Baik Anda ingin memulai bisnis atau mencoba meningkatkan bisnis yang sudah ada, Anda harus memahami bagaimana segala urusan bisnis harus diselesaikan.
Tugas apa yang perlu Anda lakukan? Siapa yang tepat untuk melakukannya? Apa cara terbaik untuk melakukan tugas ini?
Mengetahui bagaimana pertanyaan-pertanyaan ini dapat dijawab adalah langkah pertama menuju sistem bisnis Anda. Pembuatan proses dan alur kerja akan menentukan cara aktivitas Anda sehari-hari berfungsi.
Salah satu pendekatan populer untuk ini adalah pembuatan standar operasional prosedur atau SOP. Definisi sederhana yang diberikan oleh IBM untuk standar operasional prosedur (SOP) adalah:
… Satu set instruksi yang menjelaskan semua langkah dan aktivitas yang relevan dari suatu proses atau prosedur.
Sederhana.
Tapi bagaimana kita membuat SOP ini? Yang kita butuhkan adalah prosedur operasi standar untuk membuat standar operasional prosedur – dan beberapa perangkat lunak standar operasional prosedur. Dan itulah yang akan kami jelaskan kepada Anda.
Baca juga pengertian manajemen risiko.
Prakata
SOP adalah singkatan dari standar operasional prosedur.
Bisnis Anda memiliki banyak komponen yang bergerak. Dan agar semuanya berjalan lancar, Anda memerlukan semua komponen yang bergerak itu agar berfungsi (dan bekerja sama dengan baik).
Di situlah SOP masuk!
SOP adalah inti dari cara bisnis Anda menjaga segalanya – bergerak dengan baik! Dan yang lebih penting, SOP menjaga bisnis Anda berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik. (Dan siapa yang tidak menginginkan itu?)
Jadi, ketika kita berbicara tentang standar operasional prosedur, inilah yang kami akan bahas disini:
Pengertian apa itu standar operasional prosedur (SOP)?
SOP (atau standar operasional prosedur) adalah serangkaian petunjuk tertulis yang sangat jelas tentang cara menyelesaikan tugas rutin yang kompleks.
Dengan kata lain, SOP adalah cara yang disepakati mengenai bagaimana perusahaan Anda melakukan sesuatu. Dan SOP adalah uraian resmi sehingga manajemen perusahaan menuliskannya agar karyawan menerapkannya.
Dalam hal mendapatkan karyawan baru dengan kecepatan tinggi, mengajarkan keterampilan baru, mendelegasikan tugas, dan memastikan semuanya dilakukan secara konsisten – SOP adalah sahabat Anda untuk semua urusan itu.
Namun tidak semua proses perlu diubah menjadi SOP. Hanya tugas yang rutin, dapat diskalakan, dan menjadi inti dari bisnis Anda!
SOP vs. Proses
Sebelum kita melangkah lebih jauh, kita perlu membahas gajah di dalam ruangan – SOP dan proses sebenarnya berbeda.
Itulah mengapa tidak setiap proses perlu dipintal menjadi standar operasional proseduer (SOP).
Benar sekali – keduanya adalah panduan.
Tetapi ada 2 perbedaan utama yang harus Anda perhatikan:
1. Titik pandang mereka
Proses melihat tugas dari tingkat tinggi – bergerak melalui cara-cara umum untuk melakukan sesuatu. Sementara itu, SOP mengambil tampilan tingkat tinggi yang sama sebagai proses dan kemudian menyelami detail intinya.
Misalnya, SOP akan secara eksplisit menjawab pertanyaan siapa, dimana, kapan, apa dan bagaimana.
Sedangkan suatu proses mungkin hanya memberikan petunjuk pada bagian umum saja.
2. Hasil dari SOP dan proses
Proses masuk kedalam interpretasi dan eksperimen. Ini bagus dalam hal inovasi, tetapi tidak terlalu bagus jika Anda membutuhkan hasil yang dapat diprediksi.
Dengan suatu proses, Anda tidak dapat menjamin bahwa Anda akan mendapatkan hasil yang sama setiap saat.
Tetapi SOP yang ditulis dengan baik akan selalu memberi Anda hasil yang sama (perhatikan yang kami katakan yakni akan).
Itu karena dengan memasukkan semua detail intinya, SOP menghapus semua kartu liar, tidak menyisakan apa pun untuk hal yang disebut kebetulan.
Kiat Pro: Untuk semua SOP kami, kami menyertakan langkah terakhir yang menjelaskan seperti apa hasil yang diinginkan dan bagaimana seseorang dapat mendiagnosis jika mencapai target!
