Proses pencatatan dalam buku besar merupakan salah satu tahapan penting dalam siklus akuntansi. Sumber data pencatatan buku besar adalah jurnal umum.
Tetapi mengapa pencatatan dalam buku besar itu penting? Kenapa perlu ada tahapan buku besar dalam siklus akuntansi? Mengapa jurnal umum saja tidak cukup?
Penjelasan kali ini akan fokus membicarakan soal buku besar dan bagaimana penyusunannya dilakukan. Juga soal perannya dalam proses pengolahan data transaksi dalam jurnal umum menjadi laporan keuangan.
Mengapa buku besar penting?
Membicarakan soal buku besar tidak akan luput dari membicarakan soal siklus akuntansi dan tahapannya. Buku besar adalah tahapan berikutnya setelah Anda melakukan pencatatan dalam jurnal umum.
Sumber data pencatatan buku besar adalah pencatatan yang tercantum dalam jurnal umum. Jadi akan lebih baik kalau kita kupas dulu lebih dalam bagaimana sebenarnya jurnal umum.
Memahami Konsep Jurnal Umum
Jurnal umum adalah pencatatan atau sistem pembukuan dasar dalam akuntansi. Pencatatan tersebut dilakukan per transaksi. Ini adalah bagian awal dari siklus akuntansi yang terdiri dari proses pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran dan pelaporan.
Jurnal umum merupakan wujud dari tahap pencatatan. Prinsip dasar dari pencatatan dalam jurnal menggunakan prinsip dasar akuntansi yang berbunyi :
Aktiva = Pasiva
Aktiva sendiri terdiri dari segala bentuk aset baik itu lancar maupun tidak lancar. Seperti kas, piutang, persediaan. Kemudian kepemilikan aset besar seperti tanah, gedung, surat berharga dan mesin hingga aset tidak berwujud.
Bersama dengan itu beberapa aktivitas operasional dan pembiayaan akan bekerja sebagai bagian dari aktiva seperti segala bentuk biaya. Juga segala bentuk pengeluaran dari modal seperti prive dan deviden.
Sedangkan Pasiva berwujud dalam bentuk struktur modal. Dalam hal ini adalah penggabungan dari setoran modal dan hutang pinjaman. Keuntungan yang didapat dari tahun berjalan dan masuk dalam struktur modal juga masuk dalam bagian pasiva.
Bentuk jurnal umum adalah barisan kolom yang memisahkan tanggal transaksi, jenis akun, kolom debit dan kolom kredit.
Bila akun aktiva bertambah nilainya akan masuk dalam kolom debit, sedang bila berkurang akan tercatat pada kolom kredit. Sedang pada akun pasiva hukum pencatatannya berlaku sebaliknya.
Namun demikian, setiap transaksi yang terjadi akan berkaitan dengan dua sisi akun, baik pasiva dan aktiva. Sehingga nantinya pada akhir periode pencatatan saldo akhir pada debit dan kredit akan imbang sama besar.
Contoh kasus,
Bila terjadi pengeluaran untuk membayar biaya listrik bulanan sebesar Rp 3 juta, maka pencatatannya akan sebagai berikut
Pencatatan tersebut diterapkan karena saat terjadi pengeluaran untuk pembayaran listrik harus diakui bahwa dana kas telah berkurang sebanyak Rp 3 juta. Dan terjadi tambahan biaya sebesar Rp 3 juta.
Mengenali Konsep dari PBuku Besar
Setelah pencatatan dalam jurnal umum Anda lakukan, proses lanjutan dari siklus akuntansi adalah penggolongan. Penggolongan inilah yang kemudian kita sebut sebagai buku besar.
Konsep dasar dari buku besar adalah pencatatan detail terkait transaksi berdasarkan jenis akun atau jenis transaksinya.
Sebagaimana sudah kami jelaskan sumber data pencatatan buku besar adalah jurnal umum. Ini adalah teknik untuk memudahkan proses akumulasi saldo akhir atas setiap akun yang tercantum dalam jurnal umum.
Karena jurnal umum disusun berdasarkan tanggal dan bercampur aduk dengan pencatatan berbagai akun. Sehingga akan sulit mencatat saldo akhir dari setiap akun.
Padahal saldo akhir inilah yang penting dalam proses penyusunan laporan keuangan. Itulah mengapa dengan mengambil sumber data pencatatan buku besar adalah jurnal umum, akan memudahkan proses pelaporan keuangan di akhir periode.
Buku besar sendiri akan terdiri dari banyak jenis jurnal khusus. Setiap jurnal dibuat atas nama satu jenis akun. Nantinya setiap terjadi transaksi, setelah Anda cantumkan pencatatannya dalam jurnal umum, kemudian Anda salin kembali ke dalam buku besar sesuai dengan jenis jurnalnya.
Jenis jurnal khusus yang terdapat dalam buku besar satu perusahaan belum tentu sama dengan jenis perusahaan lain. Ini bergantung pada konsep pencatatan dan jenis transaksi yang terjadi.
Tentu saja meski menganut prinsip akuntansi yang sama, setiap perusahaan memiliki tata pencatatan yang berbeda sesuai dengan konsep dan penerapan akuntansi yang mereka miliki. Biasanya ini sudah terlihat sejak pencatatan dalam jurnal umum
Hal ini akan tercermin dalam pencatatan buku besar. Karena sumber data pencatatan buku besar adalah data dalam jurnal umum.
Penggambaran sumber data pencatatan buku besar adalah sebagai berikut
Pada contoh kasus, di tangga; 10 November sebuah perusahaan mengalami 5 buah transaksi. Berikut adalah perincian atas 6 buah transaksi tersebut.
- Penerimaan pembayaran piutang dari pelanggan sebesar Rp 3 juta.
