Salah satu istilah dalam akuntansi persediaan atau akuntansi pergudangan adalah stock opname. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan stock opname?
Masalah ini kerap terjadi pada perusahaan yang berbasis manufaktur atau produksi. Meski tidak menutup kemungkinan perusahaan dagang juga membutuhkan aktivitas ini secara berkala.
Kegiatan ini juga akan memakan waktu cukup lama dan berperan besar terhadap aktualisasi data persediaan pada perusahaan.
Pada kesempatan kali ini kita akan mencoba membahas lebih jauh soal apa sebenarnya yang dimaksud dengan stock opname? Juga kita akan membahas soal bagaimana cara menjalankan kegiatan tersebut.
Apa Sebenarnya Stock Opname?
Dalam kacamata akuntansi, stock opname merupakan kegiatan perhitungan dan pengecekan fisik stok di dalam gudang. Kemudian menyesuaikan data dari pengecekan fisik tersebut dengan data tercatat atas persediaan dalam gudang.
Untuk sebuah perusahaan berbasis manufaktur atau produksi, persediaan dalam gudang lebih rentan mengalami kekeliruan pencatatan. Karena memang data persediaan pada perusahaan manufaktur akan lebih kompleks.
Sementara perusahaan dagang dengan produk dagangan yang memiliki ragam produk juga akan disarankan untuk menjalankan stock opname secara periodik.
Pada banyak perusahaan, kegiatan ini juga berlaku untuk stok non persediaan gudang. Seperti pada stok perlengkapan kantor, stok perlengkapan produksi, stok onderdil mesin dan lain sebagainya.
Karena perusahaan juga membutuhkan data aktual untuk barang-barang simpanan yang berkaitan dengan produksi seperti itu.
Nantinya hasil penyesuaian data fisik dengan data tercatat akan menjadi data dasar untuk data aktual perusahaan. Ini akan berkaitan langsung dengan bagian pembelian, produksi dan lain sebagainya.
Aktivitas ini bisa perusahaan lakukan secara rutin setiap 1 tahun sekali. Namun untuk perusahaan dengan aktivitas persediaan yang kompleks akan disarankan untuk menjalankan prosedur stock opname setidaknya 3 kali setahun.
Bahkan ada perusahaan yang memutuskan melakukan pengecekan fisik setiap pekan untuk mengendalikan adanya kerusakan barang atau kesalahan input data.
Tujuan Penting Aktivitas Stock Opname
Kenapa perusahaan perlu melakukan kegiatan stock opname? Tentu ada tujuan dan alasan tertentu sehingga perusahaan dengan aktivitas pergudangan yang kompleks perlu untuk melakukan aktivitas tersebut.
- Supaya Data dalam catatan persediaan gudang lebih akurat dan aktual
Human error adalah hal yang sangat lazim terjadi di pergudangan. Barang bisa jadi sudah masuk atau keluar tetapi luput dari pencatatan. Stock opname sangat efektif menemukan adanya penambahan stok dan pengurangan stok yang belum sempat tercatat. - Menemukan barang tidak layak
Dari banyaknya stok yang tersimpan dalam gudang, bisa jadi terdapat barang yang tidak lagi dalam kondisi fit dan layak jual. Masalahnya barang tersebut tercatat dalam data karena ketika masuk kondisinya masih fit. Pengecekan fisik ini akan efektif menemukan kerusakan barang sehingga membantu mengaktualkan data persediaan. - Menemukan penyimpangan
Selain karena faktor human error, perbedaan data fisik dan pencatatan bisa jadi juga berkaitan dengan kecurangan oleh karyawan. Ketika dalam proses pengecekan fisik terdapat temuan perbedaan data, bisa jadi memang telah terjadi penyelewengan dan penyimpangan karyawan yang merugikan. - Membantu kerja bagian pembelian
Karena data aktual atas stok telah terbentuk, pihak pembelian stok akan lebih mudah menentukan kapan mereka perlu melakukan pembelian. Sehingga tidak ada lagi keterlambatan restock atau kelebihan stok yang tidak perlu. - Memperbaiki kesalahan prosedur mutasi barang persediaan
Bisa jadi penyebab perbedaan antara data fisik dan data catatan terjadi karena prosedur mutasi barang masuk dan keluar yang tidak tepat. Sehingga pencatatan tidak akurat sesuai dengan kenyataan. Langkah pengecekan fisik akan membantu menemukan kesalahan prosedur dan solusi untuk memperbaikinya - Penelusuran aset
Persediaan merupakan bagian penting dari aset lancar. Prosedur pengecekan fisik akan membantu memberikan data lebih aktual sehingga membantu membentuk laporan nilai aset dengan lebih akurat.
Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname?
Tentu saja untuk melakukan stock opname tidak bisa Anda lakukan dengan sembarangan. Karena hasil dari proses evaluasi dan pengecekan fisik akan sangat mempengaruhi banyak aspek dalam perusahaan.
Seperti mempengaruhi kredibilitas tim gudang, tim pencatatan dan tim pembelian. Juga akan mempengaruhi data aktual dari pergudangan. Ini nantinya akan mempengaruhi aspek-aspek lebih luas lagi seperti neraca, pembelian dan HPP.