Baca juga tentang pengertian tata letak kantor.
3 alasan perusahaan Anda membutuhkan SOP
Jika Anda ingin lebih diyakinkan mengapa perusahaan Anda membutuhkannya SOP, maka baca yang berikut ini…
1. Standarisasi praktik terbaik Anda
Tidak peduli apa yang Anda lakukan atau bagaimana Anda melakukannya, Anda ingin perusahaan Anda menjadi mesin yang diminyaki / dilumasi dengan baik. (Serius – sebutkan pemimpin bisnis yang tidak menginginkan ini!)
Tetapi tanpa SOP, tim Anda dibiarkan tanpa perlengkapan dan menebak-nebak cara terbaik, teraman, atau bahkan wajib untuk melakukan sesuatu.
Dan tebakan terbaik mereka mungkin sebenarnya bukan cara terbaik. (Faktanya, terlalu sering, itu tidak akan terjadi!)
Tanpa SOP akan menyisakan terlalu banyak ruang untuk sesuatu yang salah.
Tebakan terbaik mereka mungkin kurang efektif, lebih mahal, sangat berbahaya, atau bahkan sangat salah! Dan jika ada yang salah, maka Anda akan menanggungnya.
“Tetapi SOP yang komprehensif menghemat banyak waktu, uang, dan stres bagi perusahaan dan karyawan,” jelas Quincy Smith, pendiri ESL Authority dan kontributor SOP untuk beberapa perusahaan global.
Plus, tanpa SOP, hampir tidak mungkin meminta pertanggungjawaban kepada seseorang jika Anda tidak dapat menunjukkan satu cara yang jelas dan cara yang benar dalam melakukan sesuatu.
Jadi kebanyakan orang akan melakukan sesuatu “dengan cara mereka” dan menganggap itu yang terbaik – bahkan jika hasilnya tidak mendukung asumsi itu.
2. Ikat erat pengetahuan anggota / pegawai Anda
Bagian dari bisnis adalah pegawai datang dan pergi. Tetapi transisi ini seharusnya tidak membuat bisnis Anda terhenti.
Tidak – mereka seharusnya cukup mulus (bahkan ketika orang memutuskan untuk pindah tanpa diduga).
Ketika seseorang pergi, mereka seharusnya tidak menjadi satu-satunya yang tahu apa yang mereka ketahui. Pengetahuan ini seharusnya sudah didokumentasikan dalam SOP di suatu tempat.
Dengan cara itu, ketika mereka keluar, pengetahuan mereka tidak ikut bersama mereka.
Plus, dengan cara ini, siapa pun dapat mengisi kekosongan saat Anda berusaha mencari pengganti terbaik.
Dan ketika Anda menemukan kandidat yang tepat, Anda dapat dengan mudah menyesuaikannya dengan cara perusahaan Anda melakukan sesuatu. Cukup serahkan SOP di meja mereka, dan mereka akan baik-baik saja!
3. Jaga konsistensi
SOP menetapkan standar perusahaan Anda secara harfiah. Saat Anda mendokumentasikan cara yang benar untuk melakukan sesuatu, Anda menetapkan harapan bahwa begitulah cara melakukannya.
Dan sejak saat itu, begitulah cara melakukannya – tidak ada lagi tebakan terbaik atau kembali ke cara lama. Tidak ada pengecualian.
Jika tidak, apa gunanya memiliki SOP, jika Anda membiarkan ketidakkonsistenan bocor?
Dengan membuat setiap orang melakukan sesuatu dengan satu cara, Anda mengurangi risiko segala sesuatunya menjadi kacau. Artinya, seharusnya tidak ada hasil yang mengejutkan.
“SOP memberikan prediktabilitas dan efisiensi,” jelas John Pinedo, pendiri Freedom Bound Business. “Lagi pula, jika semua orang tahu persis bagaimana suatu pekerjaan seharusnya dilakukan, perusahaan selalu dapat mengharapkan hasil yang konsisten.”
3 format SOP terbaik
Perusahaan Anda harus memiliki cara standar untuk memformat semua standar operasional prosedur perusahaan Anda. SOP akan mengurangi kebingungan dan membuat cara Anda lebih mudah diterapkan.
Kemungkinan besar perusahaan Anda sudah memiliki SOP – bahkan jika Anda menyebutnya dengan istilah lain!
Dan meskipun SOP bagus untuk dimiliki, Anda juga harus fleksibel dalam hal pemformatan.
