Warehouse atau pergudangan merupakan tempat besar yang digunakan untuk menyimpan berbagai barang produk milik bisnis maupun perusahaan.
Barang yang ada dalam gudang tersebut tidak hanya disimpan begitu saja, tetapi juga dikelola dengan sebaik mungkin sehingga kondisi barang tertata dengan rapi dan terjaga kualitasnya selama periode penyimpanannya.
Untuk mengenal lebih luas mengenai peran warehouse dalam dunia komersial bisa Anda simak di bawah ini.
Mengenal Definisi Warehouse
Simpelnya Warehouse adalah gudang. Gudang yang dimaksud bukan gudang rumah, melainkan gudang yang memuat barang-barang persediaan, baik itu barang mentah atau bahan baku maupun barang yang sudah diolah alias barang jadi.
Agar barang persediaan tersimpan dengan baik dalam gudang dan memudahkan penyaluran barang yang tersimpan tersebut, maka dibutuhkan pengelolaan. Tentunya, pengelolaan ini dilakukan oleh para pegawai gudang itu sendiri.
Dalam mengelola barang persediaan di gudang terdapat berbagai elemen kegiatan, yang mana akan dijelaskan pada poin selanjutnya.
Secara singkat, Warehouse didefinisikan sebagai bangunan besar yang digunakan untuk menyimpan barang sebelum digunakan, dijual, atau disalurkan ke toko maupun konsumen.
Umumnya, barang-barang yang tersimpan di gudang bisa tersimpan hingga berbulan-bulan lamanya akibat pemogokan yang menghalangi distribusi.
Tak sedikit juga perusahaan produksi yang menyewa pergudangan karena ruang penyimpanan yang dimilikinya terbatas.
Tentunya sebuah pergudangan yang baik dapat memberikan manfaat dan nilai fungsi yang maksimal bagi kegiatan perekonomian atau komersial.
Teknologi modern dan baru dalam manajemen gudang dan ruang inventaris dapat mempengaruhi pertumbuhan e-commerce.
Setidaknya dengan teknologi yang tepat, perusahaan dapat menyederhanakan operasional pergudangan dan meminimalkan kebutuhan intervensi dalam berbagai kegiatan gudang, seperti menerima dan mengirim barang.
4 Jenis Warehouse dalam Bisnis
Dilansir dari laman Indeed.com, setidaknya ada 4 jenis pergudangan dengan kegunaan yang berbeda, di antaranya:
Gudang Pribadi
Seperti namanya, gudang ini dimiliki atau disewa secara eksklusif oleh perusahaan bisnis. Beberapa bisnis juga memilih untuk menyewakan ruang tambahan yang dimilikinya kepada bisnis atau pihak lainnya.
Gudang Umum
Jenis gudang ini dihadirkan oleh perusahaan yang bergerak di bidang inventory, di mana mereka menyewakan gudang besarnya kepada entitas lain untuk penyimpanan barang. Bahkan mereka juga tak segan menerima beberapa perusahaan industri sekaligus.
Gudang Koperasi
Gudang yang dimiliki atau disewa oleh lembaga koperasi. Mungkin mereka juga menyewakan ruang gudang yang berbeda kepada bisnis yang melakukan sharing ruangan.
Gudang Pusat Distribusi
Gudang yang merupakan tempat menerima kiriman dan menyalurkannya ke lokasi baru. Bisa dibilang pusat distribusi ini didesain lebih khusus dibandingkan gudang lainnya.
Dimana pusat distribusi digunakan dalam memenuhi pesanan barang untuk disalurkan ke bisnis atau konsumen lainnya.
Itulah kenapa pusat distribusi dibuat juga untuk kegiatan pengambilan, pengemasan dan pengiriman barang yang efisien.
Umumnya, pusat distribusi dimiliki oleh perusahaan besar yang berada di lokasi berbeda. Perusahaan besar yang dimaksud ini bisa berupa perusahaan ekspedisi yang bergerak di bidang pengiriman barang.
Demikian itulah keempat jenis pergudangan dalam kegiatan bisnis dan ekonomi.
