Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur), Contoh, Format SOP, Cara Membuat SOP

Baik Anda ingin memulai bisnis atau mencoba meningkatkan bisnis yang sudah ada, Anda harus memahami bagaimana segala urusan bisnis harus diselesaikan.

Tugas apa yang perlu Anda lakukan? Siapa yang tepat untuk melakukannya? Apa cara terbaik untuk melakukan tugas ini?

ADVERTISEMENT

Mengetahui bagaimana pertanyaan-pertanyaan ini dapat dijawab adalah langkah pertama menuju sistem bisnis Anda. Pembuatan proses dan alur kerja akan menentukan cara aktivitas Anda sehari-hari berfungsi.

Salah satu pendekatan populer untuk ini adalah pembuatan standar operasional prosedur atau SOP. Definisi sederhana yang diberikan oleh IBM untuk standar operasional prosedur (SOP) adalah:

… Satu set instruksi yang menjelaskan semua langkah dan aktivitas yang relevan dari suatu proses atau prosedur.

Sederhana.

Tapi bagaimana kita membuat SOP ini? Yang kita butuhkan adalah prosedur operasi standar untuk membuat standar operasional prosedur – dan beberapa perangkat lunak standar operasional prosedur. Dan itulah yang akan kami jelaskan kepada Anda.

Baca juga pengertian manajemen risiko.

Prakata

SOP adalah singkatan dari standar operasional prosedur. Tapi jangan biarkan akronim yang rumit membodohi Anda – mereka jauh lebih dari sekedar pelatihan rata-rata!

ADVERTISEMENT

Bisnis Anda memiliki banyak komponen yang bergerak. Dan agar semuanya berjalan lancar, Anda memerlukan semua komponen yang bergerak itu agar berfungsi (dan bekerja sama dengan baik).

Di situlah SOP masuk!

Mereka adalah inti dari cara bisnis Anda menjaga segalanya – bergerak dengan baik! Dan yang lebih penting, mereka menjaga bisnis Anda berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik. (Dan siapa yang tidak menginginkan itu?)

Jadi, ketika kita berbicara tentang prosedur operasi standar, inilah yang kami maksud (ditambah cara menulis prosedur Anda sendiri):

ADVERTISEMENT

Pengertian apa itu standar operasional prosedur (SOP)?

SOP (atau standar operasional prosedur) adalah serangkaian petunjuk tertulis yang sangat jelas tentang cara menyelesaikan tugas rutin yang kompleks.

Dengan kata lain, ini adalah cara yang disepakati bahwa perusahaan Anda melakukan sesuatu. Dan SOP adalah uraian resmi sehingga manajemen perusahaan menuliskannya.

Dalam hal mendapatkan  karyawan baru dengan kecepatan tinggi, mengajarkan keterampilan baru, mendelegasikan sesuatu, dan memastikan semuanya dilakukan secara konsisten – SOP adalah sahabat Anda.

Namun tidak semua proses perlu diubah menjadi SOP. Hanya tugas yang rutin, dapat diskalakan, dan menjadi inti dari bisnis Anda!

SOP vs. Proses

Sebelum kita melangkah lebih jauh, kita perlu membahas gajah di dalam ruangan – SOP dan proses sebenarnya  berbeda.

Itulah mengapa tidak setiap proses perlu dipintal menjadi standar operasional proseduer (SOP).

Benar sekali – keduanya adalah panduan.

Tetapi ada 2 perbedaan utama yang harus Anda perhatikan:

1. Titik pandang mereka

Proses melihat tugas dari tingkat tinggi – bergerak melalui cara-cara umum untuk melakukan sesuatu. Sementara itu, SOP mengambil tampilan tingkat tinggi yang sama sebagai proses dan kemudian menyelami detail intinya.

Misalnya, SOP akan secara eksplisit menjawab pertanyaan siapa, dimana, kapan, apa dan bagaimana.

Sedangkan suatu proses mungkin hanya memberikan petunjuk pada beberapa di antaranya.

2. Hasil dari SOP dan proses

Proses masuk kedalam interpretasi dan eksperimen. Ini bagus dalam hal inovasi, tetapi tidak terlalu bagus jika Anda membutuhkan hasil yang dapat diprediksi.

Dengan suatu proses, Anda tidak dapat menjamin bahwa Anda akan mendapatkan hasil yang sama setiap saat.

Tetapi SOP yang ditulis dengan baik akan selalu memberi Anda hasil yang sama (perhatikan yang kami katakan yakni akan).

Itu karena dengan memasukkan semua detail intinya, SOP menghapus semua kartu liar, tidak menyisakan apa pun untuk hal yang disebut kebetulan.

Kiat Pro: Untuk semua SOP kami, kami menyertakan langkah terakhir yang menjelaskan seperti apa hasil yang diinginkan dan bagaimana seseorang dapat mendiagnosis jika mencapai target!

Baca juga tentang pengertian tata letak kantor.

Sambung ke halaman 2.


Share

Tinggalkan komentar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.