Bagi Anda yang berkecimpung di industri perdagangan, tentunya harus mengetahui cara menyusun surat penawaran barang yang baik dan benar. Sebab, surat ini berperan sebagai perantara saat akan menjalin kerjasama dengan pihak lain.
Pada dasarnya, surat penawaran intinya menjelaskan tentang produk yang Anda tawarkan kepada pihak lain. Agar pihak penerima surat timbul ketertarikan atas produk yang Anda tawarkan, perlu membuat surat tawaran yang efektif.
Oleh karena itu, pahami lebih lanjut terkait apa itu surat penawaran, fungsinya, struktur penulisan dan contoh suratnya. Yuk, langsung saja simak uraian berikut ini!
Pengertian Surat Penawaran Barang
Surat penawaran barang adalah sebagai alat perantara yang bersifat resmi untuk keperluan menawarkan barang dari produsen kepada pelaku usaha. Secara garis besar, pembuatan surat ini bertujuan untuk memperluas jaringan bisnis.
Biasanya, surat ini berisi penjelasan mengenai barang yang pemiliknya tawarkan seperti spesifikasi, harga dan sebagainya. Jadi, tidak salah gar jika banyak yang menganggap surat ini termasuk sebagai salah satu bentuk promosi produk.
Tujuan utama surat penawaran produk adalah sebagai pintu pembuka negosiasi ketika perusahaan ingin menjalin kerjasama dengan pihak lain. Oleh karena itu, penulisan surat harus terlihat formal dan resmi agar bisa meyakinkan.
Penggunaan bahasa baku sangat lazim digunakan dalam pembuatan surat penawaran. Hal ini agar surat bisa dengan mudah dipahami oleh penerima surat tersebut.
Fungsi Surat Penawaran Produk Barang
Salah satu fungsi surat penawaran produk barang adalah sarana atau alat untuk komunikasi antara kedua belah pihak yang akan menjalin kerjasama. Selain itu, fungsi utama dari surat penawaran barang adalah sebagai berikut:
1. Pintu Negosiasi
Fungsi surat tawaran produk berperan penting pada bisnis adalah pintu negosiasi. Melalui surat ini, Anda bisa menawarkan produk kepada konsumen yang membutuhkan. Jika mereka tertarik, maka bisa menjadi konsumen baru.
2. Profesionalisme
Dengan menulis surat tawaran produk kepada konsumen, hal ini bisa menunjukkan sikap profesionalisme sehingga akan meningkatkan kepercayaan konsumen. Apalagi penulisan surat bersifat formal, maka akan terlihat profesional.
3. Jangkauan Luas
Fungsi surat tawaran produk yang tak kalah penting adalah untuk memperluas jangkauan pasar. Hal ini karena Anda bisa mengirimkan surat berisi menawarkan barang di luar wilayah produksi, bahkan bisa Anda kirim hingga ke luar negeri.
Hal yang Harus Ada dalam Surat Penawaran
Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan ketika membuat surat tertulis untuk tawaran barang. Hal ini sebagai upaya untuk meyakinkan perusahaan atau konsumen tertarik dengan tawaran yang Anda tulis dalam surat tersebut.
Berikut hal yang ada di surat menawarkan produk adalah:
- Tercantum nama perusahaan pembuat surat dan rincian barang yang perusahaan tawarkan kepada pihak konsumen.
- Cantumkan kemampuan perusahaan atau gambaran prestasi perusahaan untuk meyakinkan pihak konsumen.
- Tuliskan rekam jejak, proyek maupun pekerjaan yang ditangani serta prospek yang membuat surat inginkan.
Struktur Surat Penawaran Barang
Sebelum Anda menulis surat sebagai dokumen resmi menawarkan barang kepada konsumen atau calon mitra bisnis. Anda perlu pahami komponen atau struktur surat penawaran barang yang baik dan benar. Berikut struktur suratnya:
1. Informasi Perusahaan
Surat untuk menawarkan barang agar dikenal oleh pihak penerima, Anda wajib menuliskan informasi terkait dengan perusahaan seperti nama perusahaan, alamat, bidang perusahaan, dan nomor kontak yang bisa dihubungi.
2. Spesifikasi Barang
Komponen yang harus Anda tuliskan pada surat selanjutnya adalah spesifikasi barang yang Anda tawarkan. Spesifikasi barang ini bisa berupa informasi jenis barang, harga barang, jumlah barang ataupun ketersediaan stok barang.