Elemen dalam Warehouse (Pergudangan)
Ada beberapa elemen yang harus diperhatikan agar barang-barang yang tersimpan di gudang dapat dikelola dengan maksimal.
Bagian utamanya adalah ruang penampungan barang persediaan, peralatan penyimpanan, seperti rak dan alat penanganan lainnya, aliran rantai penyimpanan, kinerja staf dan sistem manajemen itu sendiri.
Sekilas pergudangan ini bekerja hanya untuk menyimpan barang-barang saja, kenyataannya ada banyak jenis kegiatan untuk mendukung pengelolaan barang yang lebih maksimal.
Adapun jenis kegiatan dalam pergudangan ini mencakup:
Menerima Produk/Barang yang Masuk
Staff gudang harus cekatan dalam menerima barang yang dikirimkan dari luar untuk segera diproses ke gudang inventory.
Tentunya, penerimaan barang juga harus dilakukan secara hati-hati agar barang tetap dalam kondisi baik seperti pertama kali dikirimkan dari pabrik awal.
Merencanakan dan Menata Penyimpanan Barang
Staf pegawai di gudang harus merencanakan di mana barang produk akan disimpan dan memanfaatkan ruang penyimpanan yang ada dengan seefisien mungkin.
Menyimpan Barang Produk
Setelah tahu dimana produk akan disimpan, para staf akan lebih mudah memproses penyimpanan barang baru yang masuk dalam gudang.
Untuk memudahkan penyimpanan barang biasanya akan dibutuhkan alat bantu seperti palet dan wadah hingga alat pemindahan lain untuk mengangkut barang ke tempat penyimpanan.
Menjaga Barang yang Tersimpan dengan Memelihara Suhu atau Tekanan
Barang yang tersimpan dalam gudang memiliki sifat dan karakter yang beragam, ada barang yang sensitif dan mudah rusak, ada juga barang yang kokoh dalam situasi apapun.
Mungkin barang yang sifatnya kokoh dan kuat bukan suatu masalah, ya. Namun, bagaimana perusahaan menangani barang yang sensitif dan mudah rusak akibat suhu atau tekanan?
Di sinilah peran para pegawai gudang bekerja, mereka harus bisa menjaga barang tersebut dengan cara memahami kondisi tempat penyimpanan yang sesuai dengan karakter barang.
Hal ini dilakukan agar produk disimpan dalam fasilitas yang tepat, sehingga kualitasnya terjaga selama penyimpanan.
Melakukan Inventory
Inventory atau inventaris barang harus dilakukan untuk membantu staf administrasi dapat melacak apa saja barang yang tersimpan di ruang penyimpanan secara mudah.
Lebih dari itu mendaftarkan barang dalam sistem inventaris juga membantu pergudangan untuk merencanakan perubahan yang inovatif di masa depan.
Pengelompokan/Pembagian Ulang
Ketika produk baru masuk barang inventaris harus dipindahkan atau dikelompokkan ulang terlebih dahulu.
Hal ini dilakukan untuk memastikan ruang penyimpanan digunakan secara efisien.
Penyaluran Produk Barang yang Keluar
Kegiatan paling akhir dalam gudang adalah distribusi atau penyaluran. Di mana para staf harus mengambil barang produk yang tersimpan di dalam gudang, memproses dan mengemas, mengeluarkannya dari gudang hingga mengangkutnya ke moda transportasi untuk disalurkan ke konsumen.
Fungsi Utama Warehouse secara Komersial
Setidaknya, warehouse memiliki dua nilai fungsi utama dalam kegiatan komersial, yakni dalam rantai pasokan dan e-commerce.
Pergudangan dalam Rantai Pasokan Barang Produksi
Sebagai bagian integral dari rantai pasokan untuk produk fisik, pergudangan juga memberikan manfaat untuk mengurangi biaya dengan memaksimalkan pembelian inventaris, menekan biaya pengiriman, dan mempercepat waktu pengiriman.
Bahkan, pergudangan juga dapat melakukan kegiatan mengemas ulang produk untuk memaksimalkan paket yang akan dikirimkan dengan jarak jauh dan dipasarkan.
