Warehouse atau gudang adalah tempat penyimpanan stok barang yang akan dijual. Biasanya, bisnis yang membutuhkan gudang adalah bisnis yang berkecimpung dalam industri logistik dan penjualan produk.
Semakin besar sebuah bisnis tersebut, maka semakin banyak juga stok yang harus dihitung. Maka dari itu, warehouse management system sangat penting untuk diterapkan. Memangnya, seberapa penting warehouse management system itu?
Apa itu Warehouse Management System
Warehouse management system atau WMS adalah sistem yang membantu karyawan gudang dalam mengelola stok secara efektif dan efisien. Seperti yang diungkapkan di atas, semakin besar sebuah bisnis, stok produk akan semakin banyak.
Dengan besarnya jumlah stok tersebut, penghitungan stock opname akan semakin sulit dan menghabiskan banyak waktu. Selain itu, kesalahan dalam penghitungan bisa saja terjadi sehingga memperburuk laporan sisa stok.
WMS berwujud software berbasis cloud yang memudahkan para pelaku bisnis manufaktur, ritel hingga distributor untuk mengawasi pergerakan stok produk secara real-time. Hal tersebut meliputi jumlah barang datang, terjual, rusak dan lainnya.
Dalam penerapannya, warehouse management system dapat berdiri sendiri maupun diintegrasikan dengan ERP atau Enterprise Resource Planning. Malah, untuk menyesuaikan kebutuhan setiap pengguna, fitur yang ada bisa ditambahkan dan disesuaikan.
Pain Point dan Solusi dalam Manajemen Gudang
Dalam mengurus sebuah stok produk, rentan sekali mengalami ketidakcocokan antara stok yang ada dengan apa yang tertulis. Hal ini bisa membuang banyak sekali waktu dan biaya sehingga merugikan bisnis Anda.
Setidaknya, terdapat 3 jenis masalah yang kerap terjadi pada proses manajemen gudang, yaitu:
Proses Inbound
Proses inbound adalah ketika terdapat adanya penambahan jumlah barang dalam gudang. Hal ini biasanya terjadi ketika sebuah toko menerima pengiriman barang, baik dari supplier atau dari pabrik produksi.
Jika data stock opname tidak tercatat dengan baik, maka akan ada beberapa permasalahan yang timbul, seperti perbedaan jumlah stok pada gudang, kelebihan stok hingga tidak adanya data berapa banyak barang yang kadaluarsa.
Dengan adanya WMS, proses stock opname akan menjadi lebih mudah karena data-data sebelumnya sudah tercatat dan tersimpan dengan rapi. Jika ada proses inbound, maka tidak akan ada kelebihan stok.
Selanjutnya, sistem WMS bisa membantu pekerja gudang dalam mengurutkan barang berdasarkan beberapa kategori, seperti usia, jumlah hingga lokasi dimana barang tersebut tersimpan.
Proses dalam Gudang
Bagaimana jika terjadi permintaan pengiriman barang dari gudang ke tempat lain, jika ada pesanan terjadwal dan cara perusahaan dapat menentukan bahwa persediaan stock masih dapat memenuhi permintaan pasar?
Semua pertanyaan tersebut bisa dijawab oleh warehouse management system. Ya, dengan sistem manajemen semacam ini, setiap informasi yang dibutuhkan akan tersedia. Dengan begitu, para pekerja gudang dapat mengetahui pekerjaan apa yang perlu dikerjakan saat itu.
Dan karena lokasi penyimpanan sebuah barang dapat diketahui lebih mudah, maka proses pengambilan barang pun akan lebih cepat. Anda dapat memantau semua pergerakan barang di dalam gudang secara langsung.
Proses Outbound
Berbanding terbalik dengan inbound, proses outbound adalah ketika gudang mengeluarkan barang, biasanya pengiriman untuk customer atau tempat lain. Nah, jika masih menggunakan cara manual, maka memastikan jumlah permintaan dan sisa stok bisa memakan banyak waktu.
Jika hal tersebut terjadi, proses pengiriman akan terlambat dan hal ini akan mempengaruhi perputaran uang dalam bisnis tersebut. Terlebih jika terdapat lonjakan permintaan outbound yang tajam, tentu saja kasus human error sangat besar kemungkinan untuk terjadi.
Berbeda halnya jika WMS sudah diterapkan pada manajemen gudang. Pasalnya, ketika terdapat permintaan outbound yang masuk, maka sistem akan langsung mencocokan jumlah pesanan dengan stok yang tersisa.