Format SOP langkah demi langkah
Seperti memasak resep, pemformatan langkah demi langkah menggunakan pendekatan 1, 2, 3 untuk SOP
Memecah SOP rutin menjadi langkah-langkah bernomor (jika urutannya penting) atau berpoin (jika tidak penting), format ini membuat tugas-tugas sederhana mudah diikuti.
Orang yang menggunakan SOP hanya perlu melihat daftarnya.
Setiap langkah harus merupakan tindakannya sendiri, ditulis sebagai kalimat yang jelas dan ringkas.
Misalnya, untuk mencuci tangan, salah satu langkahnya adalah “menggosok kedua sisi setiap tangan dengan sabun”. Dan yang lainnya mungkin “bilas selama 30 detik dengan air hangat.”
Inilah saatnya Anda harus menggunakan format ini: Ketika prosesnya sederhana dan tidak memerlukan pengambilan keputusan
Format SOP hierarki
Alih-alih mendalami instruksi seperti format langkah-demi-langkah, format ini menggunakan pendekatan top-down. Ini memungkinkan Anda memecah proses yang lebih kompleks.
Dimulai dengan melihat gambaran proses yang besar, hierarki SOP memperbesar untuk melihat detail intinya.
Misalnya, SOP restoran akan memberikan gambaran umum tentang “kebijakan semua karyawan harus cuci tangan”. Kemudian, akan dijelaskan bagaimana Anda harus mencuci tangan, di mana wastafel berada, atau seberapa sering mencuci tangan.
Dalam kebanyakan kasus, Anda dapat mengikuti rumus yang cukup sederhana untuk ini:
- Uraikan kebijakan (“mengapa” untuk hal yang akan datang selanjutnya)
- Bagikan prosedur Anda (cara mematuhinya)
- Beri tahu mereka semua yang perlu diketahui (siapkan mereka untuk sukses)
- Dapatkan dokumen secara berurutan (buat semuanya sah)
Inilah saatnya Anda harus menggunakan format ini: Ketika prosesnya lebih kompleks (10 langkah atau lebih) dan tidak memerlukan pengambilan keputusan
Format diagram alir (flow chart)
Mirip dengan memilih petualangan Anda sendiri, format diagram alur menuntun Anda melalui apa yang harus dilakukan berdasarkan keadaan tertentu.
Tidak semua proses akan sesederhana yang Anda jalankan melalui daftar item tindakan. Terkadang, masih ada variabel yang perlu Anda perhitungkan.
Dengan memberikan respons terekam ke variabel yang mungkin, format ini menstandarkan kapan tepatnya Anda harus melakukan apa. Dan memperhitungkan bahwa bergantung pada apa lagi yang terjadi, tidak setiap langkah mungkin perlu dilakukan.
Misalnya, jika Anda harus mencuci tangan setiap kali Anda masuk ke dapur, tetapi Anda mencucinya dalam 2 menit terakhir – Anda mungkin tidak perlu mencuci tangan.
Inilah saatnya Anda harus menggunakan format ini: Untuk proses apa pun (betapapun rumitnya) yang melibatkan pengambilan keputusan.
Bagaimana menulis SOP
Ironisnya, tidak ada SOP resmi untuk menulis SOP. Dan seringkali perusahaan memperumit cara mereka melakukannya.
Tapi kami ingin membuat semuanya sesederhana mungkin di sini di BelajarEkonomi.com. Jadi, kami telah merek dagang proses 4 langkah kami sendiri untuk penulisan SOP yang dapat digunakan oleh siapa pun (dan maksud kami siapa pun).
Begini cara kerjanya:
Kiat Pro: Menulis SOP yang Anda miliki bisa menjadi cara yang bagus untuk melihat apa yang harus Anda pindahkan atau sewa untuk selanjutnya! Ini mungkin termasuk hal-hal yang tidak Anda sukai, di bawah gaji Anda, atau orang lain dapat melakukannya dengan lebih baik!
Langkah 1: Lakukan
Anda tidak dapat menulis SOP yang mengajari orang lain bagaimana melakukan sesuatu yang Anda sendiri tidak tahu bagaimana melakukannya – itu adalah fakta.
Jadi, kami selalu menyarankan untuk mendokumentasikan apa yang ada di piring Anda terlebih dahulu.
(Jika Anda memiliki proses Lakukanlah, Dokumentasikanlah, Delegasikanlah, Anda dapat mengajari orang lain cara menulis SOP. Kemudian, mereka dapat membuat prosedur operasi standar untuk apa yang ada di piring mereka!)
Pilih apa saja di piring Anda yang Anda lakukan secara rutin. Pastikan itu adalah sesuatu yang memiliki cara terbaik, teraman, atau wajib untuk melakukannya.