Karena itu, perlu untuk menjalankan prosedur stock opname dengan cara yang hati-hati dan terencana. Untuk lebih jelasnya berikut adalah cara tepat untuk melakukan stock opname.
Tahapan Persiapan
Langkah awal dalam melakukan proses stock opname adalah dengan melakukan sejumlah langkah persiapan. Biasanya persiapan ini Anda lakukan beberapa hari menjelang proses pengecekan fisik.
Berawal dari pembentukan tim pengecekan yang terdiri atas tim dari internal gudang, tim keuangan dan akuntansi, audit internal serta tim lain yang terlibat dalam produksi.
Beberapa perusahaan justru memilih melakukan aktivitas stock opname tanpa melibatkan secara langsung tim dari gudang. Ini karena mereka membutuhkan tim independen untuk mengecek stok dalam gudang.
Nantinya dalam masa ini tim akan bekerjasama melalukan pra survey dan persiapan lain. Mulai dengan menentukan urutan pengecekan fisik, kriteria yang menjadi acuan atas kondisi persediaan yang menjadi standar, berkas-berkas untuk mencatat hasil pendataan fisik serta pembagian kelompok kerja.
Tujuan utamanya adalah untuk memastikan proses pengecekan fisik akan berjalan dengan efektif dan efisien.
Pra survey menjadi bagian penting dari tahapan ini karena ini menjadi dasar pengumpulan data gudang. Seperti memastikan urutan penataan, tata letak, prosedur-prosedur barang datang dan keluar dari gudang dan lain sebagainya.
Ini membantu tim kerja untuk memastikan teknik pengecekan fisik yang paling sesuai dengan situasi persediaan dan pergudangan.
Pengecekan fisik
Pada hari H pengecekan, tim akan terbagi dalam kelompok-kelompok untuk melakukan pengecekan secara fisik atas persediaan dalam gudang.
Evaluasi berjalan dengan berorientasi pada jumlah unit persediaan yang ada. Untuk memastikan kesamaan nilainya dengan stok pada catatan. Karena kadang tim perlu bekerja dalam kelompok-kelompok kecil demi alasan efisiensi waktu.
Pengecekan lebih dalam bisa jadi akan perlu Anda lakukan. Mulai dari menemukan stok cacat, kondisi kemasan, keamanan penyimpanan, posisi penyimpanan dan lain sebagainya.
Anda juga perlu memastikan kesesuaian data catatan untuk tanggal batch produk dengan tulisan tanggal batch yang benar-benar tertera pada produk.
Ini untuk mencegah terjadinya barang kadaluarsa masih tersimpan dalam gudang. Juga untuk memastikan data terkait Harga Pokok Penjualan sudah tepat sesuai dengan catatan.
Evaluasi data
Setelah seluruh data dari pengecekan fisik perusahaan dapatkan, saatnya untuk melakukan evaluasi terhadap data pada catatan gudang dan akuntansi. Ini untuk menemukan ketidak samaan di antara kedua data.
Untuk setiap data yang tidak sama, perlu diadakan evaluasi untuk memastikan bagaimana data tersebut bisa berbeda. Adakah pencatatan yang terlewat, atau penyelewengan yang terjadi. Adakah barang yang hilang atau justru mutasi barang yang tidak tercatat.
Demikian pula bila tim menemukan tingginya kasus barang rusak. Ini perlu segera mendapatkan tindak lanjut untuk mengetahui alasan mengapa barang persediaan dalam gudang kerap rusak.
Evaluasi juga akan melibatkan aspek-aspek non data seperti prosedur dalam pergudangan yang perlu perbaikan, sistem penyimpanan yang kurang sempurna, tata letak gudang yang kurang efisien dan lain sebagainya.
Teknologi Dalam Sistem Stock Opname
Dewasa ini prosedur stock opname bisa berjalan dengan lebih efisien. Salah satunya dengan mengandalkan teknologi. Teknologi membantu pendataan berjalan lebih efektif.
Salah satu yang cukup banyak diterapkan pada sistem persediaan perusahaan adalah dengan adanya kode barkode pada produk. Saat ini sebagian besar produk memang sudah mendapatkan Stock Keeping Unit atau SKU
SKU sendiri merupakan identitas dalam bentuk urutan angka dan huruf sebagai kode unik yang tertera pada kemasan setiap produk resmi di pasaran.
Fungsi dari SKU adalah sebagai identitas dalam dunia AI atau Artificial Intelligent. SKU membantu AI untuk lebih mudah dan cepat mengenai produk bersangkutan. Nantinya kode unik tersebut diterjemahkan dalam barkode sehingga mudah untuk terbaca oleh AI.
Bermodal SKU ini setiap produk seolah memiliki ruang catatan tersendiri yang memuat setiap mutasi barang baik masuk dan keluar, berikut dengan stok terkini. Di dalamnya sudah terdapat data Harga Pokok untuk setiap unitnya.
Pengecekan fisik dengan berbekal SKU juga menjadi lebih simpel karena cukup dengan melakukan scan barkode saja. Sekaligus proses evaluasi juga dapat Anda lakukan bersamaan.
Sistem pergudangan modern akan membantu Anda mengurangi resiko human error dalam pencatatan manual. Juga memudahkan proses pengecekan fisik oleh pihak gudang ataupun dalam prosedur stock opname.