Soal penjadwalan dalam pengiriman pun akan lebih rapi sehingga proses outbound stok berjalan dengan baik.
Beragam Fitur yang Ada di Warehouse Management System
Setelah Anda melihat berbagai solusi atas pain point manajemen gudang yang ditawarkan oleh WMS, bisa jadi Anda penasaran dengan fitur yang tersedia. Ya, penyediaan solusi tersebut tidak dapat lepas dari fitur yang ada.
Nah, berikut adalah sederet fitur yang bisa Anda manfaatkan pada warehouse management system.
Stock Transfer Order
Jika perusahaan memiliki banyak gudang yang tersebar di berbagai wilayah, maka WMS dapat membantu dalam memastikan stok di setiap gudang masih cukup dalam memenuhi permintaan pasar.
Dengan begitu, pengecekan secara manual seperti lewat chat group tidak perlu dilakukan lagi. Selain itu, manajemen perpindahan barang dari satu gudang ke gudang lainnya juga lebih rapi tanpa adanya transaksi.
Barcode dan RFID
RFID atau Radio Frequency Identification adalah sebuah bentuk komunikasi tanpa kabel yang membantu seseorang dalam mengidentifikasi sesuatu secara spesifik. Pada warehouse management system, RFID membantu mempercepat proses stock opname.
Setiap barang yang masuk dan keluar akan di-scan dengan RFID lalu sistem WMS akan mengupdate jumlah stok secara otomatis. Cara ini membantu pendataan stok dengan proses yang jauh lebih cepat dan tepat.
ERP Integration
Pada dasarnya, sistem WMS adalah salah satu modul dari ERP sehingga proses operasional gudang pada sistem WMS akan memiliki hasil yang lebih baik ketika terintegrasi dengan ERP.
Jika kedua alat ini saling terhubung, maka setiap perubahan yang terjadi pada warehouse management system akan tersinkronisasi pada ERP. Dengan begitu, perusahaan bisa melakukan manajemen gudang, akuntansi, penjualan dan hal lainnya dengan baik.
Quality Control Checking
Salah satu hal yang umum adalah barang yang masuk ke dalam gudang memiliki beragam jenis dan kondisi. Dengan memastikan bahwa setiap barang tersortir dengan baik, perusahaan bisa memastikan bahwa barang yang diterima konsumen selalu dalam keadaan baik.
Maka dari itu, fitur quality control checking membantu para pekerja gudang dalam memisahkan setiap produk dalam berbagai kategori, seperti usia, kondisi, lokasi penyimpanan dan lainnya.
Push Notification
Push notification membantu para pekerja gudang menerima tugas dengan lebih cepat dan terjadwal. Mereka akan segera mendapatkan tugas melalui fitur pemberitahuan tersebut. Beberapa pemberitahuan seperti barang masuk, persiapan pengiriman dan sebagainya bisa diatur menggunakan fitur ini.
Dengan begitu, proses manajemen gudang menjadi lebih efisien dalam hal waktu, biaya dan tenaga.
Multi-site Management
Bagi perusahaan yang memiliki jumlah gudang yang banyak dan tersebar di berbagai daerah, fitur multi-site management. Ya, fitur ini membantu perusahaan untuk memonitor setiap pergerakan stok di semua gudang.
Dengan adanya fitur multi-site management ini, setiap pergerakan stok dapat diawasi secara langsung. Fitur ini jelas menggantikan cara lama yang memanfaatkan rekapan data melalui email atau sarana komunikasi lainnya untuk mengetahui sisa stok di setiap gudang.
Safety Stock dan Stock Alert
Fitur yang satu ini akan memperingatkan para pekerja gudang atau pihak lain yang bersangkutan mengenai stok dengan jumlah menipis atau berlebih. Nah, untuk merasakan manfaat fitur ini, Anda perlu mengatur jumlah minimum dan maksimum sebuah barang.
Hadirnya fitur ini mencegah terjadinya lonjakan pesanan suatu produk sedangkan stok produk tersebut sudah menipis atau bahkan habis. Kondisi tersebut tentu akan membuat pihak perusahaan kelabakan dan rentan melakukan human error.
Itulah artikel kami tentang pengertian dan sederet manfaat menggunakan warehouse management system. Semoga artikel ini membantu Anda memahami betapa pentingnya sistem WMS ini untuk perusahaan dan gudang Anda.