Kiat Pro: Tidak tahu harus mulai dari mana? Lihat kembali kalender, email, dan perangkat lunak manajemen proyek Anda. Apakah ada tugas yang Anda lakukan sepanjang waktu? Atau yang selalu Anda delegasikan?
Bahkan sebelum Anda mulai menulis SOP untuk apapun yang Anda pilih, lakukanlah!
Kemungkinan besar banyak beban kerja Anda terdiri dari hal-hal yang dapat Anda lakukan dengan autopilot. Dan kebanyakan dari mereka mungkin Anda lakukan!
Anda mungkin tidak dapat memberi tahu seseorang apa yang dikatakan tombol dan di mana letaknya pada halaman.
Tetapi ini adalah hal-hal yang perlu diketahui orang lain jika mereka akan melakukannya dan melakukannya dengan benar!
Dengan benar-benar berhenti untuk melakukan tugas, Anda menyegarkan ingatan Anda tentang bagaimana semua detail penting terlibat. Dan ini akan menjadi inti dari SOP Anda!
Check Point
Saat Anda menyelesaikan tugas, tanyakan pada diri Anda dua pertanyaan:
- Apakah cara saya melakukannya akan memberi saya hasil yang diinginkan?
- Apakah saya melakukan tugas ini dengan cara yang sama setiap saat?
Jika jawaban keduanya adalah ya, mulailah mendokumentasikan!
Tetapi jika jawabannya juga tidak, Anda perlu menunjukkan di mana hal-hal bisa tersesat. Dan tentukan cara terbaik, teraman, atau wajib yang seharusnya dilakukan. (Lalu, lakukan langkah ini lagi untuk memeriksa ulang!)
Langkah 2: Dokumentasikanlah
Tuliskan sedetail mungkin bagaimana seseorang akan melakukan tugas tersebut. (Petunjuk: Seharusnya persis seperti yang Anda lakukan!)
Tujuannya adalah untuk mendokumentasikan SOP dengan sangat jelas sehingga siapa pun di tim Anda dapat melakukannya! Ini termasuk siapa, apa, di mana, dan mengapa – di atas hanya bagaimana caranya. Jika tidak, Anda mungkin meninggalkan ruang untuk interpretasi, yang dapat mengubah hasilnya.
Tip Pro: Jika ada pengetahuan khusus atau jargon teknis yang mungkin membuat seseorang tersandung, hentikan dan jelaskan!
Ingatlah selalu bahwa SOP Anda mungkin menangkap bagaimana melakukan bagian tengah dari proses yang jauh lebih besar. (Ini umum terjadi ketika proyek berpindah antar tim atau departemen.)
Jika demikian, fokuslah pada langkah-langkah yang Anda miliki! Departemen lain harus menulis SOP untuk bagian proses mereka – jadi Anda tidak perlu melakukannya. (Pastikan untuk memasukkan di mana mendapatkan apa yang Anda butuhkan, bagaimana menyerahkan bagian Anda, dan kepada siapa.)
Kiat Populer: Jika Anda kesulitan menjelaskan bagaimana Anda melakukan langkah tertentu, tunjukkan saja! Menggunakan kamera apa pun yang Anda miliki, ambil tangkapan layar, gambar, atau video saat sedang beraksi.
Setelah semua dikatakan dan dilakukan, jangan lupa untuk menyertakan hasil yang diinginkan untuk SOP khusus yang Anda tulis ini (ditambah cara agar orang-orang memastikan bahwa mereka melakukannya dengan benar)!
Check Point
Tanyakan pada diri Anda: Apakah saya sudah mendokumentasikannya dengan jelas?
Artinya, jika Anda belum pernah melakukan tugas tersebut sebelumnya, apakah Anda dapat melakukannya dengan benar hanya dengan menggunakan SOP Anda?
Jika jawabannya ya, maka ujilah dan delegasikan.
Jika tidak, cobalah untuk mencari tahu di mana SOP mengasumsikan pengetahuan sebelumnya, jargon mana yang dapat dipecah, atau detail apa yang hilang!
Langkah 3: Delegasikan
Pada titik ini, Anda harus bisa mendelegasikan tugas dengan percaya diri!
Pilih seseorang di tim Anda yang tidak terbiasa dengan tugas tersebut. Idealnya, ini adalah anggota tim yang belum pernah melakukannya sebelumnya dan memiliki latar belakang pengetahuan yang minim. Jika mereka bisa melakukannya, semua orang bisa (dan itulah tujuannya)!
