Untuk menjamin proyek dapat berjalan sesuai dengan batasan dan keinginan, maka dibutuhkan yang namanya SoW. SoW atau Statement of Work merupakan dokumen yang berisikan informasi tentang ruang lingkup sebuah proyek, sehingga pihak yang terlibat bisa bekerjasama dengan baik untuk mencapai tujuan dari proyek yang diinginkan.
Untuk mengenali lebih jauh terkait SoW serta komponen dalam pembuatannya, penjelasan di bawah ini dapat Anda pahami.
SoW adalah
SoW merupakan singkatan kata dari Statement of Work, yakni deskripsi naratif yang terperinci mengenai pekerjaan yang harus dilakukan untuk suatu proyek.
Statement of Work bisa bersifat umum, hanya menentukan syarat kinerja akhir tanpa adanya spesifikasi rinci. Tujuan utama dari Statement of Work ialah memberi petunjuk kepada organisasi atau manajer tentang syarat kerja dan jenis hasil akhir yang dicari usai proyek selesai.
Sederhananya, Statement of Work merupakan alat penting yang digunakan untuk mengatur aktivitas proyek yang dilakukan oleh vendor maupun departemen dalam organisasi, baik secara internal atau eksternal.
Alat ini juga mengikat secara hukum dan harus disetujui oleh klien dari proyek yang akan dikerjakan sebelum mengerjakannya.
SoW yang baik adalah deskripsi yang memuat informasi mengenai tujuan utama proyek, deskripsi singkat dan umum terkait pekerjaan yang akan dilakukan, hasil proyek yang diharapkan, dan segala jenis kendala pendanaan ataupun jadwal.
Membuat Statement of Work yang terencana dengan baik cukup berarti bagi sebuah proyek untuk memasuki tahap pengembangan proyek. Sebab, SoW bukan hanya mendeskripsikan spesifikasi yang terperinci, tetapi juga mendefinisikan tanggung jawab dan kewajiban.
Sejarah Kehadiran Statement of Work
Pada dasarnya penggunaan Statement of Work telah ada sejak lama, di mana untuk pertama kalinya SoW digunakan oleh militer sebagai bagian dari kontrak pertahanan.
Dokumen ini digunakan untuk mendeskripsikan tugas dan tanggung jawab, serta spesifikasi teknis secara terperinci terkait proyek pertahanan.
Dengan seiring waktu, SoW digunakan pada berbagai sektor dan industri, termasuk manufaktur, konstruksi, dan teknologi informasi.
Dengan adanya perkembangan teknologi dan kompleksitas proyek yang semakin tinggi, SoW yang lebih terperinci dan terstruktur sangatlah dibutuhkan.
Sampai di era modern seperti ini, SoW sangat dibutuhkan untuk dijadikan sebagai dokumen penting untuk manajemen sebuah proyek.
Perkembangan ini terjadi karena SoW dinilai terbukti efektif dalam mengurangi ketidakpastian, mengontrol proyek, memastikan pemahaman yang sama di antara semua pihak terkait, serta menyediakan dasar untuk evaluasi dan perubahan ruang lingkup.
Lebih dari itu, SoW menjadi alat yang sangat berharga bagi proyek yang kompleks untuk memanajemen pekerjaan, memastikan kesesuaian syarat kontrak, serta meningkatkan kolaborasi di antara klien, tim proyek dan kontraktor.
Dengan sejarahnya yang panjang, SoW kini menjadi standar industri yang diakui dan diimplementasikan di berbagai sektor industri.
Jenis SoW
Dilansir dari projectmanager, setidaknya ada 3 jenis SoW yang dapat ditemukan, yakni:
Design/Detail SoW: pada jenis ini, Anda mencantumkan informasi terkait bagaimana proyek harus diselesaikan, persyaratan pengendalian proses, hingga persyaratan proyek. Untuk memastikan semua informasi terkumpul, Anda bisa menggunakan templat pengumpulan persyaratan. Pada jenis ini, pembeli atau klien memiliki tanggung jawab atas kinerja proyek.
Laju Unit SoW: perjanjian SoW dengan versi yang hampir bersifat universal dan bisa diterapkan pada kebanyakan proyek. Informasi yang tercantum menentukan tingkat usaha, serta bahan dan biaya per unit. SoW ini digunakan dalam kontrak jangka pendek.