- Telah dilakukan pembayaran tunai biaya pembelian bahan baku sebesar Rp 2 juta
- Terjadi penjualan tunai sebesar Rp 3 juta
- Pembayaran hutang pada pihak suplier sebesar Rp 2 juta.
- Dikeluarkan pembayaran pembelian perlengkapan produksi sebesar Rp 1 juta
- Terjadi penjualan kredit sebesar Rp 1 juta
Berikut bentuk jurnal umum dari sejumlah transaksi di atas.
Maka mengacu pada sumber data pencatatan buku besar adalah jurnal umum di atas. Maka beriku bentuk buku besar yang harus Anda siapkan.
Itulah gambaran dari pencatatan dari buku besar. Sebagaimana dijelaskan, bahwa sumber data pencatatan buku besar adalah pencatatan dalam jurnal umum.
Namun setiap transaksi yang tercantum dalam jurnal umum dicatat ulang dalam kelompok terpisah berdasarkan jenis akun yang terlibat dalam setiap transaksi.
Jenis Buku Besar
Secara umum buku besar terbagi dalam dua bentuk. Berikut adalah rincian mengenai kedua bentuk dari buku besar tersebut.
Buku besar umum
Buku besar umum ini adalah jenis buku besar yang sepenuhnya sumber data pencatatan buku besar adalah berasal dari jurnal umum. Setiap jenis buku besar di dalamnya merujuk pada jenis akun yang terdapat dalam jurnal umum.
Buku besar pembantu
Ada sejumlah akun yang perlu Anda perinci lebih jelas untuk memudahkan penelusuran. Sehingga Anda perlu membuat buku besar khusus yang memperinci bagian-bagian tersebut.
Sebelumnya kami sempat membahas mengenai buku besar piutang yang memperinci transaksi piutang untuk tiap pelanggan. Biasa kita sebut sebagai kartu piutang. Ini adalah salah satu contoh dari jurnal buku besar pembantu.
Mengapa Pencatatan Buku Besar Perlu Anda Lakukan?
Pertanyaannya adalah mengapa proses pencatatan atau penyalinan data dari jurnal umum ke dalam buku besar perlu Anda lakukan?
Pemindahbukuan dari jurnal umum ke buku besar pada dasarnya untuk memudahkan proses penyusunan laporan akuntansi. Dalam buku besar setiap transaksi akan masuk dalam penggolongan yang berbeda-beda.
Analoginya adalah penataan ulang dari setiap transaksi yang terjadi. Kita bisa umpamakan dengan penataan barang di supermarket. Setiap jenis barang akan masuk ke dalam rak masing-masing sesuai jenis dan golongannya.
Tujuannya untuk memudahkan konsumen untuk menemukan jenis barang yang mereka butuhkan. Mereka bisa memperoleh mie instan di rak khusus mie instan dan menemukan sabun yang mereka butuhkan dalam rak sabun.
Demikian pula dengan konsep dari buku besar. Berikut adalah sejumlah manfaat dari pencatatan dalam buku besar.
Memudahkan proses perhitungan saldo akhir
Setiap ada entri data ke dalam buku besar, maka akan langsung dilakukan perhitungan saldo akhir. Sehingga secara berkala perusahaan dapat terus mengawasi saldo akhir dalam setiap akunnya.
Anda akan dengan mudah mengetahui kapan saldo kas Anda menipis atau kapan jumlah bahan baku Anda berkurang untuk memenuhi target produksi.
Memudahkan pengawasan
Kapanpun Anda bisa mengawasi besaran bahan baku yang masih tersedia. Juga bisa mengawasi bilamana dana kas dalam perusahaan sedang tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional.
Anda juga bisa dengan mudah memantau besaran piutang dari setiap pelanggan. Bahkan biasanya, perusahaan juga menambahkan jurnal khusus bernama kartu piutang. Ini adalah jurnal buku besar piutang atas nama masing-masing pelanggan.
Cara ini akan sangat membantu memantau piutang yang lancar pembayarannya, piutang macet dan sirkulasi pembayaran piutang yang terjadi tiap bulan.
Memudahkan penelusuran
Kadang terjadi kasus kesalahan dalam entri data atau bahkan penggelapan dana perusahaan. Pencatatan dalam buku besar akan sangat membantu menemukan kesalahan tersebut.
Karena sumber data pencatatan buku besar adalah jurnal umum sebenarnya soal akurasi tidak banyak berbeda dengan jurnal umum. Namun sulit untuk melakukan penelusuran transaksi secara detail di dalam jurnal umum mengingat kompleksnya data di dalam jurnal umum.
Memudahkan proses perencanaan
Karena Anda lebih efektif memantau besaran nilai dari bahan baku, persediaan barang jadi, perlengkapan dan lain sebagainya. Sehingga Anda juga lebih mudah merencanakan pembelanjaan untuk kebutuhan operasional.
Memudahkan proses penyusunan laporan keuangan
Setelah saldo akhir dari setiap akun Anda dapatkan, Anda tinggal masukan setiap saldo akhir ke dalam jurnal neraca lajur untuk proses ikhtisar laporan keuangan. Dari sini Anda akan memperoleh dasar awal dari penyusunan laporan keuangan dengan lebih efisien.
Sumber data pencatatan buku besar adalah data dalam jurnal umum. Hanya saja hampir mustahil untuk bisa menyusun ikhtisar hanya dengan merujuk pada data jurnal umum yang kompleks.
Menjadi masuk akal bukan ketika dalam siklus akuntansi kita disarankan untuk melakukan tahapan penggolongan dengan menyusun buku besar. Karena rupanya demikian penting peran buku besar dalam prosedur akuntansi sebuah perusahaan.