Kegiatan seperti ini penting dilakukan guna memastikan produk dapat melewati rantai pasokan hingga ke konsumen akhir dengan baik dan memastikan konsumen mendapatkan barangnya dengan rasa puas.
Jadi lebih dari sekedar tempat perantara penyimpanan, tetapi pergudangan juga menjaga kualitas produk agar konsumen mendapatkan pengalaman terbaiknya.
Pergudangan dalam E-Commerce yang Terintegrasi
Tidak hanya berperan penting dalam rantai pasokan, tetapi juga manajemen pergudangan sangat mempengaruhi kemajuan e-commerce (e-perniagaan).
Umumnya, mereka menyimpan produk di gudang secara sementara untuk menyimpan inventaris dan memaksimalkan penyalurannya ke konsumen.
Sistem dan kinerja pergudangan sangat mempengaruhi image pelayanan suatu toko.
Banyak kasus pelanggan belanja online yang kecewa akibat kinerja pergudangan yang kurang baik dan berakhir pengiriman produk yang dipesannya melebihi batas estimasi.
Untuk itu, sebagai pengusaha e-commerce, Anda harus memastikan telah terintegrasi dengan sistem gudang untuk melacak melacak inventaris, mengkoordinasi permintaan, melakukan pemesanan dan lain sebagainya secara cepat dan efektif.
Jadi, Bagaimana Peran Warehouse Disebut Penting?
Umumnya peran kinerja dan pengelolaan Warehouse berdampak pada 4 aspek, yakni:
- Kecepatan: Dimana perusahaan melakukan pemasokan produk dengan sedekat mungkin, sehingga proses pengiriman dan pemasarannya dapat dilakukan dengan cepat.
- Efisiensi: Efisiensi yang dimaksud mengacu pada seberapa efektifnya pasokan produk dari berbagai satuan unit. Umumnya, perusahaan melakukan perbaikan sistem ini secara berkala.
- Efektif: Dimana perusahaan harus bisa memberikan kemudahan kepada konsumen untuk mendapatkan akses dan memperoleh produk barang yang diinginkan.
- Reliabilitas: Reliabilitas mendukung fungsi komunikatif, eksekusi, dan sistem informatif untuk berjalan dengan efisien dan efektif.
Keempat aspek ini mendukung peran penting pergudangan dari segi pemasokan barang dan memaksimalkan fasilitas, serta pelayanan e-perniagaan.
Jadi, pada dasarnya warehouse bekerja untuk membantu bisnis dalam menyimpan dan menyalurkan produk ke pelanggan akhir atau ke perusahaan B2B (bisnis ke bisnis) yang menyimpan produk untuk dijual ke pelanggannya.
Dari penjelasan diatas, Warehouse memiliki sejumlah peran dalam kegiatan bisnis, di antaranya:
- Memungkinkan pembelian barang grosiran atau berjumlah besar yang tidak muat di toko ritel, atau pembelian sebelum dibeli oleh konsumen akhir, baik secara online atau offline
- Dalam pesanan barang yang berjumlah besar, bisnis bisa berkesempatan untuk melakukan negosiasi harga yang lebih rendah dengan pemasok, sehingga dapat meningkatkan margin keuntungannya saat dijual ke pelanggan akhir
- Menjaga inventaris barang untuk tetap tersedia sekalipun dalam kondisi fluktuasi permintaan
- Memungkinkan perusahaan untuk menyimpan produknya di wilayah dengan geografis yang strategis. Di mana hal ini dapat meminimalkan biaya dan waktu pengiriman produk.
Contohnya bagi perusahaan yang melakukan perdagangan internasional ke berbagai negara, mereka harus bisa menempatkan produknya di gudang yang strategis, sehingga produk dapat tersalurkan ke konsumen akhir dengan efektif dan efisien dalam segi biaya dan waktu.
Dengan semakin handal perusahaan dalam mengendalikan rantai pasokan barang, maka semakin baik image perusahaan di mata pelanggannya, sebab mampu memastikan barang sampai di tangan mereka dengan baik dan cepat.