SoW Berbasis Kinerja: dokumen yang berfokus pada tujuan proyek, sumber daya, dan tingkat kualitas yang diinginkan. Namun, SoW tidak menjelaskan bagaimana pekerjaan proyek harus dilakukan. Hal ini memungkinkan banyak otonomi mencapai suatu keberhasilan tanpa adanya proses khusus.
Tujuan dan Manfaat Statement of Work (SoW)
Dengan berbagai penjelasan sebelumnya, berikut ini rangkuman dari tujuan dan manfaat Statement of Work yang harus Anda ketahui:
Memastikan Pemahaman yang Sama di Semua Pihak yang Terlibat
SoW dapat membantu memastikan semua pihak yang terlibat pada proyek memiliki pemahaman sama tentang apa yang diharapkan dari proses dan hasil pengerjaan proyek.
Dengan adanya dokumen yang terperinci secara jelas, SoW bisa dijadikan acuan atau pedoman bagi semua pihak untuk mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Meminimalisir Ketidakpastian
Statement of Work yang menyediakan panduan jelas terkait ruang lingkup, batasan proyek, dan tujuan, sehingga bisa membantu meminimalisir ketidakpastian pada proyek. Setidaknya, hal ini bisa menghindari pemahaman yang kurang tepat dan konflik di masa nanti.
Menyediakan Pedoman untuk Penilaian Kinerja Proyek
Di dalam Statement of Work, Anda bisa menetapkan kriteria penilaian kerja yang jelas. Tentu saja, hal ini bisa membantu proses evaluasi dan mengukur kemajuan atau perkembangan proyek dan kualitas hasil yang dicapai pada pelaksanaanya.
Memudahkan Proses Kontrol Suatu Proyek
Statement of Work yang lengkap dan jelas bisa dijadikan sebagai pedoman atau panduan bagi manajer proyek dalam mengendalikan dan menginstruksikan jalannya proyek.
Sebab, SoW membantu manajer untuk memantau proyek yang ditetapkan berada di dalam batas anggaran, waktu, dan ruang lingkup yang sudah ditentukan.
Menjamin Kesesuaian dengan Syarat Kontrak
SoW sendiri memuat deskripsi rinci mengenai persyaratan dan kondisi kontrak yang harus dipatuhi oleh semua pihak yang ikut dalam pelaksanaan proyek. Dengan ini, SoW dapat memastikan semua pekerjaan sesuai dengan perjanjian dalam kontrak dan menghindari kemungkinan sengketa di masa mendatang.
Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi Kerja
SoW juga berfungsi sebagai dokumen referensi yang bisa digunakan oleh semua pihak mengenai proyek. Dengan panduan yang dimiliki sama, komunikasi antara pihak yang terlibat (tim, kontraktor, dan klien) dalam proyek bisa berjalan lebih efektif.
Dengan demikian, Statement of Work ini dapat menunjang fasilitas kolaborasi yang baik di antara semua pemangku kepentingan.
Menyediakan Dasar untuk Perubahan Ruang Lingkup
Terakhir, tujuan dan manfaat dari penggunaan SoW ialah menyediakan dasar untuk perubahan ruang lingkup.
Perubahan ruang lingkup bisa terjadi dalam sebuah proyek, dengan adanya SoW yang terperinci manajer proyek dapat melakukan evaluasi perubahan tersebut secara efektif.
Dokumen ini memberikan dasar untuk menentukan dan memastikan perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan dan batasan yang sudah ditetapkan.
Komponen Penting dalam SoW (Statement of Work)
Dalam pembuatan dokumen Statement of Work, berikut ini komponen penting yang harus termuat:
Deskripsi Proyek atau Perkenalan
Komponen pertama yang harus termuat dalam Statement of Work (SoW) adalah deskripsi proyek. Deskripsi atau pengenalan memuat informasi rinci terkait proyek yang akan dilakukan, termasuk latar belakang, tujuan umum, dan manfaat yang diharapkan.
Selain itu, dalam bagian ini juga biasanya termuat tentang siapa yang terlibat dan kontrak yang lebih formal dan detail.
Hal ini akan mengarah pada penawaran tetap untuk memperkuat harga produk/layanan yang dibeli.
Tujuan dan Ruang Lingkup Pekerjaan
Bagian ini dimulai dari pertanyaan besar mengenai alasan Anda harus memulai proyek tersebut dan tujuan detail tentang pelaksanaan proyek.
Buatlah pernyataan tujuan untuk memimpin bagian ini dan berikan jawaban yang menyeluruh, seperti bagaimana tujuan proyek, hasil dan laba atas investasi, dan lain sebagainya.