Tetapkan tugas kepada mereka dengan hanya SOP sebagai panduan – tanpa petunjuk arah tambahan. Lalu, biarkan mereka menjalankannya.
Jika SOP terdokumentasi dengan jelas, mereka harus dapat menyelesaikan tugas dan mendapatkan hasil yang diinginkan. Tidak perlu pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut – hanya SOP.
Tetapi jika mereka memang membutuhkan bantuan (ini biasanya terjadi pada beberapa draf pertama) – ambillah secara langsung. Apa yang mereka tanyakan kepada Anda?
Kemungkinan bagus bahwa pertanyaan mereka secara alami mencoba mengisi celah yang mereka temukan dalam SOP – bahkan jika mereka tidak tahu apa celah itu.
Jadi, daripada memberi mereka jawaban, fokuslah untuk mengidentifikasi kesenjangan. Kemudian, buat perubahan langsung pada SOP – dan minta mereka mencobanya lagi.
Ulangi langkah ini hingga orang yang didelegasikan dapat menyelesaikan tugas hanya dengan menggunakan SOP.
Check Point
Ketika orang yang Anda delegasikan sudah selesai, tanyakan pada diri Anda:
- Apakah mereka dapat menyelesaikan tugas tanpa bantuan?
- Apakah mereka mendapatkan hasil yang diinginkan?
Jika jawaban untuk keduanya adalah ya, Anda siap untuk mulai meluncurkan SOP ini ke tim Anda!
Jika tidak, perhatikan baik-baik SOP Anda untuk mengetahui bagaimana Anda dapat menjelaskan sesuatu yang lebih baik.
Jika Anda tidak yakin, jangan menebak – tanyakan pada orang yang Anda delegasikan! Kemungkinan besar mereka bisa memberi tahu Anda di mana tepatnya mereka bingung atau apa yang tidak mereka yakini!
Lakukan pengeditan yang diperlukan yang mencerminkan apa yang mereka katakan dan delegasikan kepada orang lain!
Tip Pro: Setiap kali kami membuat SOP baru, kami melakukan langkah ini dengan beberapa anggota tim yang berbeda. Dengan begitu, kami dapat memastikan bahwa SOP tersebut masuk akal bagi siapa saja yang membutuhkannya – terlepas dari gaya belajar atau pengetahuan mereka sebelumnya.
Langkah 4: Persempit
Kami telah mendengar banyak orang menyuarakan bahwa setelah SOP mereka ditulis, mereka takut untuk mengubah prosesnya. Tetapi sejujurnya, itu hanya menghambat bisnis Anda!
Perusahaan Anda akan selalu berkembang dalam cara kerjanya – menemukan cara yang lebih besar dan lebih baik untuk menyelesaikan sesuatu. Jadi, daripada memperjuangkan SOP lama Anda, mengapa tidak terus memperbaruinya?
(Kami akan memberi tahu Anda sebuah rahasia – menyiapkan SOP Anda untuk diluncurkan adalah bagian tersulit! Sekarang Anda di sini, ini semua tentang menjaga agar SOP Anda selalu diperbarui dengan informasi terbaru.)
Tetapi sebelum Anda mengatakan bahwa ini terasa seperti misi yang mustahil, ketahuilah bahwa itu tidak selalu harus menjadi tanggung jawab Anda!
Cobalah meminta setiap orang di tim Anda memiliki beberapa SOP. Misalnya, siapa pun yang bertanggung jawab atas tim Produk Anda mungkin bertanggung jawab atas SOP untuk meluncurkan fitur baru kepada pengguna Anda.
Kemudian, tetapkan tugas berulang setiap beberapa minggu bagi setiap orang untuk membaca SOP yang mereka miliki dan membuat pembaruan apa pun (paling baik sekali dalam seperempat).
Kami ingin menempatkan acara ini langsung di kalender setiap orang agar orang-orang tetap bertanggung jawab. Dengan begitu, SOP Anda selalu segar, dan tidak ada alasan seperti saya lupa atau tidak tahu.
Check Point
Periksa tim Anda dengan menanyakan:
- Apa pembaruan terakhir yang Anda buat dan SOP Anda yang mana?
- Kapan Anda membuat pembaruan ini?
- Sebagai sebuah tim, apakah kita melewatkan SOP untuk apa pun yang kita lakukan?
Jika sudah lebih dari satu menit yang panas sejak ada orang yang membuat pembaruan, mungkin sudah waktunya untuk memberi SOP Anda pandangan baru.
Coba putar siapa yang memiliki SOP apa – pastikan bahwa pemilik baru juga tahu bagaimana sebenarnya melakukan prosesnya.
