lain yang harus keluar sebelum gaji sampai ke tangan karyawan.
Sebagai jaminan pinjaman perbankan
berkas penggajian ini juga biasanya menjadi bukti besaran nilai pendapatan. Juga sebagai bukti bahwa yang bersangkutan memang memiliki pendapatan tersebut.
Nantinya berkas semacam ini bisa diajukan ke pihak bank sebagai jaminan atas pinjaman bank. Biasanya untuk jenis pinjaman tanpa agunan dengan kemitraan bersama perusahaan. Lazimnya jenis pinjaman ini memiliki istilah pinjaman payroll.
Pinjaman ini bisa Anda wujudkan untuk pengajuan KPR, kartu kredit dan pinjaman lainnya. Nantinya pihak bank tidak menuntut adanya jaminan atas pinjaman. Hanya cukup jaminan potongan gaji atas cicilan pinjaman langsung ke rekening gaji.
Format dan Komponen dari Slip Gaji
Sebagaimana sebelumnya sudah kami sampaikan. Bahwa terdapat format standar yang harus ada dalam sebuah slip gaji. Adapun komponen yang harus terdapat dalam sebuah salary slip adalah sebagai berikut.
Identitas Perusahaan
Di awal slip gaji, penting untuk menyertakan logo atau identitas perusahaan. Tidak perlu memakan ruang besar dalam format, tetapi cukup untuk menunjukan kepemilikan dokumen.
Ini untuk menunjukan bahwa dokumen penggajian ini merupakan terbitan perusahaan terkait. Bahwa berkas tersebut merupakan bukti pembayaran gaji karyawan dari perusahaan tersebut.
Tanggal Gaji
Komponen yang harus Anda sertakan dalam salary slip adalah penjelasan terkait tanggal pembayaran dan periode gaji. Ini untuk menjelaskan periode aktivitas karyawan pada bulan apa yang masuk dalam perhitungan upah tersebut.
Penjelasan ini akan memudahkan karyawan, perusahaan terutama bagian pembayaran gaji (payroll) dan karyawan itu sendiri untuk memantau nilai gaji dari bulan ke bulan.
Data ini juga membantu karyawan memahami dasar perhitungan gaji karyawan tersebut. Tanpa menyebabkan kesalah pahaman.
Nilai gaji pokok
Bagian penting pertama yang menjadi komponen dari slip gaji adalah besarnya nilai gaji pokok. Gaji pokok sendiri adalah gaji dasar yang minimal diterima karyawan.
Besarnya gaji pokok ini biasanya disepakati sejak sejak awal dalam kontrak kerja awal. Gaji pokok juga menjadi patokan dalam perhitungan pinjaman dan tunjangan hari tua. Bahkan nilai THR dan tunjangan lain juga pada umumnya dihitung dari patokan gaji pokok.
Nilai tunjangan dan intensif
Selain gaji pokok, take home pay atau total penerimaan gaji juga terdiri dari sejumlah elemen tunjangan dan intensif. Kedua elemen ini harus pula Anda jabarkan dalam berkas penggajian ini dengan terperinci.
Termasuk di dalamnya adalah perincian terkait dengan tunjangan fasilitas seperti tunjangan makan dan transportasi. Kemudian tunjangan jabatan dan hal yang terkait dengannya. Juga intensif karena pekerjaan tertentu yang ditambahkan.
Perincian ini juga termasuk menyertakan jumlah besaran tambahan lembur yang karyawan peroleh dalam satu bulan.
Perincian ini harus Anda muat dalam slip gaji pada kolom terpisah sebagai penambah besaran gaji pokok. Karena sifat besarannya akan berfluktuasi setiap bulannya, jadi perhitungannya juga sebaiknya Anda sertakan.
Bonus dan THR
Pada periode tertentu, perusahaan mungkin memberikan gaji tambahan yang perhitungannya berdasarkan gaji pokok. Biasanya sebagai bentuk tunjangan hari raya (THR) atau untuk bonus. Seperti bonus akhir tahun atau bonus ulang tahun perusahaan.
Karena kemunculan tambahan gaji ini tidak rutin setiap bulan, maka sebaiknya Anda pisahkan kolomnya dari tunjangan dan intensif yang lebih rutin setiap bulan meski dengan nominal berbeda-beda.
Bagi perusahaan, penambahan bonus dan THR ini menjadi upaya untuk memberikan apresiasi bagi karyawan.
Informasi terkait pemotongan
Setelah Anda mencatatkan sejumlah tambahan untuk gaji pokok, saatnya untuk mencatatkan pengeluaran tambahan dari gaji.
Catatan ini akan mencantumkan semua bentuk pengeluaran atas gaji, termasuk di dalamnya iuran BPJS, jaminan hari tua, jaminan pensiun dan potongan pajak.
Pastikan dalam salary slip disertakan pula penjelasan terkait rincian perhitungan pajak dan prosentasi potongan untuk iuran jaminan lainnya.
Logo/Cap/Tanda Tangan
Bagian ini juga menjadi komponen penting yang tidak boleh hilang dalam pembuatan format salary slip. Harus dipastikan slip gaji telah memiliki tanda tangan dari kedua pihak. Baik itu karyawan maupun pihak berwenang atas perhitungan dan penyerahan gaji.
Karena sebagaimana sudah kami jelaskan di atas, bahwa slip gaji berperan sebagai bukti transaksi adanya pengeluaran dana tertentu untuk pembayaran beban gaji karyawan.
Pernyataan Kerahasiaan Dokumen
Gaji karyawan adalah bagian dari privasi karyawan tersebut. Karena itu informasi di dalamnya bersifat konfidensial dan hanya bisa terakses oleh pihak-pihak tertentu saja.
Demi menjaga privasi karyawan ini, maka secara legal perusahaan terikat untuk menyimpan kerahasiaannya. Berkaitan dengan legalitas tersebut , kemudian perusahaan wajib menyertakan pernyataan kerahasiaan di dalam berkas bukti pembayaran gaji tersebut.
Selain tentu saja Hal ini juga akan membantu meningkatkan validitas dokumen slip gaji. Karena hanya orang-orang tertentu saja dalam perusahaan yang bisa mengakses data tersebut.
Bila terjadi kesalahan data, informasi, perhitungan dan input data. Akan lebih mudah untuk proses penelusurannya.
Contoh Bentuk Slip Gaji
Untuk memberi Anda gambaran seperti apa sebenarnya bentuk dari slip gaji. Berikut kami sampaikan sejumlah contoh dari format dari salary slip ini dalam sejumlah sumber.
Slip gaji adalah bagian penting dari dokumentasi transaksi dalam perusahaan. Apalagi gaji karyawan sendiri merupakan salah satu pos pengeluaran besar dalam perusahaan.
Gaji karyawan termasuk dalam jenis transaksi rumit, karena di dalamnya terdapat rincian perhitungan yang cukup rumit dan detail. Perlu ada dokumentasi berupa bukti transaksi yang memuat seluruh perincian detail tersebut untuk memudahkan proses pembuktian dan pencatatan.
Itulah sebabnya menyusun slip gaji dan pengisiannya tidak bisa Anda lakukan tanpa kecermatan. Data dan informasi di dalamnya harus tertulis dengan tepat untuk kepentingan perusahaan sendiri dan karyawan.