3. Informasi Promo
Komponen surat yang tidak kalah penting ketika melakukan tawaran adalah informasi promo seperti potongan harga atau diskon. Selain itu, jelaskan juga bagaimana cara mendapatkan harga promo tersebut di surat yang Anda tulis.
4. Metode Pembayaran
Metode pembayaran menjadi salah satu komponen penting di dalam surat tawaran produk. Anda bisa menawarkan berbagai pilihan pembayaran agar konsumen bisa memilih metode pembayaran ketika hendak bertransaksi.
5. Lampiran Informasi Produk
Komponen surat yang terakhir adalah lampiran informasi produk yang Anda tawarkan. Pastikan Anda melampirkan informasi yang berkaitan dengan produk secara lengkap, hal ini bertujuan untuk meyakinkan calon konsumen.
Format Penulisan Surat Penawaran
Pada dasarnya, format penulisan surat penawaran barang tidak jauh berbeda dengan format surat resmi pada umumnya. Dengan format yang formal menunjukkan keseriusan dalam menawarkan barang kepada pihak lain.
Adapun format surat yang bersifat resmi ini sebagai berikut:
1. Kop Surat
Kop surat merupakan elemen penting dalam penulisan surat formal untuk menawarkan barang kepada pihak lain. Bagian surat ini sebagai identitas perusahaan atau instansi, serta agar penerima mengetahui pengirim surat.
2. Nama Kota dan Tanggal
Pada bagian surat tepatnya di bawah kop surat sebelah kanan, Anda cantumkan nama kota dan tanggal pembuatan surat. Hal ini sebagai acuan bagi perusahaan mengetahui waktu pengiriman surat kepada pihak lain atau pelanggan.
3. Nomor Surat
Dalam penulisan surat resmi seperti menawarkan barang ini harus ada nomor surat. Fungsi nomor surat ini sebagai arsip agar memudahkan pada saat hendak membuat surat lebih dari satu untuk mengirimnya ke banyak pelanggan.
4. Perihal Surat
Fungsi perihal surat untuk memudahkan si penerima tawaran barang terkait dengan maksud dan tujuan dari surat tawaran tersebut. Ringkasan dari surat berupa inti barang yang ditawarkan bisa diketahui melalui perihal ini.
5. Penerima dan Alamat
Pada bagian surat yang tidak kalah penting adalah cantumkan nama lengkap penerima dan alamat tujuan dari perusahaan yang akan Anda tawarkan barang. Selain itu, nama penerima dan alamat juga tuliskan pada bagian sampul.
6. Salam Pembuka
Ada berbagai salam pembuka yang bisa Anda tulis sebelum menuliskan isi dari surat tersebut. Gunakan salam pembuka dengan bahasa yang sopan dan benar seperti misalnya ‘Dengan Hormat’ atau salam pembuka lainnya.
7. Isi Surat Penawaran
Isi surat penawaran adalah bagian yang sangat penting. Isinya berupa rincian barang yang Anda tawarkan, lengkap dengan harga dan jumlah barang tersedia. Selain itu, isinya juga bisa berupa penjelasan terkait tujuan penawaran.
8. Salam Penutup
Setelah isi surat Anda tulis, kemudian menuliskan salam penutup. Anda juga bisa menuliskan harapan untuk penerima surat agar bisa mempertimbangkan tawaran barang. Jangan lupa juga sampaikan rasa terima kasih pada surat.
9. Lampiran Surat
Lampiran surat merupakan bagian yang tidak wajib Anda cantumkan. Bagian lampiran hanya sebagai dokumen pendukung untuk memperjelas dan melengkapi isi surat. Jika diperlukan, Anda bisa cantumkan lampiran surat tawaran produk ini.
Contoh Surat Penawaran Barang
Berikut ini ada beberapa contoh penulisan surat penawaran barang yang bisa menjadi referensi untuk Anda. Secara umum, penulisannya sama seperti membuat surat resmi atau formal. Adapun contohnya sebagai berikut:
1. Surat Penawaran Produk Furniture
2. Surat Penawaran Produk Fashion
3. Surat Penawaran Produk Pertanian
Demikian penjelasan tentang panduan menyusun surat penawaran barang yang baik dan benar. Ada beberapa komponen dan struktur surat yang harus Anda tulis agar bisa meyakinkan pihak penerima surat atas tawaran produk Anda.