Dalam lingkup pekerjaan, Anda harus mencatat tentang apa yang harus dilakukan, dan perangkat apa yang digunakan untuk memperlancar sebuah proyek.
Selain itu, tentukan juga sumber daya yang terlibat dalam proyek yang dilaksanakan, seperti tim proyek yang terlibat, material yang digunakan, waktu, anggaran, dan cakupan lain dalam pengerjaan proyek.
Lokasi Pekerjaan
Di sini Anda menjelaskan tentang tempat atau lokasi fisik untuk posisi tim bekerja. Mungkin, informasi ini tidak terlalu diperlukan, akan tetapi semisalnya jika pekerjaan dilakukan di lepas pantai, informasi ini perlu dicantumkan.
Jika tidak semua anggota tim proyek bekerja dari jarak jauh, maka proyek mungkin akan memiliki spesifik lokasi, baik fasilitas atau beberapa.
Tentukan juga lokasi penempatan perangkat yang akan digunakan secara rinci.
Kiriman dan Tanggal jatuh tempo
Dalam bagian ini, Anda harus menjelaskan terkait apa yang jatuh tempo dan kapan jatuh tempo dengan secara rinci, semisalnya jumlah, ukuran, warna dan apa pun yang relevan dengan sebuah proyek.
Deskripsi Tugas Proyek
Disini Anda harus bisa menguraikan ruang lingkup pekerjaan dan membaginya menjadi tugas-tugas yang lebih terperinci, sehingga membentuk yang lebih spesifik. Selain itu, Anda pun harus bisa membagikan kepada siapa tugas pekerjaan dalam proyek tersebut.
Gunakan struktur terperinci untuk memecah tugas menjadi beberapa fase, sehingga bisa menghasilkan kiriman pengerjaan dan mencapai tujuan proyek.
Jadwal Proyek
Anda bisa membuat daftar rinci mengenai kapan pekerjaan dimulai dan kapan tim proyek harus menyelesaikan tugas tersebut. Pada bagian ini, manajer proyek harus bisa mempertimbangkan dan menentukan terkait jumlah jam maksimum yang siap dibayar oleh organisasi.
Secara rincinya jadwal proyek mencakup dimulainya periode kerja, kickoff, tahap pemantauan, pengembangan, implementasi, pengujian, penutupan proyek, atau bahkan dimulainya vendor yang akan dipilih untuk mencapai tujuan proyek dan sebagainya.
Standar dan Pengujian
Di bagian ini, Anda bisa mencantumkan terkait kriteria penerimaan industri atau istilahnya standar kualitas yang harus dipatuhi. Dengan menggunakan kriteria yang objektif, klien proyek bisa menentukan apakah produk/layanan yang diberikan dapat diterima.
Selain itu, jika ada pengujian produk Anda bisa mencantumkan informasi tentang siapa yang terlibat pada proses pengajuan penerimaan, alat yang dibutuhkan, serta sumber daya lainnya.
Selain dari itu, pastikan juga Anda mencantumkan tolak ukur atau harapan keberhasilan dari proyek yang dilaksanakan, serta persyaratan proyek yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan proyek.
Pembayaran
Bagian penting lainnya yang harus tercantum dalam Statement of Work (SoW) ialah manajer harus mencantumkan pembayaran atau biaya yang dikeluarkan serta tenggat waktu yang harus terpenuhi.
Membuat daftar pembayaran dan menentukan metode pembayaran (baik itu bayar di muka, seiring waktu, atau setelah selesai) terkait proyek bisa dilakukan jika anggaran proyek telah dibuat.
Untuk menentukan metode pembayaran, Anda harus mempertimbangkan terkait mana saja yang lebih memungkinkan secara finansial.
Dengan beberapa komponen penting ini, kita dapat menyimpulkan bahwa pembuatan SoW dapat dilakukan dengan 7 langkah, yakni:
- Membuat pengantar singkat tentang proyek
- Menentukan tujuan dan;
- Menentukan ruang lingkup proyek
- Membuat struktur pekerjaan secara terperinci terkait identifikasi tugas, pencapaian, dan hasil yang diinginkan
- Membuat jadwal proyek untuk tugas, pencapaian, dan mulainya pengiriman pengerjaan proyek
- Menentukan syarat proyek dan kriteria
- Menentukan syarat dan ketentuan pembayaran
Dengan penjelasan rakyat komponen dan pembuatan SoW di atas, Diharapkan anda bisa membuat SoW dengan baik dan efektif.
