Baik bisnis online dan offline, urusan logistik dan pengiriman barang merupakan bagian yang sangat penting. Maka dari itu, adanya surat jalan dapat memastikan apakah barang sudah sesuai pesanan atau belum.
Memangnya, apa itu surat jalan dan seberapa penting memiliki dokumen ini dalam perjalanan bisnis? Nah, dalam artikel ini kami akan membahas pengertian, fungsi, format hingga cara membuat surat jalan yang baik untuk pembukuan aset bisnis Anda.
Pengertian Surat Jalan
Surat jalan adalah dokumen yang wajib ada saat menggunakan jasa pengiriman barang. Di dalam dokumen tersebut terdapat informasi berupa deskripsi barang dan informasi seputar pengiriman barang.
Secara lengkap, terdapat beberapa informasi yang tercantum dalam surat jalan, yaitu Perusahaan penerbit
- Nomor surat
- Nama penerima barang
- Jenis barang
- Berat dan jumlah barang
- Biaya kirim
- Harga barang
Dokumen ini sangat penting jika Anda adalah seorang pelaku bisnis, perusahaan hingga institusi yang sangat mengandalkan jasa pengiriman barang.
Berkas ini juga menjadi bukti bahwa sebuah barang memang sudah mendapatkan izin untuk keluar dari gudang dan dikirimkan ke alamat penerima.
Selama perjalanan pengiriman barang, sang supir akan terus membawa surat ini hingga barang sampai ke tujuan dengan selamat.
Selain itu, konsumen atau penerima juga berhak mendapatkan salinan surat ini untuk memastikan apakah barangnya sudah sesuai dengan pesanannya.
Surat jalan biasanya terdiri dari 3 atau 4 lembar dengan fungsinya masing-masing, yaitu
- Lembar pertama dengan warna putih adalah surat bukti bahwa barang dikirim oleh pihak pengirim dan sudah diterima oleh pihak penerima serta menjadi dasar penagihan pembayaran
- Lembar kedua dengan warna merah adalah bukti bahwa barang sudah diterima dengan baik oleh penerima
- Lembar ketiga dengan warna hijau atau kuning akan disimpan oleh perusahaan pengirim barang sebagai arsip
Fungsi Surat Jalan
Kehadiran surat jalan tidak akan penting tanpa adanya fungsi. Nah, berikut adalah fungsi dokumen ini sehingga harus disertakan saat pengiriman barang
- Sebagai berkas pengecekan agar mempermudah proses pengiriman. Proses pengecekan ini dijalankan oleh pihak petugas keamanan sepanjang perjalanan pengiriman barang maupun pihak penerima barang saat barang telah sampai ke alamat tujuan
- Sebagai tanda bukti penerimaan barang bagi pengirim
- Sebagai arsip bendahara atau pihak keuangan perusahaan
- Sebagai dokumen resmi dari pihak pengirim untuk diberikan kepada pihak penerima
- Sebagai surat pegangan bagi konsumen untuk melakukan retur jika barang yang dikirim mengalami kerusakan atau kekurangan jumlah
- Sebagai dasar pembuatan laporan suatu perusahaan
- Sebagai bukti resmi transaksi yang sah bagi pengirim dan penerima, dimana surat jalan dapat menyatakan bahwa barang diberikan izin untuk dikirim dan juga sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh konsumen
- Berguna sebagai rincian detail item barang yang dikirim
Format Surat Jalan
Sama seperti surat resmi lainnya, terdapat format penyusun surat jalan yang membuatnya dapat diterima dan diakui sebagai dokumen sah.
Terdapat aturan yang perlu Anda taati jika ingin membuat surat ijin mengeluarkan barang yang dapat diterima. Nah, berikut ini adalah format surat jalan yang benar dan perlu Anda cantumkan.
- Nama dan alamat lengkap pihak pengirim barang
- Nomor surat jalan
- Tanggal pengiriman
- Nama dan alamat lengkap pihak penerima barang
- Rincian barang yang meliputi berat, jumlah, jenis, harga dan kode barang
- Tanda tangan beberapa pihak, seperti pengirim, pengemudi kendaraan logistik, pihak perusahaan yang menerbitkan surat dan penerima
Untuk format nomor 6, tidak semua surat jalan menerapkan tanda tangan dari beberapa pihak tersebut. Umumnya, hanya dua pihak saja yang wajib memberi tanda tangan, yaitu pengirim dan penerima.
Jenis-jenis Surat Jalan
Ternyata, surat jalan memiliki beberapa jenis. Jenis-jenis dokumen tersebut bergantung pada keperluan, tempat barang berasal dan tempat barang akan diterima.
Berikut ini terdapat 6 jenis surat jalan yang bisa Anda ketahui.
Pengiriman Barang
Jenis surat jalan untuk pengiriman barang memuat informasi yang mendeskripsikan pesanan pihak penerima. Dokumen ini menjadi dasar pengecekan saat barang sampai ke alamat tujuan, apakah sudah sesuai pesanan atau belum.
Surat ini diterbitkan oleh pelaku bisnis yang berperan sebagai pihak pengirim. Karena dibuat berdasarkan format transaksi jual beli yang sah, maka terdapat informasi yang tercantum seperti nama pengirim dan penerima, berat barang, jenis barang hingga tanda tangan kedua belah pihak.
Jenis dokumen yang satu ini bersifat universal yang berarti tidak hanya berlaku untuk layanan pengiriman dari perusahaan ke perusahaan saja, melainkan juga port to port dan door to door.
Penjualan Barang Kredit
Seperti namanya, surat jalan yang satu ini sebagai bukti bahwa sebuah produk dijual dan dibeli menggunakan sistem kredit.
Sama seperti surat jalan lainnya, dokumen yang satu ini sebagai bukti sah bahwa sebuah produk memang diizinkan untuk keluar dari gudang dan dikirimkan ke alamat penerima.
Dalam jenis surat jalan untuk penjualan barang kredit, nilai kuantitas barang tidak dapat diubah.
Ya, nilai kuantitas barang harus benar-benar sesuai dengan nilai pesanan yang diajukan oleh pemesan.
Penjualan Barang Tunai
Sebenarnya, surat jalan yang satu ini mirip dengan jenis yang sebelumnya. Hanya saja, barang yang dikirim telah terjual dengan sistem tunai.
Di dalam dokumen ini tertera bukti-bukti transaksi yang dilakukan dengan cara pembayaran tunai dan tidak dibuat berdasarkan pesanan dari sales.
Keperluan Penitipan Barang
Tidak semua surat jalan diterbitkan untuk transaksi jual beli atau pengiriman barang kepada konsumen akhir.
Terdapat juga dokumen surat yang diterbitkan sebagai bukti bahwa sebuah barang dengan jumlah tertentu sedang dititipkan pada suatu tempat.
Dengan adanya surat ini, keamanan barang akan lebih terjamin sehingga tidak ada kekurangan atau kelebihan jumlah.
Nah, surat ini dibuat oleh pihak pemilih tempat penitipan dan nantinya akan diteruskan kepada staf bagian pergudangan.
Keperluan Drop Canvasser
Apa itu canvasser? Canvasser adalah seorang sales atau tenaga pemasaran yang bekerja untuk menawarkan barang secara langsung kepada konsumen akhir.
Dengan kata lain, kita bisa menyebut canvasser sebagai sales door to door. Hal ini yang membedakan canvasser dengan sales yang menawarkan barang ke toko retail.
Nah, surat jalan yang satu ini berfungsi sebagai bukti jumlah barang yang akan dibawa sales canvasser menuju daerah tugasnya.
Nantinya dalam periode waktu tertentu, sales tersebut wajib mengembalikan barang yang tersisa dan uang penjualan yang sesuai dengan jumlah barang yang terjual kepada perusahaan tempatnya bekerja.
Keperluan Retur Pembelian Barang
Lantas, bagaimana jika barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan Anda, baik itu berbeda jenis atau jumlah? Tentu saja Anda dapat mengembalikan barang tersebut ke pihak pengirim.
Nah, untuk keperluan retur atau pengembalian barang yang tidak sesuai tersebut, terdapat surat jalannya sendiri.
Surat tersebut sudah terlampir bersamaan dengan barang yang dikirim sehingga Anda tidak perlu menunggu waktu pembuatannya.
Cara Membuat Surat Jalan
Cara membuat surat jalan sangatlah mudah, Anda hanya perlu mencantumkan berbagai format yang sudah kami singgung sebelumnya.
Perhatikan jumlah, jenis dan kualitas barang yang akan dikirim sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Karena nantinya, dokumen yang satu ini akan menjadi bukti penagihan yang sah setelah barang diterima dengan baik oleh konsumen/pihak penerima.
Berikut adalah contoh format surat jalan yang bisa Anda tiru atau sesuaikan.
- Maju Solid Jaya
Kepada Keadilan No. 8, Jakarta Pusat
Yth. __
Telp. 021 – 333 2234
SURAT JALAN
Nomor : ………..
Tanggal Pengiriman : …………
Dikirim dengan : …………….
Nomor Polisi : …………….
Nama Pengemudi : …………………
- No
- Kode Barang
- Nama Barang
- Satuan
- Jumlah
- Keterangan
Mengetahui,
- Maju Solid Jaya
Supir Manajer
(…………..) (…………..)
Diterima pada tanggal: ……………….
Penerima
(…………….)
Di atas adalah contoh format surat jalan yang benar. Tentu saja Anda bisa mengubahnya sesuai dengan kebutuhan agar tampak unik dan berbeda dengan perusahaan lainnya.
Contoh Surat Jalan yang Benar
Nah, untuk semakin memperjelas gambaran Anda terhadap surat jalan yang benar, berikut ini terdapat contoh surat jalan yang benar. 
Itulah sederet informasi kami mengenai surat jalan dan informasi terkait lainnya. Semoga artikel ini dapat membantu Anda memahami pengertian, fungsi, komponen hingga cara membuat surat jalan yang benar.
Nantikan artikel tentang ekonomi lainnya hanya di BelajarEkonomi.com!
Belajar Ilmu Ekonomi, Bisnis, dan Investasi
